在窗体或报表上创建图表

图表是一种以紧凑、可视化布局显示数值数据并揭露重要数据关系的图形。 可以向窗体/报表添加图表,从而可视化数据并作出明智的决策。 可以将图表绑定到表或查询中,以及自定义带有各种属性的图表。 甚至还可以使图表具有交互性。 例如,如果在窗体或报表筛选器上选择不同的类别字段,可看到不同的图表值。 在 Access 中,可以创建柱形图、折线图、条形图、饼图和组合图。

注意   显示图表时遇到问题? 有关详细信息,请参阅在 "图表设置" 窗格中添加图例(系列)时的图表消失

组合图:表示年度国内销售额的簇状柱形图和表示每月平均价格的折线图

示例组合图

你想要做什么?

创建图表
开始步骤
数据设置
格式设置
重要注意事项
将图表链接到窗体或报表上的数据



选择最适合你的需求
的图表类型 -(包含分步视频)
-线路(包含分步视频)
-条形图(包含分步视频)
-饼图(包含分步视频)
-组合(包含分步
视频)在 "图表设置" 窗格中添加图例(系列)时创建 Access 图表
的最佳做法图表消失

创建图表

在 Access 中创建图表的基本步骤为:

  • 将图表绑定到数据源(例如表或查询)。

  • 将字段映射到图表维度,后者是图表的主要元素。 坐标轴(类别)图例(系列)值(Y 轴)维度根据图表类型以不同方式布局。

  • 添加其他图表元素(如数据标签和趋势线)以增强和阐明图表。

  • 设置图表及其各种元素的格式。 此外,你还可设置各个数据系列的格式,它们是与图表图例对应的柱形图、条形图、折线图或饼图扇区中的一组值。

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开始步骤

  1. 在“设计”视图中创建或打开窗体或报表。 若要创建,请选择 "创建>窗体设计" 或 "报表设计"。 若要打开,右键单击导航栏中的窗体或报表名称,然后选择“窗体设计”或“报表设计”。

  2. 选择“设计”>“插入图表新式图表图标 ,选择图表类型,然后将其放在窗体或报表上。 有关详细信息,请参阅选择最符合需求的图表类型

    图表设置”窗格随即打开,并且示例关系图会显示在“窗体设计”网格中。

    示例图表

    使用控件图柄 垂直双向箭头光标图像 水平双向箭头光标图像 调整图表大小,或通过拖动重新放置图表 “罗盘”图标

    使用“图表设置”窗格配置图表的数据源,选择“坐标轴(类别)”、“图例(系列)”和“值(Y 轴)”字段,并设置图表格式。

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数据设置

  1. 选择“图表设置”窗格的“数据”选项卡。

  2. 选择“”、“查询”或“二者”,然后从下拉列表中选择数据源。 支持传递查询

    默认情况下,示例关系图会替换为将数据源中的前两个字段用作“坐标轴(分类)”和”值(Y 轴)”维度的实时图表。 通常,表中的第一列是主键,并且你应该不会想要将其用作图表中的维度。 图表属性“预览实时数据”可控制是否能看到实时数据。

    提示   :如果数据源中包含多个字段,你可能会发现创建将字段限制为刚好所需的查询可以简化字段选择,这样会更轻松。

  3. 在“坐标轴(类别)”、“图例(系列)”和“值(Y 轴)”部分中,选择至少两个字段以创建图表。 请执行以下操作:

    • 坐标轴(类别)    在此部分下,选择一个或多个字段。

      此图表维度显示簇状柱形图和折线图的 XY 图表布局中的横坐标值,以及簇状条形图中的纵坐标值。

      簇状柱形图坐标轴图标

      簇状柱形图坐标轴

      折线图​​坐标轴图标

      折线图坐标轴

      簇状条形图坐标轴图标

      簇状条形图坐标轴

      日期字段的默认聚合是“”。 若要将其更改,单击向下键然后从列表中选择(包括“”),以删除聚合。

      如果选择多个“坐标轴(类别)”字段,它将创建沿维度线的刻度层次结构(例如“分支机构”中的“州”)。

      具有刻度线的数据层次结构
    • 图例(系列)    在此部分下,选择一个字段。

      此图表维度可将字段值透视为列标题。 例如,“州”字段中的值被转置为列标题,并且每列将变为单独的数据系列。

      透视表将状态值转换为列标题
    • 值(Y 轴)     在此部分下,选择一个或多个字段。

      此图表维度显示簇状柱形图和折线图的 XY 图表布局中的纵坐标值,以及簇状条形图中的横坐标值。

      簇状柱形图值图标

      簇状柱形图值

      折线图值图标

      折线图值

      簇状条形图值图标

      簇状条形图值

      所选择的每个字段都对应一个数据系列。 如果选择两个或以上“值(Y 轴)”字段,将无法选择“图例(系列)”字段。 默认情况下,“值(Y 轴)”字段将成为图例。

      每个所选字段都将默认聚合。 对于数值和货币字段,默认聚合为“求和”。 对于所有其他字段,默认聚合为“计数”。 若要更改聚合,单击向下键然后从列表中选择(包括“”),以删除聚合。

      注意    文本字段必须使用Count聚合。 所有选定值(Y 轴)字段都必须聚合或 nonaggregated。

注意    可以采用不同的字段组合,但请考虑以下事项:

  • 最低限度,选择至少一个“坐标轴(类别)”和一个“值(Y 轴)”字段。

  • 你只能选择一个“图例(系列)”,但可从“值(Y 轴)”或“坐标轴(类别)”部分选择多个字段。

  • 如果选择一个“坐标轴(类别)”字段和一个“图例(系列)”字段,那么只能选择一个“值(Y 轴)”字段。 若要添加额外的“值(Y 轴)”字段,请清除“坐标轴(类别)”或“图例(系列)”字段。

  • 如果选择“图例(系列)”字段,则只能选择一个“值(Y 轴)”字段,且该字段必须聚合。

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格式设置

  1. 选择“图表设置”窗格的“格式”选项卡。

  2. 从下拉列表中选择一个数据系列

    在“格式”选项卡上设置不同数据系列的格式

    每个数据系列都有一组特有的属性

  3. 对于每个数据系列,请设置一个或多个下列属性:

    • 显示名称    图表图例中数据系列的名称。

    • 图表类型     此属性仅为组合图显示。 使用此属性向组合图添加不同的图表类型,每个数据系列对应一个图表类型。 默认组合图表组合为簇状柱形图,第一个数据系列和第二个数据系列的行。 可以为每个数据系列设置不同的图表类型。 如果图表只有一个数据系列,则它是簇状柱形图。

      注意   避免在 "图表" 属性表中将此属性与 "图表类型" 属性混淆。

    • 线条粗细     选择以25磅为增量的线条粗细。 此属性仅为折线图显示。

    • 虚线类型     选择实线短划线划线、短线点或点划线的线条类型。 此属性仅为折线图显示。

    • 将系列绘制在     选择主要坐标轴或次坐标轴以绘制数据系列。 当图表数据系列有很大或不同的度量值(如价格和成交量)时,请使用此选项。 簇状柱形图和线条(也具有坐标轴标题)的组合图通常效果最佳。

    • 缺少数据策略     选择下列操作之一: "绘制为零" 表示缺少的数据为0,不要绘制为忽略丢失的数据,并作为插值绘制以计算填充缺失数据的新数据。 此属性仅为折线图显示。

    • 系列填充颜色     选择填充数据系列的颜色,例如柱形图或条形图。

    • 序列边框颜色    选择一种颜色来为数据系列添加分级显示,例如柱形图或条形图。

    • "显示数据" 标签     选择此选项可显示一个数据标签,用于阐明数据系列。

    • 显示趋势线     选择此选项以显示趋势线,这是显示数据趋势的一种方式。

    • 趋势线选项     选择下列趋势线之一:

      • 线性     这是以固定费率增加或减少的数据集的最佳拟合直线。

      • 飞速     这是一条弯曲的正数,以不断增加的费率增加或下降。

      • L     这是最适合的变更率数据线,它快速增加或减少,然后调配。

      •     这最适用于数据波动,例如对大型数据集的收益和损失。

      • 功率     这是以特定速率增加的正数的曲线,如以1秒为间隔的加速度。

      • 移动平均线     这是一种更清晰地显示数据的波动以及更清晰地显示模式或趋势的方法。

    • 趋势线名称     输入更有意义的名称,并显示在图表图例上。

    • 标记形状     选择一个形状作为线条标记。 此属性仅为折线图显示。

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重要注意事项

合计    尽管数据源通常作为一组 nonaggregated 数据开始,但在创建图表时,默认情况下 Access 会在字段上创建聚合计算,例如SumCountAverage,以帮助简化数据系列的数量。 但是,你可以通过在下拉列表中选择 "" 来删除默认聚合计算。 选择字段和选择聚合的这一过程将创建存储在已转换的 "行来源" 属性中的 SELECT、SQL GROUP BY 或 TRANSFORM 语句。 若要查看该语句,请右键单击该属性,然后选择 "缩放"。 下面是三种主要可能性的摘要:

  • 如果选择“坐标轴(类别)”和“值(Y 轴)”字段但删除聚合,Access 会将行源转换为简单的 SELECT 语句。 例如:

    SELECT [Segment], [Sales] FROM [Orders]
  • 如果选择“坐标轴(类别)”和“值(Y 轴)”字段,Access 会将行源转换为 GROUP BY 语句。 例如:

    SELECT [Segment], Sum([Sales]) AS [SumOfSales FROM [Orders] GROUP BY [Segment] ORDER BY [Segment]
  • 如果你也选择“图例(系列)”字段,Access 会将行源转换为交叉表查询(使用 TRANSFORM SQL 查询语句)。 TRANSFORM SQL 查询语句的 PIVOT 子句返回的字段值将用作列标题(例如“州”字段),它可创建众多标题 - 每个都是单独的数据系列。 例如:

    TRANSFORM Sum([Sales]) AS [SumOfSales] SELECT [Segment] FROM [Orders] GROUP BY [Segment] ORDER BY [Segment] PIVOT [State]

有关数据聚合的详细信息,请参阅通过使用交叉表查询使摘要数据更易读

属性    若要进一步自定义图表,请选择 "设计>属性工作表 > <图表名称">,其中显示所有图表相关属性。 在每个属性上按 F1 可获取有关该属性的帮助。 修改属性表中的属性时,"图表设置" 窗格中的相应值会发生更改,反之亦然。

有许多不同的图表格式属性。 可以使用这些设置来设置坐标轴值、标题和图表的格式。 还有一些数据属性是图表所特有的,包括预览实时数据、已转换的行来源;图表坐标轴图表图例图表值

添加次要纵坐标轴    创建图表时,通常是主垂直轴,但当数据变化较大或绘制不同的度量值(如价格和成交量)时,可以添加次要纵坐标轴。 次要纵坐标轴的刻度显示关联数据系列的值。 若要添加次要纵坐标轴,请使用 "图表设置" 窗格的 "格式" 选项卡上的 "绘制系列" 属性。

添加趋势线    对于数值数据,您可能希望添加趋势线以显示数据趋势。 可以使用 "图表设置" 窗格的 "格式" 选项卡上的 "趋势线" 和 "趋势线名称" 选项。

修改图表     若要修改图表,请在 "设计" 视图或 "布局" 视图中打开窗体或报表,然后选择打开 "图表设置" 窗格的图表。 若要切换到不同的图表类型,请从 "图表类型" 属性下拉列表中选择其他图表。 也可以通过更改属性表上的 "图表类型" 属性(而不是 "图表设置" 窗格的 "格式" 选项卡),将任意单个图表更改为组合图。

刷新源数据     若要刷新图表数据,请切换到窗体或报表视图,选择图表,然后选择 "全部刷新" (或按 F5)。

图表设置    如果 "图表设置" 窗格已关闭,请确保已选中图表,然后选择 "设计>图表设置"。

经典图表    避免将新图表 新式图表图标 (基于新式技术)与经典图表 旧版图表图标 (ActiveX 控件)混淆。 但是,您仍然可以使用经典图表,甚至将其添加到具有新图表的窗体或报表中。

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将图表链接到窗体或报表上的数据

若要使图表与窗体或报表上的数据进行交互,请将图表绑定到与窗体或报表相同的数据源。 然后为图表的“链接子字段”和“链接主字段”数据属性设置匹配的字段。

  1. 创建绑定到数据源的窗体或报表。 有关详细信息,请参阅在 Access 中创建窗体创建简单报表

  2. 将图表添加到同一窗体或报表。 有关详细信息,请参阅创建图表

  3. 使图表的“记录源”属性与窗体或报表的“记录源”属性相同。

  4. 单击图表,通过按 F4 打开图表的属性表,然后单击“数据”选项卡。

  5. 在“链接子字段”或“链接主字段”属性框中单击“生成”按钮 “生成器”按钮

    将显示“子窗体字段链接器”对话框。

  6. 在“链接主字段”和“链接子字段”中,选择要链接的字段,然后单击“确定”。 通常情况下,最好使用类别字段,例如“州”、“细分市场”或“区域”。

    如果不确定使用哪个字段,可单击“建议”获取有关建议。

  7. 保存窗体或报表,切换到“窗体”或“报表”视图,然后验证图表是否按照预期的方式工作。 例如,按类别字段(例如“州”、“细分市场”或“区域”)筛选窗体或报表,以查看图表中的不同结果。 有关详细信息,请参阅应用筛选器以查看 Access 数据库中的选择记录

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选择最符合需求的图表类型

以下各节介绍图表的相关背景信息并帮助你决定使用哪种图表。

什么是图表?

图表是一种以紧凑、可视化布局显示数值数据并揭露重要数据关系的图形。 图表包含许多元素。 其中一些元素默认显示,其他元素可根据需要进行添加。 可通过调整其大小或更改其格式,来更改图表元素显示。 此外,还可以删除不想显示的图表元素。 下面的关系图展示了基本的图表元素。

图表概述

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可以创建哪些图表?

在 Access 中,可以创建柱形图、条形图、饼图和组合图。 本节将介绍每种图表及其最适用的场景。

柱形图

在柱形图中,类别沿着横坐标轴(“坐标轴(类别)”属性)显示,而值沿着纵坐标轴(“值(Y 轴)”属性)显示。 通常,你为“坐标轴(类别)”维度选择一个字段,为“值(Y 轴)”维度选择一个或多个字段,每个字段将成为一个数据系列。 如果为“值(Y 轴)”维度选择多个字段,请考虑沿单独的坐标轴绘制。

Access 支持三种类型的柱形图。

图表

说明

简单簇状柱形图

簇状柱形图

使用竖直柱形比较横向类别之间的值。 通常用于一定范围内的值(项目计数)、等级(调查评级)和名称(地点或人员)。

简单堆积柱形图

堆积柱形图

类似于簇状柱形图,但每个柱形显示两个或以上数据系列。 通常用来显示数据系列与整体的关系。

简单的百分比堆积柱形图

百分比堆积柱形图

类似于堆积柱形图,但柱形值加起来为 100%。 通常用来比较每个数据系列占整体的百分比。

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在折线图中,类别沿着横坐标轴(“坐标轴(类别)”属性)均匀分布,而值沿着纵坐标轴(“值(Y 轴)”属性)均匀分布。 通常,你为“坐标轴(类别)”维度选择一个字段,为“值(Y 轴)”维度选择一个或多个字段,每个字段将成为一个数据系列。 如果为“值(Y 轴)”维度选择多个字段,请考虑沿单独的坐标轴绘制。

Access 支持三种类型的折线图。

图表

说明

简单折线图

折线图

沿着坐标轴显示连续、均匀分布的数据,以比较随着时间推移而变化的值。 通常用来显示相等时间间隔(如月、季度或财年)的趋势,并且比较两个或以上数据系列。

简单堆积折线图

堆积折线图

类似于折线图,但每条折线显示两个或以上数据系列。 通常用来比较相关趋势。

简单的百分比堆积折线图

百分比堆积折线图

类似于堆积折线图,但以百分比形式显示随着时间推移的趋势。 通常用来比较相关趋势与整体(即 100%)。

注意   在 "图表设置" 窗格的 "格式" 选项卡上,下列属性是折线图特有的: "线条粗细"、"虚线类型"、"缺少数据策略" 和 "标记形状"。

提示    如果有许多类别或值大小接近,请使用无数据点折线图。

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条形图

在条形图中,类别沿着纵坐标轴(“值(Y 轴)”属性)排列,而值沿着横坐标轴(“坐标轴(类别)”属性)排列。 条形图将坐标轴和值维度的正常位置颠倒过来。 通常,你为“坐标轴(类别)”维度选择一个字段,为“值(Y 轴)”维度选择一个或多个字段,每个字段将成为一个数据系列。 如果为“值(Y 轴)”维度选择多个字段,请考虑沿单独的坐标轴绘制。

Access 支持三种类型的条形图。

图表

说明

简单簇状条形图

簇状条形图

使用横向条形比较纵向类别之间的值。 通常用于轴标签较长,或者值为期间的情况。

简单堆积条形图

堆积条形图

类似于簇状条形图​​,但每个条形显示两个或以上数据系列。 通常用来显示数据系列与整体的关系。

简单的百分比堆积条形图

百分比堆积条形图

类似于堆积条形图,但条形值加起来为 100%。 通常用来比较每个数据系列占整体的百分比。

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饼图​​

在饼图中,类别以饼图扇区(“坐标轴(类别)”属性)的形式显示。 数据值(“值(Y 轴)”属性)求和结果为占整体(显示为饼图圆)的百分比。 对“坐标轴(类别)”维度仅选择一个字段,对“值(Y 轴)”维度仅选择一个字段。 不要使用“图例(系列)”字段,因为“坐标轴(类别)”会默认变为图例。 在“图表设置”窗格的“格式”选项卡中,只有一个“数据系列”和一个属性(“显示数据标签”)。 图表图例中所用的颜色会默认设置且无法更改。

Access 支持一种类型的饼图。

图表

说明

简单饼图

饼图​​

以百分比的形式显示分类的比例。 最适用于所有值为正数且少于 10 个类别的一个数据系列。

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组合图

组合图混合了两种或以上图表类型(例如一个簇状柱形图和一个折线图),以便解释不同但相关的数据。

Access 支持可在其中组合其他任意单一图表类型的组合图,并将每种图表映射到不同的数据系列。 例如,通过在“图表设置”窗格的“格式”选项卡上使用“数据系列”和“图表类型”属性,将簇状柱形图映射到年度国内销售额数据系列,并将折线图映射到每月平均价格数据系列。 也可通过更改属性表的“数据”选项卡中的“图表类型”属性,将任何单一图表改为组合图。

图表

说明

任意组合的简单组合图

自定义组合

合并所选的两种不同图表。

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创建 Access 图表的最佳做法

使用以下指南,帮助你创建需要且易于理解的图表。

  • 开始时,需要制定计划。 查看书籍、报表和万维网上的各种图表。 提前决定哪种图表对你的情况最适用,以及希望实现的外观。

  • 决定图表中要显示其相关关系的字段。 考虑创建查询,将结果限制为所需的图表字段。

  • 在你生成图表时,请逐一选择维度。 可立即查看更改并更好地理解每个字段、维度、和聚合如何影响图表。

  • 在制作图表时力求简化。 保持数据系列数量较小,以便用户不会因太多难以阅读的数字、柱形、条形或扇区而不知所措。

  • 首先,获取数据关系和所需的基本图表外观。 然后,设置图表和每个数据系列的格式。 选择颜色、编辑文本和添加其他图表元素时须谨慎。 力求达成空白区域和含义之间的平衡。

  • 试验但应尽可能减少使用网格线、颜色、特效、标签、填充和其他格式属性。 避免粗体文本、深色和过多行。

  • 当你觉得大功告成时,重新检查图表以确定是否已让图表尽可能简单和干净。 记住,“简单就是美”。

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在 "图表设置" 窗格中添加图例(系列)时,图表消失

在某些情况下,你的图表可能会消失。 当图表的数据源基于参数查询时,或者在窗体控件中使用值作为查询中的条件时,可能会发生这种情况。 我们将继续进行调查,确定要解决此问题的最佳方法。

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另请参阅

控件简介

窗体简介

Access 中的报表简介

注意:  本页面是自动翻译的,可能包含语法错误或不准确之处。 我们的目的是使此内容能对你有所帮助。 能否告知我们此信息是否有所帮助? 下面是该参考内容的英文版

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