在电子数据展示搜索结果中消除

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本文介绍如何消除电子数据展示搜索结果的工作方式,并说明了消除算法的限制。

当使用Office 365电子数据展示工具导出电子数据展示搜索结果,您可以选择以消除重复的结果中将被导出。这意味着什么?当您启用消除 (默认情况下,消除未启用),即使是相同的邮件的多个实例可能会发现在搜索邮箱导出只有一个电子邮件的副本。消除可帮助您减少您需要查看和分析后的搜索结果将被导出的项目数,从而节省时间。但是非常重要理解消除的工作原理,并注意有可能会导致要标记为重复导出过程中唯一项的算法的限制。

内容

如何为标识重复的邮件

消除算法的限制

详细信息

如何为标识重复的邮件

使用下面的电子邮件属性的组合, Office 365电子数据展示工具来确定是否重复一条消息︰

  • InternetMessageId   此属性指定电子邮件,这是指的特定邮件的特定版本的全局唯一标识符的 Internet 邮件的标识符。发件人的电子邮件客户端程序或将消息发送的主机电子邮件系统生成此 ID。如果某人向多个收件人发送邮件,Internet 消息 ID 将相同的邮件的每个实例。对原始邮件的后续修订将收到不同的消息标识符。

  • ConversationTopic   此属性指定的会话线索的邮件的主题。ConversationTopic属性的值是描述整体对话的主题的字符串。保留组成初始邮件和在答复发送到初始邮件的所有邮件。同一对话中的邮件具有相同值的ConversationTopic属性。此属性的值通常是从初始产生对话的邮件的主题行。

  • BodyTagInfo   这是内部Exchange存储库属性。通过选中的邮件正文中的各种特性计算此属性的值。此属性用于标识邮件正文中的差异。

在电子数据展示导出过程中,这三个属性进行比较的搜索条件相匹配的每封邮件。如果这些属性是相同的两个 (或更多) 的邮件,取决于这些邮件为重复,结果是如果已启用消除只有一份邮件将被导出。导出邮件被称为"源项目"。导出的搜索结果中包含Results.csvManifest.xml报表中包含重复的邮件的信息。在Results.csv文件中,项目重复列中具有值标识重复的消息。此列中的值匹配为导出的邮件的项目标识列中的值。

下图显示了如何重复的邮件在搜索结果将被导出Results.csvManifest.xml报表中显示。这些报表不包括上文所述,消除算法中使用的电子邮件属性。相反,报表包括分配给Exchange存储项目的项目标识属性。

Results.csv 报表 (在 Excel 中查看)

Results.csv 报表中查看有关重复的项目信息

Manifest.xml 报表 (在 Excel 中查看)

Manifest.xml 报表中查看有关重复的项目信息

此外,在导出报表中包含重复的邮件从其他属性。这其中包括重复邮件位于,邮件已发送到一个通讯组,以及是否邮件已将抄送或密件抄送获得的到另一个用户的邮箱。

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消除算法的限制

有可能会导致唯一项目,以获取标记为重复项消除算法的一些已知的限制。请务必了解这些限制,以便您可以决定要使用的可选消除功能。

存在一个情况︰ 消除功能可能错误地标识为重复的邮件和不将其导出 (但仍然为导出报表中重复引用它)。这些是用户编辑,但不发送的邮件。例如,假设用户在 Outlook 中选择一条消息,复制的邮件的内容,然后将其粘贴在新邮件中。然后用户更改的一个副本通过删除或添加附件,或更改主题行或正文本身。如果两个消息匹配的电子数据展示搜索查询时,如果消除启用搜索结果将被导出,只有一个邮件将被导出。因此即使已更改原始邮件或复制的邮件,既不修改后的邮件已发送,因此未更新InternetMessageIdConversationTopicBodyTagInfo属性的值。但作为前面所述,这两条消息将列在导出报表

请注意,唯一可以也将邮件标记为重复项启用写入时复制页面保护功能后,如下所示的邮箱的诉讼保留或就地保留在这种情况。写入时复制功能复制原始邮件 (并将其保存在用户的可恢复的邮件文件夹中的版本文件夹) 保存到原始项修订之前。这种情况下,修改后的副本和原始邮件 (在可恢复的项目文件夹中) 可能视为重复的邮件并将因此导出仅有一个。

重要: 如果消除算法的限制可能会影响搜索结果的质量,则不应导出项目时启用消除。如果本部分中介绍的情况很可能无法在搜索结果中,一个因素,并且您想要减少最有可能是重复的项目数,则应考虑启用消除。

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