在电子数据展示中心搜索和使用关键字

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关键字可帮助您缩小通过电子数据展示事例的导出产生的特定内容的范围。通过创建集中搜索,您可以增加内容适合于事例的可能性,并减少需要管理的内容量。

如果您的组织收到一个支持诉讼、审核或调查的潜在证据的请求,则您的组织可以创建一个电子数据展示事例。

筛选器和查询

创建事例后,您可以将电子数据展示集添加到此事例中。电子数据展示集包含可能与事例相关的内容源(例如,SharePoint 子网站和 Exchange 邮箱)。筛选器可帮助缩小来源的范围,例如,通过关键字、开始和结束日期的范围、域或者作者或发送方。

识别潜在来源后,查询可帮助进一步精简您希望导出以便审阅或提供给法律顾问和/或请求方的内容。您可以使用关键字、日期范围、作者/接收方、域和近似搜索来构建筛选器。

注意: 为了让发现的内容,它必须执行爬网搜索。有关爬网的默认文件类型的详细信息,请参阅文章默认已爬网文件扩展名和解析 SharePoint Server 2013 中的文件类型

关键字中的运算符和接近度

特殊运算符(例如布尔值和接近度运算符)可用于在多个关键字之间创建关系。运算符必须全部采用大写形式。如果您需要使用多个运算符,您可以使用括号对它们进行组合以确定应用顺序。

例如,你可能会搜索包含“executive”一词的内容,但当它出现在组织中常用报表的标题 -“Executive Summary”中时,则不希望搜索出来。如果使用短语“executive NOT summary”时,项数会从 300 缩减至 188,因为这删除了包含“Summary”一词的文档。

注意: 当指定两个没有运算符的单词时,会有暗含的 AND 存在。例如:wooly worm 等同于 wooly AND worm

使用

实现

示例

AND

查找包含它分隔的所有字词或短语的内容。

risk AND value AND VAR 查找包含所有三个单词的内容。

OR

查找包含它分隔的其中一个字词或短语的内容。

risk OR VAR 查找包含其中一个单词的内容。

NOT

排除短语内包含搜索词的内容。

Executive NOT Summary 查找包含“Executive”而不包含“Summary”的所有内容。

( )

对字词或短语进行组合以显示应用顺序。

(Risk AND management) OR (VAR OR Value-at-risk)

NEAR(n)

查找彼此接近的字词,其中,n 等于分隔字词数。如果未指定数字,则默认距离为 8 个字。

Mid NEAR(5) Office 查找到的内容为 Mid and Back Office and Mid-Office 和 Mid, Back, and Front Office。

使用通配符

通配符可帮助您扩展关键字以包括内含关键字的一部分的词语或者具有替代拼写的词语。

使用

实现

示例

位于单词末尾的 *

查找包含字根和任何附加字母的词语。

risk* 查找 risk、risks、risked、risking 和 risky

在筛选器和查询中使用关键字的基本规则

  • 内容筛选器或查询可包含单词、用引号引起来的短语以及使用关键字和属性的词语。词语用空格隔开。

  • 经常使用的单词(例如“”、“”和“”)及一位数数字将被忽略。

  • 如果将短语用引号括起来,搜索将返回所选范围内包含您键入的整个短语的内容。如果引文中的短语与实际内容之前存在任何差异,则不会找到该内容。

  • 运算符(例如布尔运算符)- 如 ORAND - 应全部大写。

  • 如果 SharePoint 或 Exchange 内容的属性未列在“指定属性”下拉菜单中,可以通过关键字进行搜索。对属性值加引号查找精确匹配项,或不加引号查找以键入字母开头的部分匹配项。例如,如果查找文件名“Budget”(含引号),搜索将返回名为“Budget.xlsx”的文件。搜索文件名 budget(不含引号)则返回“Budget_Current.xlsx”和“Budget_Next.xlsx”。

  • 注意: 查询中必须包括要查找的词语。仅由要排除的词语组成的查询将生成错误消息。

应用规则的示例

关键字

示例结果

Executive Briefing

在文档、页面、邮件或元数据的任何位置中包含 Executive 和 Briefing 的所有内容。

"Executive Briefing"

在文档、页面或邮件的任何位置中准确包含“Executive Briefing”的所有内容。

"Executive Briefing" AND "Executive Summary"

在文档、页面、邮件或元数据的任何位置中同时准确包含“Executive Briefing”和“Executive Summary”的所有内容。

filename:budget

文件名中具有“budget”的任何文件,如 2014 budget projections.docx、2015 budget priorities.pptx、2014 budget planning.xlsx、2014 budget review.xlsx 等等

filename:2014 budget filetype:xlsx

包含 2014 budget 的所有 Excel 工作表,如“2014 budget planning.xlsx”和“2014 budget review.xlsx”

查询范围

查询可以应用于事例中的所有内容、特定电子数据展示集或电子数据展示集内的特定内容源(例如,Web 内容、文件共享或邮箱)。缩小范围可帮助您识别恰当的内容,特别是当事例较大,其他来源或电子数据展示集中的搜索返回结果不相关时。

重要: 当选择“选择源”选项时,可能已添加为电子数据展示集的一部分的任何筛选器不包含在内。

要设置查询的范围,请单击“修改查询范围”,然后选择“所有事例内容”、“选择电子数据展示集”或“选择源”。

所有事例内容”选项包括来源列表中应用了任何电子数据展示集筛选器的所有内容。当设置查询范围时,您也可以包括其他内容位置和邮箱。

查看查询和查询疑难解答

运行查询后,您可以按与查询的相关性或者按最旧或最新日期来查看 SharePoint 结果。您可以通过将鼠标悬停在标题上来查看文档预览。

要缩小导出项目的范围,您可以按文件扩展名和属性(例如作者或标题)进一步精简结果。应用于 SharePoint 的精简值不影响 Exchange 结果,反之亦然。

您可以在“高级查询选项”页面上查看查询语法并减少冗余的 Exchange 数据。

在查询对话框中,单击“高级查询选项”链接。您可以查看适合于 Exchange 和 SharePoint 的基本查询语法、您的查询中包括的内容源、适合于您的查询的任何筛选器以及任何精简条件。您也可以消除冗余 Exchange 数据。

查找有关电子数据展示的更多信息

有关电子数据展示事例的详细信息,请参阅下列文章:

方案: SharePoint Server 2013 和 Exchange Server 2013 中的电子数据展示

规划和管理电子数据展示事例

将内容添加到电子数据展示事例并保留源

默认的已爬网文件扩展名和解析 SharePoint Server 2013 中的文件类型

已爬网属性和托管属性 SharePoint Server 2013 中的概述

创建和运行电子数据展示查询

导出电子数据展示内容和创建报告

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