在 Office 365 中组织文档和网站

在 Office 365 中组织文档和网站

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最常见的工作难题之一是整理 OneDrive for Business 和 SharePoint Online 文档和网站。以下介绍了在 OneDrive for Business 中整理文档和网站的几种方法。

将文档存储在 OneDrive for Business 或工作组网站库中

有关如何结合使用 OneDrive for Business 和团队网站(此法最适用于小型企业)的信息,请参阅设置 Office 365 文件存储和共享

OneDrive for Business 是你存储在 Office 365 中的个人文档库。默认情况下,存储在 OneDrive for Business 中的文件为专用文件,但你可以根据需要共享这些文件。你的团队网站就是由你组织中的特定人员共享的网站。

注意: OneDrive for Business 与 OneDrive 不同,后者用于独立于工作区的个人存储。

您可以在OneDrive for Business中存储最多 1 TB 的数据。有关存储限制的详细信息,请参阅SharePoint Online 限制

要转到 OneDrive for Business 或你的团队网站库,请登录 Office 365,然后执行下列操作之一:

  • 选择页眉中的 OneDrive,然后单击屏幕侧边“快速启动”栏中的“文件”。

  • 选择页眉中的“网站”,再选择“团队网站”磁贴,然后选择屏幕侧边“快速启动”栏中的“文档”库。

注意: 如果已自定义你的 SharePoint 网站,则侧面可能没有“快速启动”栏。

若要在 OneDrive for Business 或团队网站文档库中启动活动,请使用库上方“快速命令”栏中的选项,或使用单个文件中的省略号 (...):

使用 Office 365 中的快速命令栏在 OneDrive for Business 或 SharePoint Online 团队网站文档库中启动活动。

您可以进行以下操作:

右键单击文件,将弹出具有其他选项(例如,共享、下载、删除、移动或复制)的列表并获得指向文件的链接。有关更多提示,请参阅整理库中的文件

查找文档

大多数公司都会创建大量文档,因此可能很难找到所需文档,甚至你自己创建的文档。Office 365 提供了多种方法,可以帮助你快速找到所需文档。

查找文档的方法通常取决于对文档的了解情况。 例如,如果您正在关注某个文档,某人与您共享了某个文档,或者您知道某个文档存储在 OneDrive for Business 或工作组网站库中,则可查看具体位置。

其他情况下,您可能希望通过名称搜索文档,甚至仅通过您认为文档中包含的词语搜索文档。 在这种情况下,可使用 OneDrive for Business 中的查询框搜索:

  • OneDrive for Business 中的文档。

  • 其他人与您共享的文档。

  • 您关注的网站中存储的文档。

搜索”框位于 OneDrive for Business 或 SharePoint 网站的左上方/右上方。

Office 365 中的 OneDrive 查询框的屏幕截图。

在 SharePoint 中,你还可以使用文档上方的“查找文件”或“搜索此网站”框。

如需了解在 Office 365 中查找文档的方法概述,请参阅在 Office 365 中查找文件

关注文档以使其日后易于查找

关注文档后,该文档将出现在 OneDrive for Business 中的“关注的文档”列表中。

你正在 Office 365 中关注的 OneDrive for Business 文档的屏幕截图。

此外,如果您在您的配置文件中输入了有关您自己的信息,如在“兴趣”和“向我提问”字段中输入了关键字,您的“关注的文档”列表中将显示有关您可能感兴趣的文档的建议。 选择推荐的任何文档下方的“关注”,将把该文档添加到您的“关注的文档”列表中。

选择推荐的任何文档下方的“关注”,将把该文档添加到 Office 365 中你的“关注的文档”列表中。

关注文档中的 OneDrive for Business 或网站库:

  1. 右键单击想要开始关注的文档。

    在 OneDrive for Business 中选择文档名称旁边的“更多”省略号图标以打开文档的悬停卡
  2. 在文档标注中,选择“关注”。如果未显示“关注”选项,请右键单击该文件,再单击“高级”,然后单击“关注”。

    在 OneDrive for Business 的悬停卡菜单中选择“跟随”命令

查看其他人与您共享的文档

具体而言,与您的文档的人员共享与我共享视图中OneDrive for Business中列出。但是,人员"与每个人共享",或通过使用安全组共享的文档就不会在此视图中列出。

OneDrive for Business“与我共享的内容”视图中列出了他人与你共享的文档。
  1. 在 Office 365 中,选择页眉中的 OneDrive for Business

  2. 单击左侧“快速启动”栏中的“与我共享的内容”。

查看最近打开的文档的列表

OneDrive for Business 列出了你在 Office 365 中最近打开的文档,无论这些文档是存储在 OneDrive for Business 库中还是存储在团队网站库中。单击左侧“快速启动”栏中的“最近”,以查看文件。

注意: 必须运行 Office 2013 或以上版本,才能查看最近使用的文档。

设置文档通知以跟踪更改

您可以为文档设置通知,以便收到有关对文件进行的任何更改的通知,包括文档被删除。 您可以指定是否要通过电子邮件或短信接收通知,以及接收频率。

若要将通知设置在 SharePoint 中:

  1. 选择库中的文档。

  2. 选择此文档中的“文件”>“通知我”>“设置通知”或“页面”>>“通知我”>“设置通知”。

  3. 在“新建通知”对话框中,选择所需选项,然后选择“确定”。

设置警报的详细信息,请参阅创建通知以在 SharePoint 中的文件或文件夹发生更改时接收通知

关注网站以使其日后易于查找

如果您是您所在组织中多个工作组网站的成员,您可能希望开始关注这些网站,以便轻松访问。 如果关注一个工作组网站,将在您的“网站”页面中列出该网站。 如果关注多个网站,则可从 OneDrive for Business 快速导航到这些网站中的库,如下一节中所述。

若要开始关注网站:

  1. 转到要开始关注的网站。

  2. 从页眉的右侧,选择“关注”。

    关注 SharePoint Online 网站并在 Office 365 中添加指向“网站”页面的链接。

有关详细信息,请参阅视频:关注 SharePoint 网站

访问关注的工作组网站中的文档库

在 OneDrive for Business 中,你可以显示你在 Office 365 中关注的团队网站的列表,然后导航到这些网站中的文档库。

  1. 在“快速操作”栏中,选择“网站文件夹”。 您将看到关注的所有网站的列表:

    在 Office 365 的快速操作栏中选择“网站文件夹”以查看你关注的 SharePoint Online 网站的列表。
  2. 选择列表中的网站可看到该网站中的文档库。

    在 Office 365 中的网站文件夹列表中选择一个网站以查看该网站上的文档库。

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

另请参阅

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