在表单模板中添加自定义的“帮助”文本

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帮助用户了解您的窗体的用途并帮助他们填写成功,您可以向表单模板添加说明的帮助文本。

本文介绍如何确定最佳的帮助文本类型的表单模板的考虑因素类型的表单模板创建时,您与观众,如何广泛部署表单模板,例如,用户将填写表单基于您使用 Web 浏览器的表单模板。

本文内容

兼容性的注意事项

类型的帮助

创建视图以显示帮助

创建自定义任务窗格显示帮助

使用条件格式来显示上下文的帮助

创建指向外部的帮助文件或网站的超链接

添加有关用户如何查看 InfoPath 帮助系统的说明

兼容性的注意事项

在设计表单模板中Microsoft Office InfoPath 2007时,您可以选择设计浏览器兼容的表单模板。在设计浏览器兼容的表单模板时,某些功能不可用。例如,自定义任务窗格,通常用于显示自定义帮助的文本,在浏览器兼容的表单模板中不受支持。若要添加到浏览器兼容的表单模板的帮助,请考虑另一种方法添加的帮助,如使用条件格式来显示上下文的帮助。

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类型的帮助

具体取决于表单模板的复杂程度和您的用户的需求,您可以添加不同类型的帮助文本,使用不同的过程。取决于您的表单模板,您可能在表单模板中使用超过一种类型的帮助文本。下面是最常见的方法,以显示表单模板中的帮助文本的列表:

  • 帮助视图   创建单独的视图以显示帮助文本时您希望向用户提供的详细的说明。您可以创建包含仅限帮助文本帮助视图,也可以复制您在表单模板的默认视图中添加的控件,包含附带的帮助文本。填写表单的另一种视图提供通过添加带有帮助文本控件,即其中包含每个分区或控件的上下文帮助。当您与观众包含新用户,需要额外的帮助,并且经验丰富的用户,已经知道如何填写表单,这是有用方法。

    提示: 浏览器兼容的表单模板不支持自定义任务窗格,因为使用帮助视图显示帮助文本是自定义任务窗格的好方法。

  • 自定义任务窗格   自定义任务窗格是 HTML 文件时用户填写表单,InfoPath 任务窗格中显示其内容。您可以指定只有一个 HTML 文件以在您的表单模板的默认自定义任务窗格中打开,但您可以将附加 HTML 文件作为资源文件添加到您的表单模板,然后创建它们之间的超链接。可以自定义任务窗格中显示仅 HTML 文件。自定义任务窗格可提供特定于窗体的命令和帮助内容。可以直接向表单模板,添加 HTML 文件,以便用户可以查看自定义任务窗格中的帮助,即使他们填写表单脱机,或者可以链接到存储在其他位置的 HTML 文件的自定义任务窗格。例如,如果您打算经常,更新的帮助内容,但不想要发布表单模板的 HTML 帮助文件进行更新每次,最好 HTML 文件存储在其他位置,并链接到其从自定义任务窗格。请记住,在浏览器兼容的表单模板不支持自定义任务窗格,以便您应在 InfoPath 中创建自定义任务窗格仅针对将填写的表单。

  • 条件格式    您可以使用条件格式以指定不同的格式设置选项控件基于表单出现的条件。如果指定的条件均为 true 时用户填写表单,,应用条件格式。当您添加到某个部分的表单模板中的帮助文本并添加条件格式部分中,你允许用户以显示或隐藏上下文的帮助部分文本或控件根据需要,而不切换视图。这是针对特定分区或控件需要帮助的用户提供了内联帮助的有用方法。

  • 外部帮助    您可以添加到一个外部的文件,例如网站上的 HTML 文件的链接。例如,如果您的组织的技术支持网站包含用于启动实时聊天会话与技术支持工程师网页,您可以向表单模板,使用户能够在其 Web 浏览器中打开该页面中添加超链接。如果您的组织中设计表单模板的另一个部门,且该部门最有资格为用户提供帮助或技术支持,这种方法将很有用。

  • InfoPath 帮助用户填写表单的用户的系统    InfoPath 包含填写表单的用户的专用的帮助系统。通过指示用户按 F1 他们填写表单时,可以使它们以访问有关标准 InfoPath 功能这些帮助主题。为用户填写仅使用 InfoPath 表单中使用此方法。

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创建视图以显示帮助

查看有关填写表单的帮助用户表单模板中创建一个单独的视图,以便您需要首先创建表单模板中,帮助视图,然后将按钮添加到您的用户可以单击以访问帮助视图的默认窗体视图。

创建帮助视图

  1. 视图菜单上,单击管理视图

  2. 操作视图任务窗格中,单击添加新视图

  3. 新视图名称框中,为帮助视图中,键入一个名称,然后单击确定

    例如,键入帮助

  4. 表单模板中,在单击刚添加的视图,然后键入或粘贴所需的帮助文本。

  5. 如果看不到“控件”任务窗格,请单击“插入”菜单上的“其他控件”,或按 Alt+I、C。

  6. 控件任务窗格中,单击按钮

  7. 右键单击添加按钮,然后单击快捷菜单上的属性按钮

  8. 单击“常规”选项卡。

  9. 标签框中,键入按钮的标签。例如,键入返回到窗体

  10. 单击规则

  11. 规则对话框中,单击添加

  12. 单击添加操作

  13. 操作框中,单击切换视图

  14. 视图框中,单击默认视图的名称。

  15. 单击确定四次以返回到表单模板。

为表单模板创建帮助视图之后,您需要将按钮添加到您的默认视图,以便用户在填写窗体时轻松访问帮助视图。

添加到默认视图按钮

  1. 视图菜单上,单击管理视图

  2. 视图任务窗格中,单击默认视图的名称。

  3. 如果看不到“控件”任务窗格,请单击“插入”菜单上的“其他控件”,或按 Alt+I、C。

  4. 控件任务窗格中,单击按钮

  5. 右键单击添加按钮,然后单击快捷菜单上的属性按钮

  6. 单击“常规”选项卡。

  7. 标签框中,键入按钮的标签。例如,键入帮助

  8. 单击规则

  9. 规则对话框中,单击添加

  10. 单击添加操作

  11. 操作框中,单击切换视图

  12. 视图框中,单击您在前面的过程中添加的帮助视图的名称。

  13. 单击确定四次以返回到表单模板。

提示: 您可以选择到默认视图中包含的帮助视图中添加相同的控件。这使用户可以填写的窗体的默认视图中,如果他们不需要的帮助,或使用帮助视图填写表单,请参阅帮助文本说明他们需要之间的选项。

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创建自定义任务窗格显示帮助

注意: 创建自定义任务窗格显示表单模板中的帮助之前,请考虑下列问题:

  • 在浏览器兼容的表单模板不支持自定义任务窗格。

  • 启用自定义任务窗格之前,您必须首先创建自定义任务窗格中的 HTML 文件使用 HTML 编辑器如Microsoft Office SharePoint Designer 2007。

创建并启用自定义任务窗格,请执行下列操作:

  1. 工具菜单上,单击表单选项

  2. 类别下单击编程

  3. 选择启用自定义任务窗格复选框。

  4. 任务窗格名称框中,键入您想要自定义任务窗格的顶部显示的名称。例如,键入帮助

  5. 若要将文件添加到您的表单模板,请单击资源文件

    注意: 若要将文件链接到表单模板,在任务窗格位置框中,键入 HTML 文件的位置的绝对路径,然后单击确定

    安全说明: 建议您链接到位于相同的域的表单模板的 HTML 文件。否则,打开一个窗体基于表单模板上的用户将看到一则通知。

  6. 资源文件对话框中,单击添加

  7. 添加文件对话框中,通过浏览找到并选择所需的 HTML 文件然后单击确定

  8. 如果您添加引用其他文件,例如级联样式表的 HTML 文件添加这些文件。

    提示: 您可以指定只有一个 HTML 文件以在您的表单模板的默认自定义任务窗格中打开,但您可以将附加 HTML 文件作为资源文件添加到您的表单模板,然后创建它们之间的超链接。

  9. 表单选项对话框中,单击任务窗格中的位置框中刚添加的 HTML 文件的名称。

  10. 要测试所做的更改,请在标准工具栏上,单击预览或按 CTRL + SHIFT + B。预览表单模板时,默认情况下应显示您刚刚创建的自定义任务窗格。

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使用条件格式来显示上下文的帮助

以下过程介绍如何使用条件格式来显示或隐藏上下文的帮助。

  1. 如果看不到“控件”任务窗格,请单击“插入”菜单上的“其他控件”,或按 Alt+I、C。

  2. 控件任务窗格中,单击复选框,,然后单击分区

  3. 您刚添加到您的表单模板的节中单击,然后键入一些帮助文本。

  4. 删除复选框中,默认标签文本,然后键入单击以显示或隐藏帮助

  5. 单击部分中您的表单模板上的选项卡,然后单击在格式菜单上的条件格式

  6. 单击“添加”。

  7. 在下如果条件为真,第一个框中,单击选择域或组

  8. 选择域或组对话框中,选择对应于您在步骤 2 中添加复选框控件的字段,然后单击确定

  9. 在第二个框中,在条件格式对话框中,单击等于

  10. 在第三个框中,单击FALSE

  11. 在下再应用此格式,请选择隐藏此控件复选框。

    注意: 条件现在表明是否选中复选框,将显示部分。

  12. 要测试所做的更改,请单击“常用”工具栏上的“预览”,或者按 Ctrl+Shift+B。

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创建指向外部的帮助文件或网站的超链接

以下过程介绍如何将表单模板中的超链接添加到一个外部的帮助文件,例如 HTML 文件或不支持经过编译的帮助 (.chm) 文件,或网站,例如技术支持网站。

注意: 

  • 请确保您创建的链接的外部帮助文件或网站可访问您的用户。如果您想要添加到才与 InfoPath 兼容的表单模板中的 HTML 文件的链接 (换句话说,用户必须使用 InfoPath 填写基于该表单模板的窗体),您可以通过将它们添加为打开的资源文件添加到表单模板 HTML 文件在自定义任务窗格中。浏览器兼容的表单模板,您应将 HTML 文件发布到网站,则可访问您的用户,最好是同一网站表单模板的位置,并指向外部 HTML 表单模板中创建的静态超链接文件。

  • 如果您决定使用其他格式的帮助文件,如.chm 文件,请记住要验证是否在用户计算机上的操作系统上支持您选择的文件格式。

创建指向外部文件的静态超链接

  1. 表单模板中,单击您要在其中插入超链接,或选择文本或您想要转换为超链接的图片。

  2. 标准工具栏上,单击插入超链接  按钮图像

  3. 单击“常规”选项卡。

  4. 地址框中,键入要链接到的 URL。

  5. 若要更改超链接文本出现在表单模板中,键入您希望在文本框中的文本。

    注意: 如果您在步骤 1 中选中图片,则此选项不可用。

  6. 要分配将显示当用户将鼠标指针悬停在超链接的屏幕提示,请单击高级选项卡,,然后在屏幕提示框中,键入要显示的文本。

  7. 要测试所做的更改,请单击“常用”工具栏上的“预览”,或者按 Ctrl+Shift+B。

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添加有关用户如何查看 InfoPath 帮助系统的说明

InfoPath 包括在填写表单时,用户可以使用专用的帮助系统。此帮助系统包含有关常见任务,例如打开或关闭记忆式键入和窗体中的文本的拼写检查的信息。为窗体设计器中,您可以通过按 F1 预览预览窗口中的窗体时,为表单用户打开 InfoPath 帮助。

表单用户仅限于将应用于所有窗体,因此最好设计表单模板提供自定义帮助的任务的帮助。若要帮助用户在填写窗体时查看的 InfoPath 帮助系统,您可以向您介绍如何访问 InfoPath 帮助系统的表单模板添加说明。例如,您可能包含下面的示例之一表单模板中:

  • 若要打开 InfoPath 帮助,请按 F1。

  • 要打开 InfoPath 帮助,请单击在帮助菜单上的Microsoft Office InfoPath 帮助

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