在 SharePoint Server 2016 中的就地保留的概述

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若要满足业务法规或合规性要求,您可以位置上的网站中的内容,请按住一段时间,例如特定天数、 月数或年数。例如,您可能需要保留七年驻留在销售部门网站中的所有文档。

您可以选择从文档创建时间或上一次启动时间段是否有人更改它。保留可以包含用于缩小保留的内容的搜索查询 — 例如,如果您想要保留只与特定的客户端相关的文档,您可以使用客户姓名作为搜索查询中的关键字的保留。

将内容置于保持状态时,用户可以继续编辑文档,就像未更改的内容保留在原来的位置中的位置,因为。保留确保保留内容的副本,同时仍允许用户使用其内容。

基于时间的就地保留配合使用相同电子数据展示就地保留,只不过使用基于时间的就地保留,您可以指定时间段 (电子数据展示按住持续无限,直到您删除它) 和不需要创建电子数据展示案例网站或电子数据展示集。

创建和使用就地保留策略中心管理保留。

就地保留策略中心

如何就地保留的工作方式

网站将置于保持状态时,该网站中的内容会保持在原来的位置。用户可以继续使用其文档,但内容的副本时您启动保留会保留。除了现有内容,如果内容将被删除,则会保留已创建或添加到网站,它已将置于保持状态后的任何新内容。就地保留,与人员甚至不必知道其内容置于保持状态。

就地保留应用在网站级别。将网站置于保持状态时,会创建一个保留按住库,如果不存在。大多数用户无法查看保留按住库,因为它只对网站集所有者可见。

如果某人尝试更改或删除保留在网站中的内容,首先保留策略检查内容应用保留之后已更改。如果保留应用之后,这是第一次更改,保留策略将将内容复制到保留按住库中,并允许人员如何更改或删除原始内容。即使内容不匹配的查询使用的保留筛选器,请注意,可以向保留按住库中,复制在网站中的任何内容。

然后计时器作业清理保留按住库。计时器作业定期运行,并将使用的网站上保存的筛选器的保留按住库中的所有内容进行都比较。内容匹配至少一个筛选器,除非计时器作业从保留按住库中删除内容。例如,如果单个保留应用到网站,并且,按住保留七年从其创建日期的内容,将从保留按住库中删除超过七年中的任何内容。此外,多个按住可应用于网站-例如,文档可能法定保留为电子数据展示和七年基于时间的保留以满足行业法规的一部分。基于具有最长工期保持保留内容。

在创建或上次修改文档的日期和不保留的创建的时间开始基于时间的保留的持续时间。

时间周期选项

就地保留使有效地使用的存储空间,尤其是有大量的文档和人员更改只有几个它们,因为不会更改的内容不会被复制到保留按住库。

网站内容,您可以将置于保持状态

基于时间的就地保留包含此内容 ︰

  • 文档,包括 ︰

  • 列表项 (包括博客和 wiki 内容)

  • 页面

基于时间的就地保留未包含此内容 ︰

  • 文档集文件夹 (文件夹本身)

  • 母版页和页面布局

  • OneNote 笔记本

  • 工作流的项目

如何就地保留通过版本控制的工作方式

基于时间的保留不会自动保留所有版本的文档。若要保留的网站中的文档的所有版本,您需要启用版本控制在网站中的文档库。有关详细信息,请参阅启用和配置版本控制列表或库

如果从网站的置于保持状态,文档将被删除,并且文档版本控制处于打开状态,保留中删除文档的所有版本。

如果未开启文档版本控制和某个项目被放置在按住多次,将保留的版本,是当前放置每个保留时。例如,如果某一项的版本 27 是最新网站上放置时按住第一次,并且版本 51 最新网站上放置时按住第二次,版本 27 和 51 会保留。

如前文所述,如果网站置于保持状态,已创建或添加到网站,它已将置于保持状态后的任何新内容将保留如果将其删除。

筛选就地保留

当您创建就地保留,您还可以指定查询以筛选下你想要保留的内容。例如,您可以选择要保留仅包含特定关键字的内容。有关详细信息,请参阅查找和使用电子数据展示中的关键字--本主题也适用于就地保留。

“筛选器”框

禁用基于时间的保留

您可以发布基于时间的保留在任何时候,包括之前保留通过指定的时间段的末尾。若要执行此操作,只需禁用保留。

禁用就地保留选项

请注意,保留仍处于活动状态时,您无法删除基于时间的保留策略。若要删除保留策略、 第一次禁用保持状态,并删除的保留策略。

禁用保持状态,在库中保留按住按住支付的所有项目后有资格标准清理过程上文所述。请注意,这意味着,释放从保留项目不会立即删除从保留按住库;相反,他们将保留直到计时器作业清理库。

如何就地保留策略使用文档删除策略

基于时间的就地保留确保而文档删除策略确保所有内容都删除特定的一段时间后,为特定时间段内,保留所有内容。

如果您需要保留固定的一段时间内的文档,您可以与删除策略配合使用就地保留策略。例如,您可能会七年后的修改,然后设置删除策略以将其删除上次修改后的七年按住文档。

如果文档删除策略删除置于保持状态的内容,内容仍会保留保留按住库中。例如,如果基于时间的保留两年,保留内容,但文档删除策略删除的内容在一年后,仍会保留置于保持状态时删除任何内容。

有关详细信息,请参阅概述 SharePoint Server 2016 中的文档删除策略

权限

将使用就地保留策略中心合规性团队成员需要两个策略中心和网站集将对其应用策略的权限。我们建议您 ︰

  1. 创建安全组包含就地保留策略中心中的所有用户,你很可能是您的合规性团队。

  2. 在就地保留策略中心中,添加到网站集所有者组的安全组。

  3. 在每个网站集,您需要为其分配就地保留策略,向网站集所有者组添加安全组。

更多信息

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