在数据表中添加或删除一列

Microsoft Office Access 2007提供多种方式来添加或删除在数据表中的列。您现在可以使用数据表视图中添加或删除列和设置这些列的数据类型。您还可以从任务窗格中,添加域或您可以打开数据表的基础表,然后在设计视图中添加字段。本主题介绍如何使用每种方法。

注意: 本主题中的信息说明如何执行可以在数据表中执行的某些(而不是所有)任务。

有关创建和使用数据表的详细信息,请参阅文章打开空白数据表

你要做什么?

了解数据表中的列

使用数据表视图添加列

通过使用数据表视图中删除列

通过使用设计视图添加列

通过使用设计视图中删除列

了解您输入信息时,Access 如何指定数据类型

设置该数据表视图无法推断数据类型

了解数据表中的列

数据表是信息的以视觉形式表示的数据库表中包含或查询返回的结果。在数据表中的列表示数据库表中用作字段相同的操作。当您添加或删除数据表的列时,添加或删除数据表的基础表中的字段。如果该字段中包含数据,还可以消除这些信息。

处理列的新功能

Office Access 2007使其更快、 更轻松地添加或删除表字段,因为您现在可以在数据表视图中执行这些任务。默认情况下,在数据表视图中的所有表现在都包含一个标记为添加新字段的空白列。若要添加列,该列标题下方第一个空白单元格中输入数据。也可以将一个或多个数据粘贴到空白列。您不再需要使用设计视图来添加或删除列,但如果您希望您可以。

此外,您不再需要设置更常见的数据类型为新列。默认情况下,数据库表中的字段必须包含特定类型的数据,例如文本、 日期和时间、 数字等。通常情况下,设计数据库的表时设置数据类型。但是,Access 现在推断大多数数据类型时首先在新列中输入数据。例如,如果您在您的新表中第一个字段中输入一个名称,Access 会将该字段设置为文本数据类型。如果粘贴一个日期,Access 会将该字段设置为日期/时间数据类型,依此类推。如果您粘贴的数据,例如从多个国家/地区的邮政编码混合 Access 选择适于保存信息的数据类型 — 通常情况下,文本数据类型。有关详细信息,请参阅了解如何访问指定数据类型,输入信息时,本文后面的部分。

注意: 使用数据表视图并非能设置所有可用的数据类型。此外需铭记的一点是,设计关系数据库时需遵循一组规则。

有关使用数据表视图和设置数据类型的详细信息,请参阅文章打开空白数据表。如果您不熟悉关系数据库的设计规则,请参阅文章数据库设计基础

提示: 在 Access 2010 中,您可以通过拖动字段名称,从新的字段列表窗格添加字段。

下面几节中的步骤说明如何使用数据表视图和设计视图在数据表中添加和删除列。

返回页首

使用数据表视图添加列

本节中的步骤说明如何使用数据表视图向数据表中添加列,如何指定列名称,以及如何输入数据。在进行的过程中,请铭记,执行这些步骤的同时会相应地在数据表下层的表中添加和更改字段。

  1. 在导航窗格中,定位到要添加字段的表并双击该表。

    Access 将在数据表视图中打开该表。

  2. 向右或向左(取决于 Windows 的区域和语言设置)滚动查看数据表,找到空白列。

    默认情况下,空白列的列标题中会出现“添加新字段”字样。下图举例说明了一个典型的空白列。

    数据表中的新字段

  3. 双击列标题,输入新字段的名称。

    - 或 -

    右键单击列标题,然后单击快捷菜单上的重命名列。然后键入字段的名称。

  4. 在标题下面的第一个空白行中输入一些数据。

    - 或 -

    从第一个空白单元格开始,在字段中粘贴一段或多段数据。

    保存所做的更改。

    Access 会基于您所输入数据的类型,设置该字段的数据类型。例如,如果您输入名称,则 Access 会将数据类型设置为“文本”。

    有关 Access 如何设置数据类型的详细信息,请参阅了解您输入信息时,Access 如何指定数据类型部分。有关手动设置数据类型的信息,请参阅本文后面的设置数据表视图无法推断数据类型,。

返回页首

使用数据表视图删除列

在从数据表中删除列时,请记住下面几点重要的提示:

  • 删除列的同时会删除该列中的所有数据,并且不能撤消此删除操作。为此,在删除列之前应当先对表进行备份。

  • 对于某些类型的列,需要先执行一些额外的工作,然后才能将其删除。例如,您不能使用数据表视图来删除主键字段,而必须使用设计视图来执行此任务。此外,要删除主键或查阅字段,必须先删除该字段从中提取数据的表与该字段之间的关系。至于如何删除相关字段,则不属于本文讲解的范畴。

    有关详细信息,请参阅文章数据库设计基础添加、 设置、 更改或删除主键创建、 编辑或删除关系添加或更改查阅字段,允许您存储多个值

在数据表视图中删除列

  1. 右键单击要删除的列的标题行。

  2. 单击快捷菜单上的“删除列”

  3. 单击“是”确认删除。

  4. 保存所做的更改。

返回页首

使用设计视图添加列

如果您熟悉早期版本的 Access,您可能会有一些使用设计视图的经验。工具未在Office Access 2007中进行更改。在设计视图提供更大的灵活性比数据表视图,因为您可以设置所有可用的数据类型,并且您可以创建查阅字段,所有操作都无需离开设计视图。

在设计视图中添加列

  1. 在导航窗格中,右键单击要更改的表,然后单击快捷菜单上的“设计视图”

    - 或 -

    在 Access 状态栏上,单击“设计视图”

  2. “字段名称”列中,选择一个空白行,然后键入新字段的名称。

  3. 在新字段名旁边的“数据类型”列中,选择新列的数据类型。

  4. 保存所做的更改。

返回页首

使用设计视图删除列

在数据表视图中删除列的规则同样适用于设计视图。如果删除某一列,您将失去该列中的所有数据。此外,要删除主键或查阅字段,必须先删除这些字段的关系。

有关详细信息,请参阅文章数据库设计基础添加、 设置、 更改或删除主键,以及添加或更改查阅字段,允许您存储多个值

在设计视图中删除列

  1. 在导航窗格中,右键单击要更改的表,然后单击快捷菜单上的“设计视图”

    - 或 -

    在 Access 状态栏上,单击“设计视图”

  2. 选择要删除的字段(行)。

  3. 设计选项卡的工具组中,单击删除行

    - 或 -

    按 Delete。

  4. 保存所做的更改。

返回页首

了解 Access 如何在您输入信息时指定数据类型

当您创建空白数据表时,Access 会在您第一次在每个字段中输入数据时为该字段分配数据类型。下表列出了您可以输入的各种类型的数据以及 Access 应用于每一类数据的数据类型。

注意: 不能通过在字段中输入数据来设置“附件”或“OLE 对象”数据类型,并且不能通过在字段中输入数据来启用 RTF 编辑支持。

有关设置这些数据类型以及启用格式文本编辑的信息,请参阅文章打开空白数据表

下表显示了当您在数据表视图中输入数据时,Access 如何设置字段的数据类型。

If you enter:

Office Access 2007数据类型创建一个字段:

李明

文本

长度超过 256 个字符的文本块或夹杂数字的文本块。

备注

注意: 不能使用数据表视图以启用格式文本。此外,如果您为启用名属性仅追加备注字段中,则默认情况下,Access 时隐藏所有文本将光标放在该字段中。

有关启用格式文本设置格式的信息,请参阅文章输入或编辑控件或支持格式文本的列中的数据

http://www.contoso.com

Access 能够识别下列 Internet 协议:http、ftp、gopher、wais、file、https、mhtml、mailto、msn、news、nntp、midi、cid、prospero、telnet、rlogin、tn3270、pnm、mms、outlook。

注意: 要使 Access 识别协议并设置“超链接”数据类型,必须在协议后面加上一个非空白字符。

超链接

50000

数字,长整型

50,000

数字,长整型

50,000.99

数字,双精度型

50000.389

数字,双精度型

12/31/2006

Windows 的“区域和语言设置”中指定的日期和时间格式控制 Access 如何设置“日期/时间”数据的格式。

显示如何设置或更改这些设置

在Windows Vista   

  1. 单击开始按钮 按钮图像 ,,然后单击控制面板

  2. 如果您使用的默认视图控制面板中,单击时钟、 语言和区域,然后单击区域和语言选项

    - 或 -

    如果您使用经典视图中,双击区域和语言选项

    将显示“区域和语言选项”对话框。

  3. “格式”选项卡上,单击“自定义此格式”

    将显示“自定义区域选项”对话框。

  4. 单击包含要修改的设置的选项卡,然后进行更改。例如,要更改部分或全部数字格式,请单击“数字”选项卡,然后更改所需设置。要获得某个选项的帮助,请单击“帮助”按钮(“?”),然后单击该选项。

在 Microsoft Windows XP (经典视图)   

  1. 在 Windows 任务栏上,单击“开始”,然后单击“控制面板”

  2. 在“控制面板”中,双击“区域和语言选项”

    将显示“区域和语言选项”对话框。

  3. “标准和格式”下,单击“自定义”

    将显示“自定义区域选项”对话框。

  4. 单击包含要修改的设置的选项卡,然后进行更改。例如,要更改部分或全部数字格式,请单击“数字”选项卡,然后更改所需设置。要获得某个选项的帮助,请单击“帮助”按钮(“?”),然后单击该选项。

在 Microsoft Windows XP (分类视图)   

  1. 在 Windows 任务栏上,单击“开始”,然后单击“控制面板”

    将显示“控制面板”。

  2. 单击“日期、时间、语言和区域设置”

    将显示“日期、时间、语言和区域设置”对话框。

  3. 单击“更改数字、日期和时间的格式”

    将显示“区域和语言选项”对话框。

  4. “标准和格式”下,单击“自定义”

    将显示“自定义区域选项”对话框。

  5. 单击包含要修改的设置的选项卡,然后进行更改。例如,要更改部分或全部数字格式,请单击“数字”选项卡,然后更改所需设置。要获得某个选项的帮助,请单击“帮助”按钮(“?”),然后单击该选项。

.

日期/时间

2006 年 12 月 31 日

注意: 必须输入或粘贴超过访问推断日期/时间数据的一天的名称键入。例如,如果您输入"星期二,Access 将选择文本数据类型。Access 无法推断出日期/时间数据类型,必须输入一个月除了这一天。

日期/时间

10:50:23

日期/时间

10:50 am

日期/时间

17:50

日期/时间

$12.50

Access 识别 Windows 区域和语言设置中指定的货币符号。

显示如何设置或更改这些设置

在Windows Vista   

  1. 单击开始按钮 按钮图像 ,,然后单击控制面板

  2. 如果您使用的默认视图控制面板中,单击时钟、 语言和区域,然后单击区域和语言选项

    - 或 -

    如果您使用经典视图,请双击

    “区域和语言选项”

    将显示“区域和语言选项”对话框。

  3. 格式,下单击自定义此格式

    将显示“自定义区域选项”对话框。

  4. 单击“货币”选项卡,然后在“货币符号”列表中,选择要使用的符号。要获得某个选项的帮助,请单击“帮助”按钮(“?”),然后单击该选项。

在 Microsoft Windows XP (经典视图)   

  1. 在 Windows 任务栏上,单击“开始”,然后单击“控制面板”

    将显示“控制面板”。

  2. 在“控制面板”中,双击“区域和语言选项”

    将显示“区域和语言选项”对话框。

  3. “标准和格式”下,单击“自定义”

    将显示“自定义区域选项”对话框。

  4. 单击“货币”选项卡,然后在“货币符号”列表中,选择要使用的符号。要获得某个选项的帮助,请单击“帮助”按钮(“?”),然后单击该选项。

在 Microsoft Windows XP (分类视图)   

  1. 在 Windows 任务栏上,单击“开始”,然后单击“控制面板”

    将显示“控制面板”。

  2. 单击“日期、时间、语言和区域设置”

    将显示“日期、时间、语言和区域设置”对话框。

  3. 单击“更改数字、日期和时间的格式”

    将显示“区域和语言选项”对话框。

  4. 标准和格式,下单击自定义自定义区域选项对话框中显示。

  5. 单击“货币”选项卡,然后在“货币符号”列表中,选择要使用的符号。要获得某个选项的帮助,请单击“帮助”按钮(“?”),然后单击该选项。

货币

21.75

数字,双精度型

123.00%

数字,双精度型

3.46E+03

数字,双精度型


返回页首

设置数据表视图无法推断的数据类型

默认情况下,有些任务是无法使用数据表视图来执行的:

  • 不能通过在空白单元格中粘贴数据来设置“附件”或“OLE 对象”数据类型。

  • 您不能启用格式文本编辑备注字段通过粘贴数据。要启用格式文本支持,必须在设计视图中设置的字段的选项。

本节中的步骤说明如何执行上述任务

有关每个任务的详细信息,请参阅文章打开空白数据表

设置 OLE 对象或附件的形式的数据类型

  1. 如果尚未选择数据表中标记为“添加新字段”的空白列,请选择该列。

  2. 单击标题下面的第一个空白数据行。

  3. 数据表选项卡上的数据类型和格式组中,单击数据类型,旁边的下拉列表中的箭头,然后选择数据类型。

    数据类型列表

  4. 保存所做的更改。

返回页首

启用格式文本编辑备注字段

可以使用数据表视图向表中添加“备注”字段,但必须使用设计视图对该“备注”字段启用 RTF 编辑。以下步骤解释如何执行这两项任务。

向表中添加“备注”字段

  1. 如果尚未选择数据表中标记为“添加新字段”的空白列,请选择该列。

  2. 单击标题下面的第一个空白数据行。

  3. 数据表选项卡上,在数据类型和格式组、 下拉列表中的箭头列表旁边单击数据类型,然后选择一种数据类型

  4. 保存所做的更改,继续下一过程,在下一过程中将启用 RTF 编辑。

启用格式文本编辑备注字段

  1. 将表从数据表视图切换为设计视图。Access 提供了几种执行此操作的方法:

    如果使用对象标签,请右键单击处于打开状态的数据表的标签,然后单击“设计视图”

    - 或 -

    在 Access 状态栏上,单击“设计视图”

    - 或 -

    在导航窗格中,右键单击数据表的基础表,,然后单击设计视图

  2. 在设计视图中,选择“备注”字段。

  3. “字段属性”窗格中的“常规”选项卡上,单击“文本格式”旁边的单元格中的箭头,然后从列表中选择“格式文本”

    将显示确认消息,询问您是否要将列转换为格式文本。单击“是”以转换列。

  4. 保存所做的更改。

返回页首

将列转换为查阅字段

默认情况下,您无法使用数据表视图将新列转换为查阅字段。如果您是刚接触 Access,查阅字段显示来自其他来源的数据-表或项目的列表-列表中。默认情况下,Access 使用下拉列表显示查阅数据,但也可以在表单中使用列表框 (未打开或关闭列表)。

您可以创建查阅字段的两种 — 基于表的列表和值列表。基于表的列表使用查询从另一个表中检索数据和值列表显示一组的硬编码的值。以下过程介绍如何创建这两种类型的列表。

添加查阅字段

  1. 在导航窗格中,右键单击新数据表下层的表,然后单击“设计视图”

    - 或 -

    在 Access 状态栏上,单击“设计视图”

    该表将在设计视图中打开。

  2. 选择要转换的字段。

    - 或 -

    选择“字段名称”列中的一个空白行,输入新字段的名称。

  3. 设计选项卡的工具组中,单击查阅列

    - 或 -

    在设计视图中的“数据类型”列,单击下箭头,然后选择“查阅向导”

    将启动“查阅向导”。

  4. 请执行下列操作之一:

    • 创建基于表的列表   

      1. 选择“使用查阅列查阅表或查询中的值”,然后单击“下一步”

      2. 视图中,选择一个选项,从列表中,选择表或查询,然后单击下一步
        例如,如果您想要在查阅字段中使用表中的值,请单击表格。如果您想要使用查询,请单击查询。若要查看所有的表和查询数据库中的列表,单击两者

      3. 将希望在“查阅”列表中显示的字段从“可用字段”窗格移动到“选定字段”窗格,然后单击“下一步”

      4. 为您在前一步中选择的字段选择一个或多个排序选项,单击“下一步”(可选)。

      5. 调整查阅列表中每个列的宽度,单击“下一步”(可选)。

      6. “请为查阅列指定标签”下的文本框中输入一个名称(可选)。

      7. (可选) 选择允许多值复选框。
        选择此选项允许您选择和存储列表中的多个项目。

      8. 单击完成。如果 Access 提示您保存表,请单击
        Access 将查找查询添加到您的新表。默认情况下,查询检索所指定的字段以及源表的主键值。然后,access 设置以匹配数据类型设置为源表中的主键字段的查阅字段的数据类型。例如,如果源表中的主键字段使用自动编号数据类型,Access 将查阅字段的数据类型设置为数字数据类型。

      9. 返回数据表视图,转到查阅字段,从列表中选择一项。

  5. 创建基于值列表   

    1. 单击“自行键入所需的值”,然后单击“下一步”

    2. “列数”框中,输入将出现在列表中的列数,然后转到第一个空白单元格并输入值。

      当您输入第一个值时,另一个空白单元格随即出现在当前单元格下面。

    3. 输入完第一个值后,可以使用 Tab 或下箭头键将焦点移到下一个单元格,然后输入第二个值。

    4. 重复步骤 2 和 3,直到创建完列表,然后单击“下一步”

    5. 输入新字段的名称,然后单击“完成”(可选)。

返回页首

注释: 

  • 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

  • 请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。你和 Microsoft 社区的其他成员可以使用 Community Translation Framework (CTF) 来改进本文。只需将鼠标悬停在文章中的句子上,然后在 CTF 小组件中单击“IMPROVE TRANSLATION”即可。 单击此处了解有关 CTF 的详细信息。 使用 CTF 即表示你同意服务条款

扩展你的技能
了解培训
抢先获得新功能
加入 Office 预览体验计划

此信息是否有帮助?

谢谢您的反馈!

谢谢你的反馈! 可能需要转接到 Office 支持专员。

×