在 Business Contact Manager 中使用商务联系人

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商务联系人记录可用于组织和存储大量有关您有业务往来的人员的信息。

本文介绍如何创建新记录和完成商务联系人窗体。

你想如何操作?

创建新的商务联系人记录

编辑商务联系人记录

筛选商务联系人列表

您可以执行下列操作的商务联系人记录:

  • 使用多种方法来添加它们。

  • 将其分配给员工或同事。

  • 链接到它们的帐户。
    通过将商务联系人记录链接到客户记录,您可以连接有关信息的工作单位商务联系人信息。例如,一个或多个商务联系人链接到客户记录后,客户记录的通信历史记录的商务联系人链接到该帐户的每个包括通信历史记录项。

  • 链接到商务联系人的通信历史记录项、 跟踪电子邮件和筛选通信历史记录项列表。
    您可以跟踪的许多您相关的活动 (包括电话、 电子邮件、 信函或文件) 到您的商务联系人记录中的历史记录页面上的商务联系人。

    您可以自动电子邮件链接到商务联系人记录。有关详细信息,请参阅链接和跟踪电子邮件在 Business Contact Manager

  • 转换潜在顾客或其他基于商务联系人记录类型的记录的商务联系人。

  • 编辑商务联系人记录中的信息。

  • 通过添加或删除在字段列表中的字段和项,自定义商务联系人窗体。
    有关自定义表单或创建其他表单来存储业务信息的信息,请参阅创建和自定义记录类型和列表

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创建新的商务联系人记录

商务联系人记录可以帮助您跟踪您拥有您有业务往来的人员的相关信息。

本节内容

手动添加新的商务联系人记录

从另一个程序导入业务联系人

将 Outlook 联系人移动或复制到 Business Contact Manager

从电子邮件创建商务联系人记录

将潜在顾客记录转换为商务联系人记录

有几种方式,以获取信息导入到商务联系人记录。您可以在记录中键入信息、 Outlook 或其他程序中,从导入数据和复制的 Outlook 联系人。

信息可以包括:

  • 业务信息,如公司或组织的商务联系人。

  • 个人信息,如出生日期。

  • 通信历史记录项,如电子邮件和约会。

  • 向表单添加自定义字段中录制的任何详细信息。

    提示: 通过添加特定于您的企业的字段或移动的节,以强调对你最重要的信息,可以自定义您的商务联系人窗体。例如,花店可能创建一个名为"最常用的花朵"字段和家供暖专员可以创建一个名为"Furnace 模型"字段。有关自定义窗体的详细信息,请参阅创建和自定义记录类型和列表

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手动添加新的商务联系人记录

需要只需几分钟以打开一个空白的商务联系人表单并输入数据的一些关键。保存该窗体创建新的商务联系人记录。更高版本,与人员开发您关系时,您可以将其重新打开该记录,并添加更多详细信息。

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您将注意到许多商务联系人窗体和 Outlook 联系人窗体之间的相似点。

打开商务联系人表单

  1. 在导航窗格中,单击Business Contact Manager,中的联系人管理器

  2. 在功能区上的新建组中,单击新商务联系人

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填写商务联系人表单

大多数其他窗体中,如商务联系人窗体包括常规详细信息历史记录页面。

您可以通过移动各个部分和字段、 重命名字段,并将项目添加到列表自定义窗体。有关自定义表单或创建其他表单来存储业务信息的信息,请参阅创建和自定义记录类型和列表

“常规”页面

业务联系人部分

  1. 输入完整名称和职务的业务联系人。根据您希望在 Outlook 中的联系人窗体,请选择作为文件名,。

    完整名称是唯一的必填的字段。添加信息添加到其他字段是可选的。

  1. 分配的商务联系人    将商务联系人分配给其他员工,在分配对象字段中,单击雇员姓名。

    注意: 在分配对象列表中的名称是您与之共享 Business Contact Manager 数据库的员工。有关共享的详细信息,请参阅Business Contact Manager 数据与其他用户共享

    “公司信息”部分

    您可以使用公司字段或帐户域存储商务联系人的公司名称。如果您不使用客户记录,请使用公司字段。

    链接的客户部分

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  1. 链接到客户的商务联系人    单击要链接到帐户的商务联系人的帐户

  2. 选择要链接到此商务联系人的帐户对话框中,单击帐户,,然后单击链接到
    将商务联系人链接到客户的值是商务联系人的通信历史记录也是客户记录的通信历史记录中。如果有多个商务联系人链接到同一个帐户,每个链接的商务联系人的通信历史记录也会列出客户的通信历史记录中。这使您可以看到所有通信历史记录和商务联系人的所有相关联的组织在一个位置。有关选择要链接的记录的详细信息,请参阅在 Business Contact Manager 记录链接

    Internet、 电话号码、 地址和名片分区

  3. 输入电子邮件和网页地址、 电话号码、 企业版和家庭地址。就像在 Outlook 联系人表单中输入要完成的名片的信息。
    (如电子邮件) 的某个字段名称旁边的箭头指示您可以在字段中进行多个条目。

    提示: 如果您输入多个地址商务联系人,请选择此处为通讯地址复选框以确定邮件合并过程中使用的地址。

    “来源信息”部分

    图片

  4. 在“来源信息”部分的下列字段中输入信息:

    •     单击方法或操作,了解您的业务借此商务联系人。例如,广告,或者 word 的嘴。

    • 启动者    单击此按钮可选择市场营销活动或向您的企业提供此商务联系人的其他业务记录 (如另一个业务联系人)。

      提示: 输入的市场营销活动名称允许Business Contact Manager for Outlook跟踪的类型和源自活动的记录数。它还链接到商务联系人的市场营销活动记录。有关市场营销活动的详细信息,请参阅推销产品和服务 Business Contact Manager 中

      “注释”部分

  5. 注释部分中,键入备注、 粘贴来自其他文件的注释或附加文件,Outlook 项目或名片。

    图片

    提示: 如果有多个同事处理商务联系人,则可能注意输入批注时很有帮助。单击添加时间戳记录的日期和时间的每一项。

  6. 当您完成输入的信息时,请单击保存并关闭

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“详细信息”页面

  1. 在功能区上的显示组中,单击详细信息以显示详细信息页面。

  2. 输入有关该人员的作业和数据,例如出生日期,付款状态的详细信息,该记录是否处于活动状态,并选择首选的通信方法。

“历史记录”页面

  1. 在功能区上的“显示”组中,单击“历史记录”以显示“历史记录”页面。

  2. 添加或查看电子邮件、业务注释或约会等通信历史记录项。

    如何添加通信历史记录项?

    1. 在“通信历史记录”下,单击“新建”,然后单击要添加的项类型。

    2. 在表单中键入信息,然后单击“保存和关闭”。

      有关通信历史记录项的详细信息,请参阅跟踪与客户在 Business Contact Manager 的通信

  3. 如果要查找特定项,则可以搜索或筛选通信历史记录项列表。

    1. 如何搜索通信历史记录项列表?

      • 在“搜索”框中,键入要查找的信息,然后单击“搜索“搜索”图标 按钮。

        注意: 系统只会搜索“主题”和“已链接到”字段。 若要列出特定类型(如电子邮件)的所有项,请使用筛选器。

    2. 如何筛选通信历史记录项列表?

      • 在功能区上,单击“查看”选项卡。

      • 在“筛选”组中,执行下列操作之一:

        • 单击要应用的筛选器类型(如“项类型”),然后单击相应筛选器。

        • 单击“筛选”,然后选择筛选条件。

          有关筛选的详细信息,请参阅在 Business Contact Manager 中筛选记录

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从另一个程序导入业务联系人

可以导入商务联系人和其他类型的记录程序,如 ACT ! 和 Microsoft Excel。

有关如何从其他程序中或 Outlook 联系人文件夹中导入数据的信息,请参阅导入数据导入 Business Contact Manager

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将 Outlook 联系人移动或复制到 Business Contact Manager

  1. 在导航窗格中,单击“联系人”按钮。

  2. 在联系人列表中,单击您想要移动到Business Contact Manager for Outlook的联系人。
    如何选择多条记录?

    若要选择彼此相邻的多条记录,请按 Shift 键,然后单击要添加的记录组中的第一条和最后一条记录。若要选择不相邻的多条记录,请按 Ctrl 键,然后单击各条记录。若要选择所有记录,可单击任意一条记录,然后按 Ctrl+A。

    若要将 Outlook 联系人文件夹的全部内容复制到 Business Contact Manager,将 Outlook 联系人文件夹导入到商务联系人。有关如何导入的信息,请参阅导入数据导入 Business Contact Manager

  3. 在功能区,商务组中,请执行下列操作之一。

    • 将联系人移动   

      1. 单击创建记录

      2. 移动到 Business Contact Manager,请指向,然后单击商务联系人或所需的记录类型。

    • 将联系人复制   

      1. 单击创建记录

      2. 复制到 Business Contact Manager,指向,然后单击商务联系人或所需的记录类型。

如果您想要访问您的移动电话上商务联系人,就像您的 Outlook 联系人,您可以使用商务联系人同步功能在您的 Outlook 联系人文件夹中包含商务联系人。有关商务联系人同步的信息,请参阅远程访问业务联系人: 在 Business Contact Manager 中使用同步

重要: 最终可能会重复记录在您的联系人文件夹如果启用了商务联系人同步功能。商务联系人同步功能自动包括您的 Outlook 联系人文件夹中的商务联系人记录。当联系人移动或复制到商务联系人文件夹时,它们将显示在联系人文件夹为商务联系人太。

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从电子邮件创建商务联系人记录

从电子邮件从新客户,您可以创建商务联系人记录。

  1. 在导航窗格中,单击“收件箱”。

  2. 双击电子邮件以将其打开。

  3. 在功能区上的“商务”组中,单击“创建记录”。

  4. 单击商务联系人或要在邮件的件人行上使用电子邮件地址创建的商务联系人记录类型。

通过右键单击该名称,指向创建 Business Contact Manager 中,然后单击商务联系人,您可以从邮件中的其他电子邮件地址创建商务联系人。

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将潜在顾客记录转换为商务联系人记录,或将潜在顾客转换为商务联系人

通常,有关潜在客户的信息存储在潜在顾客记录中。该人员已成为实际客户,可以将潜在顾客记录转换为商务联系人记录。

您可以将转换潜在顾客或其他基于商务联系人记录类型的记录类型商务联系人。

您可以通过使用商务联系人窗体中创建新的记录类型,例如,员工或供应商。有关如何创建新记录类型的详细信息,请参阅创建和自定义记录类型和列表

  1. 在导航窗格中的“Business Contact Manager”下,单击“联系人管理”。

  2. 在工作区中,单击潜在顾客选项卡。

  3. 双击要转换的记录。

  4. 在功能区上的编辑组中,单击转换为,然后单击商务联系人

  5. 根据需要在新记录编辑。

  6. 完成该操作后,单击“保存和关闭”。

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编辑商务联系人记录

根据您有业务往来商务联系人时,您了解更多它们可能包括他们愿意如何联系,及其助手的名称、 新的电话号码,等等。跟上的这个信息流是您可以不断更新和保存您的商务联系人记录,从而简化日常任务。您可以打开商务联系人记录添加或编辑信息,或查看的通信历史记录项链接到商务联系人的电子邮件等。

  1. 在导航窗格中的“Business Contact Manager”下,单击“联系人管理”。

  2. 在工作区中,单击商务联系人选项卡,然后:

    • 滚动到您想要打开,并双击它商务联系人。

      —或—

    • 使用搜索框中键入要查找业务联系人的信息,然后双击记录。

  3. 添加或编辑根据需要的信息。

    提示: 如果您有帐户的电子邮件地址,您可以确保从该帐户的电子邮件自动中包含的通信历史记录。在编辑组中,单击电子邮件跟踪,然后单击管理链接和跟踪。选择电子邮件地址的帐户,复选框,然后单击确定。有关自动将电子邮件链接到记录的详细信息,请参阅链接和跟踪电子邮件在 Business Contact Manager

  4. 完成后,单击保存并关闭

提示: 具有名为批量编辑功能,您可以编辑多个商务联系人记录中的字段的内容。这非常方便,例如,如果您想要为所有在同一个公司工作的 12 个商务联系人中输入 Web 地址。有关如何同时编辑多条记录的详细信息,请参阅编辑许多同时在 Business Contact Manager 记录

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筛选商务联系人列表

您不必滚动浏览所有商务联系人以查找所需内容。相反,您可以筛选任何商务联系人列表,以便您将看到只有您感兴趣的记录。

  1. 在导航窗格中的“Business Contact Manager”下,单击“联系人管理”。

  2. 在工作区中,右键单击商务联系人选项卡,,然后单击修改

  3. 修改选项卡对话框中,单击筛选

  4. 筛选器商务联系人对话框中,您可以使用一个或两项操作:

    • 简单的筛选器    选中或清除预设的类别。

    • 高级筛选器    创建多个筛选器以优化您的选择。

可以使用此筛选的列表来创建自定义选项卡、 通话清单或邮寄列表。也可以使用作为报表或小工具的基础。

有关筛选的详细信息,请参阅筛选器在 Business Contact Manager 记录。有关报表的详细信息,请参阅使用报表和图表 Business Contact Manager 中。有关小工具的详细信息,请参阅在 Business Contact Manager 中使用小工具

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