在 Excel 和 Access 之间交换(复制、导入和导出)数据

存在多种在 Microsoft Office Access 和 Microsoft Office Excel 之间交换数据的方法。

  • 若要将 Access 中的数据装入 Excel,可以从 Access 数据表中复制数据并粘贴到 Excel 工作表中,从 Excel 工作表连接到 Access 数据库,或者将 Access 数据导出到 Excel 工作表中。

  • 若要将 Excel 中的数据装入 Access,可以从 Excel 工作表复制数据并粘贴到 Access 数据表中,将 Excel 工作表导入 Access 表中,或者从 Access 表链接到 Excel 工作表。

    注释: 

    • “导入”一词在 Excel 和 Access 中的意义各不相同。在 Excel 中,导入指的是建立一个可刷新的永久数据连接。在 Access 中,则指将数据引入 Access 中一次,但不建立永久数据连接。

    • 您不能将 Excel 工作簿保存为 Access 数据库。Excel 和 Access 都不提供利用 Excel 数据创建 Access 数据库的功能。

你想如何操作?

使用 Excel 中的 Access 数据

Excel 中处理数据访问

在 Excel 中使用 Access 数据

您可能想在 Excel 工作簿中使用 Access 数据,以便利用数据分析和绘制图表功能、数据排列和布局的灵活性或其他一些 Access 中不可用的功能。

将 Access 数据复制到 Excel 中

您可以从 Access 的数据表视图复制数据,然后将数据粘贴到 Excel 工作表中。

  1. 启动 Access,然后打开包含要复制的记录的表、查询或窗体。

  2. “起始页”选项卡上单击“视图”,然后单击“数据表视图”

  3. 选择要复制的记录。

    如果要选择特定列,请在相邻的列标题之间拖动。

  4. 在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中,单击“复制按钮图像

    Excel 功能区图像

    键盘快捷键  你还可以按 CTRL+C。

  5. 启动 Excel,然后打开要在其中粘贴数据的工作表。

  6. 单击要显示第一个字段名称的工作表区域的左上角。

    若要确保复制的记录不替换现有记录,请确保工作表中您单击的单元格的下方和右方不存在数据。

  7. 在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中,单击“粘贴按钮图像

    键盘快捷方式您也可以按 CTRL + V。

返回页首

将 Access 数据导出到 Excel

通过使用 Access 中的“导出向导”,可以将一个 Access 数据库对象(如表、查询或窗体)或视图中选择的记录导出到 Excel 工作表中。您在执行导出操作时,可以保存详细信息以备将来使用,甚至还可以制定计划,让导出操作按指定时间间隔自动运行。

下面是需要将数据从 Access 导出到 Excel 的常见情形:

  • 您的部门或工作组在处理数据时既使用 Access 也使用 Excel。您在 Access 数据库中存储数据,但使用 Excel 来分析数据和分发分析结果。您的小组目前在需要时将数据导出到 Excel,但您想让这个过程更加高效一些。

  • 您多数时间都在使用 Access,但您的经理更愿意在 Excel 中查看报表。您要按固定时间间隔将数据复制到 Excel 中,但您想自动完成这个过程以便节省您自己的时间。

有关将数据从 Access 导出到 Excel 的详细信息,请参阅 Access“帮助”系统。

返回页首

从 Excel 连接到 Access 数据

若要将可刷新的 Access 数据引入 Excel 中,可以创建一个到 Access 数据库的连接,该连接通常存储在 Office 数据连接文件 (.odc) 中,并检索表或查询中的所有数据。连接到 Access 数据而不导入这些数据的主要好处是:可以在 Excel 中定期分析这些数据,而不需要从 Access 反复复制或导出数据。连接到 Access 数据后,只要原始 Access 数据库更新了新的信息,则还可以从该数据库自动刷新(或更新)Excel 工作簿。例如,您可能想更新每月分发的 Excel 预算摘要报表以使其包含当月的数据。

  1. 单击要存放 Access 数据库中的数据的单元格。

  2. “数据”选项卡上的“获取外部数据”组中,单击“自 Access”

    Excel 功能区图像

  3. “查找范围”列表中,找到并双击要导入的 Access 数据库。

    “选取数据源”对话框中,单击要导入的表或查询,然后单击“确定”

  4. “导入数据”对话框中,请执行下列操作:

    • “选择数据显示方式”下,执行下列操作之一:

      • 若要以表的形式查看数据,请选择“表”

      • 若要查看为数据透视表报表的数据,选择数据透视表

      • 若要查看为数据透视图和数据透视表的数据,请选择数据透视图和数据透视表

    • 或者单击“属性”为导入的数据设置刷新、格式和布局选项,然后单击“确定”

    • “数据的放置位置:”下,执行下列操作之一:

      • 要将数据返回到所选位置,请单击“现有工作表”

      • 若要将数据返回到新工作表的左上角,请单击“新建工作表”

  5. 单击“确定”。

    Excel 会将外部数据区域放置在指定的位置。

有关连接到数据,请参阅,连接到 (导入) 外部数据的详细信息。

返回页首

在 Access 中使用 Excel 数据

您可能想在 Access 数据库中使用 Excel 数据,以便利用 Access 的数据管理、安全或多用户功能。Access 中有许多有用的功能,对于使用 Excel 数据的用户来说其中有两个功能尤为有用:

  • 报表    如果您熟悉 Access 报表的设计,并且想以此类报表的形式汇总和组织 Excel 数据,则可创建 Access 报表。例如,您可以创建更灵活的报表,例如分组和摘要报表、打印的标签和图形报表。

  • 窗体    如果您想使用窗体查找或显示 Excel 中的数据,则可创建 Access 窗体。例如,您可以创建一个 Access 窗体以与工作表中的列顺序不同的顺序显示字段,或者以更方便的方式在一屏中查看较长的行数据。

有关使用 Access 窗体和报表的详细信息,请参阅 Access“帮助”系统。

返回页首

将 Excel 数据复制到 Access 中

您可以在 Excel 的工作表视图中复制数据,然后将数据粘贴到 Access 数据表中。

注意: 如果您将工作表中多个字段的数据粘贴到一个数据表中,请确保这些列与要复制的数据的顺序匹配。将多个字段中的数据粘贴到一个窗体中时,Access 将数据粘贴到与源字段同名的字段中,无论它们在窗体中的顺序如何。如果您要复制的数据包含目标窗体中不存在的字段,则 Access 会询问您是否仅粘贴名称匹配的字段。如果不存在名称匹配的字段,则 Access 会根据目标窗体的选项卡顺序粘贴字段,此顺序可能不是所需的顺序。如果源字段名称与目标字段名称不同,您可能需要将数据粘贴到数据表而不是窗体中。

  1. 启动 Excel,然后打开包含要复制的数据的工作表。

  2. 选择要复制的行。

  3. 在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中,单击“复制按钮图像

    Excel 功能区图像

    键盘快捷键  你还可以按 CTRL+C。

  4. 启动 Access,然后打开要在其中粘贴行的表、查询或窗体。

  5. “数据表”选项卡上的“视图”组中,单击“视图”,然后单击“数据表视图”

    Access 功能区图像

  6. 执行下列操作之一:

    • 若要替换记录,请选择这些记录,,然后单击在开始选项卡,在剪贴板组中的粘贴 按钮图像

      Access 功能区图像

      键盘快捷方式您也可以按 CTRL + V。

    • 若要将数据作为新记录追加,请在“起始页”选项卡上的“剪贴板”组中,单击“编辑”菜单上的“粘贴追加”

返回页首

将 Excel 数据导入到 Access

若要将 Excel 中的数据存储到 Access 数据库中,并且此后在 Access 中使用和维护这些数据,您可以导入这些数据。导入数据时,Access 会在新表或现有表中存储这些数据,而无需改变 Excel 中的数据。进行导入操作时,一次只能导入一个工作表。若要导入来自多个工作表的数据,请为每个工作表重复执行导入操作。

下面是需要将 Excel 数据导入 Access 的常见情形:

  • 您多数时间都在使用 Excel,但以后准备使用 Access 处理这些数据。您想将 Excel 工作表的数据移到一个或多个新的 Access 数据库中。

  • 您所在的部门或工作组使用 Access,但有时您会收到 Excel 格式的数据,而这些数据又必须合并到 Access 数据库中。您想在接收到 Excel 工作表时将它们导入到数据库中。

  • 您使用 Access 管理数据,但您所在工作组的其他人员发来的周报是 Excel 工作簿。您想简化导入过程,以确保数据能在每周的特定时间导入到数据库中。

有关将数据从 Excel 导入 Access 的详细信息,请参阅 Access“帮助”系统。

返回页首

从 Access 链接到 Excel 数据

您可以将 Excel 区域作为表链接到 Access 数据库中。如果您计划继续维护 Excel 中的区域,但又希望可以从 Access 中访问此区域,则可使用此方法。您应该从 Access 数据库而不是从 Excel 创建此类链接。

在链接到 Excel 工作表或命名区域时,Access 会创建一个新表并链接到源单元格。在 Excel 中对源单元格所做的任何更改都会反映到链接的表中。不过,您不能在 Access 中编辑对应表的内容。如果要添加、编辑或删除数据,必须在源文件中进行更改。

下面是需要从 Access 中链接到 Excel 工作表的常见情形:

  • 您想继续在 Excel 工作表中保留数据,但要能够使用 Access 强大的查询和报表功能。

  • 您所在的部门或工作组使用 Access,但需要处理的外部源数据位于 Excel 工作表中。您不想维护外部数据的副本,但要能够在 Access 中处理这些数据。

有关将 Access 数据链接到 Excel 的详细信息,请参阅 Access“帮助”系统。

返回页首

注释: 

  • 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

  • 请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。你和 Microsoft 社区的其他成员可以使用 Community Translation Framework (CTF) 来改进本文。只需将鼠标悬停在文章中的句子上,然后在 CTF 小组件中单击“IMPROVE TRANSLATION”即可。 单击此处了解有关 CTF 的详细信息。 使用 CTF 即表示你同意服务条款

扩展你的技能
了解培训
抢先获得新功能
加入 Office 预览体验计划

此信息是否有帮助?

谢谢您的反馈!

谢谢你的反馈! 可能需要转接到 Office 支持专员。

×