在文档、工作簿或演示文稿中添加或删除保护

在文档、工作簿或演示文稿中添加或删除保护

在 Office 中,使用密码有助于防止其他人打开或修改自己的文档、工作簿和演示文稿。如果不再需要只读限制,可轻松删除密码来解除对文档或工作簿的保护。此外,可使用文档保护限制审阅者可进行的更改类型。

IT 管理员为 Office 相关应用 设置密码策略,其中包含基本规则。

警告: 请务必知晓,如果忘记密码,Microsoft 无法取回你忘记的密码

添加或删除密码以控制访问

若要在 Word、Excel 或 PowerPoint 文件上设置密码,请依次单击“文件”>“信息”>“保护文档”>“用密码进行加密”。系统将提示你创建密码并进行确认。向文件添加密码后请务必保存文件,以确保密码生效。

重要: 

  • 最终用户:将密码保存在安全的位置。如果丢失或忘记密码,它将无法恢复,也不可被删除。

  • 企业:如果担心无法访问受密码保护的企业 Office 文件,DocRecrypt 工具是你的理想选择。请注意,必须在问题文件受密码保护之前部署 DocRecrypt 工具。部署 DocRecrypt 之前,DocRecrypt 不能通过追溯方式恢复受密码保护的文件。有关详细信息,请参阅:使用 DocRecrypt 删除或重置文件密码

为文件添加密码后,任何人都需要输入密码才能打开该文件。

若要删除密码,请打开文件(系统将提示输入当前密码),转至“文件”>“保护文档”>“用密码进行加密”。删除密码并单击“确定”。为确保更改永久生效,请务必保存文件。

允许用户读取文件,但控制更改

在打开的文档中,单击“文件”>“信息”>“保护文档”。你会看到以下选项。

带选项的“保护文档”按钮

标记为最终状态

告知审阅者或读者当前共享的文件是已完成的版本,从而避免文件被意外更改。

将文件标记为最终状态时,键入、编辑、命令和校对标记都将被禁用或关闭,文件为只读状态。

当你将文档标记为最终状态时,Word 会要求你保存该文件。 在你下次打开该文档时,将在文档顶部看到黄色的“标记为最终状态”消息。 如果单击“仍然编辑”,该文档将不再标记为最终状态。

重要: 标记为最终状态并不是一项安全功能。对于打开该文件的任何用户,如果有意绕过此设置,可以单击“仍然编辑”。标记为最终状态仅提示用户应将打开的文件视为最终版本。若要强制保护文档不被编辑,请使用下方所述的“限制编辑”功能。

限制编辑(仅限 Word)

控制可对文档进行哪些类型的更改。

选择“限制编辑”时将看到以下选项:

“限制编辑”窗格
  • 格式设置限制    此选项用于减少格式设置选项,同时保持选择的统一外观。单击“设置”选择允许的样式。

  • “编辑限制”    :控制编辑文件的方式,也可以禁用编辑。单击“例外项”“其他用户”可控制谁能够进行编辑。

  • 可在窗格底部找到“限制权限...:   ”使用 Windows Live ID 限制权限。

    使用 Windows Live ID 或 Microsoft Windows 帐户可限制权限。可以通过组织所用模板应用权限,也可单击“限制访问”添加权限。若要深入了解信息权限管理,请参阅 Office 中的信息权限管理

若要启用选择的编辑限制,请单击“是,启动强制保护”以添加密码或选择用户身份验证。

限制访问

允许使用组织创建的模板来应用权限。有关使用信息权限管理 (IRM) 来限制文档访问权限的详细信息,请参阅:Office 中的信息权限管理

添加数字签名

添加用于验证文件可靠性的不可见数字签名。

数字签名使用计算机加密技术来验证数字信息(如文档、电子邮件和宏)。

若要了解数字签名,请参阅数字签名和证书

保护 Excel 电子表格中的单个工作表或工作簿结构

Microsoft Excel 中拥有若干个可被锁定的其他项目。可通过“文件”>“信息”>“保护工作簿”查看这些设置。

  • 保护当前工作表:   若要控制可对当前选定的工作表进行哪些更改,请选择“保护当前工作表”。系统将提示你输入并确认该工作表的密码。还可选择用户可对该工作表执行的操作,例如选择、设置格式、插入、删除或对工作表进行其他更改。设置密码后请务必保存文件,以确保新密码生效。

    要取消此保护,仅需执行与上述步骤相同的操作,并在“取消工作表保护时使用的密码”字段中输入当前密码。取消保护后请务必保存文件,以确保当前全体用户都可访问该工作表。

  • 保护工作簿结构:   通过使用“保护工作簿结构”功能,可以选择密码保护并选择用于阻止用户更改、移动和删除重要数据的选项。选择“保护​​工作簿结构​​”时,系统将提示输入可选密码。

    要取消此保护,请再次单击“保护​​工作簿结构​​”。如果在添加保护时未选择密码,该保护将被直接删除,无需进一步操作。如果选择了密码,Excel 将在“撤消工作簿保护”对话框中提示输入该密码。

取消对文件的保护

取消标记为最终状态   

打开文件后,文件顶部将出现一条黄色的“标记为最终状态”消息。如果单击“仍然编辑”,该文档将不再标记为最终状态。

删除编辑限制   

在文件中,依次单击“文件”>“信息”>“保护文档”>“限制编辑”,然后在“限制编辑”窗格的底部单击“停止保护”。

删除或更改受限的访问权限   

若要删除或更改受限访问权限,请打开文件,然后单击文档顶部黄色栏中的“更改权限”。

删除数字签名   

要删除数字签名,请打开文件,此时文件顶部的黄色栏中将显示一条通知,指示此文件已被标记为最终状态。单击“仍然编辑”并对弹出的对话框(提示执行编辑将删除文档中的数字签名)进行确认。

单击“仍然编辑”从文件中删除数字签名。

单击下面的标题了解详细信息

  1. 在“审阅”选项卡的“保护”组中,单击“保护文档”,然后单击“限制格式和编辑”。

    Word 功能区图像

  2. 在“保护文档”任务窗格的“格式设置限制”下,选中“限制对选定的样式设置格式”复选框,然后单击“设置”以指定审阅者可应用或更改的样式。

  3. 在“编辑限制”下,选中“仅允许在文档中进行此类型的编辑”复选框。

  4. 在编辑限制列表中,单击“修订”。(这包括批注以及插入、删除和移动的文字。)

    注意: 对于使用 Active Directory 目录服务的其他保护功能组,请单击“限制权限”以使用信息权限管理。

  5. 在“启动强制保护”下,单击“是, 启动强制保护”。

  6. 要为文档指定密码,以便只有知道该密码的审阅者能够取消保护,请在“新密码(可选)”框中键入密码,然后确认此密码。

    重要: 如果选择不使用密码,所有审阅者都可更改你的编辑限制。

  1. 在“审阅”选项卡的“保护”组中,单击“保护文档”,然后单击“限制格式和编辑”。

    Word 功能区图像

  2. 在“保护文档”任务窗格的“编辑限制”下,选择“仅允许在文档中进行此类型的编辑”复选框。

  3. 在编辑限制列表中,单击“批注​​”。

  4. 如果希望为某些用户提供针对特定文档部分的编辑选项,可选中文档某个区域,然后选择哪些用户(组或个人)可以编辑文档中所选的区域。单击组或个人名称旁边的下拉箭头,查找该组或个人可编辑的下一区域或所有区域,或者删除该组或个人的权限。

    注意: 对于使用 Active Directory 目录服务的其他保护功能组,请单击“限制权限”以使用信息权限管理。

  5. 在“启动强制保护”下,单击“是, 启动强制保护”。

  6. 要为文档指定密码,以便只有知道该密码的审阅者能够取消保护,请在“新密码(可选)”框中键入密码,然后确认此密码。

    重要: 如果选择不使用密码,所有审阅者都可更改你的编辑限制。

  1. 在“审阅”选项卡的“保护”组中,单击“保护文档”,然后单击“限制格式和编辑”。

    Word 功能区图像

  2. 在“保护文档​​”任务窗格中,单击“停止保护”。

注意: 如果使用密码对文档添加保护,需要先键入密码,然后才可停止保护。

如何强制执行密码策略规则?

IT 管理员通过配置匹配其组织安全需求的组策略设置来强制执行强密码策略。若要深入了解如何在组织中部署密码策略规则,请搜索 TechNet 文章规划 Office 2013 密码复杂性设置

尝试保护密码不符合密码策略规则的文件时,会出现两条常见的错误消息。

  • 密码未达到最低长度 - 表明密码需要更多字符的警告消息。解决方案:使用满足或超出消息所述的最低长度的密码。

    密码未达到最低字符数时出现的错误消息

  • 密码不符合最低复杂性规则:表明密码需要更多类型的字符的警告消息。解决方案:使用满足或超出消息所述的最低要求的密码。

    密码使用的字符数过少时出现的错误消息

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