在 SharePoint 库中跟踪文件的版本

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您可以跟踪从 Windows SharePoint Services 3.0 网站或 Microsoft Office SharePoint Server 2007 网站上的文档库中签出的文件的版本(如果已为该文档库启用了版本控制)。

注意: 尽管可以从 SharePoint 库内完成大多数这些过程,但本文将侧重讨论您可以从 2007 Microsoft Office 系统 程序内执行的操作。有关从 SharePoint 库内执行这些过程的详细信息,请参考“请参阅”部分中的链接。

本文内容

处理主要版本和次要版本

在库中启用版本控制

将文件保存为主要版本或次要版本

查看文件的以前版本的属性

查看文件的以前版本

还原文件的以前版本

处理主要版本和次要版本

如果在 SharePoint 库中启用了版本控制,文件的以前版本将存储在库中,以便您能够查看有关以前版本的信息、查看以前的版本以及甚至用旧版本替换当前版本,无需离开 2007 Office 版本程序即可完成所有这些操作。通过在 SharePoint 库中跟踪文件的版本,您将能够在修订内容的过程中更好地管理内容。当若干个人协作创建文件或者文件穿插在开发和审阅过程的几个阶段中时,版本控制则非常有用,因为您可以对不同版本之间的更改加以比较。

要处理存储在 SharePoint 库中的文件的版本,您必须先从启用了版本控制的 SharePoint 库中打开该文件。从库中打开文件后,其他“服务器”选项(包括版本控制选项)将出现在“Office 按钮”下。

可以对启用了版本控制的库进行设置以便只跟踪文件的主要版本,也可以将其设置为同时跟踪主要版本和次要版本。

同时跟踪主要版本和次要版本具有如下主要优势:

  • 人们可以轻松地看到何时对文件进行了重大更改。

  • 可以对库进行设置以便只有特定人员才能查看次要版本,这样,您就能在不允许所有库用户查看草稿的情况下来处理草稿。

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在库中启用版本控制

要保留文件以前的版本,您首先需要从 SharePoint 库内启用版本控制。

注意: 要启用版本控制,您必须拥有设计列表或库的权限。

  1. 在 SharePoint 网站上,打开要为其启用版本控制的库。

    1. 设置菜单 设置菜单 ,单击要打开的库的类型设置。

      例如,在文档库中,单击“文档库设置”

  2. “常规设置”下,单击“版本控制设置”

  3. “文档版本历史记录”下,选择所需版本控制的类型:

    • 要仅跟踪主要版本,请单击“创建主要版本”

    • 要同时跟踪主要版本和次要版本,请单击“创建主要版本和次要(草稿)版本”

  4. 单击“确定”

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将文件保存为主要版本或次要版本

以下过程的第一项操作是从库中签出文件,因为您在将文件签入到库中时选择了将文件保存为主要版本或次要版本。如果您的库跟踪主要版本和次要版本,并且您更改了文件而未从库中签出文件,当保存文件时,文件将自动保存为次要版本。如果首先签出了文件,则可以选择要将文件保存为哪种类型的版本,并且可以提供有关版本的注释。

  1. 在库中,单击文档的名称以在 2007 Office 版本程序中打开文档。

  2. 要签出文件,请依次单击“Office 按钮” Office 按钮图像“服务器”,然后单击“签出”

    Word 文档默认情况下通常在“全屏显示”视图中打开。如果您的文档是这种情况,您必须单击“关闭”切换到“页面”视图,然后才能完成此步骤。

  3. 编辑文件。

  4. 要签入文件,请依次单击“Office 按钮” Office 按钮图像“服务器”,然后单击“签入”

  5. 如果提示您签入主要版本或次要版本,请单击“次要版本”(如果进行的是次要更改) 或“主要版本”(如果进行的是主要更改)。

    • 具有文件读取权限的任何人都可以看到主要版本(可以将其想像为已发布的文件)。

    • 次要版本(可以将其想像为草稿)则可能只有具有文件编辑权限的人员才能看到。

      注意: 谁能查看草稿取决于库的“文档库设置”“版本控制设置”“草稿项目安全性”部分中的设置。

  6. 添加版本注释(如果需要),然后单击“确定”

注意: 如果您的库设置为在发布版本之前需要批准,则在文件得到批准之前,库的其他用户将无法查看文件。选择了要如何签入文件后,您可能还会看到一个工作流表单。有关谁能够查看草稿以及有关工作流表单的详细信息,请参考“请参阅”部分中的链接。

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查看文件的以前版本的属性

在 2007 Office 版本程序中查看或编辑文件时,您可以查看文件以前版本的属性(元数据)。这些属性包括有关文件更改时间以及更改者的信息。在库中,版本历史记录还可能包含人员对他们的更改所做的注释。

注意: 此过程仅适用于处在已启用版本控制的库中的文件。

  1. 在 2007 Office 版本程序中打开文件后,依次单击“Office 按钮” Office 按钮图像“服务器”,然后单击“查看版本历史记录”

    “为文件名保存的版本”对话框将显示文件所有以前版本的列表,以及诸如版本号、每个版本的修改时间、更改者以及包含的任何注释等信息。

    要查看整个注释,请在“注释”列中单击注释以打开“签入备注”对话框。

    注意: 如果您的库设置为允许主要版本和次要版本,“为文件名保存的版本”对话框中的“编号”列将使用编号来显示哪些是主要版本,以及哪些是次要版本。主要版本由整数标明,次要版本由小数标明。

您也可以从库内查看版本历史记录。有关详细信息,请参考“请参阅”部分中的链接。

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查看文件的以前版本

在 2007 Office 版本程序中查看或编辑文件时,您可以查看文件的以前版本而无需覆盖当前版本。对于 .aspx 文件,您只能查看有关对文件所做更改的详细信息,而无法查看文件创建的实际页面。

注意: 此过程仅适用于处在已启用版本控制的库中的文件。

  1. 依次单击“Office 按钮” Office 按钮图像“服务器”,然后单击“查看版本历史记录”

  2. “为文件名保存的版本”对话框中,单击想要查看的以前版本,然后单击“打开”

您也可以从库内查看以前的版本。有关详细信息,请参考“请参阅”部分中的链接。

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还原文件的以前版本

您是否在当前版本中操作失误?或者,您也许需要还原已删除的文件部分。在 2007 Office 版本程序中查看或编辑文件时,您可以轻松地用以前的版本替换当前版本。当前版本随之成为版本历史记录的一部分。

注意: 此过程仅适用于处在已启用版本控制的库中的文件。

  1. 依次单击“Office 按钮” Office 按钮图像“服务器”,然后单击“查看版本历史记录”

  2. “为文件名保存的版本”对话框中,单击想要还原的以前版本,然后单击“还原”

您也可以从库内用以前的版本替换当前文件。有关详细信息,请参考“请参阅”部分中的链接。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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