在 Outlook for Mac 2011 中创建规则

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规则是根据指定的条件对传入或传出的邮件自动执行的一种操作。 可以创建规则来帮助保持井然有序。 例如,可以创建规则来将邮件自动归档到文件夹中,或将邮件分配给类别。

本文介绍如何创建一些常用的规则。此外介绍了如何了解哪种类型的电子邮件帐户。

常见的规则类型指示 Outlook 将邮件移动到基于发件人或收件人的文件夹。例如,创建一个规则,将所有邮件从"李琳"都移动到文件夹中名为"从 Toni 的邮件"。Outlook 提供的快捷方式从现有邮件创建这些类型的规则。

提示: 如果收到来自联系人组(也称为通讯组列表)的邮件,你可以创建一个规则,自动将发送到该组的邮件移到一个文件夹中。

  1. 在邮件列表中,单击具有要为其创建规则的发件人或收件人的邮件。

  2. 在“开始”选项卡上,单击“规则”,然后单击“移动来自(发件人姓名)的邮件”或“移动发送给(收件人姓名)的邮件”。

    "开始"选项卡,第 4 组

  3. 在文件夹搜索框中,开始键入邮件要移到的文件夹的名称。

  4. 显示所需文件夹时,依次单击文件夹名称、“选择”和“确定”。

    注释: 

    • 如果您有Microsoft Exchange 帐户由 Microsoft Exchange Server 2010 或更高版本托管,规则将自动保存在 Exchange 服务器上。有关详细信息,转到基于服务器的规则与 Outlook for Mac 2011 中的我的电脑上规则

    • 如果您创建了多个规则,Outlook 将在规则窗口中的列出顺序运行规则。.

    • 对邮件运行规则之前,Outlook 将首先应用邮件列表管理器规则,然后应用垃圾电子邮件防护规则。 最后应用常规规则。 但是,即使邮件位于垃圾邮件类别中,也会对其应用常规规则。 有关邮件列表管理器规则的详细信息,请参阅组织邮件列表邮件

通过现有邮件创建规则时,将在规则说明中自动填写发件人、收件人和主题。

  1. 在邮件列表中,单击要充当规则基础的邮件。

  2. 在“开始”选项卡上,单击“规则”,然后单击“创建规则”。

    "开始"选项卡,第 4 组

  3. 在“当新邮件到达时”下,根据你的需要编辑条件。

    若要删除其中一个条件,请单击 删除搜索条件按钮 。 若要再添加一个条件,请单击 添加搜索条件按钮

  4. 在“执行下列操作”下,指定要执行的操作。

  5. 单击“确定”。

    注释: 

    • 如果您有Microsoft Exchange 帐户由 Microsoft Exchange Server 2010 或更高版本托管,规则将自动保存在 Exchange 服务器上。有关详细信息,转到基于服务器的规则与 Outlook for Mac 2011 中的我的电脑上规则

    • 如果您创建了多个规则,Outlook 将在规则窗口中的列出顺序运行规则。

    • 对邮件运行规则之前,Outlook 将首先应用邮件列表管理器规则,然后应用垃圾电子邮件防护规则。 最后应用常规规则。 但是,即使邮件位于垃圾邮件类别中,也会对其应用常规规则。 有关邮件列表管理器规则的详细信息,请参阅组织邮件列表邮件

而不是从现有邮件创建规则,您可以创建基于任何条件所需的自定义规则。创建自定义规则是必需的如果您拥有由 Microsoft Exchange Server 2010 或更高版本托管的帐户,并且您想要保存您的计算机上的规则。(如果您创建基于现有邮件的规则,规则的帐户由 Microsoft Exchange Server 2010 或更高版本保存在 Exchange 服务器上,在您的计算机上不。)

如果您不知道您的帐户由 Exchange,请转到了解哪种类型的帐户

  1. 在“工具”菜单上,单击“规则”。

  2. 在“规则”对话框的左窗格中,执行以下操作之一:

    • 若要创建当 Outlook 处于打开状态,在我的电脑上下时,您的计算机运行的规则,请单击帐户类型。

    • 若要创建的规则,运行在 Exchange 服务器上,在EXCHANGE 服务器下单击帐户名称。(此选项才可用的帐户管理由 Microsoft Exchange Server 2010 或更高版本。)

  3. 单击“添加添加

  4. 在“规则名称”框中,键入规则的名称。

  5. 在“当新邮件到达时”下最左侧的弹出菜单上,单击要标识的邮件类型。

    对于大多数条件,您从左侧移至右侧以使用更多的弹出菜单或文本框。例如,若要标识从同事发送的所有邮件,条件可以"""包含""@alpineskihouse.com"。

    如果您想要让多个条件分隔通过"或"Exchange 服务器上保存的规则,请执行以下操作︰

    1. 在条件最左侧的弹出的菜单上,选择字段包含文本,如收件人主题

    2. 向右移动,在第二个弹出菜单中,选择“包含”。

    3. 单击“添加搜索词”,然后在搜索列表中,为要添加的每个词单击“添加添加

    对于保存在计算机上的规则,可以使用条件上方的弹出菜单选择“如果满足任何条件”或其他选项。

  6. 若要删除其中一个条件,请单击 删除搜索条件按钮 。 若要再添加一个条件,请单击 添加搜索条件按钮

  7. 在“执行下列操作”下,指定要执行的操作。

  8. 单击“确定”。

    注释: 

    • 使用由 Microsoft Exchange Server 2007 Microsoft Exchange 帐户 ,不能使用 Outlook for Mac 进行编辑或创建 (如 Outlook for Windows 中创建的规则) 的 Exchange 服务器保存的规则。在您的计算机上保存和运行的邮件,仅当它们与 Outlook for mac。 同步 Outlook for Mac 中创建的规则有关详细信息,转到基于服务器的规则与 Outlook for Mac 2011 中的我的电脑上规则

    • 如果您创建了多个规则,Outlook 将在规则窗口中的列出顺序运行规则。

    • 对邮件运行规则之前,Outlook 将首先应用邮件列表管理器规则,然后应用垃圾电子邮件防护规则。 最后应用常规规则。 但是,即使邮件位于垃圾邮件类别中,也会对其应用常规规则。 有关邮件列表管理器规则的详细信息,请参阅组织邮件列表邮件

  1. 在“规则”对话框中,单击“全部显示”,然后在“个人设置”下,单击“帐户”。

  2. 帐户对话框的左窗格中,单击帐户。在帐户说明下显示的帐户类型。在本示例中的帐户是 POP 帐户。

    帐户类型指示器

  3. 要返回到规则对话框中,单击全部显示,然后单击在电子邮件,下的规则

另请参阅

基于服务器的规则与 Outlook for Mac 2011 中的我的电脑上规则

从 Outlook for Mac 2011 发送自动外出答复

在导航窗格中创建更多文件夹

我创建的规则不起作用

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