在 Word 文档中使用外部数据列

在 Word 文档中使用外部数据列

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是否希望在业务文档中轻松高效地输入准确、最新的数据? 您可以在 Microsoft Word 2013 文档的正文中使用外部来源的数据,方法是将 Microsoft SharePoint 外部数据栏与 Word 内容控件结合使用。例如,您可能希望在文档库中创建一个标准客户合同,该合同包含某个业务线 (LOB) 数据库(例如 SAP 或 Dynamics CRM)中存储的客户名称、公司名称和电话号码。

有关详细信息,请参阅查找有关外部数据的内容设置文件模板的文档库或表单库

你想做什么?

开始之前

了解有关结构化文档的详细信息

在列表或库中创建外部数据列

创建 Word 模板以在内容控件中显示外部数据

创建 Word 文档并输入数据

开始之前

处理外部数据需要先执行多项必要的任务,以允许安全访问数据。下列信息可以帮助您计划后续步骤。另外,如果您在尝试处理外部数据时遇到问题,此信息可以帮助您确定问题。要访问外部数据,您或管理员必须执行以下操作:

准备外部数据源    管理员可能需要创建帐户并提供数据源权限,以确保合适的人员具有访问数据的权限且数据不会泄露给不适合的人员。在外部数据库中,管理员可能还需要创建特定的表格、视图、查询等,将结果限制为所需内容,以帮助提高性能。

配置 SharePoint 服务和帐户    管理员必须激活 Business Data Connectivity Services 和 Secure Store Service。

配置 Secure Store Services    管理员必须执行下列操作: 确定外部数据源、 创建目标应用程序,并设置目标应用程序的凭据的最佳访问模式。

配置 Business Data Connectivity Services    管理员必须确保创建外部内容类型有对业务数据连接元数据存储的权限和合适的用户有权访问外部列表基于的外部内容类型的用户。

创建外部内容类型    用户必须定义外部内容类型,其中包含有关连接、 access、 操作、 列、 筛选器和其他元数据用于从外部数据源检索数据的方法的信息。

确保 Office 产品可立即使用    若要使用 Office 产品中同步外部数据,您必须 Windows 7 或更高版本以及以下免费软件产品、 SQL Server Compact 4.0、.NET Framework 4 和 WCF Data Services 5.0 for OData V3 在每个客户端计算机 (如有必要,则会自动提示要下载的软件)。此外,确保 Office 安装选项、 已启用Business Connectivity Services    (这是默认值)。此选项将安装种 Business Connectivity Services Client Runtime,后者执行下列操作: 缓存和同步与外部数据、 将业务数据映射到外部内容类型、 显示在 Office 产品中外部项选取器和运行 Office 产品内的自定义解决方案。

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了解有关结构化文档的详细信息

结构化文档控制内容可以显示在文档中的位置、文档中可以显示的内容类型以及是否可以编辑内容。结构化文档的示例包括:

  • 包含不应编辑的法律语言的法律文档。

  • 要求作者输入标题、电子邮件地址、电话号码和姓名的业务建议的标准封面​​。

  • 自动包括最新客户数据的发票。

要在 Word 2013中创建结构化文档,您可以使用内容控件,这些控件使您可以固定内容的位置、指定内容的类型(文本、日期、图片等)、通过颜色突出显示以及控制编辑。您还可以将内容控件自动链接到相应的外部数据列。

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在列表或库中创建外部数据列

注意:  创建外部数据列需要对列表或库具有“参与”权限或更高权限。

  1. 导航至 SharePoint 网站,然后导航至列表或库。

    注意:  您不能向外部列表添加外部数据列。

  2. 单击“列表”或“”>“列表设置”或“库设置”。

  3. 在“”部分,单击“创建栏”。

  4. 输入列名称,例如“客户”,然后在“列类型”下方,单击“外部数据”。

  5. 在“外部内容类型”下方,单击“外部内容类型选取器”,然后从外部内容类型列表中选择合适的项,例如“客户”。

  6. 通过执行以下一项或多项操作,决定您想要处理为外部内容类型定义的操作的方式:

    • 要显示一项或多项操作的菜单,请单击“显示操作菜单”。

    • 要使得外部数据列在选定时执行默认操作,请单击“将此列链接至外部内容类型的默认操作”。

  7. 在“为以下要显示的每个附加字段添加一列”下方,单击“选择所有字段”或者选择一个或多个特定字段名称,例如“业务名称”和“商务电话”。

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创建 Word 模板以在内容控件中显示外部数据

  1. 在 SharePoint 文档库中,单击“”>“库设置”。

  2. “常规设置”下,单击“高级设置”

  3. 在“文档模板”部分的“模板 URL”下,单击“编辑模板”。

  4. 在 Word 2013 打开后,要显示或隐藏“文档信息面板”,请在“开发工具”选项卡上的“模板”组中单击“文档面板”,选中或清除“始终在打开和初次保存文档时显示文档信息面板”,然后单击“确定”。

  5. 添加要在每个文档中显示的标准文本。

    例如,您可能希望添加销售提案所需的“样本”合同文本。

  6. 在“插入”选项卡上的“文本”组中,单击“文档部件”,指向“文档属性”,然后根据外部数据列单击每个字段并将其作为内容控件拖动到文档的正文。

    例如,单击并拖动“客户姓名”、“业务名称”和“商务电话”。

  7. 单击文件>保存,然后退出Word 2013。

  8. 在 SharePoint 中,在文档库的“高级设置”页面上,单击“确定”。

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创建 Word 文档并输入数据

  1. 在文档库中,单击“文档”>“新建文档”。

  2. 根据需要编辑和修改标准文本。

  3. 若要为外部数据列填写正确的值,请选择包含外部数据项选取器的内容控件。

    例如,选择合适的客户名称,系统将为您自动填写客户业务名称商务电话值。

  4. 单击“文件>保存”,然后退出 Word。

外部数据列值现在将保存到 Word 文档,并且还将显示为文档库中的已保存文档的相应外部数据列值。

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