在 Office 365 安全与合规中心中启用存档邮箱

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存档中Office 365 (也称为就地存档) 为用户提供更多邮箱存储空间。打开存档邮箱后,用户可以访问和使用Microsoft Outlook和Outlook Web App在其存档邮箱中存储的邮件。用户还可以移动或复制其主邮箱和其存档邮箱之间的消息。他们可以通过使用恢复已删除项目工具从其存档邮箱中的可恢复的项目文件夹恢复已删除的项目。

提示: Office 365提供不受限制地使用自动展开存档功能的存档存储量。当自动扩展存档处于打开状态,而且然后到达用户的存档邮箱中的初始存储配额时, Office 365会自动添加更多存储空间。这意味着用户不会运行邮箱存储空间不足,就不必最初后管理任何启用存档邮箱,并打开展开存档为您的组织。有关详细信息,请参阅在 Office 365 中不受限制地存档概述

开始之前   您必须在Exchange Online以启用或禁用存档邮箱中的邮件收件人角色分配。默认情况下,此角色分配给收件人管理和组织管理角色组Exchange 管理中心中的权限页面上。如果看不到安全与合规中心存档页面,请让您的管理员为您分配所必需的权限。

若要启用存档邮箱:

  1. 转到 https://protection.office.com

  2. 使用工作或学校帐户登录到 Office 365。

  3. 在安全与合规中心的左窗格中,单击数据管理 >存档

    将显示“存档”页。“存档邮箱”列表示每个用户的存档邮箱已启用还是禁用。

  4. 在邮箱的列表中,选择要启用存档邮箱的用户。

    单击启用在所选用户启用存档邮箱的详细信息窗格
  5. 在所选用户的详细信息窗格中,单击启用

    将显示警告,指出,是否您启用存档邮箱,用户的邮箱中的项目早于分配给该邮箱的存档策略将被移动到新的存档邮箱。是分配给Exchange Online邮箱的保留策略的一部分的默认存档策略将项目移到存档邮箱两年后的项目已传递到邮箱或由用户创建的日期。有关详细信息,请参阅本文中的详细信息部分。

  6. 单击“是”启用存档邮箱。

    可能需要一些时间才会创建存档邮箱。创建后,“存档邮箱:已启用”将显示在所选用户的详细信息窗格中。您可能需要单击“刷新” “刷新”图标 才能更新详细信息窗格中的信息。

提示: 您也可以通过选择多个禁用存档邮箱的用户(使用 Shift 或 Ctrl 键)批量启用存档邮箱。选择多个邮箱后,在详细信息窗格中,单击“启用”。

您也可以使用安全与合规中心中存档页面禁用用户存档邮箱。禁用存档邮箱后,您可以重新连接到用户的主邮箱禁用 30 天内。在此例中,都将还原原始存档邮箱的内容。30 天后,将永久删除原始存档邮箱的内容,且无法恢复。因此,如果您重新启用存档超过 30 天禁用它后,将创建新的存档邮箱。

注意,默认存档策略被分配到用户的邮箱将项目移到存档邮箱两年之后的日期的项目被送达。如果禁用用户存档邮箱时,将邮箱项目上执行任何操作,并将保持在用户的主邮箱。

若要禁用存档邮箱:

  1. 转到 https://protection.office.com

  2. 使用工作或学校帐户登录到 Office 365。

  3. 在安全与合规中心的左窗格中,单击数据管理 >存档

    将显示“存档”页。“存档邮箱”列表示每个用户的存档邮箱已启用还是禁用。

  4. 在邮箱的列表中,选择要禁用存档邮箱的用户。

  5. 在详细信息窗格中,单击“禁用”。

    将显示一条警告消息,指出您有 30 天的时间重新启用存档邮箱,30 天后,存档中的所有信息将被永久删除。

  6. 单击“是”以禁用存档邮箱。

    可能需要一些时间才会禁用存档邮箱。禁用后,“存档邮箱:已禁用”将显示在所选用户的详细信息窗格中。您可能需要单击“刷新” “刷新”图标 才能更新详细信息窗格中的信息。

提示: 您也可以通过选择多个启用存档邮箱的用户(使用 Shift 或 Ctrl 键)批量禁用存档邮箱。选择多个邮箱后,在详细信息窗格中,单击“禁用”。

存档邮箱帮助您和您的用户以满足您的组织保留,电子数据展示,按住要求。例如,您所在组织的Exchange保留策略可以用于将邮箱内容移动到用户的存档邮箱。当您使用安全和合规性中心在内容搜索工具搜索特定内容的用户的邮箱时,也将搜索用户的存档邮箱。 然后当您将诉讼保留,或将Office 365保留策略应用于用户的邮箱,还会保留存档邮箱中的项目。

启用存档邮箱后,用户可以将邮件存储在其存档邮箱。用户可以使用Microsoft Outlook和Outlook Web App访问其存档邮箱。使用其中一个客户端应用程序,用户可以查看其存档邮箱中的邮件和移动或复制其主邮箱和其存档邮箱之间的消息。用户可以也恢复已删除的项目从其存档邮箱中的可恢复的项目文件夹通过使用恢复已删除项目工具。

在存档中启用了邮箱之后, 您的组织可以利用的默认Exchange保留策略 (也称为邮件记录管理MRM 策略) 会自动分配给每个邮箱。启用存档邮箱后,将默认Exchange保留策略自动执行下列操作:

  • 将两年或以上的邮件从用户主邮箱移动到存档邮箱。

  • 将 14 天或以上的邮件从用户主邮箱的“可恢复的项目”文件夹移动到存档邮箱中的“可恢复的项目”文件夹。

有关存档邮箱和Exchange保留策略的详细信息,请参阅:

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