在 SharePoint 工作区中使用外部列表

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大多数 SharePoint 列表存在于 SharePoint 网站“内部”。用户直接在网站上的列表中创建和保存项目。有些 SharePoint 列表在“外部”。这些列表使用 SharePoint 和 Office2010 的 Business Connectivity Service (BCS) 功能检索数据,直接从外部系统(如业务线系统或 Web 2.0 服务)提取数据。

您可在 SharePoint 工作区中下载和同步外部列表,方式与其他类型的 SharePoint 列表相同。在 SharePoint 工作区的内容窗格中,内容按“类型”排序时,这些列表会排在标题“外部列表”下面。

本帮助文章介绍外部列表与 SharePoint 工作区中其他 SharePoint 列表类型的行为和功能的不同之处。

系统要求

下载外部列表

同步外部列表

SharePoint 工作区中的外部列表中搜索内容

排序、 分组或筛选外部列表中的项目

刷新本地缓存

解决外部列表中冲突和错误

系统要求

注意以下要求:

  • 必须在具有企业版客户端访问许可证的 SharePoint Server 上承载外部列表。

  • 系统必须安装有 Microsoft .Net Framework 3.5 或更高版本。

  • Microsoft Office 2010 安装必须具有"Business Connectivity Services"选项处于启用状态。默认情况下启用此选项,将显示在"Office 共享"下。如果您主动禁用此选项在安装期间,您可以更新安装在 Windows 控制面板中使用添加/删除程序。如果您不确定是否可以启用此选项,请与管理员联系。

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下载外部列表

在将外部列表下载到 SharePoint 工作区时,您将看到安装列表所需的一个附加安装对话框。在 SharePoint 工作区中使用外部列表时,如果选择“同步工具”命令,您还会看到这些提示。

如果在“同步到计算机”对话框中选择“配置”选项来查看可用的列表和库,则外部列表将显示在“配置设置”对话框中,区别如下:

  • 项目”和“上次修改日期”字段将为空。SharePoint 工作区不能提供外部列表的项目计数或上次修改日期,因为此数据未存储在 SharePoint 中。

  • 下载”下拉菜单已设置为默认视图。如果所选的外部列表包含多个视图,您可通过从下拉菜单中选择“选择的视图”,然后单击“编辑”按钮来选择不同的视图。

    如果列表包含大量项目,则您可能希望选择其他视图,并且希望缩小下载范围。

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同步外部列表

如果您联机,则在 SharePoint 工作区的外部列表中保存的更新会立即同步到外部系统中。

然而,SharePoint 网站与 SharePoint 工作区中外部列表之间的自动同步频率低于与其他 SharePoint 列表之间的同步频率,通常约为每 180 分钟同步一次。如果您想确保使用最新的数据,包括可能对列表所做的任何结构性更改,您可以根据需要启动手动同步。

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在 SharePoint 工作区中搜索外部列表的内容

SharePoint 工作区搜索功能 (提供技术支持 Windows Search 4.0) 不会返回外部列表中的内容的结果。但是,您可以使用搜索此列表功能在每个单独的外部列表中可用。

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对外部列表中的项目排序、分组或筛选

可以单击外部列表中的列标题旁边的下拉箭头,来查看 SharePoint 网站上的外部列表可用的相同排序、分组和筛选选项。

外部列表中的排序、分组和筛选选项

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刷新本地缓存

尽管非常少见,但其他 Microsoft Office 应用程序可以与您在 SharePoint 工作区中的外部列表中使用的相同数据进行交互。由于 SharePoint Workspace 不与其他 Microsoft Office 应用程序同步,因此外部列表数据可能已在其他应用程序中更新,且在 SharePoint Workspace 中已过期。

若要确保您使用的是最新内容(与其他 Office 应用程序相比),可以刷新本地缓存:单击“同步”,然后单击“从本地缓存刷新”。

注意: 每次选择工作区中的列表时,外部列表中的内容也会更新。

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解决外部列表中的冲突和错误

有关解决外部列表中冲突和错误的信息,请参阅解决外部列表工具中冲突和错误

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