在表单模板中添加自定义的“帮助”文本

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

为了帮助用户了解表单的用途,并帮助他们成功填写表单,您可以在表单模板中添加一些说明性的“帮助”文本。

本文介绍如何通过考虑下面列出的诸多因素来确定最适合表单模板的“帮助”文本类型:所创建的表单模板的类型、表单模板要在多大的范围内使用、用户是否通过 Web 浏览器填写基于表单模板的表单,等等。

本文内容

兼容性考虑

“帮助”类型

创建用于显示“帮助”的视图

创建用于显示“帮助”的自定义任务窗格

使用条件格式来显示上下文“帮助”

创建指向外部“帮助”文件或网站的超链接

添加有关用户如何查看 InfoPath“帮助”系统的说明

兼容性考虑

在设计表单模板中Microsoft Office InfoPath 2007时,您可以选择设计浏览器兼容的表单模板。在设计浏览器兼容的表单模板时,某些功能不可用。例如,自定义任务窗格,通常用于显示自定义帮助的文本,在浏览器兼容的表单模板中不受支持。若要添加到浏览器兼容的表单模板的帮助,请考虑另一种方法添加的帮助,如使用条件格式来显示上下文的帮助。

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“帮助”类型

根据表单模板复杂程度及用户需求的不同,您可以通过不同的方式添加各种不同类型的“帮助”文本。您可能要在表单模板中使用多种类型的“帮助”文本,这取决于表单模板。下面列出在表单模板中显示“帮助”文本的几种最常见的方式:

  • “帮助”视图    创建单独的视图来显示“帮助”文本,以向用户提供详细说明。您可以创建只含“帮助”文本的“帮助”视图,也可以复制在表单模板的默认视图中添加的控件,并在控件中包含附带的“帮助”文本。通过添加带有“帮助”文本的控件,您就为填写表单提供了另一种视图,它包含与每一节或每个控件相关的上下文“帮助”。如果表单用户中既有需要额外帮助的新用户,又有经验丰富、熟知如何填写表单的用户,则适合采用这种方式。 

    提示: 因为与浏览器兼容的表单模板不支持自定义的任务窗格,所以,使用“帮助”视图显示“帮助”文本是替代自定义任务窗格的一种好方法。

  • 自定义任务窗格    自定义任务窗格是一个 HTML 文件,当用户填写表单时,InfoPath 任务窗格中就会显示该文件的内容。只能指定一个 HTML 文件在表单模板的默认自定义任务窗格中打开,但您可将其他 HTML 文件作为资源文件添加到表单模板中,然后在它们之间创建超链接。自定义任务窗格中只能显示 HTML 文件。自定义任务窗格可以提供表单特定的命令和“帮助”内容。您可以将 HTML 文件直接添加到表单模板中,这样,用户即使在脱机填写表单时,也能查看自定义任务窗格“帮助”。您也可以将自定义任务窗格链接到存储于其他位置的 HTML 文件。例如,如果要经常更新“帮助”内容,但不想每更新一次 HTML“帮助”文件,就发布一次表单模板,则最好将 HTML 存储在其他位置,并从自定义任务窗格链接到该文件。请记住,与浏览器兼容的表单模板不支持自定义任务窗格,因此,只能为在 InfoPath 中填写的表单创建自定义任务窗格。

  • 条件格式    您可以使用条件格式以指定不同的格式设置选项控件基于表单出现的条件。如果指定的条件均为 true 时用户填写表单,,应用条件格式。当您添加到某个部分的表单模板中的帮助文本并添加条件格式部分中,你允许用户以显示或隐藏上下文的帮助部分文本或控件根据需要,而不切换视图。这是针对特定分区或控件需要帮助的用户提供了内联帮助的有用方法。

  • 外部“帮助”    您可以添加指向外部文件(如网站上的 HTML 文件)的链接。例如,如果您所在组织的技术支持网站包含的某个网页可帮助用户启动与技术支持工程师之间的活动聊天会话,则可在表单模板中添加超链接,以使用户能够在 Web 浏览器中打开该网页。在您为组织中的另一个部门设计表单模板,并且该部门最有资格向用户提供“帮助”或技术支持时,则适合使用这种方法。

  • 为填写表单的用户提供的 InfoPath“帮助”系统    InfoPath 为填写表单的用户提供了专门的“帮助”系统。您可提示用户在填写表单时按 F1,这样用户就能访问有关标准 InfoPath 功能的“帮助”主题。此方法只适用于用户使用 InfoPath 填写的表单。

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创建用于显示“帮助”的视图

为了在表单模板中创建一个单独的视图供用户查看有关填写表单的“帮助”,需要先为表单模板创建“帮助”视图,然后在默认表单视图中添加按钮,用户单击此按钮就能访问“帮助”视图。

创建“帮助”视图

  1. 视图菜单上,单击管理视图

  2. “视图”任务窗格的“操作”下,单击“添加新视图”

  3. “新视图名称”框中,键入“帮助”视图的名称,然后单击“确定”

    例如,键入“帮助”

  4. 在表单模板上,单击刚添加的视图,然后键入或粘贴所需的“帮助”文本。

  5. 如果看不到“控件”任务窗格,请单击“插入”菜单上的“其他控件”,或按 Alt+I、C。

  6. “控件”任务窗格中,单击“按钮”

  7. 右键单击添加的按钮,然后在快捷菜单上单击“按钮属性”

  8. 单击“常规”选项卡。

  9. 标签框中,键入按钮的标签。例如,键入返回到窗体

  10. 单击“规则”

  11. “规则”对话框中,单击“添加”

  12. 单击“添加操作”

  13. “操作”框中,单击“切换视图”

  14. “视图”框中,单击默认视图的名称。

  15. 单击“确定”四次以返回到表单模板。

为表单模板创建“帮助”视图后,需要在默认视图中添加按钮,这样用户才能在填写表单时方便地访问“帮助”视图。

在默认视图中添加按钮

  1. 视图菜单上,单击管理视图

  2. “视图”任务窗格中,单击默认视图的名称。

  3. 如果看不到“控件”任务窗格,请单击“插入”菜单上的“其他控件”,或按 Alt+I、C。

  4. “控件”任务窗格中,单击“按钮”

  5. 右键单击添加的按钮,然后在快捷菜单上单击“按钮属性”

  6. 单击“常规”选项卡。

  7. “标签”框中,键入按钮的标签。例如,键入“帮助”。

  8. 单击“规则”

  9. “规则”对话框中,单击“添加”

  10. 单击“添加操作”

  11. “操作”框中,单击“切换视图”

  12. “视图”框中,单击在前面的步骤中添加的“帮助”视图的名称。

  13. 单击“确定”四次以返回到表单模板。

提示: 您可以选择在“帮助”视图中添加与在默认视图中完全相同的控件。这样,用户在填写表单时就能选择两种视图:如果不需要帮助,则使用默认视图;如果需要查看“帮助”文本说明,则使用“帮助”视图。

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创建用于显示“帮助”的自定义任务窗格

注释: 在表单模板中创建用于显示“帮助”的自定义任务窗格之前,请考虑以下几点:

  • 与浏览器兼容的表单模板不支持自定义任务窗格。

  • 在启用自定义任务窗格前,必须先使用 Microsoft Office SharePoint Designer 2007 等 HTML 编辑器为自定义任务窗格创建 HTML 文件。

要创建和启用自定义任务窗格,请执行以下操作:

  1. “工具”菜单上,单击“表单选项”

  2. “类别”下,单击“编程”

  3. 选中“启用自定义任务窗格”复选框。

  4. “任务窗格名称”框中,键入希望显示在自定义任务窗格顶部的名称。例如,键入“帮助”

  5. 要在表单模板中添加文件,请单击“资源文件”

    注意: 要将文件链接到表单模板,请在“任务窗格位置”框中,键入 HTML 文件位置的绝对路径,然后单击“确定”

    安全注释 : 建议作为链接目标的 HTML 文件与表单模板位于同一个域内。否则,用户在打开基于该表单模板的表单时将看到警告消息。

  6. “资源文件”对话框中,单击“添加”

  7. “添加文件”对话框中,浏览并选择所需的 HTML 文件,然后单击“确定”

  8. 如果添加的 HTML 文件引用其他文件(如级联样式表),则也应添加这些文件。

    提示: 只能指定一个 HTML 文件在表单模板的默认自定义任务窗格中打开,但您可将其他 HTML 文件作为资源文件添加到表单模板中,然后在它们之间创建超链接。

  9. “表单选项”对话框中,单击刚在“任务窗格位置”框中添加的 HTML 文件的名称。

  10. 要测试所做的更改,请在标准工具栏上,单击预览或按 CTRL + SHIFT + B。预览表单模板时,默认情况下应显示您刚刚创建的自定义任务窗格。

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使用条件格式来显示上下文“帮助”

下面的步骤说明如何使用条件格式来显示或隐藏上下文“帮助”。

  1. 如果看不到“控件”任务窗格,请单击“插入”菜单上的“其他控件”,或按 Alt+I、C。

  2. “控件”任务窗格中,单击“复选框”,然后单击“节”

  3. 单击刚添加到表单模板中的节,然后键入一些“帮助”文本。

  4. 删除该复选框的默认标签文本,然后键入单击以显示或隐藏帮助

  5. 单击表单模板上该节的选项卡,然后在“格式”菜单上,单击“条件格式”

  6. 单击“添加”

  7. 在第一个框的“如果条件为真”下,选择“选择域或组”

  8. “选择域或组”对话框中,选择与第 2 步添加的复选框控件对应的域,然后单击“确定”

  9. 在第二个框的“条件格式”对话框中,单击“等于”

  10. 在第三个框中,单击“FALSE”

  11. “则应用格式”下,选中“隐藏此控件”复选框。

    注意: 该条件现在应为:如果选中复选框,则显示节。

  12. 要测试所做的更改,请单击“常用”工具栏上的“预览”,或者按 Ctrl+Shift+B。

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创建指向外部“帮助”文件或网站的超链接

下面的步骤说明如何在表单模板中添加指向外部“帮助”文件(如 HTML 文件或经过编译的“帮助”(.chm) 文件)或网站(如技术支持网站)的超链接。

注释: 

  • 请确保您创建的链接的外部帮助文件或网站可访问您的用户。如果您想要添加到才与 InfoPath 兼容的表单模板中的 HTML 文件的链接 (换句话说,用户必须使用 InfoPath 填写基于该表单模板的窗体),您可以通过将它们添加为自定义任务窗格中打开的资源文件添加到表单模板 HTML 文件。浏览器兼容的表单模板,您应将 HTML 文件发布到您的用户,最好是同一网站表单模板的位置,可以访问的网站和指向外部 HTML 文件的表单模板中创建的静态超链接。

  • 如果决定使用其他格式的“帮助”文件(如 .chm 文件),记住一定要验证用户计算机上的操作系统是否支持所选的文件格式。

创建指向外部文件的静态超链接

  1. 在表单模板上,单击要插入超链接的位置,或选择要转变为超链接的文本或图片。

  2. 标准工具栏上,单击插入超链接  按钮图像

  3. 单击“常规”选项卡。

  4. “地址”框中,输入要链接到的 URL。

  5. 若要更改表单模板中显示的超链接文本,请在“文本”框中键入所需文本。

    注意: 如果在第 1 步选择图片,则不能使用此选项。

  6. 要指定在用户将指针移到超链接上时显示的“屏幕提示”,请单击“高级”选项卡,然后在“屏幕提示”框中,键入要显示的文本。

  7. 要测试所做的更改,请单击“常用”工具栏上的“预览”,或者按 Ctrl+Shift+B。

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添加有关用户如何查看 InfoPath“帮助”系统的说明

InfoPath 提供了专门的“帮助”系统供用户在填写表单时使用。该“帮助”系统包含有关常见任务(如打开或关闭“自动完成”、检查表单中的文字拼写)的相关信息。作为表单设计者,当您在预览窗口中预览表单时,按 F1 即可打开为表单用户提供的 InfoPath“帮助”。

表单用户的“帮助”仅限于适合所有表单的任务,因此,为您设计的表单模板提供自定义“帮助”不失为一个好主意。要帮助用户在填写表单时查看 InfoPath“帮助”系统,您可在表单模板中添加说明信息,解释如何访问 InfoPath“帮助”系统。例如,您可在表单模板中包含以下示例之一:

  • 要打开 InfoPath“帮助”,请按 F1。

  • 要打开 InfoPath“帮助”,请在“帮助”菜单上单击“Microsoft Office InfoPath 帮助”

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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