在数据表中添加或删除一列

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Access 提供了多种在数据表中添加或删除列的方法。 你可以使用数据表视图来添加或删除列,并设置这些列的数据类型。 此外,你还可以通过任务窗格添加字段,或者打开数据表的基础表格并在设计视图中添加字段。 本主题介绍如何使用各种方法。

有关创建和使用数据表的更多信息,请参阅文章使用数据表工具创建窗体使用数据表

想进行什么操作?

了解数据表中的列

使用数据表视图添加列

使用数据表视图删除列

使用设计视图添加列

使用设计视图删除列

了解 Access 如何在你输入信息时分配数据类型

设置数据表视图无法推断的数据类型

了解数据表中的列

数据表是数据库表格中所含信息或者查询返回的结果信息的可视化表示。 数据表中的列代表的内容与数据库表格中的字段相同。 在数据表中添加或删除列时,可以在数据表的基础表格中添加或删除字段。 如果该字段包含数据,则还可以消除该信息。

处理列

Access 使你可以更快速、轻松地添加或删除表格字段,因为你可以在数据表视图中执行这些操作。 默认情况下,数据表视图中的所有表格现在包含标记为“单击以添加”的空白列。 若要添加列,请在列标题下面的第一个空白单元格中输入数据。 此外,你还可以将一段或多段数据粘贴到空白列中。 不必再使用设计视图来添加或删除列,但如果你愿意,也可以这样操作。

此外,不必再为新的列设置更常见的数据类型。 默认情况下,数据库表格中的字段必须包含特定数据类型,例如文本、日期和时间、数字等等。 通常情况下,你可以在设计数据库表格时设置数据类型。 但是,Access 现在可以你在首次在新列中输入数据时推断大部分数据类型。 例如,如果在新表格的第一个字段中输入一个名称,则 Access 会将此字段设为文本数据类型。 如果粘贴数据,则 Access 会将该字段设置为日期/时间数据类型等。 如果粘贴数据组合,例如多个多家/地区的邮政编码,则 Access 将会选择最适合于保留信息的数据类型,通常为文本数据类型。 有关详细信息,请参阅本文后面的了解 Access 如何在你输入信息时分配数据类型一节。

有关设置数据类型的更多信息,请参阅文章 Access 桌面数据库的数据类型。 如果不熟悉关系数据库的设计规则,请参阅数据库设计基础

后续章节中的步骤介绍了如何使用数据表视图和设计视图在数据表中添加和删除列。

使用数据表视图添加列

此章节中的步骤介绍了如何使用数据表视图在数据表中添加列、为列命名和输入数据。 继续操作时,请记住,在执行这些步骤之后,在数据表的基础表格中添加和更改字段。

  1. 在“导航”窗格中,找到并双击想要在其中添加字段的表格。

    Access 将在数据表视图中打开表格。

  2. 滚动至数据表的右侧或左侧(具体取决于 Windows 区域和语言设置),然后找到空白列。

    默认情况下,空白列的列标题中会显示“单击以添加”字样。

  3. 在标题下面的第一个空白行中输入一些数据。

    - 或 -

    从第一个空白单元格开始,将一段或多段数据粘贴到字段中。

    保存所做的更改。

    Access 将会根据输入的数据类型设置字段的数据类型。 例如,如果输入名称,则 Access 会将数据类型设为文本。

    有关 Access 如何设置数据类型的更多信息,请参阅了解 Access 如何在你输入信息时分配数据类型一节。 有关手动设置数据类型的信息,请参阅本文后面的设置数据表视图无法推断的数据类型

  4. Double-click the column header and enter a name for the new field.

    - 或 -

    双击列标题,然后单击快捷菜单上的“重命名字段”。 然后为字段键入一个名称。

  5. 保存所做的更改。

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使用数据表视图删除列

在数据表中删除列之前,请记住以下几个重要要点:

  • 删除列时,你将会删除列中的所有数据,并且无法撤销删除。 因此,在删除列之前,应备份表格。

  • 如果不执行一些额外的操作,则无法删除某些类型的列。 例如,不能使用数据表视图删除主键字段。 必须使用设计视图来执行此任务。 此外,如果不先删除字段与字段数据取自表格之间的关系,则无法删除主键或查阅字段。 如何删除相关字段不在本文的介绍范围内。

    有关详细信息, 请参阅文章数据库设计基础知识在 Access 中添加或更改表的主键创建、编辑或删除关系以及创建或删除多值字段

在数据表视图中删除列

  1. 右键单击想要删除的列标题行。

  2. 单击快捷菜单上的“删除字段”。

  3. 单击“”以确认删除。

  4. 保存所做的更改。

页面顶端

使用设计视图添加列

如果熟悉较早版本的 Access,则你可能拥有使用设计视图的经验。 设计视图比数据表视图更加灵活,因为你可以设置所有可用数据类型,并且还可以创建查阅字段,所有这些操作均无需离开设计视图即可完成。

在设计视图中添加列

  1. 在“导航”窗格中,右键单击想要更改的表格,然后单击快捷菜单上的“设计视图”。

    - 或 -

    在 Access 状态栏上,单击“设计视图”。

  2. 在“字段名称”列中,选择一个空白行并为新字段键入一个名称。

  3. 在“数据类型”列的新字段名称旁边,为新的列选择数据类型。

  4. 保存所做的更改。

页面顶端

使用设计视图删除列

在数据表视图中删除列的规则也适用于设计视图:如果删除列,则会丢失该列中的所有数据。 此外,在删除主键或查阅字段之前,必须先删除这些字段的关系。

有关详细信息, 请参阅文章数据库设计基础知识在 Access 中添加或更改表的主键以及创建或删除多值字段

在设计视图中删除列

  1. 在“导航”窗格中,右键单击想要更改的表格,然后单击快捷菜单上的“设计视图”。

    - 或 -

    在 Access 状态栏上,单击“设计视图”。

  2. 选择想要删除的字段(行)。

  3. 在“设计”选项卡的“工具”组中,单击“删除行”。

    - 或 -

    按 DELETE。

  4. 保存所做的更改。

页面顶端

了解 Access 如何在你输入信息时分配数据类型

创建空白数据表时,Access 会在你首次在该字段中输入数据时为每个字段分配数据类型。 下表列出了你可以输入的不同数据类型以及 Access 可应用到每个字段的数据类型。

注意: 无法通过在字段中输入数据来设置附件或 OLE 对象数据类型,并且无法通过在字段中输入数据来启用格式文本编辑支持。

下表显示了 Access 如何在你在数据表视图中输入数据时为字段设置数据类型。

如果输入:

Access 创建的字段具有的数据类型:

John

短文本(文本)

文本或文本与数字块的长度超过 256 个字符。

长文本(备忘录)

注意: 无法使用数据表视图来启用格式文本格式。 此外,如果为备忘录字段启用名为“仅追加”属性,则默认情况下,Access 将会在你将光标置于该字段时隐藏所有文本。

有关启用格式文本格式的信息,请参阅创建或删除格式文本字段一文。

http://www.contoso.com

Access 可以识别以下 Internet 协议:http、ftp、gopher、wais、file、https、mhtml、mailto、msn、news、nntp、midi、cid、prospero、telnet、rlogin、tn3270、pnm、mms、outlook。

注意: 若要使 Access 识别协议并设置超链接数据类型,则必须在协议后面紧跟一个非空格字符。

超链接

50000

数字​​,长整型

50,000

数字​​,长整型

50,000.99

数字,Double

50000.389

数字,Double

2019/12/31

Windows 区域和语言设置中指定的日期和时间格式控制 Access 如何设置日期/时间数据。

日期/时间

2019 年 12 月 31 日

注意: 必须输入或粘贴每天的名称之外的其他信息,Access 才能推断日期/时间数据类型。 例如,如果输入“星期二”,则 Access 将选择文本数据类型。 若要使 Access 推断日期/时间数据类型,则必须在每天的名称之外输入月份。

日期/时间

10:50:23

日期/时间

上午 10:50

日期/时间

17:50

日期/时间

$12.50

Access 可识别 Windows 区域和语言设置中指定的货币符号。

货币

21.75

数字,Double

123.00%

数字,Double

3.46E+03

数字,Double

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设置数据表视图无法推断的数据类型

默认情况下,无法使用数据表视图执行某些任务:

  • 无法通过将数据粘贴到空白单元格来设置附件或 OLE 对象数据类型。

  • 无法通过粘贴数据来为长文本(备忘录)启用格式文本编辑。 若要启用格式文本支持,必须在设计视图中为该字段设置选项。

本节中的步骤介绍了如何执行这些任务。

设置附件数据类型

  1. 如果尚未选中,请在数据表中选择空白列(标记为“单击以添加”的列)。

  2. 在下拉列表中,选择“附件”。

  3. 保存所做的更改。

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通过格式文本编辑将长文本(备忘录)字段添加到表格中

  1. 如果尚未选中,请在数据表中选择空白列(标记为“单击以添加”的列)。

  2. 在下拉列表中,选择“格式文本”。

  3. 保存所做的更改。

将列转换转换为查阅字段

默认情况下,无法使用数据表视图将新列转换为查阅字段。 如果你是 Access 新手,则查阅字段将在列表中显示其他来源(表格或项目列表)的数据。 默认情况下,Access 使用下拉列表显示查阅数据,但也在窗体中使用列表框(未打开或关闭的列表)。

可以创建两种类型的查阅字段:基于表格的列表和值列表。 基于表格的列表使用查询来检索其他表格中的数据,值列表显示一组硬编码的值。 以下步骤介绍了如何创建两种类型的列表。

添加查阅字段

  1. 在“导航”窗格中,右键单击新数据表的基础表格,然后单击“设计视图”。

    - 或 -

    在 Access 状态栏上,单击“设计视图”。

    表格将在设计视图中打开。

  2. 选择要转换的字段。

    - 或 -

    在“字段名称”列中,选择一个空白行并为新字段键入一个名称。

  3. 在“设计”选项卡的“工具”组中,单击“查找列”。

    - 或 -

    在设计视图的“数据类型”列中,单击向下箭头并选择“查阅向导”。

    随即“查阅向导”启动。

  4. 执行下列操作之一:

    • 创建基于表格的列表    

      1. 在表格中选择“使用查找列查找表格或查询中的值”,然后单击“下一步”。

      2. 在“视图”下,选择一个选项,从列表中选择一个表格或查询,然后单击“下一步”。 例如,如果想要在查阅字段中使用表格中的值,请单击“表格”。 如要想要使用查询,请单击“查询”。 若要查看数据库中的所有表格和查询列表,请单击“两者”。

      3. 将想要在查阅列表中显示的字段从“可用字段”窗格移至“已选字段”窗格,然后单击“下一步”。

      4. 或者,为你在上一步中选定的字段选择一个或多个排序选项,然后单击“下一步”。

      5. 或者,调整查阅列表中每一列的宽度,然后单击“下一步”。

      6. 或者,在“想要使用的查阅列标签”下的文本框中,输入一个名称。

      7. 或者,选中“允许多个值”复选框。 选择此选项使你能够选择和存储列表中的多个项目。

      8. 单击“完成”。 如果 Access 提示你保存表格,请单击“”。 Access 会将查阅查询添加到新表格中。 默认情况下,查询将会检索你指定的字段以及源表格的主键值。 Access 随后会设置查阅字段的数据类型,以匹配源表格中的主键字段的数据类型集。 例如,如果源表格中的主键字段使用 AutoNumber 数据类型,则 Access 会将查阅字段的数据类型设为数字数据类型。

      9. 返回数据表视图,转至查阅字段,然后从列表中选择一个项目。

  5. 创建基于值的列表    

    1. 单击“自行键入所需的值”,然后单击“下一步”。

    2. 在“列数”框中输入想要在列表中显示的列数,然后转至第一个空白单元格并输入一个值。

      输入第一个值时,另一个空白单元格将显示在当前单元格下方。

    3. 第一个值输入完毕后,使用 TAB 或向下箭头键将焦点移至下一个单元格,然后输入第二个值。

    4. 重复步骤 2 和 3,直到列表创建完毕,然后单击“下一步”。

    5. 或者,为新字段输入一个名称,然后单击“完成”。

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