在 Outlook 中的基本任务

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

Outlook组织您的电子邮件、 日历、 联系人、 任务和待办事项列表,在一个位置。该组织开始使用您的电子邮件帐户。从这里您可以开始处理电子邮件,将它们转变为任务或约会,并存储的人员的相关信息您与之交互在你的联系人,以便您无需记住的电子邮件地址或电话号码。我们来快速浏览的一些基本任务。

入门

设置Outlook帐户是您第一项操作。之后,您就可以开始接收和发送电子邮件,使用日历、 创建联系人,并使用Outlook任务。

如果您在同一台计算机上使用早期版本的Outlook自动设置为如果没有,自动帐户设置将开始第一次启动Outlook并引导您完成该过程。

将要求您输入您的姓名、 电子邮件地址和密码。这是通常还不够,但Outlook如果自动安装失败,请将寻求几条详细信息,如您的邮件服务器名称。如果您没有该信息,您的电子邮件提供商可为你提供详细信息。

Backstage 视图中的“添加帐户”按钮

注意: 如果您以后想要添加其他电子邮件帐户,当您准备就绪后选择文件>添加帐户以启动自动帐户设置。

快速访问工具栏

快速访问工具栏是Outlook体验的重要部分。它是一种简便方式,您可以在顶部Outlook功能间移动和 — 邮件、 日历、 人员和任务。除了在标准的选项卡和为您提供的工具和选项来帮助您使用和管理Outlook分类的功能区是栏。

栏显示通常位于Outlook窗口底部,快速访问,具体取决于所选设置 — 按钮名称 (左图像) 或功能名称关联的图标 (右图像)。

Outlook 快速访问栏中显示,按名称、 邮件、 日历、 人员和任务按钮和详细信息 (三个圆点或省略号) 选项

Outlook 快速访问栏中显示邮件、 日历、 人员、 任务和更多选项图标

更改快速访问栏上显示的内容

您可以控制哪些按钮 (或图标) 显示在快速访问工具栏上,甚至按什么顺序它们显示。

  1. 选择更多>导航选项

    在快速访问栏以查看导航选项选择更多 (三个圆点)

  2. 导航选项对话框中,请执行下列操作:

    快速访问栏导航选项对话框

    • 若要更改的按钮或图标的栏上显示编号,增加或减少可见项目的最大数目4的默认设置。

    • 若要查看图标而不是名称,请选择紧凑型导航复选框。

    • 若要重新排列方式列出按钮或图标,请在按此顺序显示框中,选择一个项目,然后选择上移下移

  3. 选择“确定”。

    提示: 如果您不喜欢所做的更改,或只是想从头开始,选择重置

邮件

电子邮件将您连接到您的组织内部和外部的人员。您可以添加电子签名和您的电子邮件附件。

创建新电子邮件

  1. 从 (如收件箱) 的所有邮件文件夹,选择新建电子邮件

    新电子邮件

    键盘快捷方式:   若要创建电子邮件,请按 Ctrl + Shift + M。

  2. 完成后撰写您的电子邮件中,选择发送

有关详细信息,请参阅创建电子邮件

为邮件添加电子邮件签名

创建您的邮件的底部显示的个性化的签名。签名可以包括文本、 图像、 电子名片、 徽标或甚至是手写签名的图像。

创建签名

  1. 在新邮件中,选择签名>签名

    签名

  2. 电子邮件签名选项卡上,选择新建

  3. 键入一个名称,然后选择确定

  4. 选择默认签名下执行下列操作:

    • 电子邮件帐户列表中,选择与签名相关联的电子邮件帐户。

    • 新邮件列表中,选择您想要自动添加到所有的新电子邮件签名。如果不希望将自动登录您的电子邮件,可以忽略此选项,如(无)是默认值。

    • 答复/转发列表中,选择您想要自动添加签名 (自动登录) 当您答复或转发邮件。否则,接受默认选择(无)

  5. 编辑签名下键入签名,,然后选择确定

添加签名

  • 在新邮件中,选择签名,然后选择所需的签名。

    签名

有关详细信息,请参阅创建和添加电子邮件签名

转发或答复电子邮件

  1. 功能区上或阅读窗格中,选择答复全部答复转发

    答复邮件

  2. 抄送密件抄送框中,执行下列操作之一:

    • 要添加收件人,请单击相应的框中,输入收件人的姓名。

    • 要删除收件人,请单击相应的框中,选择收件人的姓名,然后按 Delete。

有关详细信息,请参阅答复或转发电子邮件

将附件添加到电子邮件

若要共享的文件,可以将其附加到邮件。您还可以附加其他Outlook项目,如邮件、 联系人或任务。

  1. 创建新邮件,或者选择现有邮件,然后选择答复全部答复转发

  2. 在邮件窗口中,选择邮件>附加的文件

    向邮件附加文件

有关详细信息,请参阅附加文件、 邮件、 联系人或任务到电子邮件

打开或保存电子邮件附件

在阅读窗格中或从打开的邮件,您可以打开附件。后打开和查看附件,您可以保存它。如果邮件具有多个附件,可以将其另存为一组或一次。

打开附件

根据您使用的哪个 justOutlook版本,可能有多个选项可打开附件。

  • 双击附件。

有关详细信息,请参阅打开附件

保存附件

  1. 在阅读窗格或打开的邮件中,选择附件。

  2. 附件选项卡上的操作组中,选择另存为。您可以右键单击附件,然后选择另存为

    另存为附件

有关详细信息,请参阅保存附件

约会和会议是您的个人和商业生活副产品和您的日历是用于管理两者完美的汽车。使用Outlook您也可以设置的计划的事件的提醒。

创建约会

在Outlook,约会不相同的会议。约会是您在日历中计划工作簿不涉及邀请其他人或保留资源,如会议室或设备的活动。

单击“日历”

  • 日历文件夹中,选择新建约会。您可以在日历网格中,右键单击时间块,然后选择新建约会

    “日历”中的“新建约会”

    键盘快捷方式:   若要创建约会,请按 Ctrl + Shift + A。

有关详细信息,请参阅计划约会

安排会议

在Outlook,会议包括其他人,并且可以包括会议室等资源。收件箱中,您将获得响应会议请求。

  • 日历文件夹中,选择新建会议

    “日历”中的“新建会议”

键盘快捷方式:   若要从Outlook中的任何文件夹创建新的会议请求,请按 Ctrl + Shift + Q。

有关详细信息,请参阅安排与他人的会议

设置提醒

提醒通知以便不会错过任何重要的期限窗口中弹出。您可以设置或删除提醒Outlook,包括电子邮件、 约会和联系人在几乎任何任务。

对于约会或会议

  • 打开约会会议,然后在提醒列表框中,选择的时间量约会或会议之前时您希望显示提醒。若要关闭提醒,请选择

对于电子邮件、联系人和任务

  • 选择后续>添加提醒

提示: 通过使用提醒,快速可以将电子邮件标记为待办事项。这些提醒进行出现在待办事项列表,并在任务文件夹中的邮件,但不会自动添加提醒。右键单击要添加提醒的邮件列表中的标志。或者,如果您有打开的邮件,选择后续>添加提醒

后续

人脉

人员是这些人员的桶名称 — 和公司 — 谁窗体中您的业务和个人联系人。哪些人添加为联系人是完全自由且可能适用于哪些人可以也不能添加仅限制您或您的公司施加限制。 您的公司,例如,可能需要有关特定外部电子邮件地址与通信的规则。

创建联系人

联系人可以很简单,例如姓名和电子邮件地址,也可以包括,例如,如街道地址、 多个电话号码、 图片和生日等的详细信息。在Outlook窗口的左下角的快捷方式栏中,您将找到您在人员选项下的联系人。

人脉

  • 人员,选择新建联系人

    新建联系人

    键盘快捷方式:   若要从Outlook中的任何文件夹创建联系人,请按 Ctrl + Shift + C。

有关详细信息,请参阅创建或添加联系人

获取Outlook通讯簿中的联系人列表

在您的通讯簿中保存联系人的副本是一个好的做法。在Outlook 2013 或 Outlook 2016 for Windows,可以将您的联系人的逗号分隔值 (.csv) 文件下载到您的设备和在Excel中打开它。

  1. 打开Outlook,选择文件>打开并导出>导入/导出

    选择“打开和导出”,然后选择“导入/导出”。

  2. 在导入和导出向导中,选择导出到文件>下一步

  3. 选择逗号分隔的值,然后在导出到文件页面上,为要从导出为您的帐户的文件夹中选择联系人

    向上滚动,然后选择要导出的联系人文件夹。

    重要: 在继续之前,请确保您选择附加到电子邮件帐户联系人文件夹。这是特别重要信息: 如果您正在执行以下步骤从另一个人的计算机。

  4. 选择下一步>浏览、 和然后转到您要在其中存储逗号单独值 (csv) 文件的位置。

  5. 键入文件名,,然后选择确定>下一步

    将您的联系人的通讯簿另存为.csv 文件

  6. 选择完成以开始导出过程。

    注意: 导出过程完成时, Outlook不会显示一条消息。

打开您的联系人的.csv 文件

通常会在Excel打开导出联系人的逗号分隔值 (.csv) 文件。

  1. 浏览到.csv 文件的保存位置的位置,然后将其打开。

  2. 确认该文件中列出您的联系人。

    在 Excel 中打开的 Outlook.csv 文件的示例

    注意: 可能有空白单元格。很正常。

  3. 关闭文件而不进行任何更改以避免潜在问题导入具有相同版本Outlook或不同的电子邮件服务的其他设备上的文件。

任务

创建任务

许多人保持待办事项列表-在纸上,在电子表格,或与纸张和电子方式的组合。在Outlook,您可以将各种列表合并为一个、 收到提醒,和跟踪任务进度。

  1. 打开Outlook,然后在开始选项卡上的新建组中,选择新项目

  2. 选择任务,根据需要完成的任务窗体,然后选择保存并关闭

键盘快捷方式:   若要创建新任务,请按 Ctrl + Shift + K。

有关详细信息,请参阅创建任务和待办事项

分配任务

  1. 选择在快速访问工具栏上的 在 Outlook 快速访问工具栏上的任务图标 或导航栏上的任务

  2. 执行下列操作之一:

    • 选择功能区上的 新建任务图标 或按 Ctrl + Shift + K 以创建任务。

    • 打开一个现有任务。

  3. 选择分配任务

    功能区上的“分配任务”命令

  4. 在任务表单中,请执行下列操作:

    • 框中,输入姓名或电子邮件地址。

    • 添加主题、 选择开始日期截止日期,并根据需要设置状态优先级

      分配任务的开始和截止日期属性

    • 接受或清除的两个复选框的默认选项:保存此任务,任务列表上的更新的副本,并向我发送状态报告此任务完成后

    • 如果需要在内容块下方的复选框中键入一条消息。

  5. 如果您想要重复,请选择功能区上的重复周期的任务,请选择的选项,您希望在任务周期对话框中,然后选择确定

    注意: 如果分配周期性任务,任务副本保持在任务列表中,但它永远不会更新。如果选择向我发送状态报告时该任务已完成复选框,您将收到每次已完成任务状态的报告。

  6. 选择“发送”。

提示: Outlook可以跟踪向一个人分配任务的进度。如果希望处理任务的多个用户,请将该任务划分为较小的部分或分别分配每个任务。例如,若要跟踪通过三个作者编写的报表,创建三个单独的任务,然后将每个任务分配给相应的作者。

接受或拒绝分配的任务

创建任务并将其分配给您后,它将出现在收件箱。

您会在“阅读窗格”中看到任务请求中的接受和拒绝命令。

  • 在阅读窗格中,选择接受拒绝

    打开的任务、 在功能区上,无论您选择的选项,请选择接受单击拒绝,选择发送前编辑响应立即发送响应,然后选择确定

    注意: 接受的任务出现在Outlook任务列表。

如果打开的任务,您可以根据需要对您和其他人分配任务的人员向答复全部答复转发。您还可以包含注释消息块中。

查看任务

  1. 打开Outlook,然后在快速访问栏中,选择 在 Outlook 快速访问工具栏上的任务图标

  2. 在您的待办事项列表任务列表中,双击要查看完整的窗体的项目。

您可以随时查看任务的方式进行更改。

  • 开始选项卡上的当前视图组中,选择其他视图。

    任务的当前视图选项 .

打印任务

您可以选择如何查看您的任务,并根据所内容,然后选择要打印,以何种格式 — 表格样式或备忘录 — 打印任务。 如果您选择要打印的单个任务,例如,然后仅打印可用设置是备注样式。但是,如果您选择的列表,如待办事项列表,表格样式打印格式也提供。

  1. 选择在快速访问工具栏上的 在 Outlook 快速访问工具栏上的任务图标

    Outlook 快速访问工具栏

  2. 在您的一个文件夹中选择单个任务 —待办事项列表任务列表,或者选择一个文件夹。

  3. 选择文件>打印和选择在设置下的格式 (如果可用)。

打印电子邮件、 联系人或日历项目

在Outlook,您可以打印项目,例如电子邮件、 联系人、 日历项目或更大的视图,如日历、 通讯簿或邮件文件夹的内容列表。

  1. 选择要打印的Outlook中的项目或文件夹。

  2. 选择文件>打印

打印

有关详细信息,请参阅在 Outlook 中打印

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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