在 SharePoint Server 中使用数据之蓝图

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

通过将 Office SharePoint Server 2007、2007 Microsoft Office system 以及企业内部的数据相结合,你可以构建一个让自己感到轻松惬意的商业解决方案。

在 SharePoint Server 中使用数据之蓝图

本文内容

构建商业解决方案如同盖房子

了解数据基础

在 Office SharePoint Server 2007 中利用数据

将 Office system 程序中的数据用于 Office SharePoint Server 2007

开始使用模板和方案

构建商业解决方案如同盖房子

假定你想搭建一座高质量的住宅。 如果你时间宽松,资金充裕,则可以选择方案 A:买一块未开发的、没有任何公共设施的地皮,聘请建筑师设计房屋,雇用承包商(他雇用分包商)从头开始精心建造房屋。 如果你时间紧迫,资金有限,则可以选择方案 B:买一处规划好的宅基地,挑选一种预先设计好的建筑风格和平面图,雇用承包商在开发好的、公共设施齐备的土地上迅速建造房屋。

为了构建一流的商业解决方案,Microsoft Office system 和 Office SharePoint Server 2007 提供了两种方案。 方案 A 通常需要资金、编码和开发,一般情况下最好让 IT 专业人员来实施。 而方案 B 则是将 Microsoft Office system(你的建筑师)与 Office SharePoint Server 2007(你的住宅模块、开发好的土地以及公共设施)、积极的信息工作者(你的承包商)以及模板和方案(你的建筑风格与平面图)结合起来。

如果想使用方案 B 来帮助构建一流的商业解决方案,本文就能满足你的需求。 本文概述了如何在 Office SharePoint Server 2007 中使用数据,还提供了许多指向其他信息的链接,这些信息可以帮助你详细了解所讨论的诸多功能,而且可以帮助你实施解决方案。

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了解数据基础

任何基于 Microsoft Office system 的自动化商业解决方案,无论是企业级、部门级还是工作组级的,其基础都是数据以及处理数据的基本方法。

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三种数据类型

信息是高效运营任何企业的关键,数据是支撑企业的命脉。 大多数企业将主要资源用在收集、存储、更新、访问、分析、报告和管理数据上。 这些数据有三种形式:

  • 结构化数据    这种数据可以组织到表格中,而且更新、排序、筛选以及查询起来都很方便,它们通常存储在平面文件和数据库中。 结构化数据还包括通常定义为“有关数据的数据”的元数据。 元数据为数据提供含义和约束,包括列标题、数据类型和格式以及验证规则。 结构化数据的示例包括采购订单、统计信息、库存、预算和销售额。

  • 非结构化数据    这种数据是存储在文档和演示文稿中的信息,无法自动转换为结构化数据。 非结构化数据的示例包括备忘录、信函、出版物、策略、提案、规范、幻灯片和简历。

  • 半结构化数据    这种数据包含结构化数据,并且混杂有一定数量的非结构化数据,例如批注和备忘录字段、文档附件和图形。 非结构化数据的示例包括状态报告、正式的招标书 (RFP) 文档、绩效审核和产品目录。

可以使用 Microsoft Office system 和 Office SharePoint Server 2007 来处理所有这三种数据,但本文重点介绍的是结构化数据和半结构化数据。

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建立数据连接

结构化数据和半结构化数据通常来自 XML 文件、工作簿或数据库等外部数据源。 这种外部数据源通过数据连接与你的程序相连,数据连接是一组描述如何定位、登录以及访问外部数据源的信息。

连接信息也可以存储在 Office 数据连接 (ODC) 文件 (.odc) 等连接文件中。 ODC 文件使用自定义的 HTML 和 XML 标记存储连接信息,并由大多数 Office 程序使用。 Office InfoPath 2007 使用类似的通用数据连接 (UDC) 文件 (.udc)。 连接文件非常适合一致地共享连接,使连接更易于发现,帮助增强安全性,而且简化了数据源管理。 共享连接文件的最佳方法是将它们放在安全的受信任位置,例如放在 SharePoint 数据连接库中,在这里相应的用户和程序可以读取文件,但只有指定的用户可以修改文件。

连接到外部数据

1. 可以连接到多种数据源:Microsoft SQL Server、Microsoft Office Access 2007、Office Excel 2007 和文本文件。

2. 每个数据源都有关联的 ODBC 驱动程序或 OLE DB 提供程序。

3. 连接文件定义了访问和检索数据源中的数据所需的所有信息。

4. 连接信息是从连接文件复制到程序中的。

Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.8 是随 Microsoft Windows 一起安装的,通过它,可以使用开放式数据库连接 (ODBC) 驱动程序或对象链接和嵌入数据库 (OLE DB) 提供程序连接到种类繁多的关系数据源和非关系数据源。 当你安装 Microsoft Office system 时,会有更多的 ODBC 驱动程序和 OLE DB 提供程序添加到你的计算机中。 还可以使用其他厂商提供的 ODBC 驱动程序和 OLE DB 提供程序从除 Microsoft 数据源以外的数据源获取信息。 有关安装这些 ODBC 驱动程序或 OLE DB 提供程序的信息,请查阅数据库文档或与数据库供应商联系。

使用 Microsoft Office system,你可以在许多 Office 程序中创建连接并使用数据连接向导连接到新的数据源。 使用 Office Excel 2007 还可以让你以最佳方式查看或编辑 ODC 文件的内容。

更多信息

使用数据连接向导将数据导入 Office Publisher、Visio 或 Word

连接 (导入) 数据概述

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使用数据网格处理数据

处理数据最简单的方法通常是使用数据网格。 数据网格是一种以表格中的行和列来显示数据的方式,让你可以轻松地对数据进行排序、筛选、查询和操作。 数据网格还提供了从多个数据源为你的商业解决方案获取一组正确数据的方法。 对于一些用户来说,数据网格足以让他们有效地处理数据。 对于其他用户,你需要使用更多用户友好的方式(如表单、报表和仪表板)来管理数据。

数据表视图中的“雇员”表

借助 Microsoft Office system 和 Office SharePoint Server 2007,你可以使用 Access Web Datasheet、Access 数据表和 Excel 表格来创建和使用数据区域。

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使用表单高效地更改数据

多个相互嵌套的子表单 结构化数据和半结构化数据经常需要更新和更改,这就让表单有了用武之地。 无论是打印表单还是联机表单,它们都是一种用标准结构和格式设计的文档或程序组件,简化了数据的收集、捕获、组织和编辑。 表单是一些窗口,用户可以通过它们查看和访问你的数据。 联机表单包含说明、格式、标签和用来输入数据的空白,与打印表单很像。 联机表单还包含一些控件,例如列表框、选项按钮和命令按钮,这些控件用于显示数据或让用户在输入或编辑数据、执行操作或进行选择时更加方便。 外观精美的表单让你可以更加愉快和高效地处理数据,而且有助于防止输入错误数据。

借助 Microsoft Office system 和 Office SharePoint Server 2007,你可以使用 Access 窗体、InfoPath 表单、SharePoint 列表表单、作为表单插入的数据视图以及表单 Web 部件来创建和使用表单。

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使用报表呈现数据并做出决策

报表可以提供数据的概述 结构化数据和半结构化数据通常是通过业务报表向用户提供的。 报表是一种数据呈现方式,这些数据已经根据具体的业务要求转换成带格式且经过组织的信息。 报表的示例包括预算预测、销售额汇总、电话列表、邮件标签和产品目录。 报表可以是只包含一页的简单摘要,也可以是包含大量数据的分层显示。 报表还可以包含子报表,根据传递到报表的参数相应地变化,并且具有很强的交互性,让用户可以对数据进行排序、筛选以及细分甚至钻取。

报表可以帮助信息工作者回答问题、致力于实现目标、找到最佳替代方法、制定正确的策略和战略、确定后果和折衷方案,以及评估未知因素和风险,使信息工作者可以做出明智的商业决策。

可以按照以下方法对报表用户进行分类。

用户类型

示例

报表操作

高级用户

数据和业务分析人员

创建和自定义报表,处理联机分析处理 (OLAP) 数据透视表,使用报表创作工具,进行统计分析以及使用数据挖掘工具进行分析。

一般用户

经理和其他信息工作者

阅读详细的报表,通过筛选、排序和设置参数来自定义报表并与报表交互,以及创建特殊的查询和报表。

临时用户

一线工作人员

阅读简单的标准报表,并通过流程图等简单的显示方式来访问报表。

借助 Microsoft Office system、Office SharePoint Server 2007 和 SQL Server,你可以使用 Access、Excel、SQL Server Reporting Services、InfoPath(利用表单合并)和 Office SharePoint Designer 2007(利用只读数据视图)来创建和使用各种各样的报表。

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使用仪表板和 KPI 依据数据行事

商业智能是一项广受欢迎的、全行业的成果,可用于收集、管理和使用数据;了解模式和含义;做出决策、进行响应以及付诸行动;因此可以提高企业的业绩。 仪表板和关键绩效指标 (KPI) 是此成果的重要部分。

使用仪表板

仪表板(又称为记分卡)是一项重要的商业智能技术,它兼具报表和分析功能,可以直观形象地显示企业级、部门级和工作组级的关键信息。

销售仪表板

有三种仪表板:运营仪表板用来监控员工的日常工作,策略仪表板用来分析数据并监控每月和每季度的活动,战略仪表板用于长期企业管理。 仪表板数据可以是定量的,例如订购量、市场份额、利润、支持呼叫次数、加工缺陷或网页点击量。 仪表板数据还可以是定性的,例如前 10 位客户、关键问题、当前即将完成的任务以及重要的新闻更新。

使用关键绩效指标 (KPI)

关键绩效指标 (KPI) 是仪表板的一个基本元素,它是一种用来传达某个重要商业目标的进度的视觉提示(例如上箭头和下箭头、交通指示灯信号和彩色圆圈)。 KPI 是一种用于监控企业绩效的可计量度量值,如每月毛利润或季度员工调整。 KPI 对于团队、经理和企业很重要,可让他们快速评估可度量目标的进度并根据以下三个重大问题做出明智的决策:“我在哪些方面提前或滞后?”、“提前或滞后的程度如何?”以及“我已完成的最小进度是多少?”。

销售业绩指标 每个 KPI 都有目标、状态和趋势。 例如,部门每月的销售额是一个常见的 KPI。 进行细致规划后,会为每个部门制定一个每季度销售目标。 仪表板或计分卡可能会使用颜色或公司规定的标准图标来显示此目标每周的状态、进展是否顺利以及是提前还是滞后。 过去几年的趋势也可以汇总在一张图表中,有时候还会预测下一年的趋势。

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在 Office SharePoint Server 2007 中利用数据

Office SharePoint Server 2007 简化了文档、网站和工作区的管理和共享,支持使用上述三种数据类型的常见商务活动,因而促进了员工之间的协作。 示例包括:

  • 需要进行以下活动的工作组和部门:就项目展开合作、就业务目的进行沟通、衡量成功与否、组织团队和任务、制定并跟踪计划与里程碑、确定成本以及产生可交付结果。

  • 需要管理大量文档、审核流程、传达策略并且保留、标记和定位大量记录的企业。

为了开发使用所有这三种数据的其他商业解决方案,Office SharePoint Server 2007 还创建了一个可靠的基础结构。 对于信息工作者,以下 Office SharePoint Server 2007 组件尤为重要,你只需编写很少的代码或者根本不用编写代码,就能够构建基于结构化和半结构化数据的自动化商业解决方案。 这些组件可以独立工作,也可以很好地协作,它们是你的“住宅模块、开发好的土地以及公共设施”,可以帮助你快速构建商业解决方案。

SharePoint 中的结构化数据组件

1. 借助 Microsoft Office system 和 Office SharePoint Server 2007,你可以处理包括业务线 (LOB) 数据、Office 数据源和平面文件在内的多种外部数据。

2. Office SharePoint Server 2007 有许多组件,专门用于通过多种方法来操作外部数据。

3. 你可以通过 Office 桌面程序或浏览器(如 Windows Internet Explorer)来访问这些外部数据。

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SharePoint 列表

SharePoint 网站通常包含“链接”、“通知”、“联系人”、“问题跟踪”、“调查”和“任务”等多个默认列表,可以将它们作为商业解决方案的焦点。 在很多情况下,这些默认列表可以提供快速有效的解决方案,你只需稍加修改或不做任何修改就可以使用。 例如,可以使用包含条件分支和分页符的“调查”列表进行员工和客户满意度评估,使用具有版本控制和版本历史记录存储功能的“问题跟踪”列表对工作组项目和常见工作任务进行更进一步的分析。

“项目任务”列表

列表内容丰富且灵活多样,其中的许多内置功能提供了可靠的方式来存储、共享以及处理结构化和半结构化数据。你可以:

  • 包括多种数据类型,例如日期、图片、基于其他列的公式和计算、仅限追加的字段(用来记录和跟踪应用程序)和查阅字段(你可以从中选择其他列表字段内的值)。

  • 创建列表视图,以多种不同的特定方式对数据进行整理、排序和筛选;更改元数据(例如添加和删除列以及修改验证规则);通过内容类型、网站栏和模板在 SharePoint 网站间一致地使用列表。

  • 创建自定义列表,在 Web 部件和 Web 部件页中显示数据,并导入、导出和链接来自其他程序(例如 Excel 和 Access)的数据。

  • 跟踪版本和详细历史记录,要求修改数据必须获得批准,使用项目级和文件夹安全功能,签入和签出,使用通知和 RSS 源自动接收有关更改的通知。

  • 将单个列表中的内容组织到多个文件夹中,以提高便利性和性能,使用索引全面提高大型列表的性能。

Access Web Datasheet(以前称为数据表视图)提供了数据网格,用来查看和编辑多种列表的数据。 你可能发现 Access Web Datasheet 比标准列表视图更加方便和强大。 它用行和列来显示列表或文档库的内容。 你可以添加及编辑行和列,应用筛选器和排序顺序,显示计算值和总计,以及方便地编辑网格单元格内的数据。

数据表视图示例

注意: Access Web Datasheet 要求客户端计算机上安装 Office Access 2007,并要求使用支持 ActiveX 控件的浏览器。

Access Web Datasheet 任务窗格还包含几个附加命令,使得与 Excel 和 Access 的交互更加方便。

命令

操作

在 Access 中跟踪此列表

在 Access 中创建一个也能链接到“数据表”视图的链接表,你可以刷新和更新此表(仅适用于 Office Access 2007)。

导出到 Access

将视图导出到数据库中的表内。

创建 Access 报表

在 Access 中创建一个链接表并生成报表。

用 Excel 查询列表

将数据导出到 Excel,以便可以在 Excel 中刷新。 (与标准列表视图的“操作”菜单上提供的“导出到 Excel”命令的行为相同)。

使用 Excel 打印

将数据导出到 Excel,以便可以从 Excel 进行打印。

使用 Excel 绘制图表

将数据导出到 Excel,以便可以使用“图表向导”在 Excel 中绘制图表。

创建 Excel 数据透视表

将数据导出到 Excel,以便可以在 Excel 中创建数据透视表。

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SharePoint 库

SharePoint 库是 SharePoint 网站上的一个位置,在那里你可以与团队成员及其他员工共同创建、收集、更新和管理文档。 每个库都显示一个文档列表和关于这些文档的关键元数据,可帮助用户使用文件以及相互协作,每个库都提供了一些有用的功能,例如将文档签入和签出、创建主版本号和次版本号、跟踪、使用丰富的策略、审核以及工作流功能。 你可以在库中创建和管理文档、图片、演示文稿、表单及其他类型的文件。 最后,你可以使用默认的“共享文档”库,根据你的用途自定义此库,你也可以创建更多自己的库。

文档库

有三种类型的库,即文档库、表单库和数据连接库,它们均可以处理所有类型的数据。

文档库     可以使用文档库存储、访问和管理种类繁多的文件,包括 Office 文档、电子表格、报表、表单、Office Access 2007 数据库以及文本文件。

表单库      可以在表单库内存储和使用 Office InfoPath 2007 表单。 表单库提供了一个中心位置,用户可以在此填写和存储基于同一模板的表单。 例如,可以使用 InfoPath 创建一个将表单模板 (.xsn) 和表单 XML 文件 (.xml) 存储到 SharePoint 表单库中的资产跟踪解决方案。

数据连接库     数据连接库 (DCL) 是一种可以定义为受信任位置的特殊的库,借助它,你可以轻松地存储、保护、共享和管理 ODC 和 UDC 文件。 管理员可以控制对这些连接的访问,以便只有有权限且受信任的用户才能使用这些连接。 可以将 Excel Services 设置为仅可以使用受信任连接。 管理员可能还需要将数据库从测试服务器移到生产服务器中,或者更新访问这些数据的查询。 通过使用保存在 DCL 中的 ODC 文件,对此连接信息的管理就容易得多,而且用户可以更加方便地访问数据,这是因为所有工作簿都使用同一个连接文件,并且执行刷新操作(不管是在客户端上还是在服务器计算机上)即可获取对该连接文件的最新更改。 甚至可以将 Office SharePoint Server 2007 和用户的客户端计算机设置为自动检测对该连接文件的更改并使用该连接文件的最新版本。 总之,数据连接库在很大程度上简化了数据连接的维护和管理。

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Web 部件和 Web 部件页

Web 部件是模块化的信息单元,它构成 Web 部件页的基本构建基块。 你可以将 Web 部件添加到 Web 部件页的 Web 部件区域中,然后自定义各个 Web 部件以为网站用户创建独特网页。 Web 部件页是一种特殊的网页,你可以使用其中的 Web 部件将数据(如列表和图表)与 Web 内容(如文本和图像)合并,使信息围绕着某一常见任务或特定兴趣动态显示出来。

可使用 Web 部件页以一种有组织的、有用的并且方便的方式呈现各种结构化和非结构化的信息。Web 部件页通常包含多个相连接的 Web 部件,这样您就能动态显示数据和内容以查看您想要的结果。

例如,你可以创建一个名为“客户订单”的 Web 部件页,用来显示重要信息。你接到一位客户关于订单问题的一个电话,这位客户不记得订单 ID 号,但记得下该订单的日期。你可以使用 Web 部件页进行下列操作。

包含若干个 Web 部件的客户订单 Web 部件页

1. 按照订单 ID 号,或者,对于本例,按照订单日期查找订单。

2. 按日期显示所有订单。

3. 根据客户名称选择正确的订单,并查找订单详细信息以及客户详细信息。

4. 选择订单中的某个细目(本例中为灯具),并显示产品图片以确认客户的问题。

5. 查找与客户订单相关的最新业务新闻。

可以使用 Web 部件页执行下列操作:

  • 合并来自不同数据源的数据并创建一个报表。

  • 分析和聚合数据(例如,合计、总计或计数)。

  • 汇总要在每天开始时查看的关键 KPI 信息。

  • 在仪表板中确定项目或客户数据的优先级并突出显示,帮助你做出有效的决策。

  • 显示最新的工作日程表和会议信息,以快速安排工作日。

  • 快速访问业务新闻、本地天气以及您最喜欢的网站,以便将 Web 浏览专注于自己关心的内容。

下面是一些可以连接的关键 Web 部件,它们可以显示结构化数据和半结构化数据。

Web 部件

说明

列表视图

显示列表数据和库元数据

表单

使用 HTML 表单控件显示数据

图像

显示图像

Excel Web Access

显示 Excel 工作簿

报表查看器

显示通过 SQL Server Report Services 创建的报表

数据视图

显示和编辑来自各种数据源的数据

KPI

显示 KPI 列表中的关键绩效指标 (KPI) 数据和符号

KPI 详细信息

显示 KPI 列表中的某一项和符号的 KPI 数据

业务数据项

显示有关单个业务数据项的详细信息

业务数据列表

在列表中显示业务数据摘要

业务数据操作

连接 Web 部件以配置业务应用程序操作

与业务数据相关的列表

连接 Web 部件以显示相关的业务项

业务数据项生成器

通过查询字符串中的参数创建业务数据项,以便在业务数据配置文件页中使用。

筛选器

以各种方式筛选 Web 部件数据

更多信息

使用筛选器 Web 部件

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业务数据目录

业务数据目录 (BDC) 是一种组件,它为显示来自 SAP、Siebel 和 SQL Server 等业务线 (LOB) 数据库的数据提供内置支持。 通常,这些 LOB 系统管理着关键的业务信息和流程,例如客户数据、库存、帐单和产品生命周期。 这些系统通常需要大量的培训,难以使用,只能由挑选出来的少数人使用。 BDC 让更多需要访问这类 LOB 数据的人以及需要用不同的、更加灵活的方式来使用这类数据的人可以访问它。 例如,InfoPath 采购订单表单可用来显示来自一个系统的客户数据、来自另一个系统的产品详细信息以及来自第三个系统的财务详细信息。

下面汇总了使用业务数据目录时所涉及的角色和任务。

角色

任务

业务分析员

定义功能并创建预定义的解决方案

元数据作者

创作和测试元数据

管理员

导入应用程序定义并配置对数据的访问

网站成员

将业务数据合并到 Web 部件、页和列表中

开发人员

创建自定义的 Web 部件页解决方案

网站访问者

使用业务数据

在业务数据列表 Web 部件中显示业务数据

从数据源中提取业务数据后,可以使用以下四种业务数据目录功能:

  • 列表中的业务数据    你可以通过将业务数据列添加为字段类型来将业务数据合并到任何现有 SharePoint 列表或文档库中。 常见方案包括:将文档与提案、合同和演示文稿等客户记录相关联;用批注等自定义列补充数据;从列表中选择邮政编码等数据。

  • 业务数据操作    业务数据操作是显示在业务对象旁边的链接。 这些链接可以执行一些操作,例如,打开网页、显示业务应用程序的用户界面或者打开 InfoPath 表单。 业务数据操作在 SharePoint 列表和搜索结果中也以链接的形式显示。 通过使用这些链接,你可以轻松地更新某一项或查看相关数据。

  • 业务数据 Web 部件    Office SharePoint Server 2007 包括多个业务数据 Web 部件,这些 Web 部件可显示 BDC 中的任何实体。 你可以使用业务数据 Web 部件自定义业务数据在你的网站上的显示方式。 还可以连接这些 Web 部件,以便在一个 Web 部件中执行操作时可以更改另一个 Web 部件的内容。

  • 用户配置文件中的业务数据    为了在 Office SharePoint Server 2007 中增强用户信息,在 BDC 中注册应用程序时默认情况下会创建业务数据配置文件。

更多信息

在 SharePoint 网站上显示业务数据

业务数据目录

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KPI 列表

季度销售额 KPI 一种直接可用的列表简化了将 KPI 合并到商业解决方案的过程。 下面是使用 KPI 列表的四种方法,其中每种方法都提供了 KPI 值的常见来源以及将这些值合并到 SharePoint 网站上的方法:

  • SharePoint 列表中的数据    当 SharePoint 列表包含可以计数的项目、属于某个工作流的项目或者包含日期的项目时,可以使用 KPI 来跟踪问题或任务已经悬而未决多少时间、有多少问题或任务悬而未决以及任务完成的百分比。 还可以跟踪总计,例如某个问题已经悬而未决的时间或者某个地区的总销售量。

  • Excel 工作簿中的数据     可以在文档库内的 Excel 工作簿中设置 KPI 并从 Office SharePoint Server 2007 链接到该 KPI。 当工作簿中的数据更改时,该 KPI 会自动更新。 还可以选择使用 Office Excel Web Access Web 部件使工作簿显示在同一个网页上。

  • Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services 中的数据    Office SharePoint Server 2007 可以使用 Analysis Services(Microsoft SQL Server 2005 的一个组件)中的 KPI。 系统管理员或数据库分析员经常设置这些 KPI 并向 Office SharePoint Server 2007 注册数据连接。 此后,任何具有适当权限的人都可以访问该数据库并链接到 Analysis Services KPI。

  • 手动输入的信息    在没有正式的系统设置或者要跟踪一次性项目的情况下,可以手动输入条件。 此 KPI 列表可用于显示通过电子邮件或某些其他系统传达的信息。

工作流

“审批”工作流的流程图 任何组织的许多重大流程都主要取决于人。 在参与某个流程的人员之间实现自动交互可以提高流程的效率。 这些流程有时候称为工作流。 借助 Office SharePoint Server 2007,你可以使用预定义工作流;借助 Office SharePoint Designer 2007,你可以创建基于列表和库项目的新工作流解决方案。 在 Office SharePoint Designer 2007 中,基于规则的工作流设计器简化了包含条件分支和多个步骤的工作流的构建。

Office SharePoint Server 2007 中包含的工作流提供了与 2007 Office 版本 中的程序之间的紧密集成。 可以使用 Office Outlook 2007 就任务和状态与用户进行沟通。 可以使用 Office Access 2007 修改与链接列表关联的工作流并创建工作流报告,以便更好地评估项目的状态以及评价业务流程。 工作流可以使用利用 Office InfoPath 2007 创建的自定义表单并通过 Office Word 2007 等其他 Office 程序与用户进行交互。

更多信息

设计响应工作流状态的表单

演示:借助表单和工作流简化业务流程

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SQL Server Reporting Services

SQL Server Reporting Services 是一项完整的企业范围内的报表管理和发布服务,其中包括报表的设计、生成、传送、安全性以及多种格式的显示。 借助 SQL Server 2005 Service Pack 2,你可以在 SharePoint 集成模式下使用 Reporting Services,这样你就可以:

  • 使用 SharePoint 库存储报表、数据源和报表模型。 如果将报表存储在文档库中,报表还可以使用标准 Office SharePoint Server 2007 功能,例如工作流、版本控制和安全性。 还可以将报表添加到报告中心。

  • 将存储在 Office SharePoint Server 2007 中的报表和所有相关资源与在报表服务器上存储和执行的相同报表同步。

  • 使用一致的用户界面管理和查看报表。 报表查看器 Web 部件上的一个方便的工具栏可以让你查看和编辑属性;管理权限和订阅;在报表生成器中编辑;配置数据源、参数、快照和超时;查看报表和版本历史记录;以及发布主要版本。

示例报表

可以使用报表查看器 Web 部件查看、浏览、打印和导出报表服务器上的报表。 报表查看器 Web 部件与报表服务器处理的报表定义 (.rdl) 文件相关联。 你可以设置该 Web 部件的属性以控制工具栏和视图区域的外观并将该 Web 部件链接到特定报表。 报告库中的报表是使用报表查看器 Web 部件呈现的。 还可以使用报表查看器 Web 部件修改任何 Web 部件页,使其显示报表,也可以连接到筛选器 Web 部件以限制报表中显示的数据。

需要安装以下组件才能将 Reporting Services 与 SharePoint Server 集成:SQL Server 2005 Reporting Services(承载 Reporting Services 报表并使用 Web 服务界面与 SharePoint Server 通信);SQL Server 2005 Service Pack 2(支持 SharePoint Server 和 Reporting Services 在报表服务器上集成);用于 Microsoft SharePoint 技术的 Microsoft SQL Server 2005 Reporting Services 加载项(包括报表查看器 Web 部件和新的报表管理用户界面)。

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报告中心

报告中心是一个包含预定义集合的网站模板,该集合中包含报告库、数据连接库、SharePoint 列表、包含筛选器 Web 部件的 Web 部件,以及可以根据自己的用途自定义和增强的 KPI。 可以将报告中心看作一个为用户提供通用、简单而又安全的位置和报告环境的中心,让用户可以浏览、查找并获得最新报表(无论是进行临时查询还是获得计划的定期快照)。 通过使用报告中心,可以减少对使用电子邮件附件发送报表的依赖,而且有助于消除网络拥塞。 可以在报告中心存储多种报表,包括电子表格、Access 快照、SQL Report Services 报表和 PDF 文件。

销售报告中心

更多信息

报告中心简介

使用报告中心网站

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将 Office system 程序中的数据用于 Office SharePoint Server 2007

当然,只使用 Office SharePoint Server 2007 就可以创建一个使用各种数据的商业解决方案。 然而,2007 Office 版本 与 Office SharePoint Server 2007 之间有许多有用的集成点,这使得处理结构化和半结构化数据更加方便,并且可以让你的商业解决方案更为有效且设计合理。 在精干的信息工作者的手中,你的“承包商”(即下面的 2007 Office 版本 程序)充当了一个设计合理、令人满意的商业解决方案的“建筑师”。

程序

用途

数据类型

Excel(以及 Excel Services 技术)

用电子表格格式分析和可视化数值和其他数据,创建专业水准的图表,使用数据透视表处理层次结构数据。

结构化

InfoPath

收集和处理基于 XML 的数据。

结构化和半结构化

Access

合并、输入、存储、报告和管理数据库中的数据。

结构化和半结构化

SharePoint Designer

自定义数据驱动的网页和 SharePoint 网站并创建数据视图。

结构化、半结构化和非结构化

Word

快速有效地创作专业文档

非结构化

Visio

可视化和传达复杂的信息、系统和流程。

非结构化

Outlook

通过电子邮件沟通并管理联系人、计划和任务。

非结构化

Publisher

创建专业水准的出版物和市场营销材料。

非结构化

PowerPoint

使用动画、图形和媒体创建动态演示文稿。

非结构化

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Excel 和 Excel Services

希望执行以下操作时请使用 Excel 和 Excel Services:

  • 对数据进行计算和统计比较。

  • 创建和使用数据透视表,用一种紧凑而灵活的版式查看层次结构数据。

  • 通过使用专业水准的图表、条件格式图标、数据条和色阶从视觉上强调数据。

  • 对数据执行复杂的假设分析操作,例如统计分析、工程分析和回归分析。

Excel 提供了下列以数据为核心的与 Office SharePoint Server 2007 的集成点。

Excel 以数据为核心的集成点

1. 将 Excel 工作表数据一次导入 SharePoint 列表,或者将 Excel 工作表数据导出到 SharePoint 列表,创建一个永久的单向数据连接。

2. 使用该永久的单向数据连接从 SharePoint 列表刷新 Excel 工作表中的数据。

3. 将 Excel 工作簿发布到 Excel Services,并使用 Web 部件页上的 Office Excel Web Access Web 部件显示数据并与数据交互。

4. 从 OLAP 服务器、SQL Server 和 Access 数据库以及平面文件中将数据导入 Excel 工作簿。

将 Excel 数据导入 SharePoint 列表

如果要将现有数据加载到 SharePoint 列表中,可以使用 SharePoint 列表的“操作”菜单上的“导入”命令将 Excel 工作表、单元格区域、命名区域或 Excel 表格中的数据导入 SharePoint 列表。

将 SharePoint 列表数据导出到 Excel 表格中

可以将 SharePoint 列表数据导出到 Excel 表格中,这会在 Excel 和 SharePoint 列表之间创建一个单向数据连接。 从 SharePoint 列表中更新数据并刷新 Excel 中的数据时,Excel 会将 Excel 数据替换为最新的 SharePoint 列表数据,从而覆盖对 Excel 数据所做的所有更改。 由于该数据连接只是单向连接,在 Excel 中所做的更改不会反映在 SharePoint 网站上的列表中。

注意: 不能在 Office Excel 2007 工作簿和 SharePoint 列表之间同步数据。 此功能在 Microsoft Excel 2003 中可用,并且通过使用 Excel 2003 工作簿或 Visual Basic for Applications (VBA) 也仍然可用。 不过,现在 Office Access 2007 是通过双向连接在 Office 程序与 SharePoint 列表之间同步数据的首选方法。

将 Excel 表导出为 SharePoint 列表

在使用“将表格导出至 SharePoint 列表向导”将表格数据从 Excel 导出到 SharePoint 列表时,你在使用另一种方法在 Excel 和 SharePoint 列表之间创建单向数据连接。

如果不想一直用对 SharePoint 列表所做的更改来更新 Excel 工作表中的表格数据,还可以导出数据而不必连接到 SharePoint 列表。

发布到 Excel Services

可以将工作簿发布到 Office SharePoint Server 2007,这样其他用户就可以使用 Office Excel Web Access Web 部件访问该工作簿中包含的所有数据或一部分数据。 将工作簿发布到 Excel Services 后,整个工作簿即发布到服务器上,但可以定义希望 Excel Services 在 Office Excel Web Access Web 部件中显示的工作簿部分(例如个别工作表、命名区域或图表)。 通过仅显示工作簿的特定部分和通过使用 Office SharePoint Server 2007 权限来帮助防止对工作簿进行未授权访问,可以将工作簿中的数据作为机密信息保存,同时允许授权用户刷新、重新计算可查看的数据并与其进行交互。 如果在发布工作簿之前在工作簿中为命名单元格设置了参数,用户还可以对这些单元格进行编辑并定义值。

其他用户可以查看和分析所显示的工作表数据。 他们还可以通过使用一些 Excel 功能(如对数据进行排序和筛选)或数据透视表的钻取功能与这些数据进行交互。 如果在工作簿中为命名单元格设置了参数,用户还可以对这些单元格进行编辑并定义值。

使用 Excel Web Access 共享 Excel 工作簿 1. 顶部部分包含标题和一个具有若干个菜单、命令和下拉列表的工具栏。

2. 主窗口在“工作表”视图中显示一个或多个工作表,在“已命名项目”视图中显示一个已命名项目(如图表或 Excel 表格),并且还可以选择显示一个大纲区域。

3. “参数”任务窗格中有参数标签、用于输入数据的文本框和提供每个参数的详细信息的可选工具提示。

4. 底部显示刷新数据消息。

注意: 并非所有 Excel 功能都受 Excel Services 支持。

更多信息

基于电子表格创建列表

从 SharePoint 列表导入数据

将 Excel 表导出到 SharePoint 列表

规划为 Excel Services 的外部数据连接

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InfoPath

希望执行以下操作时请使用 InfoPath:

  • 定期收集业务数据,包括费用报表、考勤卡、调查和保险单。

  • 使用标准控件(例如文本框和列表框)和灵活的控件(例如重复表、选项组、可选节和多种视图)来设计从简单到复杂的电子表单。

  • 确保数据一致且准确。

  • 通过将多个表单合并为一个表单来创建报表。

InfoPath 提供了下列以数据为核心的与 Office SharePoint Server 2007 的集成点。

InfoPath 以数据为核心的集成点

1. 将表单模板作为模板和内容类型发布到表单库。

2. 读取和写入存储在表单库中的表单 XML 文件。

3. 使用 XML 表单文件,读取列表和 Excel 工作表中的数据,并在 SQL Server 和 Access 数据库中读取和写入数据。

4. 允许基于表单属性来编辑列表视图数据。

5. 通过使用与浏览器兼容的表单模板在浏览器中显示 InfoPath 表单。

将数据提交到 SharePoint 网站并用 SharePoint 数据填充表单控件

若要允许用户将基于你的表单模板的表单提交到文档库,可以向你的表单模板中添加辅助数据连接以提交数据。 在添加数据提交连接后,可以将该表单模板配置为允许用户将其表单数据提交到文档库中。

将表单模板发布到表单库

可以将表单模板发布到 Office SharePoint Server 2007,并在表单库中存储和使用 Office InfoPath 2007 表单。 表单库提供了一个中心位置,用户可以在此填写和存储基于同一模板的表单。 例如,可以使用 InfoPath 创建一个将表单模板 (.xsn) 和表单 XML 文件 (.xml) 存储在表单库内的资产跟踪解决方案。

创建和使用启用浏览器功能的表单

在设计 Office InfoPath 2007 表单模板时,可以选择创建一个可以在 Web 浏览器中打开和填写的表单模板。 这种类型的表单模板称为与浏览器兼容的表单模板。 完成与浏览器兼容的表单模板的设计后,可以使用“发布向导”将其发布到运行 InfoPath Forms Services 的服务器上。

将表单模板作为网站内容类型发布

当你将表单模板作为网站内容类型发布时,你允许用户将多个表单模板分配到单个文档库或者将表单模板分配到跨网站集的多个库。 网站集是虚拟服务器上的一组网站,它们有着相同的所有者并且共享管理设置。 每个网站集都包含一个顶级网站,而且可以包含一个或多个子网站。 每个虚拟服务器上可以有多个网站集。 当你想要大范围重用信息或者在一个位置启用多个表单中的数据集时,可以使用网站内容类型。

允许用户使用列表视图编辑字段

可以允许用户通过使用列表视图或者编辑表单库中表单的属性来添加或编辑字段的数据。 这可以让用户使用 SharePoint 列表添加或者更新一个或多个表单的数据,而不用真正打开表单。

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Access

希望执行以下操作时请使用 Access:

  • 共享关系数据库中的数据。

  • 使用记录锁定和冲突解决功能高效地处理更新。

  • 处理多个表。

  • 创建复杂的查询将表联接在一起。

  • 创建表单和报表。

Access 提供了下列以数据为核心的与 Office SharePoint Server 2007 的集成点。

Access 以数据为核心的集成点

1. 在 Access 视图和 SharePoint 列表之间一次性导入或导出数据。

2. 通过创建永久双向连接在 Access 表和 SharePoint 列表之间链接数据(更新后的列表数据可以在 Access 表中看到;更新后的 Access 表数据可以在列表中看到)。

3. 使列表数据脱机,在 Access 中更新,使数据再次联机,同步更新并解决冲突。

4. 在 Access 数据表视图、窗体视图和报表视图中显示和编辑列表数据。

5. 将 Access 数据库发布到 Office SharePoint Server 2007。

Office Access 2007 中新增的 SharePoint 列表集成功能

Office Access 2007 中的下列新增功能使得与 Office SharePoint Server 2007 集成更加简便灵活:

  • 增强的 SharePoint 数据类型映射     通过新增的对多值字段和附件的支持,Office Access 2007 现在支持在 SharePoint 网站上发现的更多数据类型,简化了共享应用程序的设计和生成。

  • 跟踪“备注”字段的历史记录     “备注”字段用来存储大量信息。 可以设置一个属性,让 Office Access 2007 可以保留对“备注”字段所做的所有更改的历史记录。 然后,你可以查看这些更改的历史记录。 此功能还支持 SharePoint 网站上的版本控制功能,因此你还可以使用 Office Access 2007 查看对 SharePoint 列表所做的更改。

  • 查找表    链接到 SharePoint 列表时,Office Access 2007 会自动为所有查找列表创建链接表,除非查找列表已经链接到数据库。如果查找列表中包含查找其他列表的列,这些列表也会包括在链接操作中,这样每个链接表的查找列表在数据库中都有一个对应的链接表。Access 还在这些链接表之间创建关系。

将数据导入和导出 SharePoint 列表

可以通过导入使 SharePoint 列表进入 Office Access 2007。 导入 SharePoint 列表会在 Office Access 2007 数据库中创建该列表的一个副本。

导出数据时,Office Access 2007 会创建所选表或查询数据库对象的副本,并将该副本存储为列表。 例如,你可能想不断地在 Office Access 2007 和 SharePoint 网站之间共享数据,但数据当前存储在 Access 中。 你在 Office Access 2007 数据库中使用查询,生成每天或每周状态报告,然后定期将结果发布到你的其中一个 SharePoint 网站上。

链接到 SharePoint 列表

链接可以让你连接到列表中的数据而不用导入该信息,这样你就创建了一个双向连接以查看并编辑列表与 Office Access 2007 数据库中的最新数据。 当你链接到 SharePoint 列表时,Office Access 2007 会创建一个链接表,反映源列表的结构和内容。 与导入不同,链接操作创建的链接只指向该列表,而不是指向该列表的任何特定视图。 然而,如果你要更改结构(如删除或更改某个列),就必须打开 SharePoint 网站上的列表。 在 Office Access 2007 中工作时,你也不能添加、删除或修改链接表中的字段。

使用 Office Access 2007 使链接的 SharePoint 列表脱机

如果你需要在家中或路上做一些工作,使用 Office Access 2007 只需单击一下就可以使链接的 SharePoint 列表脱机。 你可以在 Office Access 2007 中处理数据,稍后同步你所做的更改或者重新连接到 SharePoint 网站。 例如,你也许需要在路途中为一个客户提供零部件目录。 如果你已将 SharePoint 列表链接到 Office Access 2007 表,你可以使数据脱机,最后再让数据重新联机。 如果发生冲突(例如,如果其他人更新了服务器上的相同记录或者此人也在脱机工作),你可以在同步时解决冲突。

在 SharePoint 网站上打开 Office Access 2007 窗体和报表

可以通过 SharePoint 网站在多种 Office Access 2007 视图中打开列表。 Office Access 2007 窗体、报表和数据表可以与其他视图一起显示在 SharePoint 网站上。 选择一种视图时,Office Access 2007 会启动并打开请求的窗体、报表或数据表。 这样你就可以在 SharePoint 网站上方便地运行详细报表,而不必先启动 Office Access 2007 或者导航到正确的对象。

注意: 用户需要在自己的计算机上安装 Office Access 2007 才能在 SharePoint 网站上创建、使用或修改 Office Access 2007 视图。

将 Office Access 2007 数据库发布到 SharePoint 网站

可以将 Office Access 2007 数据库发布(也可以称为移动和升迁)到 Office SharePoint Server 2007。 将数据库从 Office Access 2007 发布到 SharePoint 网站时,你在 SharePoint 网站上创建了列表,它们作为数据库中的表链接。 移动某个数据库时,Office Access 2007 会创建一个新的前端应用程序,其中包含所有旧的窗体和报表以及刚导出的新链接表。 “迁移到 SharePoint 网站向导”可以帮助你同时移出所有表中的数据。 或者,可以随后将 Office Access 2007 数据库加载到 SharePoint 文档库中。

例如,可以使用与 SharePoint 网站上的“问题跟踪”模板直接交互的“Access 跟踪”模板来跟踪组织的数据、问题和工作流。 当用户使用 SharePoint 网站上的这些列表时,他们可以通过 SharePoint 列表的“视图”菜单打开 Office Access 2007 查询和报表。 如果你想查看和打印 Access 问题报表以便在月度会议上使用,可以直接在 SharePoint 列表中进行相应操作。

在创建 SharePoint 列表后,用户在使用 SharePoint 网站的功能管理数据并及时了解最新的更新时,他们可以在 SharePoint 网站上或在 Office Access 2007 的链接表中使用这些列表。 作为管理员,你可以管理数据的权限以及数据的版本,以便可以了解谁更改了数据或者还原了以前的数据。

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SharePoint Designer

希望执行以下操作时请使用 Office SharePoint Designer 2007:

  • 创建和自定义网站。

  • 设计工作流,但不必使用传统的程序编码语言或技术。

  • 通过设计数据视图来创建实时数据的自定义视图。

  • 通过将数据视图作为窗体插入,创建一个将数据再写入数据源的窗体。

Office SharePoint Designer 2007 提供了下列以数据为核心的与 Office SharePoint Server 2007 的集成点。

SharePoint Designer 以数据为核心的集成点

1. 使用 Office SharePoint Designer 2007 创建数据视图。

2. 在数据视图中读取、组合和更新多个不同数据源中的数据,数据视图是一个只能在 Office SharePoint Designer 2007 中创建的 Web 部件。

3. 在网页的数据视图中显示和编辑数据。

数据视图

一个示例数据视图

数据视图是数据源的可自定义的实时视图,采用可扩展标记语言 (XML) 形式并使用可扩展样式表语言转换 (XSLT) 来显示该数据。通过使用数据视图,你可以执行下列操作:

  • 显示和编辑来自各种数据源(包括数据库查询、XML 文档及 SharePoint 列表和库)的数据,并汇集多个数据源中的数据以创建灵活的自定义视图和报表。

  • 显示可进行筛选、排序或分组的数据的实时视图,并生成条件视图。

  • 生成 Web 部件页并连接 Web 部件以创建商业解决方案。

  • 创建各种自定义窗体。

更多信息

SharePoint 应用程序构建简介

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其他 Office system 程序

虽然其他 Office system 程序并不以数据为核心,但有一些其他方法可将结构化数据和半结构化数据合并到使用这些程序的解决方案中。

Visio 数据图表

通过使用 Microsoft Visio Viewer 或者将 Visio 图表另存为网页,可以在网页上显示 Visio 图表。 图表可以使用数据链接来帮助你通过 Visio 形状来显示、组织、了解和提供存储在列表、工作簿或数据库中的数据。 例如,你可以显示不同区域的销售数据,这样可以很方便地对各个区域今年和往年的销售成果进行比较。

用标志显示状态

邮件合并

可以使用目录合并创建的不同类别的出版物 可以使用 Word、Publisher 和 Outlook 创建一个群发邮件解决方案,具体方法是使用邮件合并创建针对顾客或客户的个性化的信函、信封、标签和电子邮件。 例如,你可以将 Word 或 Publisher 文档存储在 SharePoint 库中并使用“联系人”列表(及许多其他可能的数据源)作为邮件合并操作的数据源。 你甚至可以使用工作流来“启动”邮件合并,该邮件合并是针对特定客户的营销活动的一部分。

Word、PowerPoint 和 Excel 中的文档信息面板

简单的关键字搜索往往不够精确,无法满足对与某些项目、业务实体或帐户关联的业务记录的请求。 以下 2007 Office 版本 程序中提供文档信息面板:Word、Excel 和 PowerPoint。 文档信息面板是一种元数据捕获机制,易于配置,无需编写程序代码。 文档信息面板收集和检索元数据,以便向文档提供上下文,它增强了在整个 SharePoint 网站上搜索文档的能力。

文档信息面板 由于文档信息面板是一个 XML 表单,因此可以使用 InfoPath 对其完全自定义。 利用 InfoPath 的数据连接功能,你甚至可以创建一个将 LOB 数据引入表单的文档信息面板。 例如,你可能用客户记录管理 (CRM) 系统中的数据填充客户数据字段。 在关闭文档前,用户可能会向其中添加任何重要的文档信息,例如指向相关文档的链接。 元数据就这样用一种更加简便的方式捕获,并轻松地与一组客户、产品及相关文档相关联。

更多信息

使用 InfoPath 设计文档信息面板的简介

使用 InfoPath 设计文档信息面板

查看或更改 Office 文档的属性

Outlook 2007 任务和联系人

Outlook 与 Office SharePoint Server 2007 之间有许多集成点。 你可以通过使用 SharePoint 联系人列表发送电子邮件,并排显示 SharePoint 日历和 Outlook 2007 日历,管理 SharePoint 通知和 RSS 源,创建会议工作区并使用工作流。 你还可以使文档库脱机,让文档库再次联机并使用 Outlook 2007 同步它们。 还有两个以数据为中心的集成点涉及到使用结构化数据。

你可以通过以下三种方式来使用标准任务列表和项目任务列表这两者:使任务列表脱机,然后再使它们联机并同步它们;在 Outlook 中查看和更新 SharePoint 网站上的任务并向该网站添加新任务;创建任务并向团队成员分配任务。

“联系人”列表 你还可以在 Outlook 中更加高效地存储、共享和管理 SharePoint 联系人。 在连接到 Outlook 2007 后,SharePoint 联系人的工作方式正如你的个人 Outlook 联系人一样。 你可以查看、编辑和打印这些联系人,甚至可以使用 Microsoft Office Communicator 与他们通话。 你可以向他们发送电子邮件和会议请求,使用颜色类别,存储多个电话号码和电子邮件地址,以及包括联系人的照片、电子名片及生日和周年纪念日信息。 你甚至可以使用联系人 Web 部件在 Web 部件页上显示 Outlook 联系人。

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开始使用模板和方案

为了帮助你使商业解决方案触手可及,Microsoft 提供了各种“直接可用”的模板,可以帮助你快速构建通用解决方案。 下面几部分介绍了一些实用模板和典型方案;这些模板是具有功能、样式和布局的预定义的文档或网站,它们可以满足一般需要;而典型方案则是对可能与你需要的解决方案基本上相符的商业解决方案的说明。 模板和方案是你的“预先设计好的建筑风格和平面图”,有助于你选择最能满足你的商业解决方案需要的设计。

将这些模板和方案用作一个起点来自定义和创建你自己的商业解决方案。 使用 Office SharePoint Designer 2007 在 SharePoint 网站上添加或修改有关数据的视图,自定义 SharePoint 网站的母版页以符合你的网站标准,并集成来自数据源的外部数据。 添加到或自定义现有的业务逻辑,以便更好地适合组织的流程和工作流。 使用 BDC 将 LOB 数据集成到商业解决方案中。 利用 Access、InfoPath 和 Excel 提供的许多以数据为核心的集成点按照你需要的方式进一步增强这些模板和方案。 一切皆有可能。

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SharePoint 网站模板

Microsoft 提供的网站模板提供了现成的自定义方案,这些方案是为满足任何规模的组织内的特定业务流程或任务集的需要和要求而量身定制的。 这些网站模板基于 Windows SharePoint Services 3.0 并与 Office SharePoint Designer 2007 兼容,有助于简化自定义。

管理和财务模板

董事会     为董事会会议记录、任务和问题以及活动提供了一个位置。

企业绩效报告     通过调查和联机讨论帮助跟踪客户满意度。

规范流程支持网站     通过指定控制任务和管理文档库来帮助团队和高层支持者管理合规性实施工作。

有争议发票管理     帮助现金出纳部门跟踪与供应商发票有关的信息,包括提前支付的意义与拖后支付的原因。

费用报销和审批     管理费用审批过程的要素,有助于节省审批者的时间。

招标书     帮助管理招标书 (RFP) 的创建和发布过程以及收集招标书的提交和接受通知。

人力资源

请假和假期安排管理     帮助员工对请假进行管理,包括列出请假者不在的天数以及他们不在时由谁承担他们的职责。

员工活动网站     帮助员工创建并注册参加由公司赞助的活动和事件。

员工自助福利     让员工可以找到并注册获得公司提供的福利。

员工培训计划和材料     帮助安排培训并提供一个位置让员工注册并得到课程资料。

职位申请和面试管理     让你的招聘团队可以简化管理职位申请和补充职位空缺的过程。

IT 和运营

Bug 数据库     帮助开发团队收集和跟踪有关代码中的 bug 的信息,包括 bug 的再现步骤、类别、批注、优先级和严重程度。

呼叫中心     帮助个人管理客户服务请求的处理过程,包括从问题确定到原因分析和解决。

技术支持     帮助团队管理服务请求的处理过程,包括管理根本原因的确定过程以及跟踪状态。

库存跟踪     通过捕获手动输入的已更新库存信息并通知用户每种零部件达到再订购数量的时间来帮助组织跟踪与库存有关的要素。

IT 团队工作区     通过更新项目任务、问题、里程碑和 bug 来帮助团队管理软件项目的开发、部署和支持。

出借库     利用签出/签入功能以及自动化的过期通知来管理组织库中的实物资产。

实物资产跟踪和管理     帮助团队管理实物资产(例如位置、状况、制造商、型号、当前所有者和估计值)的请求和跟踪。

房间和设备预定     使团队可以管理共用的会议室和设备的使用。

跟踪和管理

为多个项目编制预算和跟踪多个项目     通过项目创建、任务、甘特图和常见的状态指示符工具来帮助跟踪多组相关的活动和为这些活动编制预算。

更改请求管理     帮助用户跟踪与设计更改相关的风险,包括批准或拒绝更改的能力。

讨论数据库     通过帮助团队联机讨论问题或者通过 Office Outlook 2007 RSS 功能来促进协作。

文档库和审阅     利用一个包含讨论线索的版本跟踪文档库来帮助团队管理文档审阅周期,以提供反馈。

知识库     使员工可以共享组织内的知识。

项目跟踪工作区     帮助小型团队管理项目信息,例如项目问题、任务和项目状态。

团队工作网站     使项目团队可以集中存储背景文档、跟踪日历事件并提交团队会议确定的交办事项。

考勤卡管理     通过员工的“上班打卡/下班打卡”功能以及报告进行中的工作和目前为止所用的项目工时数,来帮助简化多个项目所用工时的跟踪过程。

销售和营销

竞争分析网站     通过实用的竞争分析技术模板来帮助整理竞争对手的产品或服务的结果。

联系人管理     帮助团队管理团队成员之间的联系人信息,包括与 Office Outlook 2007 同步。

综合营销活动跟踪     允许跟踪营销活动绩效。

产品和营销要求规划     通过实用的规划模板和协作工具来帮助组织新产品和营销内容的开发过程。

销售线索渠道     通过跟踪销售线索、机会、联系人和帐户来帮助团队管理销售渠道。

专用

体育运动联盟     管理公司的棒球联盟,包括球员、队长、日程表和统计信息。

课堂管理     帮助教师存储并组织课程内容、日历项目和通知。

资产净值研究     提供一个集中位置,帮助合并对财务资产净值评估所做的研究。

政府机构案例管理     帮助管理与政府案例相关的任务、文档和委派。

临床试验启动和管理     帮助管理进行临床试验所需的文档、任务、问题和讨论。

制造流程管理     有助于使制造工程团队可以跟踪线性加工过程以及一些妨碍生产任务完成的问题。

活动计划     通过使用联机注册、日程表、沟通和反馈来帮助团队组织活动。

新店开张     帮助团队管理新店开张的过程,包括项目和任务管理工具。

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SharePoint 应用程序构建简介

Windows SharePoint services 3.0 的应用程序模板

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SharePoint 工作流

Office SharePoint Server 2007 包括以下预定义工作流,你可以使用它们来自动处理业务流程或者在常见的工作组环境中使用它们。

“审批”工作流    “审批”工作流将保存到列表或库中的文档或项目发送给一组人进行审批。 默认情况下,“审批”工作流与“文档”内容类型相关联,因此它在文档库中自动可用。

“收集反馈”工作流    “收集反馈”工作流将保存到列表或库中的文档或项目发送给一组人以收集他们的审阅反馈。 默认情况下,“收集反馈”工作流与“文档”内容类型相关联,因此它在文档库中自动可用。

“收集签名”工作流    “收集签名”工作流将保存到列表或库中的 Office 文档发送给一组人以收集他们的数字签名。 “收集签名”工作流仅对包含一个或多个签名行的 Office Word 2007 或 Office Excel 2007 文档有效。 默认情况下,“收集签名”工作流与“文档”内容类型相关联,因此它在文档库中自动可供包含签名行的文档或工作簿使用。

“处置审批”工作流    “处置审批”工作流是为支持组织内的记录管理需求而设计的。 此工作流通过允许由参与者决定是保留还是删除到期的文档或项目来管理文档到期和保留过程。

“翻译管理”工作流    “翻译管理”工作流创建翻译管理库中源文档的副本并将副本发送给指定的译者进行翻译。 “翻译管理”工作流仅对翻译管理库可用。

采购订单审批方案     一个常见的业务流程是采购订单审批流程,该流程可以兼具四种默认工作流:

  • 审阅当前预算状况(“收集反馈”工作流)

  • 核实库存(“处置审批”工作流)

  • 如果超出审批限额,则获得经理的批准(“收集签名”工作流)

  • 批准采购订单(“审批”工作流)

发送通知邮件方案    你的团队使用共享文档库协作处理文档,并使用“分配对象”列跟踪文档的分配对象。 你希望创建一个在任何团队成员收到工作分配时都向其自动发送一封电子邮件的工作流,而不是让所有团队成员不停地检查团队网站以确定是否有新分配给他们的文档。 你可以通过创建一个单步工作流来快速达到此目的。

从讨论项目创建任务    你的团队使用“工作组讨论”列表来处理团队必须要解决的问题和难题。 在讨论过程中经常会出现一个需要由某个团队成员继续处理的问题或工作项目。 你希望能够从工作组讨论项目方便地创建一个任务项目。 你决定创建一个工作流,以便让你的团队只需单击“工作组讨论”列表中的某个按钮便可以在“任务”列表内创建一个任务。 创建的任务将自动包含来自相关讨论项目的信息,而该任务将自动分配给创建原始讨论项目的人。

传送费用报表进行审阅    你的团队填写每月费用报表,这些报表是用 Office InfoPath 2007 设计的表单。 你的团队填写这些表单并将表单存储在 SharePoint 网站上的一个表单库内。 当费用报表超过一定金额时,你希望自动通知相关人员审阅报表。 你可以通过一个单步工作流来快速自动化此过程。

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使用审批工作流

使用收集反馈工作流

使用收集签名工作流

使用处置审批工作流

使用翻译管理工作流

工作流示例:发送通知消息

工作流示例:根据讨论项目创建任务

工作流示例:传送零用金报销单以供审阅

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Office system 模板和方案

当你查找 Office 模板时,Office Online 模板网站是一个理想的出发点,你将在该网站上找到数百个可用于各种用途(从议程到动物园)的模板。

虽然可以在许多方面使用 Excel 2007、Excel Services、Access 2007 和 InfoPath 2007 来解决很多问题,但以下模板和方案可处理一些常用商业解决方案,并且可以改动以便用于 SharePoint Server。

Excel 2007 方案

会计专用     可以在许多财务会计报表中使用 Excel 强大的计算功能,例如现金流量表、利润表或损益表。

预算     无论是个人需要还是与企业有关的需要,你都可以在 Excel 中创建任何类型的预算,例如营销预算计划、活动预算或退休预算。

帐单和销售     Excel 还可用于管理帐单和销售数据,你可以轻松地创建所需的表单,例如销售发票、装箱单或采购订单。

报表     可以在 Excel 中创建各种类型的报表来反映你的数据分析或汇总你的数据,例如衡量项目绩效、预测数据或者提供方差数据的报表。

计划     Excel 是用来创建专业计划或实用计划器的绝妙工具,例如一周教案、营销研究计划、年终税收计划或帮助你计划每周的餐饮、聚会或假期的计划器。

Excel Services 方案

商务智能仪表板     执行委员会有权访问作为公司最新的财务记分板的若干个公司仪表板。 为了对公司业绩进行连续评估,主仪表板每月都会对销售目标、目标收入和利润率等 KPI 进行汇总。 其他一些仪表板会对市场新闻进行汇总,以帮助分析当前项目和新项目的财务风险并显示关键财务数据图表,从而帮助评估不同的投资组合。

营销分析信息系统     一家销售运动服装和运动设施的公司的营销部门维护着一个信息门户页面,该页面汇总了重要的人口统计数据,例如性别、年龄、地区、收入水平和喜爱的休闲活动等。 该营销部门的大多数员工可以在他们的计算机上有选择地打开一些 Excel 工作簿,并进行所有数据的“假设分析”或者打印格式精美的报表。 经过一段时间,用户还可以方便地添加报表与他人共享。

职业运动员统计信息     大联盟运动组织共享以前及目前有关所有运动员的成绩和薪金的统计信息。 此数据用来进行交易和商谈薪金合同。 特别是在赛季前,所有者会创建、修订和共享新的报表和分析。

零售店决策工具     零售连锁店每周汇总重要的销售点数据并与供货商、财务分析员和地区经理共享。 报表包括当前库存不足商品、按销售类别排列的前 20 种畅销商品、重要的季节性数据以及每个店面的交易计数。

销售帐户管理报告系统     销售组访问一组每日简报,这些简报捕获关键数据,例如最出色的销售人员、每月销售目标的进度、成功的销售计划和表现不佳的分销渠道。 其他报表汇总了按照重要的可变因素列出的销售额,例如区域、产品系列和月份、每周推销次数以及成功的推销次数。 当各个销售人员显示这些报表时,他们的销售数量可以自动显示出来,因为系统可以根据他们的用户名识别他们。

工程项目每日摘要     工程组开发了一个 Web 部件页,其中汇总了关键的项目计划数据,例如 bug 计数、规范的状态、进度表、未来的趋势和优先级以及指向重要资源和联系人的链接。 数据是通过项目数据库和规范列表等一些外部数据源绘制的。

专用财务分析计算模型    一家大型金融机构研发出一种定价模型,它是一个私有知识产权。 公式的结果需要与一些投资经理共享,但用来计算该定价模型的公式必须要保证安全并且永远不得公开。 此定价模型极为复杂并且需要很长的计算时间。 每天晚上,定价模型报表在一个运行速度很快的服务器上计算并创建,保存到一个受信任位置,并显示在 Web 部件页上,但仅可供有相应权限的人查看。

Access 2007 模板

资产     创建一个资产数据库来跟踪资产,包括资产明细和所有者。 可以将资产分类并记录资产的状况、获得日期、位置、所有者及其他信息。

管理联系人     你可以管理你的联系人和邮寄地址,然后在 Access 中创建报表或者利用 Word 合并数据以打印套用信函、信封或邮件标签。 创建一个联系人数据库来管理与你的团队协作的人员(如客户和合作伙伴)的相关信息。 你可以跟踪姓名和地址信息、电话号码、电子邮件地址,甚至附加图片。

库存和资产跟踪     你可以创建家中或公司中物品的清单,并将照片或其他相关文档与数据一起存储。

订单跟踪     你可以输入有关产品、客户和订单的信息,然后创建按照员工、区域、时间段或一些其他值显示销售额的报表。

任务、问题和项目跟踪     你可以跟踪一组人员的任务,并在其他人更新其现有任务的同时向同一数据库中输入新任务。 跟踪你或你的团队需要完成的一组工作项目。 创建一个问题数据库来管理一组问题或难题。 你可以分配问题,确定问题的优先级并从始至终注意问题的进度。 管理任务并密切关注一个或多个项目的预算。

营销项目和销售渠道     创建一个销售渠道数据库,在较小的销售小组范围内跟踪预期销售的进度。 跟踪营销项目的详细信息并计划和监控项目可交付结果。

活动计划     可以输入有关活动日期、地点和参与者的信息,然后打印关于活动的日程表或摘要。 如果希望跟踪即将召开的会议、期限和其他重要活动,请创建一个活动数据库。 记录标题、地点、开始时间、结束时间以及说明,还可附加图像。

教职员和学生     创建一个数据库来跟踪重要的教职员工信息,例如电话和地址信息、紧急联系人信息以及就业数据。 创建一个学生数据库来跟踪有关学生的信息,包括紧急联系人、医疗信息以及有关其监护人的信息。

InfoPath 2007 模板和方案

资产跟踪模板     跟踪企业资产(如计算机设备)明细和位置。

会议议程模板     组织和汇总企业会议。 使用此表单模板可列出议程项目,并记录会议纪要、决定和拟办事项。

状态报告模板     跟踪小组成员的项目和工作分配的进度及问题。 各个状态报告可合并到一个报告中,因此经理们可以为其小组创建一个综合性状态报告。

出差申请模板     申请出差的行程安排,例如航班和酒店预订。

费用报表模板    联机或脱机填写包含大量内置数据验证业务规则逻辑的费用报表,此费用报表非常适合经常出差的员工使用。

保险索赔方案     使客户、保险代理商及相关的业务人士可以使用联机表单来处理其保险索赔事务。 除了通过打电话提交索赔外,客户还可以通过在网站上填写表单来提交索赔。 使用集成的审批工作流允许代理商快速查看处理索赔的其他各方的状态并查看理赔人是否已完成审批流程。

许可申请方案     在 Web 浏览器中填写许可申请,以使许可过程更加简便,这样承包商再也不用去政府办公室申请许可了。

库存管理方案     轻松有效地在庞大的供应商网络上查询库存,提高库存估算的精确度。

市场调研方案     通过使用一个表单模板收集和记录客户反馈并确保信息结构和形式的一致,来帮助进行市场调研活动。

更多信息

在哪里找到 Office 模板?

Access 2007 模板指南

InfoPath 和 InfoPath Forms Services 的使用方案

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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