在 SharePoint Server 2016 中的文档删除策略的概述

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您的组织可能需要保留的一段时间由于合规性法律、 文档或其他业务需求。但是,如果您的组织保留超过所需的文档,则会创建不必要的法律风险。使用文档删除策略,您可以主动减少风险特定的一段时间后自动删除网站中的文档 — 例如,删除文档中的用户的 OneDrive for Business 网站五年后已创建的文档。

文档删除策略非常强大尚未灵活 — 例如,您可以 ︰

  • 允许网站所有者可供选择的集中创建和管理策略。您还可以允许网站所有者选择退出完全,如果他们决定策略不适用于及其内容。

  • 实施单一强制策略在网站集,如所有 OneDrive for Business 网站中的所有网站上或甚至实施上从特定网站集模板,例如工作组网站模板创建的所有网站集策略。

  • 默认策略提供将自动应用不执行任何操作所需的网站所有者的默认规则。

  • 创建包含多个网站所有者可以选择从的删除规则的策略。

创建和管理合规性策略中心中的文档删除策略。

合规性策略中心

何时使用文档删除策略

除了文档删除策略,SharePoint Server 2016 提供这些保留策略的网站内容 ︰

每种类型的策略最适用于特定类型的网站或数据。例如,您的组织可能使用内容类型,如合同财务网站或知识库文章的高度结构化的网站。在此例中,您可以使用内容类型策略。或您的组织可能需要保留法律文档,请在这种情况下可以使用内容类型和记录中心以实施文件计划。

文档删除策略不替换记录管理或信息管理策略,其最适合使用结构化的数据和内容类型。相反,应使用文档删除策略时需要广泛管理非结构化的数据,例如 OneDrive for Business 网站和工作组网站自动删除。

网站内容的保留功能的图表

如果文档删除策略应用于已使用信息管理策略的网站时,文档删除策略生效时,将忽略这些策略。这意味着您应规划网站以使用只想要了解有关结构化或非结构化内容,不能同时的策略。文档删除策略如何覆盖其他策略的详细信息,请参阅应用或删除文档删除策略的网站

与其他策略,不同文档删除策略仅适用于文档库、 不列表。

删除策略和规则

文档删除策略包含一个或多个删除指定的规则 ︰

  • 删除直到时间段。

  • 是否要删除日期计算从时间创建或上次修改文档。

  • 是否要删除文档永久或到回收站。

如果策略包含多个规则,网站所有者可以选择最适用于其内容的规则。

新规则页

策略和工作分配

创建文档删除策略后,您可以将其分配给网站集模板 — 例如,向 OneDrive for Business 模板分配策略,以使其包括每个用户的 OneDrive for Business。当您向网站集模板分配策略时,这将适用于已从该模板,除了将来从该模板创建的任何网站集创建的所有网站集。

分配到 OneDrive for Business 模板选项

您还可以分配到特定网站集策略 — 执行这么覆盖任何已分配给该网站集模板的策略。例如,可能将策略分配给工作组网站模板,但然后通过将一组不同的策略应用于特定网站集基于该模板创建的替代它们。

一个强制策略或多个策略,可供选择

当分配策略时,您可以选择以使其必需的以便可以分配仅此策略,它将应用于网站集内的所有网站。网站所有者无法选择退出强制的策略,这意味着无论如何删除策略将在网站中的文档。

标记为必需的选项的策略

除了使单个策略强制,还可以向网站集,这样可供选择的策略应用到他们的站点或甚至可选择完全退出每个网站所有者分配多个策略。例如,您可以创建一个常规业务文档的策略和其他策略有一个不同的保留计划的财务文档。网站所有者通常最佳知道,他们的站点中包含哪些内容,因此要应用的文档删除策略。每个网站可以对其应用只能有一个策略。

一个规则或可供选择的多个规则

反过来,每个策略可以包含多个规则-例如,删除策略常规业务文档可能有两个规则 ︰

  • 不需要保留的文档基于法律要求或者不应超过一年从创建保留正在进行的业务需求。

  • 文档所需的活动、 持续商业使用所需超过一年,不应超过三年从创建会保留。

网站所有者可以确定他们的站点包含常规业务文档中,选择此删除策略、,然后选择从策略的相应的规则。您只能从当前 (而不是从任何策略) 应用于网站的策略选择规则并将规则应用于在网站中的所有文档库。

网站集、 策略和规则的关系

这是基本关系 ︰

网站集或网站集模板可以有一个更多的策略分配给它,并且这些策略可以具有一个或多个规则。但是,可以有只能有一个策略处于活动状态的每个网站,并且可以随时在网站中的库中处于活动状态的只能有一个删除规则。

图表显示策略和规则

文档删除策略继承

文档删除策略继承权限、 导航和许多其他网站功能,如。网站所有者可以选择他们的站点,文档删除策略和所有子网站从父项继承策略。子网站所有者可以通过选择不同的策略和规则组合中断继承,并且该策略适用于所有子网站,直到继承再次断开。

第一次分配文档删除策略

请务必了解,为文档指定的时间段删除策略意味着时间由于文档创建或修改,不的时间从指定策略。例如,您可能会创建两年后创建它们,将永久删除文档的文档删除策略,然后将该策略分配给多个网站集已从其创建四位或五年前的网站集模板。这种情况下,很可能现有网站集包含许多已超过两年的删除策略由指定的文档,这意味着大量内容将被删除第一次分配文档删除策略后推出。

当您第一次分配策略时,在网站中的所有文档进行都评估,以及如果它们符合条件,将删除它们。这适用于所有现有文档,创建从指定策略不只是新文档。和记忆的时间段为每个文档,年龄不从第一次分配该策略的时间。

因此,第一次向网站分配策略之前,首先应考虑现有内容和如何策略可能会影响现有内容的年龄。您可能还希望向新策略之前,网站所有者可授予他们有时间评估可能影响。

传播策略延隔时间

向网站集分配策略后,网站所有者使用文档删除策略链接在网站设置页面上查看和应用策略的网站可用。

文档删除策略链接不会显示,除非已分配给网站集策略。此外,链接不会显示策略已分配给网站之后立即 — 可以有向上从时策略时显示此文档删除策略链接分配给 24 小时延隔时间

文档删除策略链接

文档删除策略如何使用就地策略

就地保留确保而文档删除策略确保所有内容都删除特定的一段时间后,为特定时间段内,保留所有内容。

如果您需要保留固定的一段时间内的文档,您可以删除策略结合使用就地保留策略。例如,您可能会三年后的修改,然后设置删除策略以删除这些文档上次修改后的三年按住文档。

请注意,删除策略无法替代就地保留。如果网站是置于保持状态,文档删除策略删除了某个文档,则文档将保留在库中保留保持相同的方式就像已经手动删除文档。有关详细信息,请参阅在 SharePoint Server 2016 的概述就地保留

权限

将使用合规性策略中心合规性团队成员需要两个策略中心和网站集将对其应用策略的权限。我们建议您 ︰

  1. 创建安全组包含合规性策略中心中的所有用户,你很可能是您的合规性团队。

  2. 在合规性策略中心中,添加网站集所有者组的安全组。

  3. 在每个网站集,您需要为其分配文档删除策略,将添加到网站集所有者组的安全组。

更多信息

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