在 Access 中创建邮件标签

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

Microsoft Office Access 2007 中提供了若干选项来创建包含存储在 Access 表中的数据的标签。最简单的方法是使用 Access 中的标签向导,从创建的报表中创建和打印标签。此外,可以从其他数据源(如 Microsoft Office Excel 2007 工作簿和 Microsoft Office Outlook 2007 联系人列表)将数据导入 Access 中,并将这些数据或现有的 Access 表与 Microsoft Office Word 2007 文档合并,然后从 Word 中创建和打印标签。

您要做什么?

使用 Access 创建和打印标签

了解创建标签的提示和技巧

将 Access 数据打印在 Word 中使用邮件合并向导

使用 Access 创建和打印标签

在 Access 中,标签的创建类似于创建页面尺寸较小、只需容纳所需标签的报表。标签最常用于邮件,不过任何 Access 数据都可以打印成标签的形式,以用于各种目的。在邮件标签中,报表从包含地址的表或查询中获取地址。打印报表即可获得基础记录源中每个地址的单个标签。

注意: 本文中的步骤假定您已经创建了一个包含多个表(或链接表)的 Access 数据库,这些表中包含标签上所需的数据。在请参阅部分可以找到指向有关 Access 入门的详细信息的链接。

标签向导会向您提出一系列有关标签和要在标签上显示的数据的问题。向导将创建报表,随后,您可以根据需要进行自定义。

使用 Access 中的标签向导创建标签

  1. 在导航窗格中,选择或打开要作为标签记录源的表或查询。

  2. 创建选项卡上的报表组中,单击标签 按钮图像

    Access 将启动标签向导。

    标签向导的第一页

  3. 如果您知道标签的厂商和型号,请执行以下操作:

    • “按厂商筛选”框中选择厂商。

    • “请指定标签尺寸:”框中选择标签。

      否则,尝试查找其“尺寸”“横标签号”列中的值与您的标签匹配的产品。

      如果找不到类似的标签︰   

    • 单击“自定义”,然后单击“新建”

      此时将显示“新建标签”对话框。

      标签向导的“新建标签”页

    • 测量您的标签,并在“新建标签”对话框中的相应框中输入测量值。

    • “标签名称”文本框中为自定义标签输入一个名称,选择所需的标签类型和方向,然后单击“确定”

      如果您已创建自定义标签,并且您想要选择它︰   

    • 单击“显示自定义标签尺寸”,然后单击所需的自定义标签。

  4. “标签类型”下选择“送纸”“连续”,然后单击“下一步”

  5. 选择标签上所需的字体、字号、字体粗细和文本颜色,然后单击“下一步”

  6. 在向导的“请确定邮件标签的显示内容:”页中,从“可用字段”列表中选择要在标签上显示的字段,然后双击它们以添加到“原型标签”框中。

    在标签向导中向标签添加字段

    • 若要在“原型标签”框中的字段之间添加空格,请按空格键。

    • 若要创建新行,请按 Enter。

    • 若要在字段和行之间移动,请使用箭头键。

    • 若要从该框中删除字段,请按 Backspace。

    • 若要添加其他文本或标点符号(例如,在城市名称后添加逗号),请单击以将光标放在要显示文本的位置,然后开始键入。每个标签上都会显示相同的文本。

      注意: 使用标签向导只能添加下列数据类型的字段:“文本”、“备注”、“数字”、“日期/时间”、“货币”、“是/否”或“附件”。若要添加“OLEObject”或“超链接”数据类型的字段,请在完成标签向导后在设计视图中打开标签报表,然后使用“字段列表”窗格来添加字段。当报表在设计视图中打开时,若要打开“字段列表”窗格,请按 Alt+F8。

      将字段按照所需的方式排列在标签上之后,单击“下一步”

  7. 在下一页上,可以选择作为标签排序依据的字段。例如,您可能希望按照邮政编码对较大的邮件排序。从“可用字段”列表中选择要作为排序依据的字段,然后双击该字段将其添加到“排序依据”框中。完成后,请单击“下一步”

    在标签向导中设置排序顺序

  8. 在最后一页上,输入标签的名称,然后单击“完成”

    标签向导的最后一页

    如果在标签向导的最后一页上选择了“查看标签的打印预览”,则 Access 将在打印预览中显示标签。您可以单击标签进行缩放,或使用状态栏上的缩放控件。

    缩放控件

    如果在标签向导的最后一页上选择了“修改标签设计”,则 Access 将在设计视图中显示标签。

自定义标签的外观

如果您对生成的标签不甚满意,可以通过在设计视图中打开报表并进行更改来自定义标签的布局。在设计标签时,通常较为简单的做法是使用设计视图,在该视图中可以更加精确地控制布局。若要查看在设计视图中所做更改的效果,请切换到打印预览。

如果数据未与标签正确对齐

在很多情况中,可以通过在设计视图中进行调整来解决标签布局的一些小问题。您不仅可以移动控件,还可以通过更改主体节的宽度或高度来调整标签大小。

若要切换到设计视图中,右键单击导航窗格中的报表,然后单击快捷菜单上的设计视图 按钮图像

如果需要更改边距或标签之间的间距,则可以在设计视图中使用“页面设置”对话框。

页面设置选项卡上的页面布局组中,单击 按钮图像 。显示页面设置对话框中选择选项卡。

“页面设置”对话框的“列”选项卡

您可以在“页面设置”对话框的三个节中更改以下设置:

选项

描述

网格设置

列数

此选项应等于页中的标签数。

行间距

输入新值以增大或减小标签行之间的垂直间距。

列间距

输入新值以增大或减小标签列之间的水平间距。

列尺寸

宽度

设置此值时需考虑边距设置和列间距。

您可以通过在“页面设置”对话框中单击“打印选项”来检查和调整边距。

高度

根据需要调整每个标签的高度。

与主体相同

如果选中此选项,则在设计视图中将列宽和列高设置为等于主体节的宽度和高度。

列布局

先列后行

如果选中此选项,则标签数据先纵向打印在第一列中,然后打印第二列,以此类推。

先行后列

如果选中此选项,则标签数据先横向打印在第一行中,然后打印第二行,以此类推。

注意: 也可以在打印预览中使用“页面设置”对话框。单击“确定”关闭该对话框后,可以看到新的设置对标签产生的影响。

您可能需要经过反复尝试,才能使标签上的数据达到最佳对齐状态,尤其是对于多列送纸标签。标签报表由大量占用空间的区域构成。例如,标签本身、标签之间的间距以及页边距占用的空间等。因此,如果标签页面宽度为 8.5 英寸且使用 0.25 英寸的左右边距,那么可用空间只有 8 英寸(8.5 减去 0.5)。如果将报表设计为两列标签,且标签之间使用 0.25 英寸的间距(“页面设置”对话框中的列间距设置),那么现在可用于标签本身的空间只有 7.75 英寸。因此,主体节的宽度不得超过 3.875 英寸(7.75 / 2 列),这样才能容纳下标签数据。该原则同样适用于垂直尺寸,在调整标签的高度时,必须考虑上下边据和行间距。

如果“页面设置”对话框中的设置和/或报表设计中的控件宽度导致页面在打印或预览时容纳不下某些信息,Access 会显示消息“有些数据可能无法显示”。此消息是一个明确的信号,提示您需要微调页面设置,可能的话,还需要在报表设计中调整控件的大小。如果看到此消息,请尝试以下操作之一:

  • 减小主体节中控件的宽度,以使其不超出计算的单个标签可用空间。请参见本专栏前面所述的示例,了解如何计算可用空间。

  • “页面设置”对话框中减小页边距的大小。这样可以增加标签中信息的可用空间。

打印标签

  1. 在任意视图中打开报表(或在导航窗格中选择报表)。

  2. 单击 Office 按钮图像 Microsoft Office 按钮,然后单击打印“打印”按钮

    Access 会显示“打印”对话框。

  3. 针对各个选项(如打印机、打印范围和份数)输入您的选择。

  4. 单击“确定”

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了解创建标签的提示和技巧

  • 选择要打印的地址。    如果不想打印基础记录源中的所有地址,请执行以下操作之一:

    • 选择按指定一个或多个条件的地址   创建参数查询,并为标签报表的记录源中指定此查询。当您打开该报表时,查询会提示您指定的条件检索记录。然后检索并供标签报表符合条件的记录。
      如果您使用的 Word 来创建和打印地址,指定该参数查询用作数据源在邮件合并操作过程。

    • 通过浏览地址记录来选择地址。     如果要浏览地址列表并选择要打印标签的地址,请执行以下操作:

      1. 在设计视图中,向基础地址表添加名为“打印标签”的“是/否”字段。当切换到数据表视图时,可以在“打印标签”列的每一行上看到一个复选框。

      2. 使用简单查询向导创建包含所有地址字段和“打印标签”字段的查询。

      3. 在设计视图中打开该查询,然后在“打印标签”字段的“条件”单元格中键入“是”。该查询将仅检索那些要打印的地址。

      4. 将标签报表的 RecordSource 属性设置为查询的名称。

      5. 打印标签之前,在数据表视图中打开表并选中那些要打印的地址的复选框。清除不需要打印的地址的相应复选框。然后,打开报表并进行打印。

  • 将地址直接打印在信封上。    您可能希望直接将地址打印在信封上,而不是将地址打印在标签上,然后将打印的标签贴在信封上。若要将标签打印在信封上,需要定义自定义标签。在向导的步骤 1 中,当系统提示您指定标签详细信息时,单击“自定义”并按照步骤 4 中的说明进行操作。同时记住将“标签类型”设置为“送纸”。

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使用 Word 中的邮件合并向导打印 Access 数据

如果地址存储在 Access 中,但您希望将它们导出到 Word 中,以便使用 Word 的邮件合并功能来设置标签格式并进行打印,则可以使用 Word 中的邮件合并向导。

  1. 在导航窗格中,选择包含待打印数据的表或查询。

  2. “外部数据”选项卡上的“导出”组中,单击“其他”,然后单击“用 Microsoft Office Word 合并”

    即会启动“Microsoft Word 邮件合并向导”。

  3. 如果已经创建了一个文档且要将数据链接到此文档,请单击“将数据链接到现有的 Microsoft Word 文档”。否则,请单击“创建新文档并将数据与其链接”

  4. 单击“确定”

    如果选择“将数据链接到现有的 Microsoft Word 文档”,将打开“选择 Microsoft Word 文档”对话框。选择所需的文档,然后单击“打开”。文档将在 Word 中打开。

    如果选择创建一个新文档,则 Word 将打开一个空白的文档。

  5. 在 Word 中,按照邮件合并窗格中的说明进行操作。有关 Word 邮件合并向导的详细信息,请参见 Word 帮助。

注意: 不论地址存储在什么位置,都可以使用 Word 来打印地址。在 Word 中,您可以连接到存储在多种程序(如 Excel、Outlook 和 Access)中的地址列表。如果没有地址列表,可以在 Word 中创建一个,然后打印标签。有关详细信息,请参阅 Word 帮助。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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