在 Outlook​​ 中创建联系人组或通讯组列表

在 Outlook​​ 中创建联系人组或通讯组列表

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

使用联系人组(以前称为“通讯组列表”)可向多个人员(项目团队、委员会,甚至只是一个好友群)发送电子邮件,这样,在每次向他们写信时,就不需要添加每个姓名。创建联系人组:

“联系人组”对话框

有关 Outlook for Mac 中的联系人组的信息,请参阅在 Outlook for Mac 中创建联系人组

  1. 在导航栏中,单击“人员”。

    • 对于 Outlook 2013: 人员

    • 对于 Outlook 2016: 人员

  2. “我的联系人”下,选择您要在其中添加联系人组的位置。对于本示例,请单击“联系人”。

  3. 单击“开始”>“新建联系人组”。

  4. “联系人组”选项卡上的“名称”框中,键入该组的名称。

  5. 单击“添加成员”,然后从您的通讯簿或联系人列表添加联系人。

    向新组添加成员

    注意: 若要添加通讯簿联系人中未包含的某人,请创建或添加一个人作为联系人

  6. 单击“保存并关闭”

    若要了解如何使用新联系人组,请参阅向联系人组发送电子邮件

如果您始终与同一组人员进行电子邮件联系,则可以使用以前发送给这些人员的电子邮件创建一个包括所有收件人的联系人组(以前称为通讯组列表)。随后,您下次要联系他们或同他们安排会议时,便可将该联系人组添加到邮件的“收件人”行中,而不必单独添加每个人。

  1. 打开以前发送给要包含在联系人组中的人员的电子邮件。

  2. 在“收件人”或“抄送”框中,用鼠标突出显示所有姓名。

    在电子邮件中选择人员

  3. 右键单击所选人员,然后单击“复制”或按 Ctrl+C。

  4. 在 Outlook 中(而不是在打开的电子邮件中),单击“人员”。

    提示:  如果未显示您的联系人列表,请再次单击“人员”。

    单击“人员”

  5. 单击“开始”>“新建联系人组”。

    在“开始”选项卡上,单击“新建联系人组”

  6. 为联系人组键入一个名称,如特殊项目

  7. 单击“添加成员”>“来自 Outlook 联系人”。

    “添加成员”“Outlook 联系人”

  8. 在打开的窗口中,右键单击“成员”框内部,然后单击“粘贴”,或按 Ctrl+V。

  9. 单击“确定”。

    电子邮件中的人员将显示为联系人组成员的列表。

    你的“新建联系人组”中现在应包含人员

  10. 单击“保存并关闭”。

联系人组与单个人一起显示在联系人列表中。可以通过列表视图左侧显示的图标看出差异。单个联系人使用卡片图标,联系人组使用人像图标。

用于联系人组的人像图标和用于单个人的卡片图标

最后,以后可以随时在联系人组中添加人员删除人员

如果您有许多业务或个人联系人保留在 Excel 电子表格中,则您可以直接将它们导入到 Outlook 中。

然后可以使用导入的联系人信息创建联系人组(以前称为“通讯组列表”)。使用联系人组,可以向其中人员发送电子邮件和会议邀请,而不必每次添加各个姓名。

很遗憾,Outlook 无法自动从 Excel 中的联系人列表创建联系人组。但是,您可以通过以下四个步骤执行此操作:

  1. 获取准备导入的联系人数据。

  2. 导入信息。

  3. 将 Excel 电子表格列映射到合适的 Outlook 字段。

  4. 创建联系人组。

步骤 1:将联系人信息保存到 Outlook 可以导入的 Excel 文件

Outlook 无法导入包含多个工作表的工作簿,但是可以导入逗号分隔值 (.csv) 文件。下面介绍了如何将工作簿保存为 .csv 文件:

  1. 在工作簿中,单击包含要导入的联系人信息的工作表。

  2. 单击“文件”>“另存为”。

  3. 选择保存文件的位置。

  4. 在“保存类型”框中,选择“CSV (MS-DOS) (*.csv)”,为其提供文件名,然后单击“保存”。

  5. 如果 Excel 告诉您“所选文件类型不包含具有多个工作表的工作簿”,请单击“确定”。该消息是指 CSV 文件的限制;原始工作簿(.xlsx 文件)不会发生任何情况。

  6. 当 Excel 告诉您“您工作簿中的部分功能可能会丢失”,单击“”以将当前工作表保存为 CSV 文件。关闭原始工作簿(.xlsx 文件),但不会对其进行更改。

  7. 关闭 CSV 文件。

使用 Excel 完毕。现在,您可以在 Outlook 中开始导入过程。

步骤 2:开始导入

  1. 在 Outlook 中,单击“文件”>“打开并导出”>“导入/导出”。

    导入/导出

    这将启动导入和导出向导。

  2. 选择“从另一个程序或文件导入”,然后单击“下一步”。

    导入和导出向导

  3. 选择“逗号分隔值”,然后单击“下一步”。

  4. 单击“浏览”,找到保存的 CSV 文件。

  5. 在“选项”下方,选择是否替换重复项(现有联系人),创建重复的联系人或不导入重复项。下面是需要考虑的一些事项:

    • 如果 Outlook 找到了联系人姓名的匹配项(或者某些其他字段,如下面关于映射的章节所述),则替换重复项将删除现有联系人。如果在 Outlook 中已经具有部分相同联系人的信息,请选择创建重复项。

    • 创建重复项是更安全的选项。您可以以后清理重复项。

    • 如果您确信 Outlook 中的现有联系人的信息与您的导入文件中的联系人相同,您可以选择不导入重复项。Outlook 将仅导入新联系人。

  6. 单击“下一步”,然后选择存储新导入的联系人的位置。默认情况下应选中“联系人”。如果您需要不同的文件夹,请滚动以查找要使用的文件夹。

  7. 单击“下一步”

  8. 确保选中“导入 MyContacts.csv”(假设这是您的文件名)旁边的复选框。

  9. 不要单击“完成”,因为您需要将 CSV 文件中的一些列映射到 Outlook 中的联系人字段。

步骤 3:将 CSV 文件列映射到 Outlook 联系人字段

  1. 单击“映射自定义字段”按钮。将出现“映射自定义字段”框。

    • 在“”下的框显示了您的 CSV 导入文件中的列名称。

    • 在“”下,您会看到 Outlook 用于联系人的标准字段。如果一个字段与 CSV 文件中的列相匹配,您将在“映射源”下方看到您的列。

      “映射自定义字段”对话框

  2. 您可能需要执行一些手动映射。例如,在以下示例中,在您的导入文件中,联系人的家庭电话号码位于名为“家庭电话”的列中。Outlook 中没有与之完全匹配的项。相反,Outlook 使用字段“住宅电话”。

    将导入文件中的字段映射到 Outlook 中的字段

  3. 拖动左侧窗格中的“家庭电话”,并放在右侧窗格的“住宅电话”上。

    “家庭电话”现在显示在“映射源”列中。

    成功映射的字段

  4. 一次一个,将左侧窗格中的其余值拖动到右侧窗格中的合适 Outlook 字段。例如,您可以将“地址”拖动到“住宅地址街道”或“商务地址街道”,具体取决于联系人地址的类型。

  5. 单击“确定”和“完成”。

    您的联系人现在已成功导入到 Outlook 中。

    联系人

联系人导入到 Outlook 后,您还需执行另外一个步骤:创建联系人组。

步骤 4:创建联系人组

  1. 单击“人员”。

    单击“人员”

  2. “我的联系人”下,选择您要在其中添加联系人组的位置。对于本示例,请单击“联系人”。

  3. 单击“开始”>“新建联系人组”。

    在“开始”选项卡上,单击“新建联系人组”。

  4. “联系人组”选项卡上的“名称”框中,键入该组的名称。

  5. 单击“添加成员”>“Outlook 联系人”。

  6. 按住 Ctrl,单击所导入的联系人,然后单击“成员”以将其添加到联系人组。

  7. 单击“确定”

  8. 单击“保存并关闭”

另请参阅

将人员添加到联系人组

更改导航栏上显示的内容

在 Outlook 2010 中,可在联系人组中包括的姓名数不存在限制。

创建联系人组

  • 使用新姓名或通讯簿中的姓名创建联系人组    

    1. 在“联系人”中,在“开始”选项卡上的“新建”组中,单击“新建联系人组”。

      功能区上的“新建联系人组”命令

    2. 在“名称”框中,键入联系人组的名称。

    3. 在“联系人组”选项卡的“成员”组中,单击“添加成员”,然后单击“来自 Outlook 联系人”、“从通讯簿”或“新建电子邮件联系人”。

    4. 如果您是添加新电子邮件联系人,请在添加新成员对话框中输入的人员的信息。

      若要从 Outlook 联系人或通讯簿添加成员,请执行下列操作:

      1. 在“通讯簿”下拉列表中,单击其中包含要包含在联系人组中的电子邮件地址的通讯簿。

      2. 在姓名列表中,单击所需姓名,然后单击“成员”。可将不同通讯簿的姓名添加到同一联系人组。

    5. 为要添加到联系人组的所有人员执行此操作,然后单击“确定”。

      联系人组会以你提供的名称保存在“联系人”文件夹中。

  • 通过从电子邮件复制姓名创建联系人组    

    1. 在要从其中复制姓名的邮件中,单击“收件人”或“抄送”框中的姓名。

    2. 右键单击所选姓名,然后单击“复制”。

    3. 在“邮件”中,在“开始”选项卡的“新建”组中,单击“新建项目”,然后单击“其他项目”,再单击“联系人组”。

    4. 在“名称”框中,键入联系人组的名称。

    5. 在“联系人组”选项卡的“成员”组中,单击“添加成员”,然后单击“来自 Outlook 联系人”或“从通讯簿”。

    6. 在“选择成员”对话框底部的“成员”框中,右键单击然后单击“粘贴”。

注意:  并不是通讯簿中的成员才能添加到联系人组。从原始电子邮件进行复制和粘贴时,成员的姓名和电子邮件地址将包含在内。

收到一封包括要使用的联系人组的邮件时,可将其保存到你的联系人。

  1. 打开其中包含联系人组的邮件。

  2. 在“收件人”或“抄送”框中,右键单击联系人组,然后单击“添加到 Outlook 联系人”。

显示联系人组中的姓名

执行下列操作之一:

  • 查看通讯簿中的姓名

    1. 在新邮件中,单击“收件人”。

    2. 在“通讯簿”下拉列表中,单击其中包含需了解的联系人组的通讯簿。

      提示: 看不到相应的联系人组?可能需要先添加通讯簿

    3. 浏览联系人组的名称,或者在“搜索”框中键入该名称。

    4. 在“名称”列表中,右键单击所需联系人组,然后单击“属性”。

  • 查看邮件或会议请求的标题中的姓名

    1. 在“收件人”框中,单击联系人组名称旁边的加号 (+)。

      注意:  列表展开后,不能在该邮件中再次折叠列表。

  1. 在“联系人”中,打开联系人组。

    注意:  在列表视图中,使用联系人组 通讯组列表 图标标记联系人组。

  2. 执行下列一项或多项操作:

    • 从通讯簿或联系人文件夹添加地址    

      1. 在“联系人组”选项卡的“成员”组中,单击“添加成员”,然后单击“来自 Outlook 联系人”或“从通讯簿”。

      2. 在“通讯簿”下拉列表中,单击其中包含联系人组所需电子邮件地址的通讯簿。

      3. 浏览所需姓名,或者在“搜索”框中键入姓名。

      4. 在“姓名”列表中,单击该姓名,然后单击“成员”。为要添加到联系人组的所有人员执行此操作,然后单击“确定”。

    • 添加联系人文件夹或通讯簿未包含的地址    

      1. 在“联系人组”选项卡的“成员”组中,单击“添加成员”,然后单击“新建电子邮件联系人”。

      2. 键入电子邮件地址的信息,然后单击“确定”。

    • 删除姓名    

      1. 在姓名列表中,单击要删除的姓名,然后在“联系人组”选项卡的“成员”组中,单击“删除成员”。

另请参阅

与其他人共享联系人文件夹

创建通讯组列表

通讯组列表默认存储在“联系人”文件夹。如果使用 Microsoft Exchange 帐户,则全局地址列表会包含使用该网络的每个人都可访问的全局通讯组列表。“联系人”文件夹中创建的个人通讯组列表只有你可以访问,但你可以通过将这些列表发送给其他人进行共享

通讯组列表内可以包含多少个姓名?

通讯组列表可包括的最大姓名数取决于(每个联系人的)联系人文件本身的大小。不存在硬性规则,但一般而言,通讯组列表可以包含 50-70 个姓名和电子邮件地址。联系人文件大小最小的情况下,电子邮件地址的最大数量约为 125 个,这可以包括其他通讯组列表。

有关详细信息,请参阅有关通讯组列表最大大小的知识库文章

执行下列操作之一:

  • 使用通讯簿中的姓名创建通讯组列表    

    1. 在“文件”菜单上,指向“新建”,然后单击“通讯组列表”。

    2. 在“名称”框中,键入通讯组列表的名称。(例如“政治伙伴”。)

    3. 在“通讯组列表”选项卡上单击“选择成员”。

    4. 在“通讯簿”下拉列表中,单击其中包含要包含在通讯组列表中的电子邮件地址的通讯簿。

      “通讯簿”列表

    5. 在“搜索”框中,键入要包含的姓名。正在搜索的姓名显示在下面的列表中时,单击该姓名,然后单击“成员”。

    6. 为要添加到通讯组列表的所有人员执行此操作,然后单击“确定”。

      若要为通讯组列表添加较长的说明,请在“通讯组列表”选项卡上单击“备注”,然后键入文本。

      通讯组列表会以你提供的名称保存在“联系人”文件夹中。

  • 通过从电子邮件复制姓名创建通讯组列表    

    1. 在要从其中复制姓名的邮件中,选择“收件人”或“抄送”框中的姓名。

    2. 右键单击所选姓名,然后单击快捷菜单上的“复制”。

    3. 单击 Microsoft Office 按钮 Office 按钮图像 ,然后在“新建 Outlook 项目”下单击“通讯组列表”。

    4. 在“通讯组列表”选项卡的“成员”组中,单击“选择成员”。

    5. 在“选择成员”对话框底部的“成员”框中,右键单击然后单击快捷菜单上的“粘贴”。

      注意: 并不是通讯簿中的成员才能添加到通讯组列表。从原始电子邮件进行复制和粘贴时,成员的姓名和电子邮件地址将包含在内。

    6. 单击“确定”。

    7. 在“名称”框中,输入通讯组列表的名称。

    8. 在“通讯组列表”选项卡的“操作”组中,单击“保存并关闭”。

通讯组列表默认存储在“联系人”文件夹。收到来自其他人的通讯组列表时,可将其保存到联系人。

  1. 打开其中包含通讯组列表的邮件。

  2. 在邮件的标题中,右键单击通讯组列表,然后单击快捷菜单上的“添加到 Outlook 联系人”。

可以通过添加或删除姓名来编辑通讯组列表。

显示通讯组列表中的姓名

执行下列操作之一:

  • 查看通讯簿中的姓名

  • 在新邮件中,单击“收件人”。

  • 在“通讯簿”下拉列表中,单击其中包含需要需了解的通讯组列表的通讯簿。

  • 在“搜索”框中,键入通讯组列表的名称。

  • 在“名称”列表中,右键单击通讯组列表,然后单击快捷菜单上的“属性”。

    为什么在通讯簿中看不到“姓名”列表

    上次使用通讯簿时可能使用了“更多列”搜索选项。若要还原姓名列表视图,单击“搜索”旁边的“仅名称”。

  • 查看邮件或会议请求的标题中的姓名

    • 在“收件人”框中,单击通讯组列表名称旁边的加号 (+)。

      注意:  列表展开后,不能再次折叠列表。某联系人的“电子邮件”字段中的通讯组列表无法展开

  1. 在“联系人”中打开通讯组列表。

    注意: 在列表视图中,系统将通讯组列表标记为 通讯组列表

  2. 执行下列一项或多项操作:

    • 从通讯簿或联系人文件夹添加地址    

      1. 在“通讯组列表”选项卡上单击“选择成员”。

      2. 在“通讯簿”下拉列表中,单击其中包含通讯组列表所需电子邮件地址的通讯簿。

      3. 在“搜索”框中,键入要包含的姓名。

      4. 在“姓名”列表中,单击该姓名,然后单击“成员”。为要添加到通讯组列表的所有人员执行此操作,然后单击“确定”。

        为什么在通讯簿中看不到“姓名”列表

        上次使用通讯簿时可能使用了“更多列”搜索选项。若要还原姓名列表视图,单击“搜索”旁边的“仅名称”。

    • 添加联系人文件夹或通讯簿未包含的地址    

      1. 在“通讯组列表”选项卡上,单击“新增”。

      2. 键入电子邮件地址的信息,然后单击“确定”。

    • 删除姓名    

      1. 单击该姓名,然后单击“删除”。

通讯组列表是你所创建并作为单个电子邮件地址添加到 Outlook 通讯簿的一组电子邮件地址。向通讯组列表发送邮件时,该邮件会发送给列表中的每个电子邮件地址。

执行下列操作之一:

  • 使用通讯簿中的姓名创建通讯组列表    

    1. 在“文件”菜单上,指向“新建”,然后单击“通讯组列表”。

    2. 在“名称”框中,键入名称。

    3. 在“通讯组列表”选项卡上单击“选择成员”。

    4. 在“通讯簿”下拉列表中,单击其中包含通讯组列表所需电子邮件地址的通讯簿。

    5. 在“搜索”框中,键入要包含的姓名。在下面的列表中,单击该姓名,然后单击“成员”。为要添加到通讯组列表的所有人员执行此操作,然后单击“确定”。

      若要为通讯组列表添加较长的说明,请在“通讯组列表”选项卡上单击“备注”,然后添加说明。

      通讯组列表会以你提供的名称保存在“联系人”文件夹中。

  • 通过从电子邮件复制姓名创建通讯组列表    

    1. 在要从其中复制姓名的电子邮件中,选择“收件人”或“抄送”框中的姓名。

    2. 右键单击所选姓名,然后单击快捷菜单上的“复制”。

    3. 单击 Microsoft Office 按钮 Office 按钮图像 ,然后在“新建 Outlook 项目”下单击“通讯组列表”。

    4. 在“通讯组列表”选项卡的“成员”组中,单击“选择成员”。

    5. 在“选择成员”对话框底部的“成员”框中,右键单击然后单击快捷菜单上的“粘贴”。

      注意: 并不是通讯簿中的成员才能添加到通讯组列表。从原始电子邮件进行复制和粘贴时,成员的姓名和电子邮件地址将包含在内。

    6. 单击“确定”。

    7. 在“名称”框中,输入通讯组列表的名称。

    8. 在“通讯组列表”选项卡的“操作”组中,单击“保存并关闭”。

有关通讯组列表的详细信息,例如添加姓名或向列表中的部分联系人发送邮件,请参阅创建并编辑联系人组或通讯组列表

创建 Outlook 联系人组

将单个联系人整理到文件夹后,可以将相关的联系人文件夹整理到导航窗格的组中,使它们易于查看和访问。

提示: 让联系人文件夹的组保持打开或“展开”状态使文件夹易于查看,或折叠组来节省空间。单击组标头中的箭头展开和折叠该组。

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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