在 Project Online 中使用团队资源

在 Project Online 中使用团队资源

工作组资源是分配给项目的人力资源, 他们负责完成特定任务。 资源经理首先将可用于项目工作的组织中的所有人添加到 " Project Online 资源中心"。 然后, 项目经理通过从此资源库中进行选择来构建其项目团队。 项目团队准备好后, 项目经理将资源分配给任务。 工作组资源完成其任务, 并且可以使用 Project Online 提交时间表和进度更新。

本主题内容

将团队资源添加为 Project Online 用户

大多数团队资源需要访问 Project Online (以及许可证) 才能查看其分配的任务、提交时间表和输入进度。 因此, 设置团队资源所需的第一步是将其添加为 Project Online 用户。 你可以添加内部永久员工以及外部承包商或临时员工。

提示: 以下过程介绍了如何将用户添加到 Project Online 一次。 如果您的组织使用 Active Directory 或 Exchange, 则可以自动导入大部分或全部用户以及其联系信息。 有关详细信息, 请与您的 Project Online 管理员交谈。

  1. 转到 " Microsoft 365 admin center "。 如果你的浏览器中已打开 Project Online 或任何 Office 365 应用, 请在页面左上角选择应用启动器, 然后选择 "管理员"。 如果要在浏览器的单独选项卡中打开管理中心, 请按住 Ctrl 并选择 "管理员"。

    提示: 如果 Project Online 或另一个 Office 365 应用未打开, 请在浏览器的地址栏中键入http://portal.office.com , 然后按 Enter。 登录后, 将打开 Office 网页版 主页, 并且在左上角提供应用启动器。

  2. 在左窗格中, 选择 "用户", 然后选择 "活动用户"。

  3. 在 "活动用户" 页面上, 选择 "添加用户"。

  4. 填写 "新建用户" 对话框中的字段, 包括名称、联系人信息、帐户密码信息、 Project Online 角色和 Project Online 许可证信息。 选择“保存”。

  5. 在 "添加用户" 对话框中, 确保选中 "在电子邮件中发送密码" 复选框。 在文本框中输入电子邮件地址, 然后选择 "发送电子邮件" 并单击 "关闭"。 如果您不想通过电子邮件发送密码, 请清除该复选框, 然后选择 "关闭"。

    提示: 如果您选择发送密码电子邮件, 则新用户将收到来自 Microsoft Online 服务团队的电子邮件, 其中包含 "新的或已修改的用户帐户信息" 主题。 或者, 您可以将密码电子邮件发送给您, 然后提供给新用户。

  6. 对要添加到 Project Online 的所有用户重复此过程。

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在 Project Online 资源中心内设置资源

添加用户后, 返回到 Project Online 并将其标识为组织的项目资源池中的资源。 将这些资源标识为 "资源" 可将其添加到项目工作组, 并为其分配任务。

提示: 如果您的组织使用 Active Directory, 则可以通过 Active Directory 同步自动将您的用户标识为资源。 有关详细信息, 请参阅配置资源中心。 但是, 如果没有 Active Directory 同步, 则需要一次设置一个资源。

  1. 在页面左上角选择 "应用启动器", 然后选择 "项目"。

  2. 在 Project Online 中的 "快速启动" 上, 选择 "资源"。

  3. 在 "资源" 选项卡上, 选择 "新建"。

  4. 在 "标识信息" 部分中, 选中 "将资源与用户帐户相关联" 复选框。

  5. 在 "用户身份验证" 部分的 "用户登录帐户" 框中, 键入您在管理中心输入的用户名或电子邮件地址。

  6. 输入有关资源的任何其他信息。 选择“保存”。 资源将添加到资源中心。

  7. 对要标识为资源的所有用户重复此过程。

您可能没有开始使用资源的所有信息, 但您以后可以随时返回和添加或优化信息。 对于工作组资源及其项目经理来说, 其特别重要性是有关技能集、可用性、成本、部门和作业代码的信息。 使用此过程编辑已在资源中心中列出的资源。

  1. 在 Project Online 中的 "快速启动" 上, 选择 "资源"。 将打开 "资源中心" 页面。 资源中心列出组织的资源池中在 Project Web App 中设置的所有资源。

  2. 选中要更新其信息的资源名称旁边的复选框。

  3. 在 "资源" 选项卡上的 "资源" 组中, 选择 "编辑"。 此时将打开 "编辑资源" 页面, 显示所选资源的详细信息。

  4. 将信息添加到整个页面中的字段。 完成后, 选择 "保存"。

    提示: 团队资源通过 Project Online (设备资源) 被视为工作资源。 其他类型的资源包括材料资源和成本资源。 请参阅向Project Web App 添加资源以了解有关不同类型的资源的详细信息。

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构建项目团队

将 Project Online 用户添加到资源中心后, 这些用户将被标识为资源, 并且项目经理现在可以将其作为团队资源添加到其特定项目中。

  1. 在 Project Online 中的 "快速启动" 上, 选择 "项目"。

  2. 在 "项目中心" 中, 选择要为其生成团队的项目的名称。

  3. 在 "项目" 选项卡上的 "导航" 组中, 选择 "建立工作组"。 "构建团队" 页面左侧列出了整个 Project Online 资源库。 右侧为空白, 但不久将列出为当前项目选择的团队资源。

    Build_Project_Team

    提示: 你可以指定列表显示符合特定特征的资源。 例如, 若要仅显示工时资源 (而不显示材料或成本资源), 请在 "团队" 选项卡上的 "数据" 组中, 选择标记为 "所有资源" 的 "视图" 框, 然后选择 "工时资源"。 同样, 若要按特征进行筛选, 请在 "团队" 选项卡上的 "数据" 组中, 选择 "筛选器" 框, 然后指定筛选器。 最后, 若要按特征对资源进行分组, 请在 "团队" 选项卡上的 "数据" 组中, 选择 "分组依据" 框, 然后选择一种类似于 "最早可用" 或 "预订类型" 的分组。

  4. 在左侧的表中, 选中要添加到团队的资源的名称旁边的复选框。

    提示: "构建团队" 表显示可帮助你决定要添加到团队的特定字段。 示例包括 "类型"、"成本中心" 和 "最早可用"。 有关资源的详细信息, 尤其是其技能集和成本, 请转到资源中心。 在 "快速启动" 上, 选择 "资源"。 选中资源名称旁边的复选框。 在 "资源" 选项卡上的 "资源" 组中, 选择 "编辑"。 此时将打开 "编辑资源" 页面, 显示所选资源的详细信息。

  5. 在两个表之间, 选择 "添加"。

  6. 在 "团队" 选项卡上的 "团队" 组中, 选择 "保存" & "关闭"。 您所选的资源现在添加为您的项目在页面右侧的工作组资源。 这些资源现在已准备好分配任务。

    Build_Project_Team_2

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为任务分配资源

构建团队后, 您现在可以将团队成员定向到项目并召开启动会议。 在 Project Online 中, 您可以将资源分配给任务。

  1. 在 Project Online 中的 "快速启动" 上, 选择 "项目"。

  2. 在 "项目中心" 中, 选择要在其中为任务分配资源的项目的名称。

  3. 排列甘特图, 以便您可以轻松地使用 "资源名称" 列。 你可以将拆分条拖到右侧, 以便你可以同时查看任务名称和资源名称。 或者, 将鼠标放在 "资源名称" 列上, 直到指针变为四向箭头, 然后将该列向左拖动, 靠近 "任务名称" 列。

  4. 若要开始为任务分配资源, 请单击任务的 "资源名称" 域。 再次单击它可打开列出所有团队资源的下拉菜单。

    Assign_Resource_To_Task_1

  5. 选中要分配给当前任务的资源名称旁边的复选框。 按Enter键。

  6. 对于所有需要分配的任务, 请重复此过程。 请注意, 您只能将资源分配给任务大纲中的最低级别的子任务, 而不是任何其他级别的摘要任务。 了解有关子任务和摘要任务的详细信息

  7. 在 "任务" 选项卡上的 "项目" 组中, 选择 "保存"。

  8. 在 "任务" 选项卡上的 "项目" 组中, 选择 "发布"。 发布项目后, 工作组资源即可访问其分配的任务。 登录 Project Online 后, 他们可以在 "快速启动" 上选择 "任务" 以查看其作业。

    Assign_Resource_To_Task_2

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设置工作组资源的时间和进度报告

你可以通过以下三种方式设置 Project Online 以使你的团队资源报告任务更新:

  • 在时间表中, 工作分配任务的实际工时

  • 在任务进度中, 每个已分配任务的完成百分比

  • 在包含每个已分配任务的实际工时和完成百分比的单个条目时间表中

您还可以设置工作组资源是否可以更新其实际工时或完成百分比的项目日程, 以及是否需要批准其更新。

  1. 在 Project Online 中, 选择 "设置", 然后选择 " PWA 设置"。

  2. 在 "时间和任务管理" 下, 选择诸如财政周期时间报告阶段之类的链接, 为报告设置基于时间的参数。

    Setup_Time_And_Progress

  3. 选择 "时间表设置" 和 "默认设置" 以及 "任务设置" 和 "显示", 以指定您希望的时间表显示方式、工作组资源应报告的信息以及是否需要提交报告以供审批。

  4. 在每个页面的底部, 选择 "保存" 以实现更改。

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另请参阅

配置资源中心

将资源添加到 Project Web App

降级或升级项目中的任务

设置时间表

团队成员可以在 Project Online 中执行什么操作?

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