在 Excel 中的基本任务

在 Excel 中的基本任务

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

Excel 是一个令人难以置信的强大工具,它能从大量的数据中获取有用的信息。但是,它还能有效地用于简单计算,以及跟踪几乎任何类型的信息。用于开启所有这些潜能的关键就是由单元格构成的网格。单元格可以包含数字、文本或公式。可以将数据放入单元格,然后以行和列将单元格分组。这样,您便可以累加数据、对数据进行排序和筛选、将数据放入表中,以及生成外观精美的图表。让我们浏览一下基本的入门步骤。

Excel 文档称为工作簿。每个工作簿包含若干个工作表(通常称为电子表格)。可以按您所需在一个工作簿中添加任意多个工作表,或者创建新的工作簿以单独保留数据。

  1. 单击“文件”,然后单击“新建”。

  2. 在“新建”下,单击“空白工作簿”。

    新建空白工作簿

  1. 单击某个空单元格。

    例如,新工作表上的单元格 A1。根据单元格在工作表的行和列中的位置来引用单元格,也就是说,单元格 A1 是列 A 的第一行。

  2. 在单元格中输入文本或数字。

  3. 按 Enter 或 Tab 移到下一个单元格。

  1. 选择要为其添加边框的单元格或单元格区域。

  2. 开始选项卡,在字体组中,单击边框旁边的箭头,然后单击所需的边框样式。

    Excel 功能区图像

有关详细信息,请参阅在工作表上的应用或删除单元格边框

  1. 选择要为其应用单元格底纹的单元格或单元格区域。

  2. 开始选项卡,在字体组中,选择填充颜色 按钮图像 ,旁边的箭头,然后在主题颜色标准颜色,选择所需的颜色。

有关如何将格式应用于工作表的详细信息,请参阅格式工作表

在工作表中输入数字后,您可能想要将它们进行累加。执行此操作的一种快捷方法是使用“自动求和”。

  1. 选择您要累加的数字右边或下面的单元格。

  2. 单击“开始”选项卡,然后单击“编辑”组中的“自动求和”。

    “开始”选项卡上的“自动求和”

    “自动求和”将会累加数字,并在选定的单元格中显示结果。

有关详细信息,请参阅使用自动求和对数字求和

将数字相加只是你可以执行的运算之一,Excel 还可以执行其他数学运算。请尝试一些简单的公式对你的数字进行加减乘除运算。

  1. 选择一个单元格并键入一个等号 (=)。

    这样,Excel 便知道此单元格将要包含公式。

  2. 键入数字和运算符的组合,例如,加号 (+) 代表相加,减号 (-) 代表相减,乘号 (*) 代表相乘,正斜杠 (/) 代表相除。

    例如,输入 =2+4=4-2=2*4=4/2

  3. 按 Enter。

    随后将运行计算。

    如果您希望光标停留在活动的单元格中,还可以按 Ctrl+Enter。

有关详细信息,请参阅创建一个简单的公式

若要区分不同类型的数字,请添加一种格式,如货币、百分比或日期。

  1. 选择您要设置其中的数字格式的单元格。

  2. 单击“开始”选项卡,然后单击“常规”框中的箭头。

    “开始”选项卡上的“设置数字格式”框

  3. 选择数字格式

    数字格式库

    如果看不到您正在寻找的数字格式,请单击其他数字格式。有关详细信息,请参阅可用的数字格式

    .

访问 Excel 的强大功能的一种简便方法就是将你的数据放入某个表中。这样,你能够快速筛选数据或者为数据排序。

  1. 选择您的数据,方法是单击第一个单元格,然后拖动鼠标,直到数据中的最后一个单元格。

    若要使用键盘,请按住 Shift 的同时按箭头键来选择数据。

  2. 单击位于选中区域右下角的“快速分析”按钮 “快速分析”按钮

    带有可见“快速分析镜头”按钮的选定数据

  3. 单击“”,将光标移动到“”按钮以预览你的数据,然后单击“”按钮。

    “快速分析表”库

  4. 在表的列标题中单击箭头 “筛选器”下拉箭头

  5. 若要筛选数据,请清除“全选”复选框,然后选择要在表中显示的数据。

    “排序和筛选”库中的“全选”框

  6. 若要为数据排序,请单击“升序”或“降序”。

    “排序和筛选”库中的排序命令

  7. 单击“确定”

有关详细信息,请参阅创建或删除 Excel 表格

快速分析工具 ( Excel 2016和Excel 2013仅) 让快速汇总您的号码。总和、 平均值或计数是否希望,Excel 会显示计算结果正下方或旁边您的号码。

  1. 选择包含您要相加或统计的数字的单元格。

  2. 单击位于选中区域右下角的“快速分析”按钮 “快速分析”按钮

  3. 单击“汇总”,在按钮上移动光标以查看数据的计算结果,然后单击按钮以应用总计。

    “快速分析”>“汇总”库

条件格式或迷你图可突出显示您最重要的数据,或显示数据趋势。使用快速分析工具 ( Excel 2016和Excel 2013仅) 的实时预览试用。

  1. 选择您要更仔细检查的数据。

  2. 单击位于选中区域右下角的“快速分析”按钮 按钮图像

  3. 尝试“格式”和“迷你图”选项卡上的选项,看看它们对数据有何影响。

    “快速分析”>“格式”库

    例如,在“格式”库中选择一个色阶用于区分高、中、低温度。

    带有色阶条件格式的数据

  4. 如果喜欢看到的效果,则单击该选项。

了解有关如何使用迷你图分析数据趋势的更多信息。

快速分析工具 (适用于Excel 2016和Excel 2013仅) 推荐合适图表的数据,并为你提供了直观的演示文稿只需几次单击。

  1. 选择包含要在图表中显示的数据的单元格。

  2. 单击位于选中区域右下角的“快速分析”按钮 按钮图像

  3. 单击“图表”选项卡,在推荐的图表之间切换以查看哪个图表的外观最适合你的数据,然后单击所需的图表。

    “快速分析”>“图表”库

    注意: Excel 根据针对您的数据所做的推荐,在此库中显示不同的图表。

了解创建图表的其他方法。

若要快速对数据进行排序

  1. 选择数据区域,例如 A1:L5(多个行和多个列)或 C1:C80(单个列)。区域可以包含为标识列或行而创建的标题。

  2. 在要排序的列中选择一个单元格。

  3. 单击 Excel 中的升序命令,按升序或最小数到最大数的顺序排序 以按升序排序(A 到 Z 或最小数到最大数)。

  4. 单击 Excel 中的降序命令,按降序或最大数到最小数的顺序排序 以按降序排序(Z 到 A 或最大数到最小数)。

若要按特定条件排序

  1. 在要排序的区域中的任意位置选择一个单元格。

  2. 数据选项卡上的排序和筛选组中,选择排序

  3. 将显示“排序”对话框。

  4. “主要关键字”列表中,选择第一个排序依据列。

  5. “排序依据”列表中,选择“数值”“单元格颜色”“字体颜色”“单元格图标”

  6. “顺序”列表中,选择要应用于排序操作的顺序, 即字母或数字的升序或降序(即对文本按 A 到 Z 或 Z 到 A 的顺序排序,对数字按从小到大或从大到小的顺序排序)。

    有关如何对数据进行排序的详细信息,请参阅对区域或表中的数据进行排序

  1. 选择要筛选的数据。

  2. 数据选项卡上的排序和筛选组中,单击筛选

    “数据”选项卡上的“排序和筛选”组

  3. 单击箭头 “筛选器”下拉箭头 列标题以显示您可以在其中进行筛选选项的列表中。

  4. 若要选择的值,在列表中,清除(全选)复选框。这将删除所有复选框复选标记。然后,选择您想要查看的值,然后单击确定以查看结果。

有关如何对数据进行筛选的详细信息,请参阅在区域或表中的筛选数据

  1. 单击“快速访问工具栏”上的“保存”按钮,或者按 Ctrl+S。

    “快速访问工具栏”上的“保存”按钮。

    如果之前保存了工作,则已大功告成。

  2. 如果这是你第一次保存此文件:

    1. “另存为”下,选择要保存工作簿的位置,然后浏览到所需的文件夹。

    2. “文件名”框中,输入工作簿的名称。

    3. 单击“保存”。

  1. 单击“文件”,然后单击“打印”或按 Ctrl+P。

  2. 单击“下一页”“上一页”箭头预览页面。

    “打印预览”窗格中的“下一页”和“上一页”按钮

    根据打印机设置,预览窗口将以黑白或彩色显示页面。

    如果您不喜欢页面的打印方式,您可以更改页边距或添加分页符

  3. 单击“打印”

  1. 文件选项卡上,选择选项,然后选择加载项类别。

  2. “Excel 选项”对话框底部附近,确保选中“管理”框中的“Excel 加载项”,然后单击“转到”

  3. 加载项对话框中,选择您想要使用,加载项的复选框,然后单击确定

    如果 Excel 将显示一条消息,指出它不能运行此加载项并提示您安装它,单击以安装加载项。

有关如何使用加载项的详细信息,请参阅添加或删除加载项

Excel 可以应用内置模板,以应用您自己的自定义模板,并从各种Office.com在模板中搜索。Office.com提供了常用 Excel 模板,包括预算的各种可供选择。

有关如何查找和应用模板的详细信息,请参阅查找并应用模板

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