在查阅字段中存储多个值

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

可以为每条记录创建存储多个值的查阅字段。这有助于您跟踪有关某个主题的多个相关事实。例如,假设您有一个问题跟踪数据库,并且想要跟踪正在处理该问题的员工。一个员工可能在处理多个问题,而每个问题可能有多个员工在处理。这种数据结构称为多对多关系。Access 使用多值查阅字段使您能轻松跟踪这种相关数据。

本文介绍什么是多值查阅字段、如何向表中添加多值查阅字段以及如何更改现有的查阅字段。

注意:  本文不适用于 Access 应用程序 - 使用 Access 设计新型数据库并在线发布。 有关详细信息,请参阅创建 Access 应用程序

本文内容

概述

在数据表视图中创建多值查阅字段

在设计视图中创建多值查阅字段

使用查阅向导创建多值查阅字段

在设计视图中查看或更改查阅字段的属性

更改多值查阅字段的设计

概述

查阅字段是表字段,拥有来自表、查询或来自值列表的值。单击数据表上的查阅字段输入数据时,Access 将显示可供选择的值列表。查阅字段可以是多值,这意味着可以在列表中选择多个项目。可以在组合框或列表框中显示选项。

创建多值查阅字段

可以在数据表视图或设计视图中创建多值查阅字段。在任一视图中,使用查阅向导创建多值字段。查阅向导可简化创建过程,自动填写适当的字段属性并创建适当的表关系。

修改多值查阅字段

可以重新运行查阅向导来修改现有多值查阅字段。

绑定值和显示值

创建从表或查询中获取数据的查阅字段时,Access 使用源表中的键字段确定与记录相匹配的值。但是,键字段通常拥有从本质上来说没有意义的数据,通常是带有““自动编号”数据类型的 ID 字段。查阅字段以更有意义的键字段替换所显示的键字段,例如名称。 存储的值被称为绑定值。显示的值被称为显示值。

例如,执行名为“联系人扩展信息”的查询所得到的一组员工 ID 值可能存储在名为“分配给”的字段中。但是,由于“分配给”是一个查阅字段,因此 Access 在查询结果中显示一系列查阅到的值, 在本例中为联系人姓名。员工 ID 值是绑定值。联系人姓名是显示值。

具有显示值的数据表与具有绑定值的数据表

1. 显示值。

2. 绑定值。

绑定值为什么重要

默认情况下,打开数据表视图中的表时,显示值将自动显示。但绑定值是存储在查阅字段中以及在查询条件中使用的值,并且是 Access 默认情况下在与其他表的联接中使用的值。

例如,如果您有一个查询,使用如上图所示的“分配给”查阅字段,并且想排除代表分配给王依依的问题的记录,则您用于排除她的条件必须使用绑定值 (9),而不是她的名字;即 WHERE AssignedTo.Value <> 9

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在数据表视图中创建多值查阅字段

可以向在数据表视图中打开的表添加多值查阅字段。

  1. 在导航窗格中,双击要在其中创建查阅字段的表 (此操作会在数据表视图中打开表)。

  2. 在最后一列右侧,单击“单击以添加”,然后单击“查阅和关系”

    将启动“查阅向导”。

  3. 执行向导的其余步骤。有关详细信息,请参阅使用查阅向导创建多值查阅字段一节。

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在设计视图中创建多值查阅字段

使用设计视图时,可以创建多值查阅字段。使用设计视图时,可以使用在数据表视图中所使用的相同查阅向导来创建查阅字段。但是,在设计视图中,您对所有字段属性还具有完全访问权限,因此可以直接编辑这些属性。

  1. 在导航窗格中,右键单击要向其添加多值查阅字段的表,然后单击“设计视图”。

  2. 在表设计网格中找到第一个可用的空行。

  3. 在第一个可用的空行中,在“字段名”列中单击,然后键入多值查阅字段的字段名。

  4. 在该行的“数据类型”列中单击,单击箭头,然后在下拉列表中选择“查阅向导”。

    将启动“查阅向导”。

  5. 按照向导中的步骤操作。要了解如何完成查阅向导,请参阅使用查阅向导创建多值查阅字段一节。

  6. 向导完成之后,可以编辑查阅字段属性。要了解有关查阅字段属性的详细信息,请参阅在设计视图中查看或更改查阅字段属性一节。

单击“完成”时,将创建一个查阅字段,该字段属性是根据您在查阅向导中所做的选择设置的。可以在设计视图底部窗格中的“字段属性”下查看字段属性。要查看专用于查阅字段的属性,请单击“查阅”选项卡。

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使用查阅向导创建多值查阅字段

可以使用查阅向导创建基于表或查询,或基于所键入的值列表的字段。本节介绍查阅向导的步骤。

根据表或查询创建多值查阅

  1. 在查阅向导中,单击“使用查阅字段查阅表或查询中的值”,然后单击“下一步”。

  2. 从列表中选择一个表或查询,然后单击“下一步”

  3. 在“可用字段”下,单击要包括在查阅中的字段。

  4. 单击“大于号”按钮 (>) 将所选字段移至“选定字段”列表中。单击双“大于号”按钮 (») 将所有字段移至“选定字段”列表中,然后单击“下一步”。

  5. 可以选择在一到四个字段上对查阅项进行排序,单击“下一步”。

  6. 如果需要,调整查阅字段中列的宽度,然后单击“下一步”。

  7. 在“是否要为该查阅存储多个值?”下,选中“允许多值”复选框。

    注意: 必须选中此复选框才允许存储多个值。

  8. 单击“完成”

    单击“完成”时,将创建一个查阅字段,该字段属性是根据您在查阅向导中所做的选择设置的。

  9. 若要保存表,请在“文件”选项卡上单击“保存”。

    键盘快捷方式 CTRL + S

根据输入的值创建多值查阅

  1. 在查阅向导中,单击“自行键入所需的值”,然后单击“下一步”。

  2. 输入列数。然后,键入每个值。若要移至下一列或行,请按 Tab。

    注意:  如果希望能够编辑值列表,请只使用一列。

  3. 完成值的输入后,单击“下一步”。

  4. 如果您在步骤 2 中指定了多个列,则必须选择您将使用哪个列来唯一标识每个值。在“可用字段”框中,双击您要用来唯一标识每个值的列。

    注意: 如果您没有在步骤 2 中指定多个列,此步骤不会显示。

  5. 在查阅向导中,键入查阅字段的标签。

  6. 在“是否要为该查阅存储多个值?”下,选中“允许多值”复选框。

    注意: 必须选中此复选框才允许存储多个值。

  7. 单击“完成”

  8. 若要保存表,请在“文件”选项卡上单击“保存”。

    键盘快捷方式 CTRL + S

创建多值字段后,该字段作为复选框下拉列表在数据表视图中显示。

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在设计视图中查看或更改查阅字段的属性

可以在设计视图底部窗格中的“字段属性”下查看查阅字段属性。要查看专用于查阅字段的属性,请单击“查阅”选项卡。

  1. 在导航窗格中,右键单击要在其中添加查阅字段的表,然后单击快捷菜单上的“设计视图”。

  2. 单击“字段名称”列中查阅字段的名称。

  3. 在“字段属性”下,单击“查阅”选项卡。

    显示查阅属性。

    多值查阅字段属性

设置第一个属性(“显示控件”)的值时,可用属性的列表会相应更改以反映您的选择。可以通过设置查阅字段属性来更改查阅字段的行为。请注意,使用查阅向导创建查阅字段时,向导将为您设置查阅字段属性。

查阅字段属性

设置此属性

收件人

显示控件

将控件类型设置为“复选框”“文本框”、“列表框”或“组合框”“组合框”是最常见的查阅字段选项。

行来源类型

选择是使用其他表或查询中的值还是指定的值列表中的值来填充查阅字段。您还可以选择用表或查询中字段的名称来填充该列表。

行来源

指定为查阅字段提供值的表、查询或值列表。当“行来源类型”属性设置为“表/查询”“字段列表”时,该属性应设置为表或查询名称或代表查询的 SQL 语句。当“行来源类型”属性设置为“值列表”时,此属性应包含一个由分号分隔的值列表。

绑定列

指定行来源中提供由查阅字段存储的值的列。此值的范围可以是 1 到行来源中的列数。

注意: 提供要存储的值的列不一定与显示列是同一个列。

列数

指定行来源中可以在查阅字段中显示的列数。要设置显示哪些列,请在“列宽”属性中提供列宽。

列标题

指定是否要显示列标题。

列宽

输入每一列的列宽。如果不想显示列(例如 ID 列),可将宽度指定为 0。

列表行数

指定在显示查阅字段时显示的行数。

列表宽度

指定在显示查阅字段时显示的控件宽度。

限于列表

选择是否可以输入列表中没有的值。

允许多值

表明查阅字段是否允许选择多个值。

注意:  不能将该属性的值从“是”更改为“否”。

允许编辑值列表

指定是否可以编辑基于值列表的查阅字段中的项。如果此属性设置为“是”,则当您右键单击基于单列值列表的查阅字段时,将看到“编辑列表项目”菜单选项。如果查阅字段有多个列,则忽略此属性。

列表项目编辑窗体

指定一个现有窗体,用于编辑基于表或查询的查阅字段中的列表项目。

仅显示行来源值

“允许多值”设置为“是”时,仅显示与当前行来源匹配的值。

查阅字段中的绑定值由“绑定列”属性确定。查阅字段中的显示值是“列宽”属性中表示的具有非零宽度的列。

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更改多值查阅字段的设计

若要更改多值查阅字段的设计,可以执行以下任何操作:

  • 编辑基于列表的多值查阅字段的值列表

    注意:  若要启用编辑,值列表中只能有一个列并且“允许编辑值列表”属性必须设置为“是”

  • 在设计视图中编辑查阅字段属性

  • 通过运行选择了查阅字段的查阅向导,修改查阅字段。

编辑基于值列表的多值查阅字段的值列表

可以在值列表中添加值,更改值列表,或者设置默认值。

  1. 在“导航”窗格中,双击包含多值字段的表。

    该表将在数据表视图中打开。

  2. 右键单击多值查阅字段中的任意单元格。

  3. 单击“编辑列表项”。

  4. 更改值列表,然后单击“确定”。

在设计视图中编辑查阅字段属性

若要更改多值查阅字段,可以在设计视图中打开表并修改查阅字段属性。有关查阅字段属性的详细信息,请参阅在设计视图中查看或更改查阅字段属性一节。

在数据表视图中修改多值查阅字段

可以通过重新运行查阅向导,在数据表视图中修改查阅字段

  1. 在数据表视图中打开表,然后选择查阅字段。

  2. “字段”选项卡上的“属性”组中,单击“修改查阅”

  3. 按照向导中的步骤进行所需更改。有关该向导的详细信息,请参阅使用查阅向导创建多值查阅字段一节。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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