在 Office 365 中的电子邮件进行协作

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Office 365 促进协作通过在 Outlook、 通讯组列表 (也称为通讯组),共享邮箱和公用文件夹中的组。每个选项具有不同的用途,用户体验和功能集。使用哪些内容取决于用户需要执行并其工具、 您的组织提供。

协作选项摘要

下表介绍了 Office 365 附带的各种可供您使用的协作选项。

协作工具

说明

Outlook 中的组

在 Office 365 中的所有应用程序的工作方式共享工作区。包括用于存储文件的业务网站共享收件箱、 日历和 OneDrive。用户可以创建、 查找和直接从其电子邮件或日历在 Outlook 中加入组。新的和现有与 Exchange Online 或 Office 365 订阅的用户可以使用 Outlook 中的组。

共享邮箱

供选定用户阅读和发送电子邮件以及共享公用日历的邮箱。共享邮箱还可以充当客户可用于咨询贵公司相关信息的常规电子邮件地址(如 info@contoso.com 或 sales@contoso.com)。在共享邮箱上启用“发送方式”权限时,从邮箱中发送的电子邮件将使用这个常规地址(例如 sales@contoso.com )。

通讯列表(也称为通讯组)

用于同时将电子邮件分发给两个或更多个用户。通讯组也称为启用邮件的通讯组。通讯组的一种变体(称为动态通讯组)是指启用邮件的 Active Directory 组对象,用于向一组数量众多且动态多变的收件人发送电子邮件。确切收件人由您指定的筛选器和条件确定,例如特定区域设置的所有成员或所有全职员工。

Office 365 在 Outlook 中的组提供更强大的解决方案进行协作比通讯组。若要了解详细信息,请参阅为什么您应该升级到 Outlook 中的组通讯组列表迁移通讯组列表与 Office 365 组

公用文件夹

公用文件夹是为共享访问而设计的,它提供一种简单而高效的方式来收集、组织信息以及与您所在组织内的其他人共享信息。公用文件夹按易于浏览并且在 Outlook 文件夹视图中始终可见的深入层次结构组织内容。公用文件夹可以启用邮件并添加为通讯组的成员。发送到通讯组的电子邮件将自动添加到公用文件夹以便存档或以后参考。当您没有 SharePoint Online 订阅时,公用文件夹还提供简单的文档共享。

应该使用哪种协作工具?

下表帮助您快速浏览各种类型的组,并说明何时以及如何配合 Office 365 的各种协作功能使用不同类型的组。

在 Outlook 中的组

通讯组列表

共享邮箱

公用文件夹

供谁使用?

希望使用与其已使用的 Office 365 服务(Outlook Web App、OneDrive for Business)集成的协作工作区来处理组邮件、文件和日历的用户

需要将电子邮件发送给具有共同兴趣或特征的一组收件人的用户。

共享邮箱中是一种处理客户电子邮件问题的好方法,因为可以由您组织中几个人分担监控邮箱和回复查询的责任。客户的问题将得到更快的答复,而相关电子邮件都存储在一个邮箱。

代表虚拟身份(例如 support@contoso.com)工作的代理人。代理人可以用该共享邮箱的身份答复电子邮件。

只要具有适当的权限,您的组织中的每个人都可以访问并搜索公用文件夹。它们非常适合用于电子邮件存档或共享文档。

理想的组大小

任何

Access

Exchange Online 和 Office 365 用户

对于通讯组,必须手动添加成员。动态通讯组的成员添加基于筛选条件。

可以向用户授予完全访问权限和/或“发送方式”权限。如果授予完全访问权限,则用户还必须将共享邮箱添加到他们的 Outlook 配置文件中才能访问共享邮箱。

您的组织中的任何人都可以访问

共享的日历

支持

不支持

支持

电子邮件是否会送达用户的个人收件箱?

否。用户可以订阅组,然后将所有组邮件转发到其收件箱

是。电子邮件会送达所有通讯组成员的收件箱。

否。电子邮件会送达共享邮箱的收件箱。

否。电子邮件会送达公用文件夹中。

支持的客户端

  • Outlook 2016

  • Outlook 2013(订阅后转发)

  • Outlook Web App

  • Outlook 2010(订阅后转发)

  • Outlook 2007(订阅后转发)

  • Outlook 2016

  • Outlook 2013

  • Outlook Web App

  • Outlook 2010

  • Outlook 2007

  • Outlook 2016

  • Outlook 2013

  • Outlook Web App

  • Outlook 2010

  • Outlook 2007

  • Outlook 2016

  • Outlook 2013

  • Outlook Web App

  • Outlook 2010

  • Outlook 2007

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