在 Excel 中应用条件格式

通过条件格式,你能够将颜色应用于对应特定条件(例如重复值符合特定条件,如“大于 100”或“等于收入”)的单元格。 可以选择“突出显示单元格规则”和配置“项目选取规则”。 还可通过数据条、色阶和图标集,针对一系列值显示单个单元格的排列顺序。 条件格式具有动态性,这意味着如果值发生更改,格式将自动进行调整。

条件格式选项

启用色阶的条件格式

条件格式选项

使用三种颜色色阶的条件格式

注意: 在 Excel 2007 之前,需要使用公式创建条件格式规则,且这些规则仅支持 3 个条件。 自 Excel 2007 起,条件格式具有众多易于应用的预定义规则,可支持多达 64 个条件。 如果无法使用预定义的条件格式创建所需的格式,可以使用公式来应用条件格式

本主题将演示多种方法,介绍如何应用一些预定义的条件格式规则。 具有成千上万种潜在的组合,因此应多加试验,直到找到最适合的组合。 此外,花时间为受众考虑一下,因为太复杂可能会使得你的意图难以理解。

按照下面的步骤操作,突出显示一列数据中的重复项目:

突出显示重复值的条件格式

  1. 选择需要在其中使用颜色设置重复值(例如此处的“员工姓名”)格式的区域。

  2. 在“开始”选项卡上,单击“条件格式”>“突出显示单元格规则”>“重复值”。

    重复值

  3. 从选项下拉列表中选择一种格式,然后单击“确定”。

    “突出显示重复值”格式设置选项

该区域显示的格式会以所选颜色突出显示重复项。

可以按颜色对列表进行排序,进一步执行重复搜索。 该操作便于更轻松地对重复项应用批量更改,如删除操作。

请按以下步骤操作:

  1. 单击数据区域中的任意位置,然后依次单击“数据排序和筛选排序”。

  2. 对“排序依据”选项选择“员工名称”,在“排序依据”下拉列表中选择“单元格颜色”,并在“顺序”中选择某种颜色,然后在最后的下拉列表中选择“前端显示”。 单击“确定”应用此格式。

“数据”>“排序”>“按颜色排序”选项

已排序的表将在顶部对重复项进行分组:

将重复值排序到列表顶部的条件格式

前 10 项”选项可快速确定所选区域中排名靠前的数据,如基于排序的列表中的前 10 名客户。 同样,还可选择“最后 ​​10 项”、“前/最后 10%”或“高于/低于平均值”。 应用规则后,可将前 10 项更改为任何所需的值。

按照下面的步骤操作,了解如何突出显示前 10 个收入绩效。

应用到区域的条件格式“前 10 项”选项
  1. 选择要设置格式的区域。 在上图中,我们已选择“收入”列。

  2. 在“开始”选项卡上,单击“条件格式”>“项目​​选取规则”>“前 10 项”。

    条件格式的“前 10 项”格式选项
  3. 然后可按需向上或向下调整数字选项并选择填充颜色。

    条件格式的“前 10 项”选项

当使用条件格式来显示“数据条”时,Excel 会在每个单元格中绘制一个条,其长度是该单元格的值与所选区域中其他单元格的值之比。

按照下面的步骤操作,完成一个示例。

应用到区域的条件格式数据条
  1. 选择要设置格式的区域。 在上图中,我们已选择“收入”列。

  2. 在“开始”选项卡上,单击“条件格式”>“数据条​​”。 然后选择所需的“渐变​​”或“纯色填充”样式。

    条件格式数据条的样式库
  3. 如果要在应用数据条之后对列表排序,只需选择该列。 然后在“数据”选项卡上单击“排序和筛选”,然后选择 快速升序排序快速降序排序 选项,以升序或降序进行排序。

可使用一组图标直观地展示出值位于数字或百分比范围内的某个区域。 在本部分中,我们将使用正值 条件格式正值图标 、中性值 条件格式中性值图标 和负值 条件格式负值图标 图标比较区域绩效与标准绩效之间的关系。

请按以下步骤进行操作。

应用到区域的条件格式图标集

  1. 选择要设置格式的区域。

  2. 在“开始”选项卡上,单击“条件格式”>“图标集​​”。 那么, 选择所需的图标集样式。

    条件格式的“图标集”选项


  3. Excel 将尝试相应地解释你的数据和格式。 如果需要更改,请转到“开始”选项卡,单击“条件格式”>“管理规则”。 然后选择“图标集规则”>“编辑规则”。 然后对“根据以下规则显示各个图标”部分进行调整。 在本例中,我们设置的规则为:大于 45,000 的任何值为正值,介于 40,000 和 45,000 之间的任何值为中性值,小于 40,000 的任何值为负值。

    条件格式的“图标集”选项对话框

可使用“色阶”突出显示值,以显示区域并比较高值与低值,在本例中为 1 月-6 月。

使用三种颜色色阶的条件格式

请按以下步骤操作:

  1. 选择具有要设置其格式的值的区域。

  2. 在“开始”选项卡上,单击“条件格式”>“色阶”。 然后选择所需的缩放比例。 本例使用“红-黄-绿色阶”。

    红黄绿色阶

如果要每隔一行设置数据格式,可通过条件格式公式实现。 但对数据套用表格格式更为简单。 选择数据区域内的一个单元格,依次转到“开始”、“样式”和“套用表格格式”。 再从“样式库”选择所需的样式,Excel 随即会将数据转换为表格。

Excel 表格的样式库

如果只想保留表格式而不保留表格的其他功能,可将表格转换回区域。 单击表格区域内的任意位置,然后单击“功能区”上的“表格工具”选项卡,再依次单击“设计”、“工具”和“转换为​​区域”。

可在此处了解有关 Excel 表格的详细信息:创建或删除工作表中的 Excel 表格

如果上面所有选项都不是你要查找的内容,你可以使用几个简单的步骤创建自己的条件格式规则:

  1. 选择要设置格式的单元格。

  2. 在“开始”选项卡上,单击“条件格式”>“新建规则”。

    新建格式规则

  3. 自行创建规则并指定格式选项,然后单击“确定”。 有关详细信息,还可参阅使用公式来应用条件格式

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