在报表中求和

在包含数字的任何 Access​​ 报表中,都可以使用总计、平均值、百分比或运行总和来使数据更易于理解。本文介绍如何将这些元素添加到报表。

本文内容

可以向报表添加的聚合类型

在“布局”视图中添加总计或其他聚合

在“设计”视图中添加总计或其他聚合

计算运行总和(累计总数)

可以向报表添加的聚合类型

下表介绍了 Access 中可以添加到报表的聚合函数的类型。

计算

说明

函数

求和

列中所有数字之和。

Sum()

平均值

列中所有数字的平均值。

Avg()

计数

列中项的计数。

Count()

最大值

列中最大的数值或字母值。

Max()

最小值

列中最小的数值或字母值。

Min()

标准偏差

估算列中值集的标准偏差。

StDev()

方差

估算列中值集的方差。

Var()

在“布局”视图中添加总计或其他聚合

“布局”视图提供向报表添加总计、平均值和其他聚合的最快方式。

  1. 在导航窗格中,右键单击报表,然后单击“布局视图按钮图像

  2. 单击要汇总的字段。例如,如果要向一列数字添加总计,请单击列中的任一数字。

  3. 在“设计”选项卡上的“分组和汇总”组中,单击“总计按钮图像

    请注意,如果使用的是 Access 2007,请在“格式”选项卡上的“分组和汇总”组中,单击“总计”。

  4. 单击要为字段添加的聚合类型。

Access 向报表页脚部分添加文本框,并将其“控件来源”属性设置为执行所需计算的表达式。如果报表中存在任何分组级别,Access 还会添加一个文本框,用于对每个组页脚部分执行相同的计算。

有关如何在报表中创建分组级别的详细信息,请参阅文章创建分组报表或汇总报表

在“设计”视图中添加总计或其他聚合

通过“设计”视图,可以更好地控制总计的位置和外观。在分组报表中,可在每个组的页眉或页脚处放置总计或其他聚合。报表级聚合可置于报表页眉或报表页脚部分。

  1. 在导航窗格中,右键单击报表,然后单击“设计视图按钮图像

  2. 单击要汇总的字段。例如,如果要向一列数字添加总计,请单击列中的任一数字。

  3. 在“设计”选项卡上的“分组和汇总”组中,单击“总计按钮图像

    请注意,如果使用的是 Access 2007,请在“格式”选项卡上的“分组和汇总”组中,单击“总计”。

  4. 单击要为字段添加的聚合类型。

Access 向报表页脚部分添加文本框,并将其“控件来源”属性设置为执行所需计算的表达式。如果报表中存在任何分组级别,Access 还会添加一个文本框,用于对每个组页脚部分执行相同的计算。

有关如何在报表中创建分组级别的详细信息,请参阅文章创建分组报表或汇总报表

计算运行总和(累计总数)

可以使用 Access 在报表中创建运行总和。运行总和是对组中记录到记录的总计,或甚至是对整个报表中记录到记录的总计。

报表中的运行总和

创建运行总和

  1. 在导航窗格中,右键单击报表,然后单击“设计视图按钮图像

  2. 在“设计”选项卡上的“控件”组中,单击“文本框”。

  3. 单击详细信息部分、组标头部分或组页脚部分以创建文本框。

    如果文本框旁边出现标签,请删除该标签或将其文本更改为有意义的值。

  4. 请选择文本框。如果尚未显示属性表,请按 F4 显示该表。

  5. 单击“数据”选项卡。在“控件来源”属性框中,键入要对其创建运行总和的字段名称或表达式。

    例如,对 ExtendedPrice 字段键入 ExtendedPrice,或在组级别下,键入表达式 =Sum([ExtendedPrice])

  6. 单击“运行总和”属性框。

  7. 单击属性框中的下拉箭头,然后执行以下任一步骤:

    • 如果希望在到达下一更高分组级别时将运行总和重置为 0,请选择列表中的“针对组”。

    • 如果希望运行总和一直累加到报表末尾,请选择列表中的“针对全部”。

  8. 关闭属性表。

注意: 将“运行总和”属性设置为“针对全部”时,可以在报表页脚部分重复总计。在报表页脚中创建文本框并将其“控件来源”属性设置为计算运行总和的文本框的名称,例如 =[OrderAmount]

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