在 Excel 中使用屏幕阅读器执行基本任务

在 Excel 中使用屏幕阅读器执行基本任务

朗读符号与屏幕阅读器内容的标签。本主题介绍如何在 Office 中使用屏幕阅读器

本文属于Office 辅助功能内容集,适用于将屏幕阅读器程序与 Office 产品结合使用的用户。若要获取更多常规帮助,请参阅 Office 支持主页

在 Excel 2016 中使用键盘和 Windows 内置屏幕阅读器(例如 JAWS 或讲述人)执行 Excel 2016 中的基本任务。启动该应用并创建新工作簿来插入数据。创建简单的公式,对数据进行排序或筛选,并添加图表来显示数据含义。

注释: 

本主题内容

启动 Excel

要启动 Excel 2016,请执行下列操作之一:

  • 按 Windows 徽标键,键入“Excel”,然后按 Enter。

  • 在你的设备或正在使用的文件存储中,导航到想要打开的 Excel 2016 工作簿并按 Enter。工作簿会在 Excel 中打开。

创建新工作簿

Excel 文件被称为工作簿。每个工作簿都包含多个表,这些表通常被称为电子表格工作表。你可以根据需要向工作簿添加任意数目的工作表,也可以创建新的工作簿以单独保存数据。

  1. 在 Excel 中,若要开始创建新工作簿,请按 Alt+F、N。

  2. 若要打开空白工作簿,请按 L。

输入数据

当你在工作表中输入数据时,你会使用行、列和单元格。单元格的引用以其在工作表上的位置(用行和列表示)来表示,因此单元格 A1 位于 A 列的第一行。在新工作表中,单元格 A1 是默认选中的单元格。

  1. 若要选择要开始输入数据的空单元格,请按箭头键。在 JAWS 中,在工作簿中移动到单元格时,将听到单元格引用和单元格的内容。选择空单元格时,将听到类似于“空白,G4”的这样的内容。在讲述人中,将听到单元格引用,但不会听到单元格的内容。

  2. 在单元格中,键入文本或数字。

  3. 若要在单元格中输入内容并移动到该列的下一个单元格,请按 Enter。若要移动到同一行的下一个单元格,请按 Tab 键。也可以使用箭头键。

使用自动求和累加数据

你可以使用自动求和函数对工作表中输入的数字进行快速求和。

  1. 选择用于显示总和的单元格。它通常位于要相加的数字的右侧或下方。

  2. 要在单元格中输入自动求和函数,请按 Alt+H、U,然后按 S。

    提示: 你可以更改为自动求和函数选择的单元格。若要选择要添加的单元格区域,请按住 Shift 键,然后按箭头键。

  3. 在确认自动求和函数将对所需单元格创建公式后,请按 Enter。自动求和将累加所选单元格中的数字,所得综合将显示在选定的单元格中。

  4. 若要收听自动求和计算的结果,请移动回包含自动求和函数的单元格。你将听到数字、此数字为公式结果的事实和单元格引用,例如,“538,有公式、G6”。

创建简单公式

你可以输入简单的公式,对工作表中的数字进行加减乘除运算。通过组合单元格引用(如 B4 或 D6)来创建公式,单元格引用中应包含要使用数学运算符计算的数字。运算符中包括表示相加的加号 (+),表示相减的减号 (-),表示相乘的星号 (*),表示相除的正斜杠 (/)。

  1. 选择想要放入公式结果的单元格。它通常位于要计算的数字的右侧或下方。

  2. 键入等号 (=)。Excel 公式始终以等号开头。

  3. 若要创建公式,请键入单元格引用(如 B4 或 D6)和数学运算符的组合。例如,=B4+B5、=B4-B5、=B4*B5 或 =B4/B5

    提示: 若要进行快速计算,可以在公式中输入数字(而不是单元格引用),例如,=20+10、=20-10、=20*10 或 =20/10

  4. 按 Enter。将对数字进行计算,结果将显示在选定的单元格中。

    提示: 如果想要光标停留在活动单元格中,请按 Ctrl+Enter。

应用数字格式

若要区分不同类型的数字,请添加数字格式,如货币、百分比或日期。

  1. 选择包含要设置格式的数字的单元格。

  2. 按 Alt+H、N,打开数字格式组合框。

  3. 按向下键或向上键,浏览可用的数字格式。

    提示: 如果列表中不包含所需数字格式(如“特殊”或“自定义”),按 Esc 退出数字格式列表。若要在“设置单元格格式”对话框中打开“数字”选项卡,请按 Alt+H、O,然后按 E。若要浏览可用数字格式列表,请按 Tab 键,然后按向下键或向上键。

  4. 若要将选择的数字格式应用于所选单元格,请按 Enter。

对表格中的数据进行筛选或排序

使用工作表中的数据创建表格时,可以采用多种方法分析这些数据,包括快速筛选或排序。

  1. 要选择将以表格形式分析的数据组,请先选择第一个单元格。然后,按住 Shift 键,同时按箭头键,以移动到最后一个数据所在的单元格(通常为单元格组的对角)。选择单元格组后,可听到区域中第一个单元格的单元格引用和内容,以及最后一个单元格的单元格引用和内容。(在讲述人中,可听到区域中第一个单元格的单元格引用和内容。)

  2. 按 Ctrl+Q,打开快速分析工具。

  3. 若要移动到“表格”选项卡,请按 T。

  4. 若要选择“表格”网格,请按 Tab 键,然后按 Enter。所选数据的格式设置为表格。添加了列标题,行的格式为交替颜色。

  5. 按列的内容筛选表格。

    1. 移到包含要作为筛选依据的数据所在的列的标题。

    2. 选择列标题中的箭头。

    3. 按 Tab 键,直到听到“全选,已选中”。

    4. 若要清除此复选框,请按空格键。

    5. 若要浏览筛选选项,请按向下键,并按空格键选择包含要作为筛选依据的数据的复选框。按 Enter。

    6. 若要删除筛选器,并再次显示所有数据,请重复步骤 a-c。若要选中“全选”复选框,请按空格键。按 Enter。

  6. 对表格进行排序。

    1. 移动到要作为表格排序依据的列的标题。

    2. 选择列标题中的箭头。

    3. 若要选择“升序”(适用于数字)或“从 A 到 Z 排序”(适用于文本),请按 S。若要选择“降序”或“从 Z 到 A 排序”,请按 O。

计算表格中的数字

通过使用快速分析工具中,你可以快速计算数字。无论是计算总和、平均值还是计数,Excel 都会在整个表格的数字的下方或旁边显示计算结果。

  1. 要选择将以表格形式计算的数据组,请先选择第一个单元格。然后,按住 Shift 键,同时按箭头键,以移动到最后一个数据所在的单元格(通常为单元格组的对角)。

  2. 按 Ctrl+Q,打开快速分析工具。

  3. 按 O,然后按 Tab 键,移动到“汇总”选项卡。

  4. 对于水平数据或垂直数据,若要浏览计算选项(包括“求和”、“平均值”、“计数”、“汇总百分比”和“运行”),请按向右键。

  5. 选择一个计算选项,然后按 Enter。将按指定的计算选项对选中的数据组进行计算。

  6. 若要收听结果,请逐个选择包含公式的单元格。你将听到公式结果、单元格包含公式的事实和单元格引用。

以表格形式设置数据格式或突出显示数据

条件格式或迷你图可以突出显示最重要的数据或显示数据趋势。你可以使用快速分析工具快速应用这些突出显示。

  1. 要选择将使用条件格式或迷你图突出显示的数据组,请先选择第一个单元格。然后,按住 Shift 键,同时按箭头键,以移动到最后一个数据所在的单元格(通常为单元格组的对角)。

  2. 按 Ctrl+Q,打开快速分析工具。

  3. 若要移动到“格式”选项卡,请按 F。若要移动到“迷你图”菜单,请按 S。若要移到选项卡选项,请按 Tab 键。

  4. 若要浏览格式或迷你图选项,请按向右键或向左键。数字的格式设置选项包括“数据条”、“色阶”和“图标集”等。文本的格式设置选项包括“文本包含”、“重复值”、“唯一值”、“等于”和“清除格式”。迷你图选项包括“折线图”、“柱状图”和“盈亏”,仅当数字被选中时可用。

  5. 选择格式或迷你图选项,然后按 Enter。将按指定的选项设置所选数据组的格式。

注意: 详细了解如何 Analyze trends in data using sparklines(使用迷你图分析数据趋势)。

在图表中显示数据

快速分析工具可推荐特定的图表,还可快速创建数据的可视化演示。

  1. 若要以图表形式展示一组数字和标签,请先选择第一个单元格。然后,按住 Shift 键,同时按箭头键,以移动到最后一个数据所在的单元格(通常为单元格组的对角)。

  2. 按 Ctrl+Q,打开快速分析工具。

  3. 按 C,然后按 Tab 键,移动到“图表”选项卡。

  4. 若要浏览图表选项,请按向右键或向左键。

  5. 选择所需图表类型,然后按 Enter。表示所选组的图表将作为嵌入对象添加到工作表中。

注意: 了解关于 Create a chart in Excel 2016 for Windows(在 Excel 2016 for Windows 中创建图表)的其他方法。

保存工作

  1. 按 Ctrl+S。如果是首次保存此工作簿,请在随即打开的“另存为”Backstage 视图中选择存储位置并命名。

  2. 若要移动到“另存为”位置选择,请按 Tab 键。

  3. 按向下键或向上键,选择工作簿的存储位置,如 OneDrive此电脑。或者,打开“另存为”对话框,移动到“浏览”,然后按 Enter。

  4. 若要浏览到所选存储位置中的文件夹,请按 Tab 键。若要将文件夹移动到该层次结构中的较高位置,请选择“向上一级”。若要移动到文件夹列表,请重复按 Tab 键。若要在列表中移动,请按 Tab 键或箭头键。要选择一个文件夹,请按 Enter。

  5. 按 Tab 键移动到“在此处输入文件名”框,然后键入工作簿的名称。

  6. 按 Tab 转到“保存”按钮并按 Enter。

打印工作

  1. 按 Ctrl+P 可打开“打印”Backstage 视图。

  2. 按 Tab 键浏览打印设置,包括“打印属性”、“单面打印”、“纵向”、“普通页边距”和“页面设置”。若要更改所选设置,请按 Enter 键。若要选择不同的设置,请按向上键或向下键,然后按 Enter。

  3. 打印设置符合你的要求时,若要选择“打印”,请按 Shift+Tab,直到听到“打印”。按 Enter。打印机将打印工作簿。

另请参阅

使用屏幕阅读器在 Excel 中创建工作簿

在 Excel 中使用屏幕阅读器查找和替换数据

面向 Windows 的 Excel 键盘快捷方式和功能键

设置设备以使用 Office 365 中的辅助功能

了解如何使用辅助功能在 Excel 中导航

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