在工作表内的数据列表中插入分类汇总

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可以使用 "分类汇总" 命令自动计算列列表中的分类汇总和总计。

重要: Excel 表中不支持分类汇总。 如果使用 Excel 表格, 则 "分类汇总" 命令将显示为灰色。 若要在表中添加分类汇总, 必须先将表转换为普通区域的数据, 然后再添加分类汇总。 请注意, 这将从除表格格式之外的数据中删除所有表格功能。 也可以创建数据透视表

插入分类汇总时:

  • 分类     通过使用 SUBTOTAL 函数, 使用汇总函数 (如SumAverage) 计算。 可以为每个列显示多个类型的汇总函数。

  • 总计     派生自明细数据, 而不是来自分类汇总中的值。 例如, 如果使用Average汇总函数, 则 "总计" 行将显示列表中所有明细数据行的平均值, 而不是分类汇总行中的值的平均值。

自动分类汇总示例

如果将工作簿设置为自动计算公式, 则当您编辑明细数据时, "分类汇总" 命令将自动重新计算分类汇总和总计值。 "分类汇总" 命令还将分级显示列表, 以便您可以显示和隐藏每个分类汇总的明细数据行。

注意: 如果筛选包含分类汇总的数据, 则分类汇总可能显示为隐藏。 若要再次显示它们, 请清除所有筛选器以了解有关应用筛选器的详细信息, 请参阅快速入门: 使用自动筛选对数据进行筛选

  1. 确保要计算小计的数据范围 中的每一列在第一行中具有一个标签, 在每列中包含类似的事实, 并且该区域不包含任何空白行或列。

  2. 选择区域中的一个单元格。

  3. 执行下列操作之一:

    插入一级分类汇总

    你可以为一组数据插入一个分类汇总级别, 如下例所示。

    自动分类汇总示例

    1. 在 "运动" 列中的每个更改 .。。

    2 .。。对 "销售额" 列进行分类汇总。

    1. 若要对包含要作为分组依据的数据的列进行排序, 请选择该列, 然后在 "数据" 选项卡上的 "排序 & 筛选" 组中, 单击 "从 A 到 Z " 或 "从 z 到 a排序"。

    2. 在 "数据" 选项卡上的 "分级显示" 组中, 单击 "分类汇总"。

      Outlook 功能区图像

      将显示 "分类汇总" 对话框。

    3. 在 "在每个更改的位置" 框中, 单击要分类汇总的列。 例如, 使用上述示例, 您可以选择 "运动"。

    4. 在 "使用函数" 框中, 单击要用于计算分类汇总的汇总函数。 例如, 使用上述示例, 您可以选择 "总计"。

    5. 在 "将小计添加到" 框中, 选中包含要分类汇总的值的每个列的复选框。 例如, 使用上述示例, 您将选择 "销售额"。

    6. 如果需要在每个分类汇总后使用自动分页符, 请选中 "在组间分页" 复选框。

    7. 若要指定 "详细信息" 行上方的摘要行, 请清除 "数据的汇总" 复选框。 若要在 "详细信息" 行下方指定摘要行, 请选中 "汇总数据" 复选框。 例如, 使用上述示例, 您将清除该复选框。

    8. 或者, 可以重复使用 "分类汇总" 命令, 通过重复步骤1到步骤7添加更多具有不同汇总函数的分类汇总。 若要避免覆盖现有分类汇总, 请清除 "替换当前分类汇总" 复选框。

    插入分类汇总的嵌套级别

    可以在其对应的外部组中插入内部嵌套组的小计, 如下例所示。

    外部分类汇总和嵌套分类汇总示例

    1. 在 "外部"、"地区" 列中的每个更改中 .。。

    2 .。。对该区域的销售额以及 "内部"、"运动" 列的每个更改进行分类汇总。

    1. 若要对包含要作为分组依据的数据的列进行排序, 请选择该列, 然后在 "数据" 选项卡上的 "排序 & 筛选" 组中, 单击 "从 A 到 Z " 或 "从 z 到 a排序"。

    2. 插入外部分类汇总。

      如何插入外部分类汇总

      1. 在 "数据" 选项卡上的 "分级显示" 组中, 单击 "分类汇总"。

        Outlook 功能区图像

        将显示 "分类汇总" 对话框。

      2. 在 "在每个更改的位置" 框中, 单击用于外部分类汇总的列。 例如, 使用上述示例, 您可以单击 "区域"。

      3. 在 "使用函数" 框中, 单击要用于计算分类汇总的汇总函数。 例如, 使用上述示例, 您可以选择 "总计"。

      4. 在 "将小计添加到" 框中, 选中包含要分类汇总的值的每个列的复选框。 在上述示例中, 选择 "销售额"。

      5. 如果需要在每个分类汇总后使用自动分页符, 请选中 "在组间分页" 复选框。

      6. 若要指定 "详细信息" 行上方的摘要行, 请清除 "数据的汇总" 复选框。 若要在 "详细信息" 行下方指定摘要行, 请选中 "汇总数据" 复选框。 例如, 使用上述示例, 您将清除该复选框。

      7. 或者, 可以通过重复步骤1到步骤6来添加具有不同汇总函数的更多小计, 再次使用 "分类汇总" 命令。 若要避免覆盖现有分类汇总, 请清除 "替换当前分类汇总" 复选框。

    3. 插入嵌套分类汇总。

      如何插入嵌套分类汇总

      1. 在 "数据" 选项卡上的 "分级显示" 组中, 单击 "分类汇总"。

        Outlook 功能区图像

        将显示 "分类汇总" 对话框。

      2. 在 "在每个更改的位置" 框中, 单击嵌套小计列。 例如, 使用上述示例, 您可以选择 "运动"。

      3. 在 "使用函数" 框中, 单击要用于计算分类汇总的汇总函数。 例如, 使用上述示例, 您可以选择 "总计"。

        选择所需的任何其他选项。

      4. 清除 "替换当前分类汇总" 复选框。

    4. 对于更多嵌套的分类汇总, 请重复上一步骤, 使用中的最外面的分类汇总。

提示: 若要仅显示分类汇总和总计的摘要, 请单击行号旁边的 "分级显示符号 1、2、3 "。 使用 加号减号 符号显示或隐藏单个分类汇总的明细数据行。

  1. 在包含小计的区域中选择一个单元格。

  2. 在 "数据" 选项卡上的 "分级显示" 组中, 单击 "分类汇总"。

    Outlook 功能区图像

  3. 在 "分类汇总" 对话框中, 单击 "全部删除"。

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