在 Access 中自定义数据格式

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

您的数据库中的数据附带有预定义格式,但当您需要不同格式时,可以使用自定义格式。由于自定义格式只更改数据的显示方式,因此不必再担心会对数据做任何更改。本文介绍可用的字符类型以及如何使用它们。

注意:  自定义格式选项不能用于 Access 应用程序。

您要做什么?

了解有关自定义格式的详细信息

“数字”和“货币”数据类型格式

文本数据类型的格式

设置“日期/时间”数据类型

了解有关自定义格式的更多信息

若要创建自定义格式,您将在表字段的“格式”属性中输入各种字符。根据所需的格式,字符可以是占位符(如 0 和 #)、分隔符(如句点和逗号)、文本字符和颜色。但请注意,如果已绑定(已链接)窗体或报表控件,Access 会自动应用表字段中所使用的任何自定义格式。

您可以指定四种类型的数值格式 —正数、负数、零 (0) 和 Null(未定义)。如果您选择为每种类型的值创建格式,则必须首先设置正值的格式,其次设置负值的格式,然后设置零值的格式,最后设置 Null 值的格式。另外,还必须使用分号分隔每个格式。

自定义格式设置的示例:#,###.##;(#,###.##)[Red];0,000.00;"Undefined"

显示为:1,234.568-1.234.568 = 0

下面是格式设置的意义

  • 数字记号 (#) 是数字的占位符。如果没有值,则 Access 将显示空格。要显示零而不是空格。
    例如:要将 1234 显示为 1234.00,请将数字 0 用作类似于 ####.00 的占位符。

  • 带有两个小数位的正值。

  • 带有两个小数位的负值,但位于圆括号中且为红色。

  • 零值显示为数字 0,始终带有两个小数位。

  • Null 值显示为单词"未定义。

每个字符串最多四个部分并且每个部分都用分号分隔 (;)。如果表字段确实接受 Null 值,则可以忽略第四部分。

分区

格式说明

示例

如果第一部分中包含 #,###.##

显示正值。

将 1234.5678 显示为 1,234.568

此格式将逗号用作千位数分隔符,并将句点作为小数分隔符。如果记录中的小数值超出了自定义格式中的占位符字符数,Access 会将该值舍入并只显示该格式指定的值的数量。例如,如果字段包含 3,456.789,但其格式指定两个小数位数,则 Access 会将小数值舍入到 0.79。

提示: 对于更大的值或更多小数位数的格式,为小数值添加更多占位符,例如 #,###.###。

如果第二部分中包含 (#,###.##)[红色]

只显示负值。
如果数据中不包含负值,则 Access 会将字段保留为空白。

负值括在文本字符 或占位符内。在此示例中,所有负值将显示为红色。

如果第三部分包含 0,000.00

定义所有零 (0) 值的格式。

字段中包含的值为零时,将显示 0,000.00。要显示文本而不是数字,请使用“零”(用双引号引起)。

如果第四部分包含“未定义”

定义记录包含 Null 值时用户看到的内容。在这种情况下,用户将看到单词“未定义”。

也可以使用其他文本,例如“Null”或“****”。用双引号括起的字符均被视为文字,并且完全按输入显示。

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“数字”和“货币”数据类型格式

要创建自定义格式,请使用如下表所示的格式设置字符。

字符

说明

#

用于显示数字。每个字符实例表示一位数字。如果某个位置不存在任何值,则 Access 将显示空格。也可以用作占位符。

例如,如果您应用的格式#、 ## ,在字段中输入值 45,将显示 45。在字段中,Access 将显示 12145 输入 12145,即使您定义只有一个占位符左侧的千位分隔符。

0

用于显示数字。每个字符实例表示一位数字。如果某个位置不存在任何值,则 Access 将显示零 (0)。

千位分隔符和小数分隔符

用于指示您希望 Access 放置千位分隔符和小数分隔符的位置。

空格 + - $ ()

用于根据需要在格式字符串中的任何位置插入空格、数学字符 (+ -)、金融符号 ($ ¥ £)。如果您想使用其他常见的数学符号,如斜杠(\ 或 /)和星号 (*),请用双引号将其括起来。请注意,您可以将这些符号置于任何位置。

\

用于强制 Access 显示紧随其后的字符。这与用双引号引起一个字符具有相同的效果。

!

用于强制所有值左对齐。强制左对齐时,将无法使用 # 和 0 数字占位符,但可以使用文本字符的占位符。

*

用于强制紧接星号之后的字符变成填充字符 —用来填充空格的字符。Access 通常显示为右对齐数字数据,并将其填入带有空格的值左侧的任何区域。您可以在格式字符串中的任何位置添加填充字符,当您这样做时,Access 会用指定的字符填充所有空格。

例如,格式 £##*~.00 将货币金额显示为 £45~~~~~.15。字段中显示的波形符 (~) 的数量取决于表字段中空格的数量。

%

用作格式字符串中的最后一个字符。将值乘以 100,并用尾随百分号显示结果。

E+、E-

- 或 -

e+、e-

用于使用科学(指数)记数法显示值。

当预定义的科学记数格式未为您的值提供足够的空间时,请使用此选项。使用 E+ 或 e+ 将值显示为正指数,并使用 E- 或 e- 显示负指数。您必须将这些占位符与其他字符一起使用。

例如,假设您将格式 0.000E+00 应用到数字字段,然后输入 612345。Access 会显示 6.123E+05。Access 首先将小数位数向下舍入到三个小数位数(小数分隔符左侧或右侧的零的位数)。下一步,Access 将从原始值小数分隔符右侧(或左侧,具体取决于您的语言设置)的位数计算指数值。在这种情况下,原始值可能已将“612345”(五位数)放置到小数点的右侧。因此,Access 显示 6.123E+05,并且所得的值等效于 6.123 x 105。

"字面文字"

用双引号引起您希望显示给用户的任何文本。

[颜色]

用于向格式中某一部分的所有值应用颜色。您必须将颜色名称括在括号中,并使用下列名称之一:黑色、蓝色、蓝绿色、绿色、洋红色、红色、黄色或白色。

将自定义格式设置应用于“数字”或“货币”数据类型:

  1. 设计视图中打开表,然后选择要设置格式的字段

  2. “常规”选项卡上,单击“格式”框旁边的单元格,然后根据格式设置需要输入特定的字符。

  3. 按 Ctrl+S 以保存所做的工作。

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文本数据类型的格式

文本和备注数据类型不接受预定义的格式,但您可以应用自定义格式以使表格数据更易于阅读。例如,如果您使用 Web 窗体收集信用卡号和存储这些数字不带空格,您可以使用自定义格式以添加适当的空格轻松地阅读信用卡号。文本和备注数据类型允许两个格式字符串中的部分。字符串的第一部分控制文本的显示方式和第二部分控制如何将空值或零长度字符串显示。如果您不指定格式时,Access 会左对齐数据表中的所有文本。

下表列出并说明了可应用于“文本”数据类型的自定义格式。

字符

说明

@

用于显示在格式字符串中相应位置上可用的任何字符。如果 Access 将所有字符放置在基础数据中,则剩余的所有占位符将显示为空格。

例如,如果格式字符串为 @@@@@ 而基础文本为 ABC,则该文本将添加两个前导空格以便向左对齐。

用于显示在格式字符串中相应位置上可用的任何字符。如果 Access 将所有字符放置在基础数据中,则剩余的所有占位符将不会显示任何内容。

例如,如果格式字符串为 &&&&& 且文本为 ABC,则仅显示向左对齐的文本。

!

用于强制从左到右(而非从右到左)填充占位符字符。您必须在任何格式字符串的开头使用此字符。

<

用于将所有文本强制为小写。您必须在格式字符串的开头使用此字符,但可以在其前面放置一个感叹号 (!)。

>

用于将所有文本强制为大写。您必须在格式字符串的开头使用此字符,但可以在其前面放置一个感叹号 (!)。

*

当使用时,紧跟在星号 (*) 之后的字符将变成填充字符 —用来填充空格的字符。Access 通常会显示为左对齐文本,并使用空格填充该值右侧的任何区域。您可以在格式字符串中的任何位置添加填充字符。执行此操作时,Access 用指定的字符填充所有空格。

空格 + - $ ()

用于根据需要在格式字符串中的任何位置插入空格、数学字符 (+ -)、金融符号 ($ ¥ £) 和括号。如果您想使用其他常见的数学符号,如斜杠(\ 或 /)和星号 (*),请用双引号将其括起来 —请注意,可以将这些字符放置在格式字符串中的任何位置。

"字面文字"

用双引号引起您希望显示给用户的任何文本。

\

用于强制 Access 显示紧随其后的字符。这与用双引号引起一个字符具有相同的效果。

[颜色]

用于向格式中某一部分的所有值应用颜色。您必须将名称括在括号中,并使用下列名称之一:黑色、蓝色、蓝绿色、绿色、洋红色、红色、黄色或白色。

注意: 当指定格式时,Access 将使用基础字段中的数据填充占位符字符。

将自定义格式应用于文本字段

  1. “设计视图”中打开表。

  2. 选择要设置格式的字段,然后在“常规”选项卡上,单击“格式”框旁边的单元格。

  3. 输入您的格式。可以指定的自定义格式类型取决于为字段选择的数据类型。

  4. 按 Ctrl+S 以保存所做的工作。

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设置“日期/时间”数据类型

如果不为日期/时间数据类型指定预定义格式或自定义格式,Access 将自动应用以下“日期”格式 — m/dd/yyyy h:nn:ss AM/PM。“日期/时间”字段的自定义格式可以包含两部分 :一部分用于日期和另一部分用于时间。用分号来分隔各部分。例如,您可以按如下方式重新创建“常规日期”格式:m/dd/yyyy;h:nn:ss。

字符

说明

日期分隔符

用于控制 Access 在何处放置日、月和年的分隔符。

c

用于显示常规日期格式。

d 或 dd

用于将该月份的某一天显示为一位或两位数字。对于一位数字,使用单个占位符。对于两位数字,使用两个占位符。

ddd

用于将星期几缩写为三个字母。

例如,星期一显示为 Mon。

dddd

用于拼写出星期几的全称。

ddddd

用于显示短日期格式。

dddddd

用于显示长日期格式。

w

用于显示星期几的编号。

例如,星期一显示为 2。

m 或 mm

用于将月份显示为一位或两位数字。

mmm

用于将月份的名称缩写为三个字母。

例如,十月显示为 Oct。

mmmm

用于拼写出月份的全称。

q

用于显示当前日历季度的编号 (1-4)。

例如,对于五月中的日期,Access 将季度值显示为 2。

y

用于显示一年中的某一天 (1-366)。

yy

用于显示年份中的最后两个数字。

注意: 建议输入和显示给定年份的全部四个数字。

yyyy

用于显示介于 0100 和 9999 之间的年份的所有数字。

时间分隔符

用于控制 Access 在何处放置小时、分钟和秒的分隔符。

h 或 hh

用于将小时显示为一位或两位数字。

n 或 nn

用于将分钟显示为一位或两位数字。

s 或 ss

用于将秒钟显示为一位或两位数字。

ttttt

用于显示长时间格式。

AM/PM

用于显示具有尾随 AM 或 PM 的 12 小时制时间值。Access 根据计算机中的系统时钟来设置该值。

A/P 或 a/p

用于显示具有尾随 A、P、a 或 p 的 12 小时制时间值。Access 根据计算机中的系统时钟来设置该值。

AMPM

用于显示 12 小时制的时间值。Access 将使用在 Windows 区域设置中指定的上午和下午指示符。

空格 + - $ ()

用于根据需要在格式字符串中的任何位置插入空格、数学字符 (+ -)、金融符号 ($ ¥ £) 和括号。如果您想使用其他常见的数学符号,如斜杠(\ 或 /)和星号 (*),请用双引号将其括起来。请注意,您可以将这些符号置于任何位置。

\

用于强制 Access 显示紧随其后的字符。这与用双引号引起一个字符具有相同的效果。

*

用于强制紧接星号之后的字符变成填充字符 —用来填充空格的字符。Access 通常会显示为左对齐文本,并使用空格填充该值右侧的任何区域。您可以在格式字符串中的任何位置添加填充字符。执行此操作时,Access 用指定的字符填充所有空格。

"字面文字"

用双引号引起您希望显示给用户的任何文本。

[颜色]

用于向格式中某一部分的所有值应用颜色。您必须将名称括在括号中,并使用下列名称之一:黑色、蓝色、蓝绿色、绿色、洋红色、红色、黄色或白色。

有关详细信息,请参阅设置日期和时间的格式

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