在窗体或报表上创建图表

图表是一种以紧凑、可视化布局显示数值数据并揭露重要数据关系的图形。可以向窗体/报表添加图表,从而可视化数据并作出明智的决策。可以将图表绑定到表或查询中,以及自定义带有各种属性的图表。甚至还可以使图表具有交互性。例如,如果在窗体或报表筛选器上选择不同的类别字段,可看到不同的图表值。在 Access 中,可以创建柱形图、折线图、条形图、饼图和组合图。

组合图:表示年度国内销售额的簇状柱形图和表示每月平均价格的折线图

示例组合图

你想要做什么?

创建图表
开始步骤
数据设置
格式设置
重要注意事项
将图表链接到窗体或报表上的数据



选择最符合需求的图表类型
柱形图(有分步引导视频)
折线图(有分步引导视频)
条形图(有分步引导视频)
饼图(有分步引导视频)
组合图(有分步引导视频)
创建 Access 图表的最佳做法

创建图表

在 Access 中创建图表的基本步骤为:

  • 将图表绑定到数据源(例如表或查询)。

  • 将字段映射到图表维度,后者是图表的主要元素。坐标轴(类别)图例(系列)值(Y 轴)维度根据图表类型以不同方式布局。

  • 添加其他图表元素(如数据标签和趋势线)以增强和阐明图表。

  • 设置图表及其各种元素的格式。此外,你还可设置各个数据系列的格式,它们是与图表图例对应的柱形图、条形图、折线图或饼图扇区中的一组值。

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开始步骤

  1. 在“设计”视图中创建或打开窗体或报表。若要创建,选择“创建”>“窗体设计”或“报表设计”。若要打开,右键单击导航栏中的窗体或报表名称,然后选择“窗体设计”或“报表设计”。

  2. 选择“设计”>“插入图表新式图表图标 ,选择图表类型,然后将其放在窗体或报表上。有关详细信息,请参阅选择最符合需求的图表类型

    图表设置”窗格随即打开,并且示例关系图会显示在“窗体设计”网格中。

    示例图表

    使用控件图柄 垂直双向箭头光标图像 水平双向箭头光标图像 调整图表大小,或通过拖动重新放置图表 “罗盘”图标

    使用“图表设置”窗格配置图表的数据源,选择“坐标轴(类别)”、“图例(系列)”和“值(Y 轴)”字段,并设置图表格式。

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数据设置

  1. 选择“图表设置”窗格的“数据”选项卡。

  2. 选择“”、“查询”或“二者”,然后从下拉列表中选择数据源。支持传递查询

    默认情况下,示例关系图会替换为将数据源中的前两个字段用作“坐标轴(分类)”和”值(Y 轴)”维度的实时图表。通常,表中的第一列是主键,并且你应该不会想要将其用作图表中的维度。图表属性“预览实时数据”可控制是否能看到实时数据。

    提示   :如果数据源中包含多个字段,你可能会发现创建将字段限制为刚好所需的查询可以简化字段选择,这样会更轻松。

  3. 在“坐标轴(类别)”、“图例(系列)”和“值(Y 轴)”部分中,选择至少两个字段以创建图表。请执行以下操作:

    • 坐标轴(类别)   在此部分下,选择一个或多个字段。

      此图表维度显示簇状柱形图和折线图的 XY 图表布局中的横坐标值,以及簇状条形图中的纵坐标值。

      簇状柱形图坐标轴图标

      簇状柱形图坐标轴

      折线图​​坐标轴图标

      折线图坐标轴

      簇状条形图坐标轴图标

      簇状条形图坐标轴

      日期字段的默认聚合是“”。若要将其更改,单击向下键然后从列表中选择(包括“”),以删除聚合。

      如果选择多个“坐标轴(类别)”字段,它将创建沿维度线的刻度层次结构(例如“分支机构”中的“州”)。

      具有刻度线的数据层次结构
    • 图例(系列)    在此部分下,选择字段。

      此图表维度可将字段值透视为列标题。例如,“州”字段中的值被转置为列标题,并且每列将变为单独的数据系列。

      透视表将状态值转换为列标题
    • 值(Y 轴)   在此部分下,选择一个或多个字段。

      此图表维度显示簇状柱形图和折线图的 XY 图表布局中的纵坐标值,以及簇状条形图中的横坐标值。

      簇状柱形图值图标

      簇状柱形图值

      折线图值图标

      折线图值

      簇状条形图值图标

      簇状条形图值

      所选择的每个字段都对应一个数据系列。如果选择两个或以上“值(Y 轴)”字段,将无法选择“图例(系列)”字段。默认情况下,“值(Y 轴)”字段将成为图例。

      每个所选字段都将默认聚合。对于数值和货币字段,默认聚合为“求和”。对于所有其他字段,默认聚合为“计数”。若要更改聚合,单击向下键然后从列表中选择(包括“”),以删除聚合。

      注意   :文本字段必须使用“计数”聚合。所有选定的“值(Y 轴)”字段必须为聚合或非聚合。

注意   :不同的字段组合是可能的,但请考虑以下事项:

  • 最低限度,选择至少一个“坐标轴(类别)”和一个“值(Y 轴)”字段。

  • 你只能选择一个“图例(系列)”,但可从“值(Y 轴)”或“坐标轴(类别)”部分选择多个字段。

  • 如果选择一个“坐标轴(类别)”字段和一个“图例(系列)”字段,那么只能选择一个“值(Y 轴)”字段。若要添加额外的“值(Y 轴)”字段,请清除“坐标轴(类别)”或“图例(系列)”字段。

  • 如果选择“图例(系列)”字段,则只能选择一个“值(Y 轴)”字段,且该字段必须聚合。

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格式设置

  1. 选择“图表设置”窗格的“格式”选项卡。

  2. 从下拉列表中选择一个“数据系列”。

    在“格式”选项卡上设置不同数据系列的格式

    每个数据系列都有一组特有的属性

  3. 对于每个数据系列,请设置一个或多个下列属性:

    • 显示名称    图表图例中数据系列的名称。

    • 图表类型    此属性仅针对组合图显示。使用此属性,向组合图添加不同的图表类型(每个数据系列一种类型)。默认的组合图组合为:第一个数据系列对应簇状柱形图,第二个数据系列对应折线图。可为每个数据系列设置不同的图表类型。如果图表只有一个数据系列,则为簇状柱形图。

      注意   :在图表属性表中请避免将此属性与“图表类型”属性混淆。

    • 线条​​粗细    以 0.25 磅的增量设置线条粗细。此属性仅针对折线图显示。

    • 短划线类型    选择线型“实线”、“短划线”、“圆点”、“划线-点”或“划线-点-点”。此属性仅针对折线图显示。

    • 绘制系列对象    选择要绘制数据系列的主要或次要坐标轴。当图表数据系列差异很大或属于不同度量值(例如价格和体积)时,使用此选项。也具有坐标轴标题的簇状柱形图和折线图的组合图通常效果最佳。

    • 缺少数据策略    选择下列选项之一:“绘制为零”- 将缺少的数据表示为 0,“不绘制”- 忽略缺少的数据,“绘制为内插值”- 计算填充到缺少的数据中的新数据。此属性仅针对折线图显示。

    • 系列填充颜色    选择颜色以填充数据系列(例如柱形图或条形图)。

    • 系列边框颜色    选择颜色以向数据系列(例如柱形图或条形图)添加边框。

    • 显示数据标签    选择此选项以显示阐明数据系列的数据标签。

    • 显示趋势线    选择此选项以显示趋势线,这是显示数据趋势的一种方式。

    • 趋势线选项    选择下列趋势线之一:

      • 线性    对于以稳定速率增加或减少的数据集,这是最适合的直线。

      • 指数    这是针对以持续增长的速率上升或下降的正数的曲线。

      • 对数    对于快速增加或减少、然后趋于平稳的变化率数据,这是最适合的曲线。

      • 多项式    如果数据出现波动,例如大型数据集上的盈亏,这是最适用的。

      •    这是针对以特定速率(例如每秒加速度)增加的正数的曲线。

      • 移动平均    这是一种平均数据的波动且更清楚地显示某种模式或趋势的方式。

    • 趋势线名称    输入更有意义的,并在图表图例中显示的名称。

    • 标记形状    选择某种形状,作为行标记。此属性仅针对折线图显示。

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重要注意事项

聚合   :尽管数据源通常以一组非聚合数据的形式开始,在你创建图表时,Access 会默认对字段创建聚合计算,例如“求和”、“计数”和“平均值”,以帮助简化数据系列数值。然而,可通过选择下拉列表中的“”来删除默认聚合计算。这个选择字段和聚合的过程将创建存储于“已转换的行源”属性的 SELECT、GROUP BY 或 TRANSFORM 语句。若要查看语句,请右键单击属性并选择“缩放”。下面是有关三个主要可能性的摘要:

  • 如果选择“坐标轴(类别)”和“值(Y 轴)”字段但删除聚合,Access 会将行源转换为简单的 SELECT 语句。例如:

    SELECT [Segment], [Sales] FROM [Orders]
  • 如果选择“坐标轴(类别)”和“值(Y 轴)”字段,Access 会将行源转换为 GROUP BY 语句。例如:

    SELECT [Segment], Sum([Sales]) AS [SumOfSales FROM [Orders] GROUP BY [Segment] ORDER BY [Segment]
  • 如果你也选择“图例(系列)”字段,Access 会将行源转换为交叉表查询(使用 TRANSFORM SQL 查询语句)。TRANSFORM SQL 查询语句的 PIVOT 子句返回的字段值将用作列标题(例如“州”字段),它可创建众多标题 - 每个都是单独的数据系列。例如:

    TRANSFORM Sum([Sales]) AS [SumOfSales] SELECT [Segment] FROM [Orders] GROUP BY [Segment] ORDER BY [Segment] PIVOT [State]

有关数据聚合的详细信息,请参阅通过使用交叉表查询使摘要数据更易读

属性   :若要进一步自定义图表,可选择“设计”>“属性表”>“<图表名称>”,这将显示所有与图表相关的属性。对每个属性按 F1 可获取有关该属性的帮助。如果在属性表中修改属性,对应值将在“图表设置”窗格中发生更改,反之亦然。

存在许多图表特有的“格式”属性,可以用来设置坐标轴值、标题和图表的格式。此外,还存在一些图表特有的“数据”属性,包括“预览实时数据”、“已转换的行源”、“图表坐标轴”、“图表图例”和“图表值”。

添加次要纵坐标轴   在创建图表时,通常有一个主要纵坐标轴,但如果数据差异很大或要绘制不同的度量值(例如价格和体积),可添加次要纵坐标轴。次要纵坐标轴的刻度显示其关联数据系列的值。若要添加次要纵坐标轴,请在“图表设置”窗格的“格式”选项卡上使用“绘制系列对象”属性。

添加趋势线   对于数值数据,你可能想要添加趋势线来显示数据趋势。可在“图表设置”窗格的“格式”选项卡上使用“趋势线”和“趋势线名称”选项。

修改图表    若要修改图表,在“设计”或“布局”视图中打开窗体或报表,然后选择图表,随即会打开“图表设置”窗格。若要切换到不同的图表类型,从“图表类型”属性下拉列表中选择其他图表。也可通过更改属性表上的“图表类型”属性(而不是“图表设置”窗格的“格式设置”选项卡),将任何单一图表改为组合图。

刷新源数据    若要刷新图表数据,请切换到窗体或报表视图,选择图表,然后选择“全部刷新”(或按 F5)。

图表设置   如果“图表设置”窗格处于关闭状态,请确保选中图表,然后选择“设计”>“图表设置”。

经典图表   避免将新图表 新式图表图标 (基于新式技术)与经典图表 旧版图表图标 (ActiveX 控件)混淆。但是,仍可以使用经典图表,甚至将其添加到包含新图表的窗体或报表中。

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将图表链接到窗体或报表上的数据

若要使图表与窗体或报表上的数据进行交互,请将图表绑定到与窗体或报表相同的数据源。然后为图表的“链接子字段”和“链接主字段”数据属性设置匹配的字段。

  1. 创建绑定到数据源的窗体或报表。有关详细信息,请参阅在 Access 中创建窗体创建简单报表

  2. 将图表添加到同一窗体或报表。有关详细信息,请参阅创建图表

  3. 使图表的“记录源”属性与窗体或报表的“记录源”属性相同。

  4. 单击图表,通过按 F4 打开图表的属性表,然后单击“数据”选项卡。

  5. 在“链接子字段”或“链接主字段”属性框中单击“生成”按钮 “生成器”按钮

    将显示“子窗体字段链接器”对话框。

  6. 在“链接主字段”和“链接子字段”中,选择要链接的字段,然后单击“确定”。通常情况下,最好使用类别字段,例如“州”、“细分市场”或“区域”。

    如果不确定使用哪个字段,可单击“建议”获取有关建议。

  7. 保存窗体或报表,切换到“窗体”或“报表”视图,然后验证图表是否按照预期的方式工作。例如,按类别字段(例如“州”、“细分市场”或“区域”)筛选窗体或报表,以查看图表中的不同结果。有关详细信息,请参阅筛选桌面数据库中的数据

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选择最符合需求的图表类型

以下各节介绍图表的相关背景信息并帮助你决定使用哪种图表。

什么是图表?

图表是一种以紧凑、可视化布局显示数值数据并揭露重要数据关系的图形。图表包含许多元素。其中一些元素默认显示,其他元素可根据需要进行添加。可通过调整其大小或更改其格式,来更改图表元素显示。此外,还可以删除不想显示的图表元素。下面的关系图展示了基本的图表元素。

图表概述

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可以创建哪些图表?

在 Access 中,可以创建柱形图、条形图、饼图和组合图。本节将介绍每种图表及其最适用的场景。

柱形图

在柱形图中,类别沿着横坐标轴(“坐标轴(类别)”属性)显示,而值沿着纵坐标轴(“值(Y 轴)”属性)显示。通常,你为“坐标轴(类别)”维度选择一个字段,为“值(Y 轴)”维度选择一个或多个字段,每个字段将成为一个数据系列。如果为“值(Y 轴)”维度选择多个字段,请考虑沿单独的坐标轴绘制。

Access 支持三种类型的柱形图。

图表

说明

简单簇状柱形图

簇状柱形图

使用竖直柱形比较横向类别之间的值。通常用于一定范围内的值(项目计数)、等级(调查评级)和名称(地点或人员)。

简单堆积柱形图

堆积柱形图

类似于簇状柱形图,但每个柱形显示两个或以上数据系列。通常用来显示数据系列与整体的关系。

简单的百分比堆积柱形图

百分比堆积柱形图

类似于堆积柱形图,但柱形值加起来为 100%。通常用来比较每个数据系列占整体的百分比。

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折线图

在折线图中,类别沿着横坐标轴(“坐标轴(类别)”属性)均匀分布,而值沿着纵坐标轴(“值(Y 轴)”属性)均匀分布。通常,你为“坐标轴(类别)”维度选择一个字段,为“值(Y 轴)”维度选择一个或多个字段,每个字段将成为一个数据系列。如果为“值(Y 轴)”维度选择多个字段,请考虑沿单独的坐标轴绘制。

Access 支持三种类型的折线图。

图表

说明

简单折线图

折线图

沿着坐标轴显示连续、均匀分布的数据,以比较随着时间推移而变化的值。通常用来显示相等时间间隔(如月、季度或财年)的趋势,并且比较两个或以上数据系列。

简单堆积折线图

堆积折线图

类似于折线图,但每条折线显示两个或以上数据系列。通常用来比较相关趋势。

简单的百分比堆积折线图

百分比堆积折线图

类似于堆积折线图,但以百分比形式显示随着时间推移的趋势。通常用来比较相关趋势与整体(即 100%)。

注意   :在“图表设置”窗格的“格式”选项卡上,下列属性是折线图特有的:“线条粗细”、“短划线类型”、“缺少数据策略”和“标记形状”。

提示   :如果存在许多类别或值大小接近,请使用没有标记的折线图。

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条形图

在条形图中,类别沿着纵坐标轴(“值(Y 轴)”属性)排列,而值沿着横坐标轴(“坐标轴(类别)”属性)排列。条形图将坐标轴和值维度的正常位置颠倒过来。通常,你为“坐标轴(类别)”维度选择一个字段,为“值(Y 轴)”维度选择一个或多个字段,每个字段将成为一个数据系列。如果为“值(Y 轴)”维度选择多个字段,请考虑沿单独的坐标轴绘制。

Access 支持三种类型的条形图。

图表

说明

简单簇状条形图

簇状条形图

使用横向条形比较纵向类别之间的值。通常用于轴标签较长,或者值为期间的情况。

简单堆积条形图

堆积条形图

类似于簇状条形图​​,但每个条形显示两个或以上数据系列。通常用来显示数据系列与整体的关系。

简单的百分比堆积条形图

百分比堆积条形图

类似于堆积条形图,但条形值加起来为 100%。通常用来比较每个数据系列占整体的百分比。

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饼图​​

在饼图中,类别以饼图扇区(“坐标轴(类别)”属性)的形式显示。数据值(“值(Y 轴)”属性)求和结果为占整体(显示为饼图圆)的百分比。对“坐标轴(类别)”维度仅选择一个字段,对“值(Y 轴)”维度仅选择一个字段。不要使用“图例(系列)”字段,因为“坐标轴(类别)”会默认变为图例。在“图表设置”窗格的“格式”选项卡中,只有一个“数据系列”和一个属性(“显示数据标签”)。图表图例中所用的颜色会默认设置且无法更改。

Access 支持一种类型的饼图。

图表

说明

简单饼图

饼图​​

以百分比形式显示类别占整体的比例。最适用于所有值为正数且少于 10 个类别的一个数据系列。

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组合图

组合图混合了两种或以上图表类型(例如一个簇状柱形图和一个折线图),以便解释不同但相关的数据。

Access 支持可在其中组合其他任意单一图表类型的组合图,并将每种图表映射到不同的数据系列。例如,通过在“图表设置”窗格的“格式”选项卡上使用“数据系列”和“图表类型”属性,将簇状柱形图映射到年度国内销售额数据系列,并将折线图映射到每月平均价格数据系列。也可通过更改属性表的“数据”选项卡中的“图表类型”属性,将任何单一图表改为组合图。

图表

说明

任意组合的简单组合图

自定义组合

合并所选的两种不同图表。

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创建 Access 图表的最佳做法

使用以下指南,帮助你创建需要且易于理解的图表。

  • 开始时,需要制定计划。查看书籍、报表和万维网上的各种图表。提前决定哪种图表对你的情况最适用,以及希望实现的外观。

  • 决定图表中要显示其相关关系的字段。考虑创建查询,将结果限制为所需的图表字段。

  • 在你生成图表时,请逐一选择维度。可立即查看更改并更好地理解每个字段、维度、和聚合如何影响图表。

  • 在制作图表时力求简化。保持数据系列数量较小,以便用户不会因太多难以阅读的数字、柱形、条形或扇区而不知所措。

  • 首先,获取数据关系和所需的基本图表外观。然后,设置图表和每个数据系列的格式。选择颜色、编辑文本和添加其他图表元素时须谨慎。力求达成空白区域和含义之间的平衡。

  • 试验但应尽可能减少使用网格线、颜色、特效、标签、填充和其他格式属性。避免粗体文本、深色和过多行。

  • 当你觉得大功告成时,重新检查图表以确定是否已让图表尽可能简单和干净。记住,“简单就是美”。

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另请参阅

控件简介

窗体简介

Access 中的报表简介

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