在 SharePoint Server 2016 中创建文档删除策略

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

组织通常是保留特定时间段内由于合规性法律、 文档或其他法规要求。但是,保留的时间超过所需的文档可以显示到法律风险的组织。

使用文档删除策略,您可以主动减少风险特定的一段时间后删除网站中的文档 — 例如,您可以自动删除文档中的用户的 OneDrive for Business 网站五年后已创建的文档。

创建文档删除策略后,您可以将其分配给网站集模板中,,以便可用于从该模板创建的所有网站集策略。您还可以分配策略为特定网站集,这将覆盖任何可能已分配给该网站集的模板的策略。

合规性策略中心

策略模板

您可以创建文档删除策略中从头开始,也可以使用一个示例策略。合规性策略中心包括示例策略,您可以使用,也可以将其用作起始点,然后重命名或修改它们。

策略模板

如何使用文档删除策略的示例

网站集或网站集模板可以有一个更多的策略分配给它,并且这些策略可以具有一个或多个规则。但是,可以有只能有一个策略处于活动状态的每个网站,并且可以随时在网站中的库中处于活动状态的只有一个删除规则。

图表显示策略和规则

此外,您可以选择为强制策略或默认情况下,并且您可以选择删除规则作为默认规则:

  • 必需的策略,只能有一个策略时策略被标记为必需的可分配给网站集或模板。策略必须标记为默认值和将应用于所有网站。网站所有者无法选择退出该策略。

  • 默认策略— 策略设置为默认值,该策略时自动活动所需网站所有者的任何操作分配给所有网站。

  • 默认的规则— 当删除规则设置为默认值时,自动应用于使用策略的网站中的所有库。

下面的示例说明了您可能希望使用强制策略或默认策略和规则。

示例 1: 将一个策略与一条规则应用于网站集模板

您可能想要实施跨一系列非结构化内容,如所有 OneDrive for Business 网站或所有工作组网站文档删除策略。如果您想要确保单个文档删除策略的网站集模板创建的所有网站处于活动状态,您可以:

  1. 使用单个默认删除规则创建一个策略。

  2. 设置为强制的策略和默认值。

  3. 将该策略分配给网站集模板。

在此示例中,默认删除规则将应用于中从模板创建的所有网站集的所有库,和网站所有者无法选择退出该策略。这是广泛和严格实施文档删除策略的最简单方法。

单个强制策略和规则的图表

示例 2: 将一个策略与多个规则应用于网站集模板

网站所有者通常知道最适合他们的站点中包含的内容类型,以便您可以选择允许网站所有者选择最适用于他们的站点的删除规则。您可能还想要允许网站所有者完全选择退出策略。

同时,可以仍然集中创建和管理策略。您也可以选择策略和规则为默认值,以便策略总是有效直到网站所有者选择一个不同或选择。如果您想要向网站所有者提供此类灵活性,您可以:

  1. 使用多个删除规则,创建一个策略和设置为默认的其中一个规则。

  2. 将该策略设置为默认策略。

  3. 将该策略分配给网站集模板。

网站所有者可以选择其中一个备用删除规则,选择退出该策略,或执行任何操作,需要支付的默认策略和规则。

具有多个规则的一个策略的图表

示例 3: 将多个策略与一个或多个规则应用于网站集

此示例网站所有者提供最大的灵活性,因为它们可以选择从多个策略,并且选择了策略之后他们可以经常从选择多个规则。策略和规则设为默认值,以便策略总是有效直到网站所有者选择一个不同或选择。请注意,是否您没有设置为默认策略和规则,然后没有策略或规则将处于活动状态的文档库的网站中直到网站所有者可以采取操作以选择并将其应用。

与上述两个示例中,这些策略会分配到特定网站集-不网站集模板。这意味着在特定网站集的内容可以更具体地说定制策略。

继承策略和规则。网站所有者可以选择策略和规则他们的站点和所有子网站从父项继承策略。但是,子网站所有者可以通过选择不同的策略和规则,直到继承再次断开反过来适用于所有子网站中断继承。

若要设置这种情况下,您可以:

  1. 创建多个策略,每个包含一个或多个规则。

  2. 设置为默认的策略和规则。

  3. 分配到特定网站集策略。

此外,策略和规则进行了定制到特定网站集,其中网站所有者可以中断继承,通过选择策略和最适合他们的站点的规则。

许多策略与多个规则的图表

创建文档删除策略

  1. 在合规性策略中心 > 在左侧导航中,选择删除策略

    删除策略链接

  2. 选择新建项目

  3. 输入策略名称和说明。网站所有者可能选择策略他们的站点基于此名称和说明,以便包括足够的信息以进行选择正确的策略。

  4. 若要创建规则,选择新建

  5. 输入名称,然后选择以下选项:

    • 选择是否规则将永久删除文档或到回收站中删除。回收站中提供了第二阶段安全网络之前从网站中永久删除项目。有关回收站中的详细信息,请参阅清空回收站或还原文件

    • 选择是否从创建或上次修改文档的日期计算的删除日期。

    • 为文档将被删除后的时间段中输入天数、 月数或年的数。

    • 选择规则是默认规则。您创建的第一个规则将自动设置为默认的规则。默认规则将自动应用于使用策略的网站中的所有库中。

    新规则页

  6. 选择“保存”。

  7. 如果您希望用户能够选择不同的规则以应用到其网站的网站所有者,请创建附加规则。默认规则,如果有的话,将应用如果网站所有者不执行任何操作。

  8. 若要从策略删除规则,请选中该规则 >删除

    注意: 请注意,是否您删除一条规则,并且该策略不包含默认规则,然后没有规则将有效的策略 — 换言之,任何文档将被删除。

将文档删除策略分配给网站集模板

请务必了解,为文档指定的时间段删除策略意味着时间由于文档创建或修改,不的时间从指定策略。当您第一次分配策略时,在网站中的所有文档进行都评估,以及如果它们符合条件,将删除它们。这适用于所有现有文档,创建从指定策略不只是新文档。

  1. 在合规性策略中心 > 在左侧导航中,选择策略分配的模板

    策略分配模板的链接

  2. 选择新建项目

  3. 执行下列操作之一:

    • 若要将该策略分配给网站集模板,例如工作组网站模板,将分配给网站集模板,请选择,然后选择网站集模板。

    • 若要向业务网站的用户的一个驱动器中分配策略,请选择分配到 OneDrive for Business 模板,请下面突出显示。

      当您向分配策略网站集模板,策略将同时向从该模板创建的现有网站集和网站集创建将来可用。

      分配到 OneDrive for Business 模板选项

  4. 选择“保存”。

    注意: 每个模板可以只有一组分配给该策略。如果您看到错误消息指出此模板已向其分配策略,选择取消> 在左侧导航中的模板的策略分配> 选择一个模板来查看和管理的已分配的策略设置。

  5. 选择管理分配策略,选择您要分配,然后选择一个策略是否默认策略的策略。 默认策略设置时,自动分配给该策略的所有网站将活动策略都不具有网站所有者所需的任何操作。

    添加和管理策略页面

  6. 选择“保存”。

  7. 如果您想要实施所有网站上的策略,但不允许网站所有者选择退出,选择标记为必需的策略。当您进行策略必需时,为网站集模板分配仅该单个策略。策略必须也会被标记为默认值。

    如果此选项灰显,请选择管理分配策略,并确保至少一个策略,已分配和设为默认值。

  8. 选择“保存”。

将文档删除策略分配给网站集

请务必了解,为文档指定的时间段删除策略意味着时间由于文档创建或修改,不的时间从指定策略。当您第一次分配策略时,在网站中的所有文档进行都评估,以及如果它们符合条件,将删除它们。这适用于所有现有文档,创建从指定策略不只是新文档。

  1. 在合规性策略中心 > 在左侧导航中,选择网站集策略分配

    为网站集策略分配链接

  2. 选择新建项目

  3. 选择网站集 > 按名称或 URL 的网站集的搜索 > 选择网站集 >保存

    提示: 在网站集的搜索时,您可以使用星号 (*) 通配符搜索的搜索集合标题时。例如,搜索 * 网站 * 返回的"网站内容"和"默认发布网站"网站集。此外,在搜索框中输入单个星号,然后搜索是一种快速方法,以查看许多 (但并非所有) 的网站集。

    选择网站集对话框

    注意: 每个网站集可以只有一组分配给该策略。如果您看到错误说此网站集已具有分配给它的策略,选择取消> 在左侧导航中的网站集策略分配> 选择网站集能够查看和管理的已分配的策略设置。

  4. 选择管理分配策略,选择您要分配,然后选择一个策略是否默认策略的策略。 默认策略设置时,自动分配给该策略的所有网站将活动策略都不具有网站所有者所需的任何操作。

    添加和管理策略页面

  5. 选择“保存”。

  6. 如果您想要实施所有网站上的策略,但不允许网站所有者选择退出,选择标记为必需的策略。当您进行策略必需时,为网站集模板分配仅该单个策略。策略必须也会被标记为默认值。

    如果此选项灰显,请选择管理分配策略,并确保至少一个策略,已分配和设为默认值。

  7. 选择“保存”。

删除策略分配

删除工作分配时,已分配的策略将不再适用于包含在网站集或网站集模板创建的任何网站。

  1. 在合规性策略中心 > 在左侧导航中,选择模板的策略分配网站集策略分配

  2. 选择工作分配项目 > ... >删除项目

删除策略

不能删除正在使用的策略。您可以删除策略之前,首先需要删除所有分配给网站集和模板,其中包含该策略。

  1. 在合规性策略中心 > 在左侧导航中,选择删除策略

  2. 选择的策略。

  3. 功能区上 >项目的选项卡 >删除策略

    删除策略功能区上的按钮

  4. 使用策略时,系统将要求您是否要删除所有位置使用的网站集策略。如果您不确定,选择确定

更多信息

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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