在 Office 文件中添加或删除数字签名

在 Office 文件中添加或删除数字签名

本文介绍数字签名(也称为数字标识)、它们的用途以及它们在以下 Microsoft Office 程序 - Word、Excel 和 PowerPoint - 中的用法。

本文内容

什么是数字签名?

Word 和 Excel 中的签名行

在 Word 或 Excel 中创建签名行

签署 Word 或 Excel 中的签名行

从 Word 或 Excel 中删除数字签名

Word、Excel 或 PowerPoint 中不可见的数字签名

在 Word、Excel 或 PowerPoint 中添加不可见的数字签名

从 Word、Excel 或 PowerPoint 中删除不可见的数字签名

什么是数字签名?

数字签名是电子邮件、宏或电子文档等数字信息上的一种经过加密的电子身份验证戳。 签名用于确认宏或文档来自签名人且未经更改。

签名证书和证书颁发机构

签名证书    若要创建数字签名,您需要具有用于证实身份的签名证书。 当您发送经过数字签名的宏或文档时,证书和公钥也会随之一起发送。 证书由证书颁发机构颁发,与驾驶执照类似,也可以被吊销。 证书的有效期通常为一年,超过此时间后,签名人必须续订或获取新的签名证书才能确认身份。

注意: 您可以在本文中了解有关公钥和私钥的更多信息。

证书颁发机构 (CA)    证书颁发机构是一个类似公证人的实体。 它可以颁发数字证书,对证书进行签名以验证其有效性,以及跟踪已吊销或过期的证书。

提示: 有关获取数字证书的详细信息,请参阅获取数字证书和创建数字签名

数字签名能保证什么?

  • 真实性    确认签名人的身份属实。

  • 完整性    内容在经过数字签名后未被更改或篡改。

  • 不可否认性    向所有相关方证明已签名内容的来源。“否认性”指签名人否认与签署内容有任何关系的行为。

  • 公正性    在某些情况下,Word、Excel 或 PowerPoint 文件中由安全时间戳服务器加盖时间戳的签名具有公证效力。

为了提供以上保证,内容创建者必须使用满足下列条件的签名对内容进行数字签名:

  • 该数字签名有效。

  • 与该数字签名关联的证书有效(没有过期)。

  • 签名人或组织(即发布者)受信任。

    重要: 无论签名证书已使用了多长时间或其吊销状态如何,具有有效时间戳的已签名文档都被视为有效的签名。

  • 与数字签名关联的证书由有声望的证书颁发机构 (CA) 颁发给签名发布者。

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Word 和 Excel 中的签名行

签名行类似于典型的签名占位符,可能会出现在打印文档中。 但其工作方式不同。 将签名行插入 Office 文件中时,作者可以指定有关预期签名人的信息,以及给签名人的说明。 当将文件的电子副本发送给预期签名人后,此人将看到签名行和要求其签名的通知。 签名人可执行以下操作:

  • 键入签名或

  • 选择墨迹签名的图片或

  • 使用触屏电脑的墨迹功能手写签名。

签名人向文档中添加签名的可见表示形式时,同时也会添加用于验证签名人身份的数字签名。

消息栏上的“标记为最终状态”

重要: 经过数字签名的文档会变为只读以防止修改。

在 Word 或 Excel 中创建签名行

  1. 在文档或工作表中,将指针置于要创建签名行的位置。

  2. “插入”选项卡上的“文本”组中,单击“签名行”列表,然后单击“Microsoft Office 签名行”

  3. “签名设置”对话框中,键入将显示在签名行下面的信息:
    “签名详细信息”对话框

    • 建议的签名人    签名人的全名。

    • 建议的签名人职务    签名人的职务(如果有)。

    • 建议的签名人电子邮件地址    签名人的电子邮件地址(如果需要)。

    • 对签名人的说明   :为签名人添加说明,如“对文档签名之前,请验证内容是否正确”。

  4. 选择下列一个或两个复选框:

    • 允许签名人在“签名”对话框中添加注释    允许签名人键入签名目的。

    • 在签名行显示签名日期   :文档签名日期将随签名一起显示。

提示: 若要添加其他签名行,请重复这些步骤。

注意: 如果文档未经签名,则会显示“签名”消息栏。 单击“查看签名”以完成签名过程。

未签名文档的“签名”消息栏

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签署 Word 或 Excel 中的签名行

签署签名行时,将添加您的签名的可见形式和一个数字签名。

未签名的签名行

  1. 在文件中,右键单击签名行。

    注意: 如果文件在受保护的视图中打开且来源可靠,请单击“仍然编辑”

  2. 从菜单中选择“签名”

    • 要添加签名的打印版本,请在“X”旁边的框中键入姓名。

    • 要为手写签名选择图像,请单击“选择图像”。 在“选择签名图像”对话框中,查找签名图像文件的位置,选择所需的文件,然后单击“选择”

      注意: 

      • 如果用户使用的是中文(繁体或简体)、朝鲜语或日语版本,将出现“图章签名行”选项。

      • 此外,还可以通过双击签名行在签名行中签名。 在“X”旁边键入您的姓名。 或者,在“签名”窗格中的“请求的签名”部分,单击签名旁边的箭头。 从菜单中选择“签名”

    • 要添加手写签名(仅适合 Tablet PC 用户),请使用墨迹功能在“X”旁边的框中签名。

    • 单击“签名”

    • 此时“签名”按钮会显示在文档或工作表的底部。

下图显示“签名”按钮。

红色的“签名”按钮

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从 Word 或 Excel 中删除数字签名

  1. 打开包含要删除的可见签名的文档或工作表。

  2. 右键单击签名行。

  3. 单击“删除签名”

  4. 单击“是”

注意: 此外,还可以删除签名,方法是在“签名”窗格中单击签名旁的箭头。 单击“删除签名”

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Word、Excel 或 PowerPoint 中不可见的数字签名

不可见的数字签名(如可见的数字签名行)可确保文档的真实性、完整性和来源。 您可以向 Word 文档、Excel 工作簿 和 PowerPoint 演示文稿中添加不可见的数字签名。

已签名文档的底部有“签名”按钮。 此外,对于已签名的文档,签名信息会显示在您的“信息”部分(单击“文件”选项卡后将显示此部分)。

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在 Word、Excel 或 PowerPoint 中添加不可见的数字签名

要保护文档内容的真实性,可以添加不可见的数字签名。 已签名文档的底部有“签名”按钮。

带选项的“保护文档”按钮

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“信息”

  3. 单击“保护文档”、“保护工作簿”或“保护演示文稿”。

  4. 单击“添加数字签名”

  5. 阅读 Word、Excel 或 PowerPoint 中显示的消息,然后单击“确定”

  6. “签名”对话框中的“签署此文档的目的”框中,键入目的。

  7. 单击“签名”

在对文件进行数字签名后,将出现“签名”按钮,并且文件会变为只读以防止修改。

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从 Word、Excel 或 PowerPoint 中删除不可见的数字签名

  1. 打开包含要删除的不可见签名的文档、工作表或演示文稿。

  2. 单击“文件”选项卡。

  3. 单击“信息”

  4. 单击“查看签名”

  5. 将重现文档、工作表或演示文稿视图,并出现“签名”窗格。

  6. 单击签名名称旁边的箭头

  7. 单击“删除签名”

  8. 单击“是”

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