在 Outlook 中的收件箱规则

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在 Outlook Web App 中创建收件箱规则,以便在收到邮件时,根据您的条件自动对邮件执行特定操作。例如,可以创建规则,将发送到您所属组的所有邮件自动移到某个特定文件夹。

如果要在 Outlook 桌面程序中创建和管理收件箱规则,请参阅使用规则管理邮件

要管理规则,请执行以下操作:

  1. 在 Web 浏览器中使用组织电子邮件管理者提供的 URL 登录到 Outlook Web App。输入用户名和密码,然后单击“登录”。

  2. 在页面顶部,选择“Outlook”(或“邮件”)。或者,选择“应用启动器” Office 365 应用启动器图标 >“邮件”

    Office 365 导航选项
  3. 在页面顶部,单击“设置“设置”图标 >“选项”。

  4. 在“选项”中,选择“组织电子邮件”>“收件箱规则”。或者,在“选项”中的“邮件”>“自动处理”下方,请选择“收件箱规则”。

我如何管理收件箱规则?

“收件箱规则”页面的显示内容

我如何创建新规则?

我如何编辑规则?

我如何删除规则?

我还需了解哪些信息?

“收件箱规则”页面的显示内容

“收件箱规则”页面显示您的所有收件箱规则的概述。您可以从此处查看某个规则所执行的操作、启用或关闭规则、创建新规则、编辑现有规则或者删除您不再需要的规则。

描述、

新 新建

使用此选项来创建新收件箱规则。

编辑 编辑

突出显示一条规则,然后单击此处以查看或编辑此规则的详细信息。

捨棄 删除

突出显示一条规则,然后单击“删除”以将其删除。

上移 上移

使用此选项来在列表中上移选定的规则。将从上至下处理规则。

下移 下移

使用此选项来在列表中下移选定的规则。

刷新 刷新

使用此选项来刷新规则列表。

使用规则旁边的复选框来启用(选中复选框)或关闭(未选中复选框)规则。

规则

规则名称

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我如何创建新规则?

要使用“收件箱规则”页面创建新的空白规则,请选择 新 “新建”。

新规则窗口有三个部分:

部分

说明

收到邮件时:

使用此框来为规则选择条件。使用向下键来查看并选择要使用的条件。

如果条件有其他选项,请在出现的窗口中输入这些选项。

执行下列操作:

使用此框来选择在收到符合您所选定的条件的邮件时要执行的操作。

更多选项

使用“更多选项”来:

  • 添加其他条件或操作到规则。

  • 通过选择“添加例外”来添加例外到规则。

  • 启用或关闭选项以停止处理其他规则。默认情况下将启用停止处理其他规则的选项。启用此选项后,当收到的邮件符合多条规则的条件时,将只应用首条规则。如果未选中此设置,将应用邮件符合其条件的所有规则。

    例如,如果未选中“停止处理其他规则”,当您有一条规则是将发送到公共组的所有邮件移到某个特定文件夹,同时有另一条规则是将您的经理发送的所有邮件移到另一个文件夹,则当您的经理发送邮件到该公共组时,您将在两个文件夹中都能找到该邮件的副本。如果您只想要应用移动您的经理所发送的邮件的规则,则在列表中,将该规则置于比移动发送到公共组的规则更高的位置,然后编辑第一条规则以添加停止处理其他规则的选项。

  • 为规则创建一个自定义名称。

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我如何编辑规则?

您可以编辑任何规则,方法是:选择规则并选择 编辑 “编辑”以打开规则以更改规则的条件或操作。

我如何删除规则?

如果有不再需要的规则,您可以选择规则,然后单击 捨棄 “删除”以将其删除。如果您只是想要暂时关闭规则,请删除规则旁边的复选标记。

返回页首

我还需了解哪些信息?

  • 当您在 Outlook Web App 中创建新规则,您可能会收到一条警告消息,其内容为:将删除之前在 Outlook 中创建但当前被禁用的某些规则。在您删除这些规则之前,您可能想要使用 Outlook 登录到您的帐户并检查这些规则以查看是否有您要保留的规则。启用要保留的任何规则。

  • 将按规则在“规则”窗口中显示的顺序从上至下运行规则。要更改规则顺序,请单击要移动的规则,然后单击 上移 向上键或 下移 向下键来将规则移到列表中您所需的位置。

  • 某些类型的邮件不会触发收件箱规则,其中包括:

    • 发送状态通知,包括未送达报告和系统邮件。

    • 由某个电子邮件客户端生成的已读回执和送达回执。

    • 某些自动答复的邮件(外出)。

  • 您不一定非要使用“收件箱规则”选项卡来创建规则。您还可以直接从邮件创建规则。要直接从邮件创建规则:

    • 在邮件列表窗格中右键单击邮件,然后选择“创建规则”。

    • 或者在阅读窗格中查看邮件时,选择展开的菜单 扩展菜单 ,然后从菜单选择“创建规则”。

  • 您所创建的每条规则都将占用邮箱隐藏部分的空间。此部分被限制为 64 KB。规则所占用的实际空间量取决于多个因素,如名称的长度以及您所应用的条件数。当达到 64 KB 的限制,您将会收到警告消息,表示您无法创建更多规则。如果发生这种情况,则在您能够创建更多规则之前,您必须先删除或简化一些现有规则。用于减少规则所占用的空间的方法包括:

    • 删除不再需要的规则。

    • 缩短规则的名称。

    • 合并执行相同操作的一个或多个规则。

    • 从规则删除条件。

  • 当您创建转发规则时,您可以添加多个要转发的地址。根据您的帐户设置,您能够转发的地址数可能会受到限制。如果您添加的地址数超出允许的数目,您的转发规则将不起作用。如果您创建的转发规则涉及多个地址,请进行测试以确保其正常工作。

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