在支持格式文本的控件或列中输入或编辑数据

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

在 Microsoft Office Access 2007 数据库中,可以在备注字段中输入数据,并对这些数据进行编辑和格式设置。尽管备注字段不是 Access 的新增功能,但现在可以对它们所包含的文本应用格式文本格式。格式文本格式提供了在其他 2007 Microsoft Office 系统 程序(例如,Microsoft Office Word 2007 和 Microsoft Office PowerPoint 2007)中可用的格式类型。例如,可以使文本变为加粗或带下划线,可以对每个字或字符应用不同的字体,还可以更改文本的颜色。

您要做什么?

了解格式文本格式

启用格式文本编辑表格中

将文本添加到备注字段

应用格式到备注数据格式的文本

启用格式文本窗体和报表中控件的格式

启用编辑手动格式文本

了解格式文本格式

在 Office Access 2007 中,可以将备注字段设置为支持格式文本格式。这样,可以将格式文本格式应用于表和查询结果集中的备注数据,还可以应用于绑定到表中的备注字段的窗体和报表内任何文本框中的数据。

Office Access 2007 在后台将超文本标记语言 (HTML) 格式代码应用于数据。Access 之所以使用 HTML,是因为它与 Windows SharePoint Services 3.0 列表中的格式文本字段之间的兼容性更高。

Access 功能区图像

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在表中启用格式文本编辑

只可以对 Office Access 2007 数据库表中的设置为“备注”数据类型的表字段启用格式文本编辑。在表中添加备注字段之后,可以通过设置该字段的“文本格式”属性来启用格式文本格式。下列步骤解释了如何在表中添加备注字段,然后对该字段启用格式文本格式,之后再对部分或全部记录应用格式。这些步骤适用于以 Office Access 2007 格式创建的数据库,还适用于在 Access 的早期版本中创建(.mdb 文件)、但以 Office Access 2007 格式打开或转换为该格式的数据库。注意,这些步骤不适用于项目(.adp 文件)或数据访问页。

注意: 当您试图为现有表启用格式文本编辑时,可能会发现该表已启用了“仅追加”属性。要为字段启用格式文本格式,必须确保已禁用了该表的“仅追加”属性。否则,Access 会在您将光标放在该字段中或绑定到该字段的任何窗体控件中时隐藏该字段中的文本。

显示如何禁用仅追加属性

  1. 在导航窗格中,右键单击要更改的表,然后单击快捷菜单上的“设计视图”

  2. 选择您想要更改,并在表设计器中,在常规选项卡的下半部分中向下滚动到追加 Only属性的备注字段。

  3. 单击该属性旁边的字段,然后从列表中选择“否”

在数据表视图中添加“备注”字段

  1. 在导航窗格中,双击要更改的表。该表将在数据表视图中打开。

  2. 选择空白字段(显示“添加新字段”的带颜色的单元格)。下图显示了一个空白字段:

    数据表中的新字段

  3. 双击字段标题,然后为新字段输入名称。

  4. “数据表”选项卡上的“数据类型和格式”组中,单击“数据类型”(组顶部的列表)旁边的下箭头,选择“备注”

在设计视图中添加“备注”字段

  1. 在导航窗格中,右键单击要更改的表,然后单击快捷菜单上的“设计视图”

  2. “字段名”列中,为新字段输入名称。

  3. “数据类型”列中,单击该行的单元格,然后从列表中选择“备注”

  4. 保存所做的更改。

对备注字段启用格式文本编辑

注意: 功能区(功能区是 Microsoft Office Fluent 用户界面的一部分)上没有可用于为备注字段启用格式文本编辑的命令。

  1. 在导航窗格中,右键单击要更改的表,然后单击快捷菜单上的“设计视图”

  2. 然后在表设计网格下半部分中的“字段属性”下,单击“常规”选项卡。

  3. 单击“文本格式”属性框旁边的列表,然后单击“格式文本”

  4. 保存表 按钮图像

  5. 切换到数据表视图 按钮图像 并按照字段中输入一些数据下一步部分中的步骤。

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向备注字段中添加文本

在备注字段中添加文本与在任何文字处理程序中添加文本非常相似,即将光标放在表字段或文本框中,然后开始键入。其他文本操作(如复制、剪切和粘贴)也使用公共控件。本节中的步骤解释了如何输入文本以及执行常见操作。 

在表的备注字段中输入文本

  1. 在“导航”窗格中,双击包含备注字段的表。该表将在数据表视图中打开。

  2. 单击备注字段,再次单击以便放入光标,然后键入文本。

    如何知道是否我查看备注字段?

    1. 在数据表视图中打开表后,单击“数据表”选项卡。

    2. 在字段之间移动指针(使用鼠标、Tab 键或向左键和向右键),在“数据类型和格式”组中,注意组顶部的“数据类型”列表中显示的数据类型。

  3. 输入、 更改或设置文本的格式,根据需要。有关设置格式的信息,请参阅本文后面的部分应用到备注数据格式的格式文本

  4. 要将所做的更改提交到数据库,请将指针放在另一个表字段中。

    键盘快捷方式 SHIFT + ENTER。

    - 或 -

    开始选项卡,在记录组中,单击保存

    Access 功能区图像

在窗体中输入文本

  1. 在导航窗格中,双击要使用的窗体。该窗体将在窗体视图中打开。

  2. 将光标放在文本控件,然后键入、 更改或设置文本的格式,根据需要。有关设置格式的信息,请参阅本文后面的应用格式的文本格式设置为备注数据

  3. 要将所做的更改提交到数据库,请在“开始”选项卡上的“记录”组中,单击“保存”。也可以按 Shift+Enter。

在表或窗体中复制、剪切和粘贴文本

  1. 突出显示要复制或剪切的文本。

  2. 开始选项卡,在剪贴板组中,单击复制 按钮图像剪切 按钮图像 。或者,您可以按 CTRL + C 复制或按 CTRL + X 进行剪切。

  3. 将文本粘贴到任何逻辑的位置,如另一个表或窗体、 Word 文档、 工作Microsoft Office Excel 2007表、 电子邮件或在文本框中的另一个位置中的备注字段。然后,单击粘贴 按钮图像 。或者,您可以按 CTRL + V 粘贴。

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向备注数据应用格式文本格式

如果您以前使用过其他 Office 程序,则可能对设置数据格式有一些经验。Access 中的格式工具的工作方式与其他程序中的工具类似。例如,Access 使用标准按钮来设置文本的格式、对齐文本以及设置 RTF 格式。下图显示了格式设置命令:

Access 功能区图像

下图显示用于设置 RTF 格式的命令:

Access 功能区图像

可以对在窗体视图中打开的窗体使用这些格式命令,并且可以对在“布局”视图中打开的窗体使用一小组命令。但是,在“布局”视图中向备注字段应用格式时,所应用的格式会影响字段中的所有文本,因为您是在对控件应用格式,而不是在对文本应用格式。使用“布局”视图时,无法对各个字符或文本块设置格式。以下列表包含有关如何对在各种视图中打开的某些对象应用格式的示例。

  • 在窗体视图中打开的窗体    可以将格式应用于备注字段中的部分或全部文本。格式命令显示在“开始”选项卡的“字体”“格式文本”组中,还显示在当突出显示字段中的部分或全部文本时出现的浮动工具栏中。

  • 在“布局”视图中打开的窗体    可以使用一小部分命令,所做的更改应用于显示数据的文本框。那么,该控件中显示的所有文本都采用新格式。您可以对文本应用不同的格式,但无法撤消应用到控件的格式。例如,如果将文本框设置为以倾斜格式显示文本,您可以使文本加粗或更改文本颜色,但控件始终以倾斜格式显示文本。如果您尝试删除倾斜格式,可以在记录打开时执行此操作。不过,当您离开该记录时,Access 会删除您的更改。使用“布局”视图时,无法对各个字母或文本块设置格式。

  • 在数据表视图中打开的表或查询结果集    格式命令显示在“开始”选项卡的“字体”“格式文本”部分中,还显示在当突出显示字段中的部分或全部文本时出现的浮动工具栏中。

  • 在“布局”视图中打开的报表    与在“布局”视图中打开的窗体类似,Office Access 2007 提供了一小部分命令,并且所做的任何更改都将应用于整个备注字段。在“布局”视图中处理报表时,无法对各个字母或文本块设置格式。

如果您以前没有使用过格式,请参阅下表。该表列出了“字体”组中的命令并说明了它们的使用方法。请记住,根据您使用的视图的不同,在 Office Fluent 功能区上的各个组中显示的命令也会有所不同。

格式命令

名称

用法

按钮图像

字体

选择字体。默认情况下,Office Access 2007 使用随 2007 Microsoft Office 系统 提供的五号宋体字体。

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字号

选择字体的大小。

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左对齐

将数据与控件的左侧对齐。当设置标签的格式时,此命令会将文本与文本区域的左侧对齐。

按钮图像

居中

使数据在控件内居中。当设置标签的格式时,此命令使文本在文本区域内居中。

按钮图像

右对齐

将数据与控件的右侧对齐。当设置标签的格式时,此命令将文本与文本区域的右侧对齐。

按钮图像

加粗

将控件和标签中的文本加粗。

按钮图像

倾斜

使控件和标签中的文本倾斜。

按钮图像

下划线

在控件和标签中的文本下面加下划线。

按钮图像

字体颜色

更改字体的颜色。

按钮图像

填充颜色

向控件的背景以及与控件关联的标签的文本区域应用颜色。

按钮图像

网格线

打开“网格线”库。如果选择网格样式,将使该样式应用于打开的数据表。

按钮图像

备用填充/背景色

为数据表或报表中的可选行设置背景填充颜色。

下表列出并描述了“开始”选项卡上的“格式文本”组中可用的格式控件。执行操作时,请记住,在您为“备注”字段启用格式文本编辑之前,Access 不会启动这些控件。

格式命令

名称

用法

按钮图像

增加缩进量

使所选字段或控件中的数据的缩进量增加 0.25 英寸或 360 缇。这是默认增加量,您无法更改。

注意: 此命令在设计视图中不可用。

按钮图像

减少缩进量

使所选字段或控件中的数据的缩进量减少 0.25 英寸或 360 缇。这是默认减少量,您无法更改。

注意: 此命令在设计视图中不可用。

按钮图像

从左到右或从右到左

控制文本是从左侧还是从右侧填充字段。对于从左到右语言,Access 在默认情况下按从左到右的顺序填充文本字段,按从右到左的顺序填充数字字段。对于从右到左语言,Access 的操作相反。如果您希望更改任一种语言的默认行为,请单击此命令。

注意: 此命令在设计视图中不可用。

按钮图像

编号

创建编号列表。此命令仅适用于备注字段中的文本。您可以对在数据表视图中打开的表和在窗体视图中打开的窗体使用此命令。

按钮图像

项目符号

在文本中创建项目符号列表。此命令仅适用于备注字段中的文本。您可以对在数据表视图中打开的表和在窗体视图中打开的窗体使用此命令。

按钮图像

文本突出显示

在文本周围添加突出显示颜色。选择字段中的部分或全部文本,单击该按钮打开调色板,然后选择一种颜色。

设置数据的格式

  1. 选择要设置格式的文本。

  2. “开始”选项卡上的“字体”“格式文本”组中,单击格式命令。

    可以执行以下操作:选择另一种字体,使文本加粗,对所选文本应用颜色,更改文本对齐方式等等。

    若要保存所做的更改,请将光标放在另一条记录中。或者,您可以单击保存记录 按钮图像 ,或按 SHIFT + ENTER。

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对窗体和报表中的控件启用格式文本格式

通常,只有当您向窗体或报表中手动添加文本框时,才需要启用格式文本编辑。如果您使用“创建”选项卡上的命令创建窗体或报表,而且为基础备注字段启用了格式文本编辑,则生成的文本框控件将继承为备注字段设置的“文本格式”属性。

下列步骤解释如何创建自动为控件启用格式文本格式的窗体。要按照这些步骤操作,必须使用 Office Access 2007 数据库,而且必须有一个包含备注字段的表。

启用格式文本格式

  1. 打开包含备注字段的表。可以在数据表视图或设计视图中打开该表。Access 使用打开的表作为新表单的基础。

  2. “创建”选项卡上的“窗体”组中,单击“窗体”“分割窗体”“多项目”

    Office Access 2007 创建一个新窗体,在该窗体上为每个表字段放置一个控件,并将这些控件绑定到打开的表。Office Access 2007 放在窗体上的控件的类型取决于您为每个表字段设置的数据类型,并与这些类型相对应。因为您的表包含一个备注字段,所以 Office Access 2007 会在窗体上放置一个文本框控件,并将该控件绑定到该字段。因为您为该字段启用了格式文本格式,所以 Office Access 2007 会自动为该控件启用格式文本格式。如果表的备注字段中有数据,则这些数据将出现在窗体上的文本控件中。

  3. 切换到窗体视图,并突出显示记录中的部分或所有文本。

  4. “开始”选项卡上,使用“字体”组或“格式文本”组中的命令来设置文本的格式。

    使用“字体”组中的命令,可以使文本加粗、倾斜或给其加下划线,还可以更改文本颜色,以及将文本与控件的左侧、中部或右侧对齐。使用“格式文本”组中的命令,可以应用带项目符号或编号的格式、突出显示文本以及添加缩进和分段符。

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手动启用格式文本编辑

默认情况下, Office Access 2007不启用格式文本编辑时向窗体添加控件手动,即使在将控件绑定到备注字段。这些步骤介绍如何向窗体添加控件,将控件绑定到备注字段,然后启用格式文本编辑。若要完成这些步骤,必须使用Office Access 2007数据库,然后表中必须包含设置为备注数据类型的字段。有关向表格添加备注字段的信息,请参阅本文的早期版本中的启用格式文本编辑表格中,。

向窗体中添加控件

  1. 在导航窗格中,右键单击要更改的窗体,然后单击快捷菜单上的“设计视图”

  2. “设计”选项卡上的“控件”组中,单击“文本框”

  3. 在窗体的空白区域中,单击并拖动鼠标以绘制控件。

    默认情况下,Office Access 2007 将创建一个标签并将该标签与新控件关联。

  4. 单击新控件的文本区域,右键单击该控件的文本区域(而非标签),然后单击“属性”

    将出现控件的“属性表”窗格。

使用以下过程将控件绑定到备注字段。

将控件绑定到备注字段

  1. 在新控件的属性表中,单击“全部”选项卡。

  2. 单击“控件来源”属性框并从列表中选择您的备注字段。

    默认情况下,列表中显示字段绑定到窗体的表中。如果您的备注字段位于另一个表中,使用此表达式语法来将控件绑定︰ = [表名] ! [字段名称]。使用括号和感叹号完全如下所示。键入您的表的名称中的表达式的第一部分和您的第二部分中的备注字段的名称。例如,如果您有一个名为意见的备注字段与名为笔记的表,您将输入该字符串的控件来源属性框中︰ =[Notes]![Compliments]

按照以下过程来启用格式文本编辑。

启用格式文本编辑

  1. 在属性表中,在仍然选择“全部”选项卡的情况下,找到并选择“文本格式”属性框,然后从列表中选择“格式文本”

  2. 保存您的工作 按钮图像

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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