在 SharePoint Workspace 2010 中管理联系人

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

联系人是您与之交互的人员。您可以将联系人添加到启动栏中您个人的列表。您可以管理您自己的联系人

您要做什么?

添加新联系人

将联系人另存为文件

将联系人信息发送给其他人

验证联系人的身份

解决联系人名称冲突

创建联系人别名

删除联系人

隐藏联系人

查看有关联系人的诊断信息

查看联系人属性

添加新联系人

若要搜索新联系人并将其添加到启动栏中您的联系人列表中,请执行下列操作:

  1. 单击“开始”选项卡。

  2. 单击“添加联系人”

  3. “查找用户”对话框中,在“搜索”字段中输入要查找的姓名或文本。

    详细信息

    可以使用“全名”、“名字”、“姓氏”、“公司电子邮件”或“个人电子邮件”进行搜索。搜索将返回任一有效字段中存在匹配项的所有联系人。例如,搜索字符串“王”将返回姓名为“王伟”的联系人,因为“姓氏”字段中包含“王”。根据经验,搜索字符串越具体(通过键入更多字符),搜索结果就越具体、越准确。

    可以通过拖动列来重新排列“查找用户”对话框中列的顺序。还可以通过右键单击任何列标题并取消选中待删除列的名称来删除列(“全名”列除外)。可以还原已删除的列,方法是右键单击任何列标题并选中待还原列的名称。在“查找用户”对话框中所做的所有更改仅应用于当前搜索会话。在下次打开“查找用户”对话框时,将还原所有默认设置。

  4. 可选:如果要在搜索中包含公共工作区联系人目录,请选中“包括公共工作区联系人目录”

    默认情况下,SharePoint 工作区中搜索您的公司网络 (如果您属于一个) 以及已知联系人

  5. 单击“查找”

  6. 如果找到匹配项,请在列表中选择它。

    列表中的每个联系人姓名的旁边将显示一个联机状态图标,通过该图标,您可以查看联系人当前是否联机。但是,在选中通过公共工作区联系人目录找到的联系人匹配项并将它们添加到联系人列表之前,这些状态图标最初总是显示为“未知”。

  7. 若要查看有关所选联系人匹配项的详细信息,请单击“属性”

    例如,您可能希望采取的步骤为联系人的身份验证

  8. 请单击“添加”将联系人添加到列表中。

将工作区成员添加到您的联系人列表中

在新用户成为工作区的成员时,您可能想将他们的联系人信息添加到您的个人列表中。请右键单击要添加的成员,然后选择“添加到‘我的联系人’”。

您也可以通过拖动将工作区成员添加到您的联系人列表中。

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将联系人信息另存为文件

可以将联系人信息另存为文件,然后将联系人文件作为附件通过电子邮件发送。

  1. 右键单击联系人,然后选择“将联系人信息另存为文件...”

  2. “将联系人信息另存为...”对话框中,选择保存联系人文件的位置,然后单击“保存”

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将联系人信息发送给其他人

您可以作为文件附件的电子邮件或者Groove 消息中发送给其他人的联系人。

  1. 右键单击联系人。

  2. 选择“通过电子邮件发送给选定的联系人...”

  3. “收件人:”字段中输入一个或多个电子邮件地址。

  4. 如果需要,请编辑主题和文本消息。

    请注意,标准文本消息中包含有关下载 SharePoint Workspace 的说明,如果收件人还没有帐户,可以参考这些说明。

  5. 单击“确定”

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验证联系人的身份

强烈建议验证联系人身份,以降低与非指定人员共享敏感信息的风险。根据您的帐户安装,许多联系人身份可能已由您所在组织的管理员验证。SharePoint Workspace 使用下列颜色来指示您的联系人和成员列表中的人员的验证状态:

  • 黑色:未验证。

  • 绿色已由您验证

  • 青色:已由组织验证。

  • 蓝色:已由组织验证但位于您所在的域之外或者经过交叉验证。

  • 红色︰ 名称冲突。具有类似名称的两个联系人显示为红色,而不考虑其验证状态。有关详细信息,请参阅解决名称冲突

应用于您的帐户身份的通信策略决定了您根据用户验证状态与其他用户进行交互的能力。这些策略可能执行以下任一操作:

  • 禁止您与未经组织内的管理员验证的任何用户通信。

  • 打开“联系人验证警告”对话框(如下所述),在允许您与身份未经验证的用户通信前向您发出警告。

  • 允许您与任何联系人通信,并且不进行任何警告或限制。

将验证您的组织的其他用户可能会提供有关其标识足够保证。在某些情况下,尤其是您正在处理高度敏感信息,您可能还希望手动验证用户的身份

响应“联系人验证警告”对话框

如果您尝试与身份未经验证的用户通信,将显示“联系人验证警告”对话框,而且会设置针对您的帐户身份的通信策略,以便向您发出关于此类用户的警告。您可以执行以下任一操作:

  • 选择用户,然后单击“验证身份信息”。按照下一节中有关手动验证联系人身份的说明进行操作。

  • 单击“属性”查看所选用户的联系人属性。

  • 单击“继续”忽略用户验证警告并继续进行相关活动。

  • 单击“取消”,取消您正在进行的、导致出现用户验证警告的活动。

手动验证联系人

SharePoint Workspace 将唯一的"数字指纹"分配给每个联系人的身份。数字指纹显示为长字符串的字母和数字 (与针对可读性标点符号)。这些数字指纹用于手动验证的联系人,请参阅在您的工作区和联系人列表的真实身份。您还可以查看分配给您的身份的数字指纹

若要手动验证联系人身份,请执行下列操作:

  1. 右键单击要验证的联系人(或工作区成员),然后单击“验证身份信息...”

    “验证身份信息”对话框显示有关您当前与所选联系人的关系的信息,例如您共享的工作区、已经交换的消息数以及您的组织关系。如果您与所选联系人没有任何关系,则“验证身份信息”对话框会提供有关通过检查联系人的数字指纹来验证联系人身份的说明。

    注意: 如果 SharePoint Workspace 检测到存在两个或更多个同名联系人,“验证身份信息”对话框就会在您验证此联系人时发布一条警告消息,建议您指定别名。

  2. 请执行下列操作之一:

    • 如果您看到的信息足以确定联系人的身份,请单击“验证”

      如果您认为需要一个别名,请在“验证身份信息”对话框中为联系人输入一个备用名称,然后单击“确定”

    • 如果您仍然不能完全确定联系人的身份,并且希望执行更多步骤来验证他们的身份,请单击“仍不确定? - 请检查指纹”

      按照“验证身份信息”对话框中检查联系人的数字指纹的步骤进行操作,然后单击“验证”

      如果您认为需要一个别名,请在“验证身份信息”对话框中为联系人输入一个备用名称,然后单击“确定”

取消验证联系人的身份

有时候,您可能出于某种原因要将经过手动验证的联系人的验证状态更改为未验证。

  1. 右键单击要取消验证的联系人(或工作区成员),然后选择“验证身份信息...”

  2. 单击“取消验证”

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解决联系人名称冲突

当两个或更多个联系人具有相同的显示名称时,他们的名称会在联系人列表、工作区成员列表以及联系人信息卡上显示为红色。如果在删除先导、尾随以及多个嵌入的空格并将名称转换为小写文本后两个(或更多个)名称仍然完全匹配,则将这些显示名称视为相同。

例如“安  丽”和“安 丽”将导致名称冲突。但是,“安 丽”和“安丽”将不会导致名称冲突。

区分联系人名称很重要,这样您就不会无意间与错误的联系人开始进行活动。您可以为任何出现冲突的联系人名称创建别名。

此外,在极少数情况下,将不再使用的联系人存储在您的帐户下也可能引发名称冲突。例如,可能某个联系人已经激活了一个新帐户,并放弃了在以前帐户中进行的所有活动,但该联系人却对这两个帐户使用了相同的显示名称。在这种情况下,您可以按照下述方法隐藏已放弃使用的联系人,使它不再显示在您的任何联系人列表中。

若要解决名称冲突,请执行下列操作:

  1. 右键单击显示冲突的名称,然后单击“解决名称冲突”

  2. 请执行以下任一操作:

    • 单击“查看 vCard...”查看有关所选联系人的详细信息。这可能有助于您区分同名联系人。

    • 单击“为联系人创建别名...”以打开“别名”对话框,您可以在此对话框中为联系人输入唯一的显示名称。

    • 单击“验证身份信息...”执行验证联系人身份的步骤。

  3. 单击“完成”

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为联系人创建别名

您可以用别名显示任何联系人(不包括您自己)。如果在区分同名联系人时遇到困难,此方法将非常有用。

  1. 右键单击联系人,然后单击“为联系人创建别名”

  2. 键入别名,然后单击“确定”

    别名显示代替原始名称。若要查看联系人的原始名称,您可以打开其联系信息,或在别名点名称以显示一个弹出窗口,显示原始名称。

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删除联系人

删除启动栏中联系人列表内的联系人:

  1. 选择要删除的联系人。

  2. 按 Delete 键,然后单击“是”确认删除。

从启动栏中的联系人列表中删除的联系人可能仍然显示在其他联系人列表中,例如显示在“发送消息”或“发送邀请”对话框中的“收件人:”下拉列表中。这是因为 SharePoint Workspace 将与您交互的所有用户的联系人信息都存储在一个名为“已知联系人”的汇总列表中。其中包括您已经添加到启动栏联系人列表中的联系人以及您的工作区成员。请记住,可能经常有一些工作区成员不在您的联系人列表中。

已知联系人列表中,不能删除的联系人显示。但是,您可以至少隐藏这些联系人

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隐藏联系人

有时候,联系人信息可能会由于各种原因而废弃。如果您有废弃的联系人信息,可以将他们隐藏起来,使他们不再列在显示联系人的下拉菜单中。

  1. 打开联系人管理器

  2. 选择要隐藏的联系人。

  3. 单击“隐藏”将所选联系人放入“隐藏的联系人”列表中。

  4. 单击“确定”

注意: 隐藏联系人将自动解决冲突的相关联的名称。如果您想要隐藏的联系人显示为名称冲突,请参阅解决名称冲突的信息。

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查看有关联系人的诊断信息

可以查看所选联系人的诊断信息。有时候,您可能需要查看此信息以便获得技术支持。如果需要将诊断信息发送给技术支持人员,可以将“诊断”对话框中的信息复制并粘贴到电子邮件中。

  1. 打开联系人管理器

  2. 选择所需的联系人。

  3. 单击“诊断”

    若要复制“联系人”窗格中的信息,请单击右键并单击“全选”,然后再单击右键并单击“复制”

    若要复制“联机状态”“网络诊断”窗格中的信息,请单击“复制到剪贴板”

  4. 单击“确定”

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查看联系人属性

若要查看任何联系人的“属性”,请右键单击该联系人,然后单击“属性”。通过联系人属性,您可以:

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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