在 Word 中保存文档

您可以使用“保存”和“另存为”命令存储自己的工作,并可以调整 Microsoft Word 用于保存文档的设置。

例如,如果文档仅供您自己使用,而且您未打算在早期版本的 Microsoft Word 中打开该文档,您就可以使用“保存”命令。

如果您想与使用 Microsoft Word 2010 或 Microsoft Office Word 2007 以外的软件的人员共享文档,或计划在另一台计算机上打开该文档,就需要选择保存文档的方式和位置。

注意: 如果您经常将文档保存在某一特定位置或使用某种特定格式保存文档,您可以调整设置,使 Word 将这些选择作为默认设置。

重要: 如果您打算与其他读者共享文档,请在保存文档之前单击“文件”选项卡,单击“准备共享”旁边的“检查问题”,然后单击“检查文档”。 “检查文档”选项提供了增强文档的隐私性、安全性和可靠性的命令。

您要做什么?

首次保存文档

将现有文档另存为新文档(“另存为”)

将文档保存在 CD 上

将文档保存在 USB 内存设备上

将文档保存在可远程访问的位置

保存文档使文档能在早期版本 Word 中打开

将文档保存为其他文件格式

调整保存文档的设置

首次保存文档

  1. 在“快速访问工具栏”上,单击“保存按钮图像 ,或按 Ctrl+S。

  2. 键入文档的名称,然后单击“保存”。

    Word 会将文档保存到默认位置。要将文档保存到其他位置,请选择文件夹列表中的另一个文件夹(如果计算机运行的是 Windows 7),或选择“收藏夹链接”中的另一个文件夹(如果计算机运行的是 Windows Vista),或者选择“保存位置”列表中的另一个文件夹(如果计算机运行的是 Microsoft Windows XP)。若要更改 Word 保存文档的默认位置,请调整保存文档的设置

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将现有文档另存为新文档(“另存为”)

要防止覆盖原始文档,请一打开原始文档就使用“另存为”命令创建新文件。

  1. 打开要另存为新文件的文档。

  2. 单击“文件”选项卡。

  3. 单击“另存为”。

  4. 键入文档的名称,然后单击“保存”。

    Word 会将文档保存到默认位置。

    要将文档保存到其他位置,请在“另存为”对话框中单击“保存位置”列表中的其他文件夹。若要更改 Word 保存文档的默认位置,请调整保存文档的设置

要轻松使用一个文档作为其他文档的基础,请将该文档保存在存储模板的位置。 在“另存为”对话框中,单击“模板”(如果计算机运行的是 Windows Vista),或单击“受信任模板”(如果计算机运行的是 Windows XP),然后单击“保存”。 如果您想要创建新的文档,请在“新建文档”对话框中双击“根据现有内容新建”。

使用一个文档作为其他文档的基础的另一种方法是将该文档另存为模板

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将文档保存在 CD 上

  1. 使用“保存”或“另存为”命令将文档保存到能轻松找到的文件夹中。

  2. 将空白可写入 CD 插入 CD 刻录机中。 使用下面其中一种:

    • 可录制光盘 (CD-R)

    • 可重写光盘 (CD-RW)

      对于可重写 CD,您可以对 CD 多次执行复制和清除数据的操作。

  3. 单击“开始”,然后根据计算机的操作系统执行下列操作之一:

    Windows 7

    1. 单击“计算机”。

    2. 在文件夹列表中,单击“计算机”旁边的箭头展开磁盘驱动器列表。

    3. 单击要复制到 CD 上的文件或文件夹,然后将其拖到文件夹列表中的 CD 刻录驱动器。

      要选择多个文件,请按住 Ctrl,同时单击所需的文件。

    4. 在“刻录光盘”对话框中,单击“类似于 USB 闪存驱动器”或“使用 CD/DVD 播放机”,具体取决于您要使用的 CD 格式。 如果需要获取相关帮助,请单击“我应选择哪一种?”。

    5. 在“光盘标题”框中键入 CD 名称,然后单击“下一步”。

    6. 按照屏幕上的说明进行操作。

    Windows Vista

    1. 单击“计算机”。

    2. 单击“文件夹”展开文件夹列表,然后单击“计算机”旁边的箭头展开磁盘驱动器列表。

    3. 单击要复制到 CD 上的文件或文件夹,然后将其拖到文件夹列表中的 CD 刻录驱动器。

      要选择多个文件,请按住 Ctrl,同时单击所需的文件。

    4. 在“刻录光盘”对话框中,单击“实时文件系统”或“Mastered”,具体取决于您要使用的 CD 格式。 如果需要获取相关帮助,请单击“我应该选择哪种 CD 或 DVD 格式?”。

    5. 在“光盘标题”框中键入 CD 名称,然后单击“下一步”。

    6. 按照屏幕上的说明进行操作。

    Windows XP

    1. 单击“我的电脑”。

    2. 在“查看”菜单上,指向“浏览器栏”,然后单击“文件夹”。

    3. 单击要复制到 CD 上的文件或文件夹,然后将其拖到文件夹列表中的 CD 刻录驱动器。

      要选择多个文件,请按住 Ctrl,同时单击所需的文件。

    4. 双击 CD 刻录驱动器。 Windows XP 显示一个临时区域,文件在被复制到 CD 之前会暂存于此。 验证要复制到 CD 上的文件和文件夹显示在“准备写入到 CD 上的文件”下。

    5. 在“CD 写入任务”下,单击“将这些文件写入 CD”。 Windows 启动“CD 写入向导”。 请按照向导中的说明操作。

  • 请勿尝试复制过多文件使 CD 无法容纳下。 请检查 CD 包装以查看每张 CD 的容量。 对于太大而无法放在一张 CD 上的文件,可以将文件复制到可录制 DVD(DVD-R 或 DVD+R)或可重写 DVD(DVD-RW 或 DVD+RW)。 但是,Windows XP 不支持复制到 DVD,因此您必须使用 DVD 创作软件。

  • 请确保硬盘上有足够的磁盘空间来存储 CD 写入过程中所创建的临时文件。 对于标准 CD,Windows 最多保留 700 兆字节 (MB) 的可用空间。 对于大容量 CD,Windows 最多保留 1 GB 的可用空间。

  • 将文件或文件夹复制到 CD 后,您可以查看 CD 以确认复制了这些文件。

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将文档保存在 USB 内存设备上

  1. 将内存设备插入 USB 端口中。

  2. 单击“文件”选项卡。

  3. 单击“另存为”。

  4. 执行下列操作之一:

    Windows 7

    1. 单击“计算机”。

    2. 在“有可移动存储的设备”下,双击 USB 内存设备。

    Windows Vista

    1. 单击“计算机”。

    2. 在“有可移动存储的设备”下,双击 USB 内存设备。

    Windows XP

    1. 单击“我的电脑”。

    2. 双击 USB 内存设备。

  5. 在“文件名”框中,键入文档的名称。

  6. 单击“保存”。

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将文档保存在可远程访问的位置

可以将文档保存到网络文件夹中或 Web 服务器上。

将文档保存到网络文件夹中

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“另存为”。

  3. 找到网络文件夹。

  4. 如果网络文件夹映射到您的计算机,请在位置列表中单击“计算机”(如果计算机运行的是 Windows 7 或 Windows Vista),或单击“我的电脑”(如果计算机运行的是 Windows XP),然后单击文件夹的名称。

    通过将网络文件夹映射到您的计算机,您可以轻松访问网络文件夹。 如果您还没有映射文件夹,可单击“另存为”对话框中的“工具”,单击“映射网络驱动器”,然后按照“映射网络驱动器”对话框中的说明进行操作。

  5. 如果您知道共享网络文件夹的名称和位置,可在“文件名”框中键入该共享网络文件夹(以两个反斜杠开头),然后按 Enter。

  6. 键入文档的名称,然后单击“保存”。

将文档保存在 Web 服务器上

Windows 7

如果要将文档保存在 SharePoint 库中,请执行下列操作:

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“保存并发送”,然后单击“保存到 SharePoint”。

  3. 找到要保存到的 SharePoint 位置,然后单击“另存为”。

  4. 在“另存为”对话框中,单击“保存”。

如果要将文档保存到 OneDrive,请执行下列操作:

  1. 单击“文件”选项卡,然后单击“保存并发送”。

  2. 单击“保存到 Web”。

  3. 单击“登录”,输入您的 Windows Live ID 和密码,然后单击“确定”。

    如果您在使用 Hotmail、Messenger 或 Xbox Live,则您已经拥有 Windows Live ID。如果您还没有 Windows Live ID,请单击“注册”OneDrive创建新的 Windows Live ID。

  4. 在 OneDrive 中选择一个文件夹,然后单击“另存为”。

  5. 为您的文件键入名称,然后单击“保存”。

    现在文档即保存在 OneDrive 中。 在 OneDrive 中,您可以授予其他人查看和编辑您的文件夹内容的权限。 当您希望共享某个文档时,可以发送该文档的链接。

Windows Vista

如果要将文档保存在 Windows SharePoint Services 3.0 网站上的文档库中,请执行下列操作:

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“另存为”。

  3. 找到 Web 服务器。

  4. 在“文件名”框中,键入网站的 URL,然后按 Enter。

  5. 双击文档库的名称。

  6. 键入文档的名称,然后单击“保存”。

如果要将文档保存在 MSN 上的网站上,请执行下列操作:

  1. 在“文件名”框中,键入您的 MSN 网站的 URL,然后按 Enter。

  2. 键入您的用户名和密码登录到该网站。

如果要将文档保存在已配置的文件传输协议 (FTP) 位置,请执行下列操作:

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“另存为”。

  3. 在“另存为”对话框中,展开“文件夹”列表,然后单击“计算机”。

  4. 在“网络位置”列表中双击该 FTP 位置。

    使用 FTP 是一种打开和保存 Web 服务器上的文件的方式。 如果您知道服务器的名称和登录凭据,您可以将服务器添加到您的网络位置,方法是右键单击“计算机”,然后在“另存为”对话框中单击“添加一个网络位置”。

Windows XP

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“另存为”。

  3. 找到 Web 服务器。

    • 如果要将文档保存在 Windows SharePoint Services 3.0 网站上的文档库中,请在“文件名”框中键入网站的 URL,然后按 Enter。 双击文档库的名称。

    • 如果要将文档保存在 MSN 上的网站上,请单击“网上邻居”,然后双击“我在 MSN 上的网站。 如有必要,键入您的密码,然后双击网站的名称。

    • 如果要将文档保存在已配置的文件传输协议 (FTP) 位置,请在“保存位置”列表中选择“FTP 位置”,然后双击该 FTP 位置。

      使用 FTP 是一种打开和保存 Web 服务器上的文件的方式。 如果您知道服务器的名称和登录凭据,可将服务器添加到您的 FTP 位置,方法是单击“另存为”对话框中的“添加/更改 FTP 位置”。

  4. 键入文档的名称,然后单击“保存”。

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保存文档使文档能在早期版本 Word 中打开

如果使用默认的 .docx 文件格式保存文档,Microsoft Word 2003、Word 2002 和 Word 2000 用户必须安装 Microsoft Office Word、Excel 和 PowerPoint 2007 文件格式兼容包才能打开该文档。或者,可将文档保存为可直接在早期版本 Word 中打开的格式 - 但依赖于 Word 2010 中的新增功能的格式和布局在早期版本中不可用。有关在早期版本 Word 中可用的功能的详细信息,请参阅创建可由早期版本 Word 使用的文档

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“另存为”。

  3. 在“文件名”框中,键入文档的名称,然后单击“保存”按钮。

  4. 在“保存类型”列表中,单击“Word 97-2003 文档”。这样可将文件格式更改为 .doc。

  5. 键入文档的名称,然后单击“保存”。

如果经常使用 Word 97-2003 格式保存文档,请参阅默认情况下用以前的文件格式保存文档

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将文档保存为其他文件格式

如果您是为其他人创建文档,您可以将文档设置为可读取但不可编辑,或者设置为既可读取又可编辑。 如果您希望文档可读取但不可编辑,请将文档另存为 PDF 或 XPS 文件,或将其另存为网页。 如果您希望文档既可读取又可编辑,而且愿意使用 .docx 或 .doc 以外的文件格式,则您可以使用纯文本 (.txt)、RTF (.rtf)、OpenDocument 文本 (.odt) 和 Microsoft Works (.wps) 等格式。

PDF 和 XPS    PDF 和 XPS 是用户可以使用多种可用查看软件阅读的格式。 这些格式可保留文档的页面布局。

网页    网页可在 Web 浏览器中显示。 此格式不保留文档的页面布局。 当有人调整浏览器窗口大小时,文档的布局就会更改。 您可以将文档保存为传统网页(HTML 格式)或单个文件网页(MHTML 格式)。 使用 HTML 格式时,所有支持文件(如图像)都存储在与文档关联的一个单独文件夹中。 使用 MHTML 格式时,所有支持文件都与文档一起存储在一个文件中。 Microsoft Internet Explorer 4.0 支持 MHTML 格式。

您可以使用可由多个文本编辑程序打开的其他格式保存文档。 这些格式有:纯文本 (.txt)、RTF (.rtf)、OpenDocument 文本 (.odt) 和 Microsoft Works (.wps)。 但是,使用这些格式保存 Office Word 2007 或更高版本的文档不能可靠地保留文档的格式、版式或其他功能。 只能在不介意丢失文档的这些特征时使用这些格式。 您可以在“另存为”对话框中的“保存类型”列表中选择这些格式。

将文档另存为 PDF 或 XPS 文件

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“另存为”。

  3. 在“文件名”框中,键入文件名称。

  4. 在“保存类型”列表中,选择“PDF”或“XPS 文档”。

  5. 如果文档仅用于联机查看,您可以通过单击“优化”旁边的“最小文件大小(联机发布)”压缩文件大小。

  6. 如果您希望只保存文档的一部分,或希望包含修订标记或文档属性,或者希望自动在文档中创建标题或书签的超链接,请单击“选项”,然后单击要使用的选项。

  7. 单击“保存”。

将文档另存为网页

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“另存为”。

  3. 如果要将文档发布到 Web 服务器,请通过浏览找到该服务器名称,然后单击该名称(请勿双击)。

  4. 在“文件名”框中,键入文件名称。

  5. 在“保存类型”框中,单击“网页”或“单个文件网页”。

    如果您将文档另存为网页(HTML 格式)后想要移动它或将它作为电子邮件附件发送,切记要包括其中包含了所有支持文件的文件夹。 此文件夹的名称与文档的文件名相同。 如果将文档保存为单个文件网页文件,则所有信息都包含在文档中。

  6. 单击“保存”。

将文档保存为 OpenDocument 文本格式

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“另存为”。

  3. 在“文件名”框中,键入文件名称。

  4. 在“保存类型”框中,单击“OpenDocument 文本”。

    如果要保留文件的 Word 文档版本,则必须在关闭 Word 前将文件另存为 Word 文档(例如 .docx 文件格式)。

  5. 单击“保存”。

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调整保存文档的设置

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. “帮助”下,单击“选项”

  3. 单击“保存”。

  4. 在“以该格式保存文件”框中,单击要使用的文件格式。

  5. 在“默认文件位置”框旁边,单击“浏览”,然后单击要在其中保存文件的文件夹。

    这些选项控制与启动 Word 后第一次使用“打开”、“保存”或“另存为”命令对应的默认行为。 每次保存文档时,您都可以通过在“打开”、“保存”或“另存为”对话框中指定其他的位置或格式来替代这些设置。

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