在 Access 中创建邮件标签

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Microsoft Access 2010 使您可以创建包含您的 Access 表中存储的数据标签的多个不同的选项。简单的方法是在 Access 中使用标签向导创建和打印报表的格式以适合您的标签。标签可以包含在 Access 表中存储的数据或数据导入或链接从其他源,如 Microsoft Excel 工作簿或 Microsoft Outlook 联系人列表。您可以为在 Access 中,报表创建标签或可以"合并"Microsoft Word 文档中的数据,然后从 Word 中打印标签。本文介绍了所涉及的步骤。

您要做什么?

使用 Access 创建和打印标签

在 Microsoft Word 中使用邮件合并向导将 Access 数据打印

使用 Access 创建和打印标签

在 Access 中,标签的创建类似于创建页面尺寸较小、只需容纳所需标签的报表。标签最常用于邮件,不过任何 Access 数据都可以打印成标签的形式,以用于各种目的。在邮件标签中,报表从包含地址的表或查询中获取地址。打印报表即可获得基础记录源中每个地址的单个标签。

有关链接或将数据导入从其他源 (如 Microsoft Excel 或 Microsoft Outlook) 在标签上使用的详细信息,请参阅文章简介到导入和导出数据

标签向导会向您提出一系列有关标签和要在标签上显示的数据的问题。向导将创建报表,随后,您可以根据需要进行自定义。

使用 Access 中的标签向导创建标签

重要: 使用标签向导创建的标签报表之间不兼容发布到 Access Services 功能。但是,必须在 Access 程序中打开数据库时,仍然可以打印标签。

  1. 在导航窗格中,选择包含要在标签上显示的数据的对象。这通常是表格、 链接的表格或查询,但您也可以选择窗体或报表。

  2. “创建”选项卡的“报表”组中,单击“标签”

    注意: 如果您正在 web 数据库中,标签命令位于客户端报告

    Access 将启动标签向导。

    标签向导的第一页

    1. 如果您知道标签的厂商和型号,请执行以下操作:

      • “按厂商筛选”框中选择厂商。

      • “请指定标签尺寸:”框中选择标签。

        否则,尝试查找其“尺寸”“横标签号”列中的值与您的标签匹配的产品。

        如果没有找到类似的标签,请执行下列操作:   

      • 单击“自定义”,然后单击“新建”

        此时将显示“新建标签”对话框。

        标签向导的“新建标签”页

      • 测量您的标签,并在“新建标签”对话框中的相应框中输入测量值。

      • “标签名称”文本框中为自定义标签输入一个名称,选择所需的标签类型和方向,然后单击“确定”

        如果已经创建了自定义标签并要选择该标签,请执行下列操作:   

      • 单击“显示自定义标签尺寸”,然后单击所需的自定义标签。

    2. “标签类型”下选择“送纸”“连续”,然后单击“下一步”

    3. 选择标签上所需的字体、字号、字体粗细和文本颜色,然后单击“下一步”

    4. 在向导的“请确定邮件标签的显示内容:”页中,从“可用字段”列表中选择要在标签上显示的字段,然后双击它们以添加到“原型标签”框中。

      在标签向导中向标签添加字段

      • 若要在“原型标签”框中的字段之间添加空格,请按空格键。

      • 若要创建新行,请按 Enter。

      • 若要在字段和行之间移动,请使用箭头键。

      • 若要从该框中删除字段,请按 Backspace。

      • 若要添加其他文本或标点符号(例如,在城市名称后添加逗号),请单击以将光标放在要显示文本的位置,然后开始键入。每个标签上都会显示相同的文本。

        注意: 您只能使用标签向导添加以下数据类型的字段 ︰ 文本、 备注、 数字、 日期/时间、 货币、 是/否,或附件的形式。若要添加其他数据类型的字段之后您已完成标签向导中,, 在设计视图中打开标签报表,然后使用字段列表窗格添加字段。若要在设计视图中打开报表时,请打开字段列表窗格,请按 ALT + F8。

        将字段按照所需的方式排列在标签上之后,单击“下一步”

    5. 在下一页上,可以选择作为标签排序依据的字段。例如,您可能希望按照邮政编码对较大的邮件排序。从“可用字段”列表中选择要作为排序依据的字段,然后双击该字段将其添加到“排序依据”框中。完成后,请单击“下一步”

      在标签向导中设置排序顺序

    6. 在最后一页上,输入标签的名称,然后单击“完成”

      标签向导的最后一页

      如果在标签向导的最后一页上选择了“查看标签的打印预览”,则 Access 将在打印预览中显示标签。您可以单击标签进行缩放,或使用状态栏上的缩放控件。

      缩放控件

      如果在标签向导的最后一页上选择了“修改标签设计”,则 Access 将在设计视图中显示标签。

      注意: 打印预览是唯一在其中您可以看到的列,为您有分布它们的视图。如果您在报表视图或布局视图中查看报表,Access 将显示在单个列的所有数据。

自定义标签的外观

如果您对生成的标签不甚满意,可以通过在设计视图中打开报表并进行更改来自定义标签的布局。在设计标签时,通常较为简单的做法是使用设计视图,在该视图中可以更加精确地控制布局。若要查看在设计视图中所做更改的效果,请切换到打印预览。

如果 Access 显示一条有关没有足够的水平空间以显示数据

此消息,它出现时,是某些标签的度量单位的负面影响。通常它时发生标签即将标签工作表的左右边缘。这会导致向导来指定一些有外部普通的打印区域,并且反过来原因的测量值要预览或打印标签时显示的消息。

如果您感到满意,标签上的文本的对齐方式,您听不到空白页任何其他每个页面,然后可能要离开报表的设计,因为它是,只需单击确定消息显示每个时间。否则,您可以尝试调整一些页面设置选项下, 一节中所述。

如果数据未与标签正确对齐

在很多情况中,可以通过在设计视图中进行调整来解决标签布局的一些小问题。您不仅可以移动控件,还可以通过更改主体节的宽度或高度来调整标签大小。

若要切换到设计视图中,右键单击导航窗格中的报表,然后单击快捷菜单上的设计视图

如果您需要更改页边距或标签之间的间距,您可以使用在设计视图中页面设置对话框中 ︰

  • 页面设置选项卡上的页面布局组中,单击

    页面设置对话框中显示的选项。

“页面设置”对话框的“列”选项卡

您可以在“页面设置”对话框的三个节中更改以下设置:

选项

说明

网格设置

列数

此选项应等于页中的标签数。

行间距

输入新值以增大或减小标签行之间的垂直间距。

列间距

输入新值以增大或减小标签列之间的水平间距。

列尺寸

宽度

设置此值时需考虑边距设置和列间距。

您可以通过在“页面设置”对话框中单击“打印选项”来检查和调整边距。

高度

根据需要调整每个标签的高度。

与主体相同

如果选中此选项,则在设计视图中将列宽和列高设置为等于主体节的宽度和高度。

列布局

先列后行

如果选中此选项,则标签数据先纵向打印在第一列中,然后打印第二列,以此类推。

先行后列

如果选中此选项,则标签数据先横向打印在第一行中,然后打印第二行,以此类推。

注意: 您也可以通过单击打印预览选项卡上的中打开页面设置对话框中打印预览中。单击确定以关闭该对话框时,所做的更改会立即反映在打印预览。

打印标签

  1. 在任意视图中打开报表(或在导航窗格中选择报表)。

  2. 文件选项卡上,单击打印,然后单击打印

    Access 会显示“打印”对话框。

  3. 针对各个选项(如打印机、打印范围和份数)输入您的选择。

  4. 单击“确定”

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在 Microsoft Word 中使用邮件合并向导将 Access 数据打印

如果地址存储在 Access 中,但您希望将它们导出到 Word 中,以便使用 Word 的邮件合并功能来设置标签格式并进行打印,则可以使用 Word 中的邮件合并向导。

注意: 此过程仅适用于客户端数据库。Word 合并命令不可用的 web 数据库。

  1. 在导航窗格中,选择包含待打印数据的表或查询。

  2. 外部数据选项卡的导出组中,单击Word 合并.

  3. Microsoft Word 邮件合并向导对话框中,如果您已创建的文档,并且您想要将数据链接到它,请单击链接数据到现有的 Microsoft Word 文档。否则,单击创建新文档,然后将链接到该数据

  4. 单击“确定”

    如果选择“将数据链接到现有的 Microsoft Word 文档”,将打开“选择 Microsoft Word 文档”对话框。选择所需的文档,然后单击“打开”。文档将在 Word 中打开。

    如果选择创建一个新文档,则 Word 将打开一个空白的文档。

  5. 在 Word 中,按照在邮件合并任务窗格中的说明进行操作。当您到达 (选择收件人) Word 邮件合并过程的步骤 3 中时,选择将已在此过程的步骤 1 中选择数据源。

    有关 Word 邮件合并向导的详细信息,请参阅 Word 帮助。

注意: 不论地址存储在什么位置,都可以使用 Word 来打印地址。在 Word 中,您可以连接到存储在多种程序(如 Excel、Outlook 和 Access)中的地址列表。如果没有地址列表,可以在 Word 中创建一个,然后打印标签。有关详细信息,请参阅 Word 帮助。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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