在电子数据展示中心将内容添加到事例并保留源

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

注意: SharePoint Online(在 Office 365 和 SharePoint Online SharePoint Online 独立计划中)不再支持创建新的电子数据展示事例。若要创建电子数据展示事例和电子数据展示保留,请使用 Office 365 安全和合规性中心。有关详细信息,请参阅在安全与合规中心管理电子数据展示事例。请注意,SharePoint Online 仍支持修改现有的电子数据展示事例。

可在电子数据展示集当中管理部分电子数据展示案例的内容,例如诉讼、审核和调查。每个事例具有多个电子数据展示集。还可筛选您添加的源内容,例如按作者/发件人、按日期范围或按关键字搜索。

案例的一部分内容源时,您可以将其置于保留以便保留副本。这其中包括 SharePoint 网站、 文档或页面和 Exchange 邮箱。在SharePoint Server,您可以使用以下方法保持内容可搜索的文件共享上。当项将置于保持状态时,用户可以继续无中断处理它们。放置置于保持状态时,将不会过期由策略的内容。

当定义内容源后,便可运行查询并导出内容以提供给权威机构。导出的内容包括基于电子数据展示参考模型标准的加载文件。

注意:  一旦添加内容源或查询至电子数据展示案例,则不再支持网站区域设置的更改。

创建电子数据展示集以管理内容源

此过程创建电子数据展示集并为其添加内容源。若还要保留内容,请遵循下一步骤,保留内容源。

添加和管理电子数据展示源

注意: 若要将源包含在事例中,必须首先通过 SharePoint 搜索服务对其编制索引。有关详细信息,请查看网站管理者和要包含的邮箱。

  1. 如果尚未打开事例,请在电子数据展示中心单击“事例”,然后单击要添加内容源的事例。

  2. 在“电子数据展示集”下单击“新建项目”。

  3. 键入电子数据展示集的名称,例如高级管理人员信函

  4. 在“”旁边单击“添加和管理源”。

  5. 在出现的对话框中的“邮箱”下面,为想要包含在案例中的 Exchange 邮箱键入帐户名称或电子邮件地址。

  6. 位置下键入您想要用作源的内容的 URL。您还可以在SharePoint Server,键入文件共享地址。必须通过搜索索引包含任何内容。

  7. 单击“保存”

  8. 在“筛选”下面的框中,键入您想要用于缩小源范围的任何关键字。

  9. 若要按日期范围缩小内容的范围,请输入“开始日期”和“结束日期”。

  10. 若要将结果限制为文档作者或列表项,或者局限于电子邮件的特定发送者,请在“作者/发送者”框中键入姓名或电子邮件地址。

  11. 若要将结果局限于特定的 Exchange 域,请在“”框中键入其名称。

  12. 单击“应用筛选器”按钮。

  13. 若要验证是否选择了正确的内容,请单击“预览结果”。

  14. 单击“保存”

注意: 您可以在创建电子数据展示集后添加和删除内容源。若要在电子数据展示集中查看内容源列表,请单击“源”

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保留内容源

注意: 若要将源包含在事例中,必须首先通过 SharePoint 搜索服务对其编制索引。有关详细信息,请查看网站管理者和要包含的邮箱。

  1. 如果尚未打开事例,请在电子数据展示中心单击“事例”,然后单击要保留的事例。

  2. 在“电子数据展示集”下单击“新建项目”。

  3. 键入电子数据展示集的名称,例如高级管理人员信函

  4. 在“”旁边单击“添加和管理源”。

  5. 在出现的对话框中的“邮箱”下面,为想要包含在案例中的 Exchange 邮箱键入帐户名称或电子邮件地址。

  6. 位置下键入您想要用作源的内容的 URL。您还可以在SharePoint Server,键入文件共享地址。必须通过搜索索引包含任何内容。

  7. 单击“保存”

  8. 在“筛选”下面的框中,键入您想要用于缩小源范围的任何关键字。

  9. 若要按日期范围缩小内容的范围,请输入“开始日期”和“结束日期”。

  10. 若要将结果局限于文档作者或列表项,或者局限于电子邮件的特定发送者,请在“作者/发送者”框中键入姓名和电子邮件地址。

  11. 若要将结果局限于特定的 Exchange 域,请在“”框中键入其名称。

  12. 单击“应用筛选器”按钮。

  13. 单击“启用就地保留”。

  14. 若要验证是否选择了正确的内容,请单击“预览结果”。

  15. 单击“保存”

注意:  保留内容之后,如果要查看事例的内容源列表,请单击“”。

从内容源中删除保留

  1. 如果尚未打开事例,请在电子数据展示中心单击“事例”,然后单击要删除保留的事例。

  2. 单击“电子数据展示集”。

  3. 在“”下面,单击您想要删除保留的源的名称。此时会列出 Exchange 邮箱的一个或多个名称的位置地址。

  4. 单击“禁用就地保留”。

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从事例中删除电子数据展示集

  1. 如果尚未打开事例,请在电子数据展示中心单击“事例”,然后单击要删除电子数据展示集的事例。

  2. 单击电子数据展示集左侧以将其选中,名称旁边将显示复选标记。

  3. 单击三个圆点“”以显示“打开菜单”。

  4. 单击“删除项目”。

  5. 系统提示是否发送项目至回收站时,请单击“确定”。

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了解有关保留的详细信息

  • 可将以下类型的内容作为案例的一部分保留起来:

    • 文档

    • 列表(包含博客和 wiki 内容)

    • 页面(包含承载博客和 wiki 的页面)

    • Exchange 对象,例如任务、日历条目、联系人、电子邮件以及附件。如果在 Microsoft Exchange 中存档 Microsoft Lync 对话,则将包括这些对话。

    • 在SharePoint Server上搜索爬网的文件共享, 的内容。电子数据展示SharePoint Online中的不支持的文件共享。

  • 当在电子数据展示集中保留内容源后,每条源的保留状态会显示在内容源列表上的“就地保留状态”列中。以下列表介绍每个保留状态值。

    • 保留   表示整个内容源都处于保留状态。当“筛选”下的框为空并为电子数据展示集中的源启用了就地保留后会显示此值。结果是指定源中的所有内容都被保留。

    • 带筛选器保留   表示符合内容源的“筛选”下框中所指定搜索条件的项处于保留状态,并且为电子数据展示集内的源启用就地保留。结果是满足指定源中搜索条件的内容被保留。

    • 未保留   表示内容源未处于保留状态。

    • 不能保存   表示内容源不能被置于保留状态。

    • 失败   表示请求保留内容源失败。

    • 正在处理   表示正在处理保留请求。当在电子数据集中单击“启用就地保留”,然后单击“保存”后,将会显示此状态。几分钟后,刷新电子数据展示集页面,此值替换为前面讲述的一个值。

  • 当保留放在 SharePoint 网站上时,不能从网站中删除应用程序。

  • 当保留放在 SharePoint 网站上时,如果尚无演示文稿保留库,则会创建一个。用户仍可使用该内容,但当用户更改内容时会保存启动保留时的内容副本。具有典型权限的常规用户看不到演示文稿保留库。仅具有 Web 应用程序级别权限的用户,或已向其授予特定权限的用户可以查看演示文稿保留库。

  • 如果用户尝试更改或删除网站中保留的内容,则 SharePoint 首先会检查自应用保留以来是否更改了内容。如果这是自应用保留以来的第一次修改,则 SharePoint 会将内容复制到存放保留库,然后允许用户更改或删除原始内容。

  • 如果用户尝试删除保留的库、列表或网站集,将收到错误提示。如果用户尝试删除包含有保留文件的文件夹,也将收到错误提示。如果用户想要删除包含一个或多个保留文件的文件夹,需要先删除其中的文件之后才能删除该文件夹。

  • 若要在网站中存储所有版本的内容,则需要启用网站中文档库的文档版本控制。如果从保留网站中删除文档并启用文档版本控制,则会保留所有版本的已删除文档。如果未启用文档版本控制,则应用保留时运行的内容版本将会是保留的唯一版本。如果在应用保留后,内容发生多次更改,中间版本的内容将不会保留下来,以便更高效地使用存储空间。网站中的大部分内容通常不会更改,并且未更改的内容不会复制到演示文稿保留库。

  • 如果您从网站中删除保留,保留中的所有文件都保持库将被删除 (移动到第一阶段回收站) 内 7 的删除都保留七天。 这是因为保留保持库计时器作业运行 7 天一次,用于标识要删除的项目。下次计时器作业运行后从网站被删除的时,文件将被删除。

查找有关电子数据展示的更多信息

有关电子数据展示事例的详细信息,请参阅下列文章:

方案: SharePoint Server 2013 和 Exchange Server 2013 中的电子数据展示

在 SharePoint Online 中设置电子数据展示中心

规划和管理电子数据展示事例

创建和运行电子数据展示查询

在电子数据展示中搜索和使用关键字

导出电子数据展示内容和创建报告

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