在 Word 中使用屏幕阅读器共同创作文档

在 Word 中使用屏幕阅读器共同创作文档

朗读符号与屏幕阅读器内容的标签。本主题介绍如何在 Office 中使用屏幕阅读器

本文属于Office 辅助功能内容集,适用于将屏幕阅读器程序与 Office 产品结合使用的用户。若要获取更多常规帮助,请参阅 Office 支持主页

在 Word 2016 中使用键盘和 Windows 内置屏幕阅读器“讲述人”联机协同处理文档。可实现常规和实时共同创作。实时共同创作可立即查看其他人进行的更改。

注释: 

  • Office 365 的新增功能是逐渐向 Office 365 订阅者发布的,因此你的应用可能还没有这些功能。若要了解如何更快速地获取新增功能,请访问我何时能够获得 Office 2016 for Office 365 中的最新功能?

  • 有关键盘快捷方式的信息,请转到 Windows 版 Microsoft Word 的键盘快捷方式

  • 本主题假定你使用内置 Windows 屏幕阅读器 - 讲述人。若要深入了解如何使用“讲述人”,请参阅 Get started with Narrator(“讲述人”入门)。

  • 本主题还将介绍 JAWS 功能。若要深入了解 JAWS for Windows,请转到 JAWS for Windows Quick Start Guide(JAWS for Windows 快速入门指南)。

  • 本主题假定你在电脑上使用此应用。对于 Windows 手机或平板电脑,某些导航和手势可能有所不同。

  • 本主题假定已登录 Microsoft 帐户,因此 OneDrive 可用。

本主题内容

联机保存文档

必须将文档保存到 OneDrive 或 SharePoint Online,才能在 Word 2016 中与其他人共同创作文档。

将文档保存到 OneDrive

  1. 在 Word 2016 中创建要共享的文档后,请按 Alt+F 打开“文件”菜单。将听到:“已选定,‘信息’选项卡项。”如果使用 JAWS,将听到:“Backstage 视图,文件,‘信息’选项卡。”

  2. 按 H 打开“共享”菜单。将听到:“已选定,‘共享’选项卡项。”如果使用 JAWS,将听到:“‘共享’选项卡。”

  3. 按 C 将文档保存到云。将听到:“已选定,‘另存为’选项卡项。”如果使用 JAWS,将听到:“‘另存为’选项卡。”

  4. 按 K 将文档保存到 OneDrive。将听到:“已选定,‘OneDrive - 个人’选项卡项。”如果使用 JAWS,将听到:“‘OneDrive - 个人’选项卡。”OneDrive 帐户名称可能有所不同。

    • 如果尚未将文档保存到本地,或者想要更改其文件名,请按 Tab,直至听到:“在此处输入文件名”或当前文件名。键入所需文件名,然后按 Tab,直至听到:“‘保存’按钮”。按空格键将文档保存到 OneDrive。

    • 如果已保存文档,并且想要在 OneDrive 中使用相同的文件名,只需按 Tab,直至听到:“‘保存’按钮”,然后按空格键将文档保存到 OneDrive。

将文档保存到 SharePoint

  1. 在 Word 2016 中创建要共享的文档后,请按 Alt+F 打开“文件”菜单。将听到:“已选定,‘信息’选项卡项。”如果使用 JAWS,将听到:“Backstage 视图,文件,‘信息’选项卡。”

  2. 按 H 打开“共享”菜单。将听到:“已选定,‘共享’选项卡项。”如果使用 JAWS,将听到:“‘共享’选项卡。”

  3. 按 C 将文档保存到云。将听到:“已选定,‘另存为’选项卡项。”如果使用 JAWS,将听到:“‘另存为’选项卡。”

  4. 按 S 将文档保存到 SharePoint 站点。将听到:“站点”,后面是站点的名称。

  5. 按 Tab,然后按 Enter 打开“保存”对话框。屏幕阅读器会读出当前文件名,如果文件尚未保存,则读出文本开头的几个字词。

    • 如果尚未将文档保存到本地,或者想要更改其文件名,请键入所需的文件名,然后按 Tab,直至听到:“所有位置,‘拆分’按钮”,然后按向右键,直至听到:SharePoint 站点的地址。按向下键,直至听到所需的库或工作区名称,然后按 Enter 保存文档。

    • 如果已保存文档并想要在 SharePoint 中使用相同的文件名,请按 Tab,直至听到:“所有位置,‘拆分’按钮”,然后按向右键,直至听到:SharePoint 站点的地址。按向下键,直至听到所需的库或工作区名称,然后按 Enter 保存文档。

添加联机保存位置

开始使用 Word 2016 后,OneDrive 立即可用,但可能需要手动添加 SharePoint 站点才能进行保存。

  1. 在 Word 2016 中,按 Alt+F 打开“文件”菜单。将听到:“已选定,‘信息’选项卡项。”如果使用 JAWS,将听到:“Backstage 视图,文件,‘信息’选项卡。”

  2. 按 A 打开“另存为”菜单。将听到:“已选定,‘另存为’选项卡项。”如果使用 JAWS,将听到:“‘另存为’选项卡。”

  3. 按 A 添加保存位置。将听到:“已选定,‘添加位置’选项卡项。”如果使用 JAWS,将听到:“‘添加位置’选项卡。”

  4. 按 1 添加 SharePoint 站点。

  5. 出现提示时,键入在 SharePoint 站点中使用的电子邮件地址,然后按 Enter。

  6. 出现提示时,键入密码,然后按 Enter。

该站点现在可以在 Word_2016 中的“另存为”对话框中使用。

与他人共享文档

联机保存文档后,与希望同其进行协作的人员共享。

  1. 按 Alt+F 打开“文件”菜单。将听到:“已选定,‘信息’选项卡项。”如果使用 JAWS,将听到:“Backstage 视图,文件,‘信息’选项卡。”

  2. 按 H 打开“共享”菜单。将听到:“已选定,‘共享’选项卡项。”如果使用 JAWS,将听到:“‘共享’选项卡。”

  3. 按 A 与他人共享已保存的文档。将听到文档名称,然后是“输入电子邮件地址的名称”或只是“行尾”。如果使用 JAWS,将听到:“‘共享’窗格,输入电子邮件地址的名称。”键入想要与其协作的人员的电子邮件地址。如果有多个地址,请使用逗号分隔。

  4. 按 Tab,直至听到:“授予此文档的权限。”如果接着听到“可以编辑”,则表示已经获得相应的权限,允许共同创作。如果不是,请按空格键,然后使用向上键或向下键在选项之间移动,直至听到:“可以编辑”,然后按 Enter。

  5. 如果想要给共同创作者编写短消息,请按 Tab,直至听到:“包含一条消息(可选)”,然后键入消息。

  6. 按 Tab,直至听到:“‘共享’按钮”,然后按 Enter 将共享电子邮件发送给协作者。

更改共享选项

可以选择始终与共同创作者共享更改,如果不选择,系统将在每次打开其他人共享更改的文档时进行询问。

  1. 按 Alt+F 打开“文件”菜单。将听到:“已选定,‘信息’选项卡项。”如果使用 JAWS,将听到:“Backstage 视图,文件,‘信息’选项卡。”

  2. 按 T 打开“选项”选项卡。将听到:“Word 选项窗口,常规,第 1 个(共 10 个)。”如果使用 JAWS,将听到:“Word 选项。”如果使用 JAWS,焦点可能不在“常规”选项卡上。要确保焦点位于正确的选项卡上,请按向上键或向下键在选项卡之间移动,直至听到:“常规”。

  3. 按 Tab,直至听到:“与他人合作时,我想自动共享我的更改”,然后是当前设置。如果要更改设置,请按空格键,然后使用向上键或向下键在选项之间移动,直至听到:“始终”或“询问我”(具体取决于你的选择),然后按 Enter。

  4. 若要关闭“选项”菜单,请按 Tab,直至听到:“‘确定’按钮”,然后按 Enter。

此设置会影响共享的每个文档,而不仅仅是正在处理的文档。

提示: 如果选择“从不”,将不会看到任何其他人的更改,他们也看不到你的更改。

在共享文档中协作办公

Word 2016 提供两种共同创作方式:常规和实时共同创作。这两种方式都允许多个人协作处理文档。它们之间有一个关键差异:

  • 进行常规共同创作时,你和他人可以同时处理文档,不会相互锁定。但他人正在处理的段落将处于锁定状态。保存时,可以看到自上次保存以来他人所做的更改。

  • 进行实时共同创作时,两个或以上人员可以同时键入内容,并会立即自动看到每个人进行的文本更改。如果共同创作的人员使用仅支持常规共同创作的版本,将会看到他们在处理文档,但在保存文档之前,不会看到他们所做的更改。

使用 Word 2016 处理共享文档时,无需更改工作方式。共同创作者只需跟随你发送的链接,即可在其 Word 版本或 Word Online 中打开你的文档。如果他们还使用 Word Online 或 Word 2016 并同意自动共享更改,则会立即显示他们所做的更改,并且可以使用屏幕阅读器阅读修改的文本,而无需等待他人保存文档。

屏幕阅读器通知

如果在 Word 2016 中协作处理文档时使用屏幕阅读器,那么在特定事件发生后,将会听到通知:

  • 当听到“不同步的更改”时,表示一个作者正在编辑段落(通过常规共同创作),但尚未保存更改。此区域处于锁定状态,无法进行共同创作。

  • 当听到“正在编辑已锁定的更改”时,表示另一个作者已锁定此区域(通常是一个段落),无法对其进行编辑。

  • 当听到“外部更改”时,表示一个作者刚刚保存了文档,共同创作者已向其中添加了新内容。在常规共同创作中,视力正常的人员可以看到该区域突出显示为绿色。

  • 当听到“更改冲突”时,表示一个作者有一个段落与共同创作者所进行的更改冲突。视力正常的人员可以看到此区域突出显示为红色。

  • 当听到“作者”时,表示一个作者当前位于该段落(通过实时共同创作)。这有助于共同创作者避免因编辑同一区域造成冲突。

提示: 当开始与其他人协作处理文档时,会出现一个对话框,询问想要体验哪种类型的共同创作。按 F6 导航到对话框。

另请参阅

在 Word 中使用屏幕阅读器添加、阅读和删除批注

在 Word 中使用屏幕阅读器对齐文本和段落

Windows 版 Microsoft Word 的键盘快捷方式

在 Word 中使用屏幕阅读器执行基本任务

设置设备以使用 Office 365 中的辅助功能

了解如何使用辅助功能在 Word 中导航

将 Word for Mac 与键盘和 VoiceOver(内置的 Mac OS 屏幕阅读器)配合使用,可协同联机处理文档。

注释: 

本主题内容

联机保存文档

必须将文件保存到 OneDrive 或 SharePoint Online后才能在 Word for Mac 中与其他人共同创作文档。

将文档保存到 OneDrive

  1. 在 Word for Mac 中创建要共享的文档后,请按 Command+Shift+S。将打开“另存为”对话框。

    注意: 确保已登录到 OneDrive。

  2. 键入文档的名称,然后按 Tab,直至听到:“‘联机’位置按钮”。

  3. 按 Control+Option+空格键。将听到文档名称。

  4. 按 Tab,直到听到:“位置,表,<第一个联机保存位置的名称>,已选择。”

  5. 按 Control+Option+向下键,直到听到“OneDrive,<OneDrive 帐户的名称>”,然后按 Control+Option+空格键。

  6. 按 Tab,直到听到“‘保存’默认按钮”,然后按 Control+Option+空格键。焦点将返回文档编辑窗口。

将文档保存到 SharePoint

  1. 在 Word for Mac 中创建要共享的文档后,请按 Command+Shift+S。将打开“另存为”对话框。

    注意: 确保已登录到 SharePoint。

  2. 键入文档的名称,然后按 Tab,直至听到:“‘联机’位置按钮”。

  3. 按 Control+Option+空格键。将听到文档名称。

  4. 按 Tab,直到听到:“位置,表,<第一个联机保存位置的名称>,已选择。”

  5. 按 Control+Option+向下键,直到听到“SharePoint Online,<SharePoint 帐户的名称>”,然后按 Control+Option+空格键。

  6. 按 Tab,直到听到“‘保存’默认按钮”,然后按 Control+Option+空格键。焦点将返回文档编辑窗口。

添加联机保存位置

开始使用 Word for Mac 后,OneDrive 立即可用,但可能需要手动添加 SharePoint 站点才能进行保存。

  1. 按 Command+Shift+S。将打来“另存为”对话框。

  2. 按 Tab,直到听到“‘联机’位置按钮”,然后按 Control+Option+空格键。

  3. 按 Tab,直到听到:“添加位置,按钮。”按 Control+Option+空格键。

  4. 按 Tab,直到听到“SharePoint 按钮”,然后按 Control+Option+空格键。

  5. 键入或粘贴 SharePoint 文件夹的 URL,然后按 Tab,直到听到:“‘下一步’按钮。”

  6. 按 Control+Option+空格键。出现提示时,键入在 SharePoint 站点中使用的电子邮件地址,然后按空格键。

  7. 出现提示时,键入密码,然后按空格键。

该站点现在可以在 WordforMac 中的“另存为”对话框中使用。

与他人共享文档

联机保存文档后,与希望同其进行协作的人员共享。

邀请其他人进行协作

可以邀请其他人协作处理文档。直接从 Word for Mac 发送包含文档链接的协作邀请电子邮件。

  1. 按 Control+Option+M。你将听到:“菜单栏 Apple。”

  2. 按 Tab,直到听到“文件”,然后按 Control+Option+空格键。

  3. 按 Control+Option+向下键,直到听到“共享”,然后按 Control+Option+空格键。

  4. 将听到“‘邀请他人’省略号”,然后按 Control+Option+空格键。

  5. 键入想要与其协作的人员的姓名或电子邮件地址。如果有多个地址,请使用逗号分隔。

  6. 如果想要向该收件人撰写邮件,请按 Tab,直到听到“包含一条消息”,然后键入文本。

  7. 按 Tab,直到听到:“可编辑,已选中,复选框。”如果不希望协作者编辑文档,请按空格键。

  8. 按 Tab,直至听到“‘共享’按钮”,然后按 Control+Option+空格键将共享电子邮件发送给协作者。

共享文档链接

可以复制文档的链接并将其粘贴到另一个共享文件中,例如一个 PowerPoint 演示文稿中。

  1. 按 Control+Option+M。你将听到:“菜单栏 Apple。”

  2. 按 Tab,直到听到“文件”,然后按 Control+Option+空格键。

  3. 按向下键,直到听到“共享”,然后按 Control+Option+空格键。

  4. 按 Control+Option+向下键,直到听到“复制链接”,然后按 Control+Option+空格键。

  5. 例如,将链接粘贴到另一个共享文件。

在共享文档中协作办公

使用 Word for Mac 处理共享文档时,无需更改工作方式。共同创作者只需跟随你发送的链接,即可在其 Word 版本或 Word Online 中打开你的文档。

若要使用其他作者所做的更新刷新文档,请按 Command+S。

签出文档

如果想要锁定文档仅供你更新,可以签出文件。文件签出后,在你保存并签入文档前,其他人无法对其进行更新或查看你进行的编辑。

  1. 打开文档,按 Control+Option+M。你将听到:“菜单栏 Apple。”

  2. 按 Tab,直到听到“文件”,然后按 Control+Option+空格键。

  3. 按向下键,直到听到“签出”,然后按 Control+Option+空格键。

  4. 编辑文档,完成后,按 Control+Option+M。

  5. 按 Tab,直到听到“文件”,然后按 Control+Option+空格键。

  6. 按向下键,直到听到“签入”,然后按 Control+Option+空格键。

  7. 你将听到:“版本批注。”键入更新的简短说明。完成后,按 Tab,直到听到“签入”,然后按 Control+Option+空格键。

阻止其他作者

可以阻止其他作者更改文档的特定部分。

  1. 在文档中,选择不希望其他人编辑的部分。

  2. 按 Control+Option+M。你将听到:“菜单栏 Apple。”

  3. 按 Tab,直到听到“工具”,然后按 Control+Option+空格键。

  4. 按向下键,直到听到“阻止作者”,然后按 Control+Option+空格键。

  5. 若要取消阻止作者,按 Control+Option+M。

  6. 按 Tab,直到听到“工具”,然后按 Control+Option+空格键。

  7. 按向下键,直到听到“取消阻止所有我的已阻止区域”,然后按 Control+Option+空格键。

另请参阅

在 Word 中使用屏幕阅读器对齐文本和段落

Word for Mac 中的键盘快捷方式

在 Word 中使用屏幕阅读器执行基本任务

设置设备以使用 Office 365 中的辅助功能

了解如何使用辅助功能在 Word 中导航

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