在 Word 中使用邮件合并创建邮件标签

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当您想要使用标签向地址列表发送大宗邮件时,您可以使用邮件合并来快速创建地址标签工作表。每个标签包含您的列表中的地址。

以下是创建和打印标签使用邮件合并过程中涉及的文档:

  • 主文档中。
    这是您用于设置邮件合并中的所有标签的标签的布局的文档。您可以设置您希望在每个标签,如公司徽标或寄信人地址发货标签上的重复出现的任何内容。

  • 您的邮件列表。
    地址列表是数据源的Word使用邮件合并中。它是包含在标签上要打印的地址的文件。

  • 合并的文档。
    本文档是主文档和用于在标签上打印单个地址的邮件列表的组合。

地址列表可以Excel电子表格、 Outlook联系人目录或 Apple 通讯录。它包含Word提取信息以生成的标签的地址的记录。

  • 如果您还没有邮件列表中,您可以在邮件合并过程中Word创建新列表。在开始邮件合并过程之前,收集所有地址列表。

  • 如果您正在使用Excel电子表格,请确保,以便不会丢失任何零邮政编码的列的格式设置为文本。

  • 如果想要使用 Outlook 联系人,请确保 Outlook 是你的默认电子邮件程序。

  1. 邮件选项卡上选择开始邮件合并>标签

    在邮件选项卡上,开始邮件合并和标签选项是突出显示

  2. 标签选项对话框中,选择您在标签产品列表中的标签供应商。

    选择标签产品的品牌,然后选择特定的产品编号。
  3. 产品编号列表中,选择与标签包装上的产品编号相匹配的编号。

    提示: 如果所有选项都不与标签匹配,选择新的标签、 输入标签的信息,并为其指定名称。选择确定以向产品编号列表中添加新的标签。

  4. 选择确定以关闭布局选项框。

    文档现在显示的标签 (尺寸和标签的形状取决于您选择的标签产品) 分级显示的表。如果您看不表中,在表格布局选项卡上,选择查看网格线

  5. 文件菜单中,选择保存以保存您的文档。

  1. 邮件选项卡上,选择选择收件人、,然后选择选项。

    在邮件选项卡上,选择收件人已突出显示的选项列表

    选择

    To

    创建新的列表

    在您正在设置邮件合并时启动新的地址列表

    使用现有列表

    使用Excel电子表格或其他类型的数据文件,为地址列表

    从 Outlook 联系人中选择

    直接从Outlook联系人地址列表中选择名称

    Apple 联系人

    直接从 Apple 通讯录地址列表中选择姓名

    FileMaker Pro

    从 FileMaker Pro 数据库导入数据

  2. 如果您选择创建新的列表,请按照下列步骤:

    1. 编辑列表字段对话框中, Word自动创建一些基本信息,如名字、 姓氏和地址的字段。如果您想要添加新字段 — 例如,消息字段-现在,添加,以便您可以在键入条目时填充它。在新的字段名称下键入您想要添加,然后单击加号 (+) 域的名称。

      提示: 若要更改字段的顺序,单击您想要移动,然后单击向上或向下箭头移动到所需的位置字段的字段。

    2. 所有字段都设置时所需的方式,请单击创建创建列表。

  3. 如果选中使用现有列表,请按照下列步骤:

    1. 浏览到要使用,并选择打开的文件。

    2. 打开的工作簿对话框中,选择所需的工作表,然后将单元格区域保留为空白以使用整个工作表或输入要使用的数据的单元格区域,然后选择确定

  4. 如果您选择从 Outlook 联系人中的选择Apple 联系人,请按照下列步骤:

    1. 选择筛选收件人选择要包括的收件人。

    2. Outlook联系人,请在查询选项对话框的旁边的列表邮件合并收件人,选择完整的记录。在联系人列表中,选择您想要在邮件合并中包括的联系人,然后选择确定

    3. Apple 联系人,请在查询选项对话框中的Apple 组联系人,选择要包含在邮件合并,的组,然后选择确定

  1. 邮件选项卡上,选择插入合并域,然后选择要在标签上显示的字段。

    在邮件选项卡上突出显示插入合并域

    继续添加字段,直到您已添加的所有信息您希望在标签,然后选择确定

  2. 邮件选项卡上,选择更新标签将字段添加到所有标签。

  3. 设置第一个标签中的字段的格式,使其按照你对其他标签的期望显示。 例如,在“名字”和“姓氏”字段之间添加一个空格,然后按 Return 为“地址”字段另起新行。

  4. 邮件选项卡上选择更新标签应用于所有标签都格式。

  1. 邮件选项卡上,选择查看标签的外观预览结果

    在邮件选项卡上突出显示预览结果

    提示: 选择预览结果再次查看、 添加或删除合并域。

  2. 要进行其他格式更改,设置格式的第一个标签,然后在邮件选项卡上,选择更新标签

  3. 当标签的外观的符合您的要求,在邮件选项卡上,选择完成并合并> 完成邮件合并打印文档

    在邮件选项卡上完成时间和合并和打印文档选项已突出显示

    提示: 如果您想要查看和更新单独打印之前,请在邮件选项卡上的每个标签选择完成并合并>编辑单个文档。完成后,选择文件>打印要打印标签。

另请参阅

创建和打印单个标签在 Word 中

打印在 Word 中的信封

为邮件合并创建数据源

执行邮件合并时,Word 将来自数据源的记录或 收件人列表 插入到 主文档 中。 用于邮件合并操作的收件人列表可以是 Excel 工作表、Office 通讯簿、FileMaker Pro 数据库、Word 文档或分隔的文本文件。

重要: 您必须有现有的收件人列表,如有地址,若要完成此过程的 Word 文档。有关如何设置收件人列表的详细信息,请参阅创建邮件合并的数据源

  1. 文件菜单中,选择新的空白文档

    新的空白 Word 文档打开。 这将成为主文档。

  2. 视图菜单中,选择打印版式

  3. 在“工具”菜单上,选择“邮件合并管理器”。

  4. 1。选择文档类型,选择新建,然后选择标签

  5. 打印机信息中,选择您所使用打印机的类型。

  6. 在“标签产品”弹出菜单上,单击标签的制造商。

    提示: 对于更多标签产品,请在标签产品弹出菜单中,选择其他

  7. 产品编号下选择您所具有的标签类型,然后选择确定

    提示: 有关页边距和标签的其他特征的信息,选择详细信息

  8. 邮件合并管理器,在2 下。选择收件人列表获取列表中,选择,然后选择收件人列表 (例如,Office 通讯簿) 的源。

  9. 插入合并域弹出菜单中,选择某个字段名称列表 (例如,名字)。

    Word 会将域名添加到“示例标签”框中。

    提示: 若要返回到此对话框更高版本,在邮件合并管理器2。选择收件人列表,选择标签上的添加或删除占位符  "添加或删除占位符"按钮

  10. 对于要出现在标签中的每个域,重复执行步骤 9。

  11. 添加所需的所有字段后,选择确定

    域名即会复制到主文档中的所有标签。

  12. 在主文档中,编辑首个标签以在所需位置添加空格、逗号以及回车符。

  13. 邮件合并管理器,在2 下。选择收件人列表,c填充项以完成文档  "填充项以完成文档"按钮

    Word 会将用于首个标签的格式应用于所有标签。

  14. 若要完成标签操作,请执行以下操作之一:

若要

执行此操作

预览标签

在“邮件合并管理器”中,在“5. 预览结果”项下,选择“查看合并的数据"查看合并的数据"按钮

立即打印标签

邮件合并管理器6。完成合并,选择合并到打印机  "合并到打印机"按钮

创建含有可以保存的合并标签的文档

邮件合并管理器6。完成合并,选择合并到新文档  "完成邮件合并"按钮

另请参阅

创建和打印单个邮件标签

使用邮件合并创建信封

为邮件合并创建数据源

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