在 Publisher 中将邮政条码添加到标签或信封中

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

United States Postal Service (USPS)(美国邮政服务)开发了收信人地点条码 (DPBC) 来帮助自动分拣邮寄到美国 1 亿多个唯一收信人地点的邮件。当您将邮政条码添加到邮件中的每个信封或标签时,您就有资格享受自动折扣。

带条码的地址标签

本文内容

邮政条形码要求

将邮政条形码添加到的收件人列表

打开或创建信封或标签出版物

使用邮件合并功能向出版物添加条码

预览和打印信封或标签

邮政条码要求

在将邮政条码添加到标签和信封之前,计算机上必须安装有邮政条码字体。您可以从各种公司获得条码字体。若要查找提供条码字体的公司,请在 Office Online 的 Microsoft Office 市场中或使用 Internet 搜索引擎搜索“条码字体”。

请仔细阅读您购买的条码字体所附带的文档。该文档应该会确切说明创建有效的条码所需要键入的字符和数字,还会说明要符合 USPS 要求时要使用的字号,如何创建在条码开头和结尾将条码框起的长条,以及其他信息。

USPS 指南邮政条形码各不相同的邮件的类型 (字母、 答复邮件、 期刊,等)。请务必选中与您的特定用法的要求的指导原则。批量邮件费率要求您关注的某些处理和邮寄过程。此外,USPS 定期更改其计算邮政条形码的方式。由于下列原因,务必处理您的本地邮局。

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将邮政条码添加到收件人列表

将条码添加到标签或信封的方式与添加姓名和地址的方式相同 - 准备数据源并使用邮件合并。

数据源是 Microsoft Office Publisher 收件人列表、Microsoft Office Access 数据库表、Microsoft Office Excel 工作表、Microsoft Office Outlook 联系人列表或在其中存储了要合并到标签或信封中的姓名和地址的其他结构化文件。

您必须在该数据源中创建条码列。条码列中的每行必须包含字符和数字组合,它们将以邮政条码字体打印为将条码框起两个长条、ZIP+4 Code、收件人地点编码和修正字符。

包含条码列的 Excel 工作表

1. 数据源中的每列代表一类信息。通过将列占位符(也称为数据域)插入到起始标签或信封出版物中,您可以将存储在列中每一行的特定信息添加到打印出的标签和信封中。

2. 该单元格中的字符和数字为同一行中的地址定义邮政条码。在该示例中,括号代表将条码框起的长条。请查看您的邮政条码字体附带的文档,查找应使用的字符。

3. 每行中的信息与将要显示在某个标签或信封上的信息相对应。

将条码添加到数据源

如果您还没有可用作数据源的邮件列表,您需要创建一个。有关创建邮件列表的信息,请参阅有关邮寄列表的提示

如果已经有邮寄列表,您需要将条码数字添加到每个记录中。您可以将这些数字键入打算用于邮件合并的数据源列中。

如果您是在 Publisher 中创建的数据源,可以使用下列操作步骤来更新数据源。如果您是在 Access、Excel、Outlook 或其他程序中创建的数据源,最好在创建数据源所使用的同一程序中更新数据源。在 Publisher 中进行邮件合并期间连接到收件人列表之后,您还可以对这些程序中的任何一个程序创建的数据源进行编辑。

更新数据源

  1. 在 Publisher 的“工具”菜单上,指向“邮寄和目录”,再单击“编辑通讯录”

  2. “打开通讯录”对话框中,选择数据源,再单击“打开”

  3. “编辑数据源”对话框中,单击“自定义列”

  4. “自定义地址列表”对话框中,单击“添加”

  5. “添加域”对话框中,键入域名称(或列标题),例如条码,再单击“确定”,然后再次单击“确定”

  6. “编辑数据源”对话框中,单击要输入数据的新列中的第一个单元格。

  7. 键入条码,然后按向下键移动到下一行。

  8. 重复该操作,直至列出了要使用的所有条码。

  9. 单击“确定”以保存并关闭文件。

    注意: 即使数据源中有条码列,您仍然需要单独的邮政编码列(如果希望邮政编码显示在打印出的标签或信封的地址中)。

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打开或创建信封或标签出版物

设置完数据源后,您就可以打开信封或标签出版物。如果已经有过去用于邮件的出版物,您可以打开该出版物。如果您要从头开始,请打开一个大小与要在其上打印姓名、地址和条码的信封或标签相匹配的出版物。如果要打印标签,请记录与您购买的标签包关联的产品编号,如 5160 或 L7163。您需要该编号才能打开正确的出版物。

打开一个现有的出版物

  1. 启动 Publisher。

  2. “文件”菜单上,单击“打开”

  3. “打开出版物”对话框中,找到所需的信封或标签出版物,再单击“打开”

使用信封从头开始

  1. 启动 Publisher。

  2. “出版物类型”列表中,执行下列操作之一:

    • 若要从普通空白信封开始,请单击“空白纸张尺寸”,然后单击“信封”

    • 若要从预先设计好的信封开始,请在“出版物类型”下,单击“信封”,然后进行任何所需的更改来自定义出版物。

      “自定义”下,您可以指定颜色和字体方案以及要应用于设计的业务信息集。

  3. 单击“创建”

使用标签从头开始

许多出版物都可以设置为打印在特定制造商的标签产品上。例如,可以使用 Publisher 中的设计之一设计标签,然后,在特定制造商(例如 Avery、NCR 或 Printec)的标签纸上打印出版物。

  1. 启动 Publisher。

  2. “出版物类型”列表中,单击“空白纸张尺寸”,然后单击“邮件标签”“媒体标签”“其他标签”

    “自定义”下,您可以指定颜色和字体方案以及要应用于设计的业务信息集。

  3. 找到标签的制造商名称,然后展开列表。

  4. 滚动浏览这些标签出版物,单击与标签的包装的产品编号或大小相符的产品编号或大小,然后单击“创建”

    如果没有看到与包装上的编号完全相符的出版物编号,请查看标签附带的包装和信息。可能列出了 Publisher 中提供的其他产品编号,其大小和布局等同于您所购买的包装中的标签。例如,要打印到 Avery 8163,您可以在 Publisher 中选择 Avery 8463、8663、15163 或 18163。

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使用邮件合并将条码添加到出版物

打开标签或信封出版物后,您就可以将它连接到数据源,数据源是包含要添加的姓名、地址和条码的文件。建立连接后,就可以将占位符(合并域)添加到起始出版物中,以指示地址和条码在打印出的标签或信封上将出现的位置。

如果您想要将图片合并到出版物页面 — 例如添加公司徽标,— 文件名或路径要合并的图片文件必须包括您的数据源。在数据源中不要包括实际图片或图像。

连接到数据源

  1. “工具”菜单上,指向“邮寄和目录”,然后单击“邮件合并”

  2. “邮件合并”任务窗格的“创建收件人列表”下,单击“使用现有列表”,然后单击“下一步: 创建或连接到收件人列表”

  3. “选取数据源”对话框中,单击包含条码的数据源。

    默认情况下,Microsoft Publisher 会将数据源存储在“我的数据源”文件夹中。您可能需要通过浏览找到数据源。

  4. 单击“打开”

    根据所选择的数据源类型,可能会出现其他对话框,要求提供具体信息。例如,如果数据源是在多张工作表上都包含信息的 Microsoft Office Excel 工作簿,您需要选择包含所需信息的工作表,然后单击“确定”

  5. “邮件合并收件人”对话框为您提供了缩小数据文件中的条目范围或对其进行排序的机会。例如,您可能希望将邮件仅发送给某个城市的客户。如果不想缩小信息范围或对其进行排序,请单击“确定”。如果要缩小信息范围或对其进行排序,您可以执行下列一些或所有操作,然后单击“确定”

    • 如果不希望某行中的信息显示在标签或信封上,请单击该行开始处的复选框,清除复选标记。

    • 要根据某列中信息的递增或递减顺序对行进行排序,请单击该列标题。

    • 要根据特定的条件缩小行列表的范围,请单击列标题旁边的箭头。

      注意: 如果将 Outlook 联系人文件用作您的数据源并且将条码存储在其中的一个用户字段(例如,“用户字段 1”)中,您必须在“邮件合并收件人”对话框中向右滚动较长一段距离才能看到该字段。通过将字段的列标题向左或向右拖动,可以更改字段在该对话框中的位置。

  6. 单击“确定”以返回“邮件合并”任务窗格。

添加占位符并设置其格式

占位符,也称为数据域,与数据源中的列标题相对应。通过将条码数据域放在标签或信封出版物中,您可以指定希望条码列中的信息在打印出的副本上显示的位置。您可以设置域的格式,以便打印出的标签和信封上的信息与您希望的打印效果一致。您需要设置条码域的格式,以便该域中的信息使用邮政条码字体打印。

在信封上添加占位符并设置其格式

  1. 如果创建了业务信息集,它会插入为回邮地址。如果没有并且如果您不是在已打印有回邮地址的信封上打印,或者如果您从空白纸张尺寸开始来创建信封出版物,请添加回邮地址。

    • 如果有回邮地址的示例文本,请单击它,然后键入您的回邮地址。

    • 如果有没有寄信人地址文本框中,在对象工具栏上,单击文本框中 按钮图像 。在信封,沿对角线方向拖动鼠标以创建文本框的寄信人地址,然后键入寄信人地址。

  2. 现在,添加地址和条码域。

    • 如果信封上有通讯地址的示例文本,请前进到下一步。

    • 如果有通讯地址,在对象工具栏上没有文本框,请单击文本框中 按钮图像 。在信封上,将对角线方向拖动创建文本框中为通讯地址。

  3. 对象工具栏上,再次单击文本框中 按钮图像 。在信封上,上面通讯地址文本框中,沿对角线方向拖动以创建条码的另一个文本框。绘制文本框根据 USPS 由指定栏代码准则的偏移量。例如,栏代码可能必须至少.04 英寸离开通讯地址文本框顶部、 底部的条码文本框的边缘信封。最有可能需要多长时间是 3 英寸几乎容纳整个打印的条码文本框。

    注意: 请务必检查 USPS 准则中对与信封上其他元素的偏移量度量值的规定。

  4. 单击通讯地址文本框。

  5. “邮件合并”任务窗格的“其他项目”下,单击“地址块”

  6. “插入地址块”对话框中,选择收件人姓名的格式,再单击“匹配域”

  7. “匹配域”对话框中,确保您地址中列在左侧正使用的每个地址组件都与右侧数据源中的列相匹配。单击“确定”,然后再次单击“确定”

    “«地址块»”域将显示在信封出版物上。

  8. 单击条码文本框。在“邮件合并”任务窗格的“准备出版物”下,单击列表中的条码数据域,将“«条码»”域添加到信封出版物中。

    “邮件合并”任务窗格中的数据域列表

    如果从 Outlook 联系人文件合并条码,包含条码的域可能称为“用户字段 1”“用户字段 2”“用户字段 3”“用户字段 4”

  9. 选择刚添加的“«条码»”或“«用户字段»”域,包括 V 形 (« »)。

  10. “格式”菜单上,单击“字体”

  11. “字体”对话框中,“字体”下,选择邮政条码字体。在“字号”下,根据您的字体文档,选择符合 USPS 要求的字号。

  12. 单击“确定”。

    “«条码»”或“«用户字段»”域可能会更改尺寸和外观。

    您也可以更改通讯地址文本的字体、字号、颜色及更多内容。选择“«地址块»”域,包括 V 形 (« »),然后应用所需的格式。

在标签上添加占位符并设置其格式

  1. 通过执行下列操作之一,添加地址和条码域:

    • 如果标签上有示例文本,单击它。将指针置于文本框顶部的空心圆圈上。向下拖动,使文本框变为其原来尺寸的三分之二或一半。单击文本框外面的区域,取消选中文本框。

    • 如果没有示例文本在标签上,在对象工具栏上,单击文本框中 按钮图像 。在标签上,沿对角线方向拖动以创建为通讯地址文本框大约为 2 / 3 的高度和几乎完整的标签,除关于.25 长度英寸每一端的一半。请务必保留大约.125 英寸的标签以及底部的间距。

  2. 对象工具栏上,单击文本框中 按钮图像

  3. 延对角线方向进行拖动操作,在标签顶部的空白区域创建条码文本框。使这个新文本框的长度与标签上的其他文本框的长度相同,然后在该文本框顶部与标签顶部之间以及条码文本框底部与其下面的文本框之间保留至少 0.04 英寸的空间。

  4. 单击标签上的通讯地址文本框。在“邮件合并”任务窗格的“更多项目”下,单击“地址块”

  5. “插入地址块”对话框中,选择收件人姓名的格式,再单击“匹配域”

  6. “匹配域”对话框中,确保您地址中列在左侧正使用的每个地址组件都与右侧数据文件中的列相匹配。单击“确定”,然后再次单击“确定”

    “«地址块»”域将显示在标签出版物上。

  7. 单击条码文本框。在“邮件合并”任务窗格的“准备您的出版物”下,单击列表中的条码数据域,将“«条码»”域添加到信封出版物中。

    “邮件合并”任务窗格中的数据域列表

    如果从 Outlook“联系人”文件合并条码,包含条码的域可能称为“用户字段 1”“用户字段 2”“用户字段 3”“用户字段 4”

  8. 选择刚添加的“«条码»”或“«用户字段»”域,包括 V 形 (« »)。

  9. “格式”菜单上,单击“字体”

  10. “字体”对话框中,“字体”下,选择邮政条码字体。在“字号”下,根据您的字体文档选择符合 USPS 要求的字号。单击“确定”

    “«条码»”或“«用户字段»”域可能会更改尺寸和外观。

    您也可以更改通讯地址文本的字体、字号、颜色及更多内容。选择“«地址块»”域,然后应用所需的格式。

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预览和打印信封或标签

现在,您可以将数据文件中的信息合并到出版物中,为已选择合并的每行信息新建标签或信封。当您预览这些出版物时,可以在打印前发现任何需要进行解决的问题。

预览地址和条码

  1. 若要按顺序预览条目,请单击导航按钮 “前进”按钮 [返回] 按钮 以查看每个条目合并出版物中的显示方式。

    在这里可以看到一个已合并的出版物的全貌:

    带有条码的标签的预览

  2. 如果看到问题,现在可以进行解决。您可能遇到的问题包括以下例子:

  3. 如果您对预览感到满意,请在该任务窗格的底部单击“下一步: 创建合并出版物”

部分条码丢失

条码文本框可能太短,无法显示整个条码。单击该文本框周围的边框,然后拖动白色控点,直到文本框达到正确的长度。

地址显示不正确

地址可能无法正确显示。在邮件合并任务窗格中,单击地址块链接。将指针移动到文本框中包含地址块左上角,单击合并域下拉菜单 “合并域”选项 ,,然后单击更改地址块。在更改地址块对话框中,单击匹配域。在匹配域对话框中,确保您使用的您地址中左侧列出每个地址组件匹配与您在右侧的数据源中的一列。单击确定,然后再次单击确定

文本格式看起来不正确

您可能想更改地址块中的字体或字号以及颜色。请选择“«地址块»”域,包括 V 形 (« »)。在“格式”菜单上,单击“字体”以打开“字体”对话框,然后进行所需的更改。

打印合并出版物

现在,您便可以进行打印了。如果在信封上打印地址和条码,可以将出版物分页打印。如果在标签上打印地址和条码,可以在一张标签上打印地址范围及其关联的条码,或者可以在一张纸的所有标签上打印多份相同的地址及其关联的条码。

在信封上打印地址和条码

创建信封并选择所需页面尺寸之后,就可以打印信封了。

  1. “邮件合并”任务窗格上,单击“打印”,然后单击“出版物和纸张设置”选项卡。

  2. 检查预览窗口。如果不确定如何插入信封,请单击“显示插纸方式”,再单击“打开‘封面设置’对话框”

  3. 信封设置对话框中,使用粗蓝色边框的图像显示推荐的选项为您的打印机。
    信封设置插图

    纸盒和选项的数量取决于所用的打印机的生产厂家、类型和型号。

  4. 单击“确定”,然后单击“打印”

  5. “文件”菜单上,单击“保存”以保存出版物。

    注意: 请记住,保存的内容不是已打印的一组信封。保存的是出版物及其与数据源的连接,以及其占位符域。通过保存出版物,您可以在需要时快速创建另一组信封。出版物将保持与其连接到的数据源的链接,这样,您就可以快速跳转到预览步骤。

在标签上打印地址和条码

  1. “文件”菜单上,单击“打印设置”

  2. “打印设置”对话框中,执行下列操作之一:

    • 若要将标签设置为可以将不同地址及其关联的条码打印在一张纸的每个标签上,请在“打印选项”下,单击“每版打印多页”,然后单击“确定”

    • 若要将标签设置为可以将多份相同地址及其关联的条码打印在每张纸的所有标签上,请在“打印选项”下,单击“每版打印多份”,然后单击“确定”

  3. 预览打印结果,以确保标签信息在标签纸张上正确对齐。在“邮件合并”任务窗格的“创建合并出版物”下,单击“打印预览”。如果需要,请进行一些调整,以对齐标签上的地址和条码。

    操作方法

    1. 单击“关闭”关闭“打印预览”窗口。

    2. “文件”菜单上,单击“页面设置”

    3. “页面设置”对话框中,单击“高级”。在“自定义页面尺寸”对话框中进行必要的边距和间距更改,再单击两次“确定”

    4. “邮件合并”任务窗格的“创建合并出版物”下,再次单击“打印预览”以检查调整。

  4. 单击“关闭”关闭“打印预览”窗口。

  5. “邮件合并”任务窗格的“创建合并出版物”下,单击“打印”。选择所需的打印选项,再单击“确定”

  6. “文件”菜单上,单击“保存”以保存出版物。

    注意: 请记住,保存的内容不是已打印的一组信封。保存的是出版物及其与数据源的连接,以及其占位符域。通过保存出版物,您可以在需要时快速创建另一组信封。出版物将维持与其连接到的数据源的链接,这样,您就可以快速跳转到预览步骤。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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