在 Access 桌面数据库中创建数据透视表或数据透视图视图

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当您需要执行交互式数据分析或创建动态交互式图表时,可以使用数据透视表和数据透视图视图。本文介绍了创建和自定义每种视图所需的步骤。

您要做什么?

了解数据透视表视图

数据透视表视图示例

查看明细数据

查看单个项目

创建数据透视表视图

步骤 1:创建查询

步骤 2:在数据透视表视图中打开查询

步骤 3:在数据透视表视图中添加数据字段

添加行字段

添加列字段

添加明细字段

添加筛选字段

移动字段

删除字段

步骤 4:在视图中添加计算明细字段和汇总字段

添加计算明细字段

添加汇总字段

步骤 5:更改字段标题和设置数据格式

步骤 6:对数据进行筛选、排序和分组

设计数据透视图视图

数据透视表视图和数据透视图视图的区别

数据透视图视图示例

创建数据透视图视图

步骤 1:切换到数据透视图视图

步骤 2:在数据透视图视图中添加和删除字段

添加字段

删除字段

步骤 3:对数据进行分组、筛选和排序

数据分组

筛选数据

对数据进行排序

步骤 4:更改图表类型

步骤 5:添加图例

步骤 6:编辑并设置文本格式

坐标轴标题

数据标签

步骤 7:设置绘图区格式

了解数据透视表视图

数据透视表是一种交互式表,可以快速合并和比较大量数据。您可以旋转其行和列来查看源数据的不同汇总,还可显示感兴趣区域的明细。如果要分析相关的汇总值,尤其是在要合计较大的数字列表并对每个数字进行多种比较时,通常使用数据透视表。

数据透视表视图示例

下图显示了数据透视表视图中的发票数据查询。此视图仅显示了汇总值。

数据透视表视图

国家/地区”字段经过筛选,仅显示美国的数据。

自定义区域”字段是自定义组字段。自定义组字段可用于以您希望的方式对项目分组,以便更好地分析数据。此处,“城市”项目分为两个类别:“西海岸”和“国家其他地区”。

交易总值”显示了两个区域中某个销售人员分别处理的交易总值。

“交易 数”显示了两个区域中某个销售人员分别处理的交易数量。

在上图中,您可以轻松地比较不同销售人员和区域之间的数据。由于是交互式表格,您可以快速更改所显示的筛选、汇总和详细程度,从而以不同方式分析数据。

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查看明细数据

您可以单击某个销售人员右侧或某个区域下方的加号 (+) 查看各个明细记录。下图显示了 Anne Dodsworth 的明细数据。

查看明细数据

这些明细字段存在于基础记录源中。

计算明细字段使用基于其他明细字段的表达式。

这些个别交易是由 Anne Dodsworth 在“西海岸”区域处理的。

“汇总”字段和数据显示在视图底部。

您可以单击某个销售人员或区域右侧的减号 (-) 隐藏相应的明细数据。

注意: 隐藏明细数据可以改善数据透视表视图的性能。

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查看单个项目

当某列区域有多个字段时,您可以单击项目左侧的加号 (+) 或减号 (-) 来显示或隐藏下一级的项。例如,要显示“西海岸”每个城市的汇总或明细数据,可单击“西海岸”左侧的加号 (+)。

下图显示了“西海岸”组中每个城市的汇总值。

查看单个项目

分组到自定义组“西海岸”下“城市”字段的项目。

Elgin 的汇总数据。

单击此处显示位于 Elgin 的客户及每个客户的汇总数据。

单击此处显示 Elgin 的明细数据。

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创建数据透视表视图

您还可以为 Access 查询、表格和表单创建数据透视表和数据透视图视图。出于本文的目的,我们介绍如何为 Access 查询创建数据透视表视图和数据透视图视图。

步骤 1:创建查询

如果您还没有要用于数据透视表视图的查询,请创建一个新查询:

  • 在“创建”选项卡的“查询”组中,如果需要向导帮助您构建查询,则单击“查询向导”;如果您想自己构建查询,则单击“查询设计”。

在向查询网格中添加字段时,确保包含以下内容:

  • 包含您想汇总的数据的字段(例如,货币金额或其他数值数据)。

  • 比较数据所依据的字段,例如,员工、区域或日期。

如果您想在数据透视表中统计项目个数,还应包含所计项目的唯一 ID 字段。例如,要统计发票数目,您的查询应包含发票表的 ID。

有关创建查询的详细信息,请参阅查询简介一文。

步骤 2:在数据透视表视图中打开查询

  1. 如果查询尚未打开,则在导航窗格中双击查询。

  2. 在“主页”选项卡上的“视图”组中,单击“视图”,然后单击“数据透视表视图”。

    Access 将显示无任何字段或数据的空白数据透视表视图。

步骤 3:在数据透视表视图中添加数据字段

在本步骤中,您将添加组成数据透视表视图行和列标题的字段,以及明细和筛选字段。为此,“字段列表”必须可见。

  • 如果未显示“字段列表”,则在“设计”选项卡上的“显示/隐藏”组中,单击“字段列表”。

添加行字段

行字段组成数据透视表的各行。在本文开始处的插图中,“销售人员”是行字段。

若要添加行字段,请执行下列操作:

  • 将字段从“字段列表”拖至数据透视表中标记了“将行字段拖至此处”的区域。

或者,您可以使用以下过程添加筛选字段:

  1. 在“字段列表”中选择字段。

  2. 在“字段列表”底部,从下拉列表中选择“行区域”,然后单击“添加至”。

添加列字段

顾名思义,列字段组成数据透视表的列。在本文开始处的插图中,“城市”和“客户 ID”是列字段。

若要添加列字段,请执行下列操作:

  • 将字段从“字段列表”拖至数据透视表中标记了“将列字段拖至此处”的区域。

或者,您可以使用以下过程添加筛选字段:

  1. 在“字段列表”中选择字段。

  2. 在“字段列表”底部,从下拉列表中选择“列区域”,然后单击“添加至”。

添加明细字段

明细字段组成数据透视表的明细单元格。在本文开始处的插图中,“产品名称”、“单价”和“数量”字段均为明细字段。

若要添加明细字段,请执行下列操作:

  • 将字段从“字段列表”拖至数据透视表中标记了“将汇总或明细字段拖至此处”的区域。

或者,您可以使用以下过程添加筛选字段:

  1. 在“字段列表”中选择字段。

  2. 在“字段列表”底部,从下拉列表中选择“明细区域”,然后单击“添加至”。

添加筛选字段

筛选字段是可选项。添加筛选字段可以按某个值筛选整个数据透视表。例如,在本文开始处的第一个插图中,“国家/地区”字段添加为筛选字段。因此,整个数据透视表可以按特定国家/地区进行筛选。

若要添加筛选字段,请执行下列操作:

  • 将字段从“字段列表”拖至数据透视表中标记了“将筛选字段拖至此处”的区域。

或者,您可以使用以下过程添加筛选字段:

  1. 在“字段列表”中选择字段。

  2. 在“字段列表”底部,从下拉列表中选择“筛选区域”,然后单击“添加至”。

移动字段

  • 将字段名称拖至所需位置。确保拖动字段名称本身(例如“销售人员”),而非其中某个字段值。

删除字段

  • 选择您想删除的字段名称,然后在“设计”选项卡上的“活动字段”组中,单击“删除字段”。

    注意: 此操作会从视图中删除字段,但字段仍在基础数据源中可用。

步骤 4:在视图中添加计算明细字段和汇总字段

添加计算明细字段

  1. 在“设计”选项卡上的“工具”组中,单击“公式”,然后单击“创建计算明细字段”。

    Access 将显示“属性”对话框。

  2. 在“名称”框中,键入计算字段的名称。

  3. 在“名称”框下方的大框中,键入您想执行的计算,例如:

    单价 * 数量

    提示:  键入计算时,您可以使用“属性”对话框底部的下拉列表和“插入引用”按钮,在计算中添加字段。

  4. 单击“更改”。 Access 会将计算字段添加到字段列表中。

  5. 对您想创建的其他计算字段重复步骤 2 到步骤 4。

  6. 关闭“属性”对话框。

  7. 按照添加明细字段部分的说明,在数据透视表中添加计算字段。

添加汇总字段

  1. 确保显示明细单元格:选择某列的标题标签,然后在“设计”选项卡上的“显示/隐藏”组中,单击“显示明细”。

  2. 选择您想添加汇总的一个明细值。

  3. 在“设计”选项卡上的“工具”组中,单击“自动计算”,然后单击您想添加的汇总类型。

  4. 对您想添加的其他汇总类型重复步骤 3。

步骤 5:更改字段标题和设置数据格式

  1. 在数据透视表中,选择您想更改的字段标签。

  2. 在“设计”选项卡上的“工具”组中,单击“属性”。

  3. 在“属性”对话框中,单击“标题”选项卡。

  4. 在“标题”框中,键入所需的标题,然后按 Enter。

  5. 设置您想用于标题的其他格式选项。

  6. 在“属性”对话框中,单击“格式”选项卡。

  7. 使用“格式”选项卡上的命令,对数据排序并设置文本和单元格的格式。

  8. 如果您的数据透视表包含汇总行,则单击“设计”选项卡上的“隐藏明细”可隐藏明细字段,仅显示汇总字段。

  9. 重复步骤 3 到步骤 7,设置汇总字段的标题和格式。

提示:  若要将汇总显示为总计的百分比,请选择一个汇总,然后在“设计”选项卡上的“工具”组中,单击“显示为”,然后选择您要比较(行汇总、列汇总等)的总计。

步骤 6:对数据进行筛选、排序和分组

  • 要筛选数据,则单击任意字段名称旁边的下拉箭头,然后选择复选框来获得您所需的筛选。

  • 若要对数据分组,请执行下列操作:

    1. 在数据透视表中,单击您要分组的值。例如,要将多个城市分组到一起,可单击第一个城市,然后按住 CTRL 键,同时单击您想分组的其他城市。

    2. 右键单击其中某个选定的值,然后单击“对项目分组”。

      Access 可以创建自定义组级别。您可以使用步骤 5:更改字段标题和设置数据格式中所述的过程更改组的标题和格式。

添加分组级别后,可以选择组,然后使用“设计”选项卡上的“展开字段”和“折叠字段”命令来分别查看或隐藏组中的单个字段。

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设计数据透视图视图

数据透视表视图和数据透视图视图的区别

数据透视图视图的布局类似于数据透视表视图,区别在于默认情况下,数据透视表视图显示数据明细,而数据透视图视图显示数据汇总或摘要(通常以合计或计数的形式)。

此外,数据透视图视图显示系列和类别区域,而不是行和列区域。系列指一组相关数据点,通常在图例中用特殊颜色表示。类别由每个系列中的一个数据点组成,通常用类别 (x) 轴上的标签表示。

您对其他视图中的表格、查询或表单所做的布局更改不会影响数据透视表或数据透视图视图中的对象布局。但是,您在数据透视表视图中所做的布局更改将反映在数据透视图视图中,例如将某个字段从行区域移至列区域,反之亦然。

数据透视图视图示例

第一个数据透视图视图示例显示了美国 1996 年至 1998 年间销售额最高(根据总单价所示)的 5 个销售人员。每个数据标记扩展到数值 (y) 轴上的数值,表示销售的价格总和。

销售总单价

在筛选区域,筛选“国家/地区”字段以仅显示美国的单价。

数据区域显示了销售单价的汇总。

绘图区为数据标记提供背景。

网格线便于查看数据标记落在数值轴上的位置。

该数据标记代表由 3 个系列点(本例中为 1996 年、1997 年、1998 年)组成的一个类别点(本例中为一个销售人员)。

系列区域包含系列字段“订购日期”。此图表右侧已添加图例,直接显示在系列字段下方。

类别区域包含类别标签;在这种情况下,类别标签是销售人员的姓名。

坐标轴的数值标签为每个数据标记提供了参照系。

可对同一图表进行“透视”或操作,以说明不同的分析,例如下一个示例中将比较所下订单总额的前 5 个国家/地区。(注意,在此示例中,“销售人员”字段现在位于筛选区域,而“国家/地区”字段在类别区域。)

销售人员和国家/地区

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创建数据透视图视图

下列说明假设您已完成创建数据透视表视图的以上步骤。

步骤 1:切换到数据透视图视图

在“设计”选项卡的“视图”组中,单击“查看”,然后单击“数据透视图视图”。

步骤 2:在数据透视图视图中添加和删除字段

在此步骤中,您可以向图表中添加字段或从中删除字段。当您从图表删除字段时,数据仍可通过字段列表使用,但不会显示在图表中。

添加字段

  • 要添加字段,可将字段从“字段列表”拖动到图表上的某个“拖放区域”。或者,您可以在字段列表中选择字段,在“字段列表”底部选择您想添加该字段的区域,然后单击“添加至”。

    • 如果未看到拖放区域,可在“设计”选项卡的“显示/隐藏”组中,单击“拖放区域”。

    • 如果未看到“字段列表”,可在“设计”选项卡的“显示/隐藏”组中,单击“字段列表”。

删除字段

  • 若要删除某个字段,可在图表上选择其标签,然后按下 DELETE。也可以将该字段拖出图表。

步骤 3:对数据进行分组、筛选和排序

为使图表更加易于阅读,通常最好对数据进行分组、筛选和排序。例如,在本节开始处的插图中,订单日期按年份分组,这样一眼就能看出每年的汇总,无需查看各个订单日期。此外,还可对数据进行筛选以查看销售额最高的 5 个销售人员。最后,每个数据标记按其总值升序排列,便于查看 5 个销售人员中谁的销售额最高、谁的销售额最低。

对数据进行分组

  1. 选择图表中的某个字段名称。

  2. 如果“属性”对话框尚未显示,右键单击该字段名称,然后单击“属性”。

  3. 在“属性”对话框中,单击“筛选和分组”选项卡。

  4. 在“分组”下的“项目分组依据”列表中,选择您所需的分组选项。例如,在日期字段上可以单击“年份”。在文本字段上,可以按前缀字符分组,例如名称的前 3 个字符。

筛选数据

  1. 选择图表中的某个数据标记。

  2. 如果“属性”对话框尚未显示,右键单击该数据标记,然后单击“属性”。

  3. 在“属性”对话框的“筛选和分组”选项卡上,在“筛选”下,选择您要显示的筛选类型和项目数。例如,要显示前 5 项,可在“显示”列表中选择“”,然后在“”框中键入 5

对数据进行排序

  • 右键单击图表中的某个数据标记,将鼠标指向“排序”,然后单击所需的排序选项。

步骤 4:更改图表类型

  1. 右键单击图表中的空白区域,然后单击“更改图表类型”。

  2. 在“属性”对话框中,在左侧列表中选择一种常规图表类型。

  3. 在右侧列表中选择所需的具体图表类型。

步骤 5:添加图例

  1. 单击图表的空白区域。

  2. 在“设计”选项卡上的“显示/隐藏”组中,单击“图例”。

步骤 6:编辑并设置文本格式

坐标轴标题

  1. 选择要设置格式的坐标轴标题。

  2. 如果“属性”对话框尚未显示,右键单击该标题,然后单击“属性”。

  3. 在“属性”对话框中,单击“格式”选项卡,然后在“标题”框中键入您要显示的文本。

  4. 在同一选项卡的“文本格式”下,选择您所需的格式选项。

数据标签

  1. 单击某个数据标签,例如,类别 (x) 轴上的其中一个标签。

  2. 再次单击该标签选择该轴上的所有标签。

  3. 如果“属性”对话框尚未显示,右键单击其中某个标签,然后单击“属性”。

  4. 在“属性”对话框中,单击“格式”选项卡,然后选择您所需的格式选项。

步骤 7:设置绘图区格式

  1. 单击选择绘图区。绘图区是包含数据标记的方框。

  2. 如果“属性”对话框尚未显示,右键单击绘图区,然后单击“属性”。

  3. 在“属性”对话框中,单击“边框/填充”选项卡。

  4. 选择您要应用于绘图区的格式选项。

  5. 选择图表中的某条网格线。

  6. 在“属性”对话框中,单击“线条/标志”选项卡。

  7. 选择您要应用于网格线的格式选项。

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