在工作流中将表单分配给组

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

工作流可以收集和存储从许多人的信息,可通过将其分配任务填写自定义窗体。这些提交值存储在任务列表中,在其中您以后可以查看它们。

例如,将文档添加到您的共享文档库,每次您可能希望多个工作流参与者审阅文档,并在窗体的记录他们的批注。这些批注然后都可以在任务列表中通过查看文档的所有者。

分配表单示例框图

若要完成此任务,您添加到工作流的分配给组的窗体操作。操作将任务分配给一个或多个参与者或组,提示用户以查看新的文档中,自定义任务窗体,然后当他们完成后,单击其任务窗体上的已完成的任务按钮上提供他们的响应。

本文介绍了如何将表单分配给一个或多个工作流参与者或组,以便工作流将暂停,直到所有参与者完成其窗体。

本文内容

我应使用哪种操作若要创建此任务?

什么是自定义任务表单?

将表单分配给组

查看提交的窗体中的信息

我应使用哪种操作若要创建此任务?

任务是工作流的工作流中的参与者进行交互的主要方法。如果希望工作流要求从用户的工作或获得信息时,您可以创建和分配任务的工作流。工作流将分配的任务,每次工作流暂停,直到完成该任务。仅当参与者单击任务窗体上的已完成的任务按钮时,将继续工作流。

有三个不同操作来创建任务,并且每个操作设计为特定类型的情况︰

  • 从用户收集数据    此操作将任务分配给单个用户或组,并返回存储用户的答案,该任务项的唯一 ID,以便工作流可以更高版本中查找此信息使用 id。使用此操作,您可以使用自定义任务向导设计自定义任务表单收集所需的信息。此操作将创建可以仅为单个用户或组分配的任务。如果此任务分配给组,每个组的成员接收任务通知,但只有一个任务项目创建,并且工作流暂停只有等到做出响应的第一个人完成任务。有关此操作的详细信息,请参阅从工作流中的用户收集数据一文。

  • 分配给组的窗体    此操作将表单分配给一个或多个用户,然后将响应存储为任务列表中的值。与上一操作,此操作可以分配任务分别为多个用户,和工作流暂停每个人完成其任务,然后才会继续之前。此外与上一操作,此操作不返回任何响应,任务项目 ID 以便工作流不能查找和使用该信息更高版本,作为基础来比较或决策。使用此操作,您也使用自定义任务向导创建自定义任务表单。

  • 分配待办事项    与其他两个任务操作,此操作将创建要填写的表单字段但改为使用窗体位置用户只需单击完成的任务按钮完成任务的任务窗体。此任务可以单独分配到多个人员和工作流暂停,直到每个人标记为已完成其任务。此操作不会返回的任务项目 ID-和不确实需要由于任务不会收集您可能希望以后参考的任何信息。有关详细信息,请参阅文章分配待办事项工作流中

下表总结了此信息。

操作

返回为工作流查找任务 ID?

创建多个任务?

使您可以定义任务窗体上的字段?

从用户处收集数据

将表单分配给组

分配待办事项

此外,一些限制应用于三个任务的所有操作︰

  • 当工作流将任务分配给标识为单个别名或通讯组时,则工作流创建只有一个任务项目,然后通过整个组共享。任何组的成员可编辑的单个任务窗体,然后单击完成任务按钮。若要将各个任务分配给多个用户 (仅可能与分配给组的窗体分配待办事项操作),输入每个用户分别在选择用户对话框中。

  • 工作流可以继续之前必须完成所有任务分配的单个工作流操作。如果工作流操作将各个任务分配给六个参与者,例如,不能直接只有三种六个任务完成后继续工作流。

  • 工作流任务分配给参与者后,该任务不能传送到任何其他参与者 (通过委派、 转发等)。但是,与到任务列表的默认参与权限级别的任何人都可以编辑任务项目,从而允许继续工作流。

  • 工作流可以一次只能使用每个任务。通过使用自定义任务向导创建任务后,没有方法来重复使用该工作流更高版本中的任务。您可以创建另一个任务,执行相同的功能,但必须是不同的和唯一的任务名称。

返回页首

什么是自定义任务表单?

使用三个任务操作之一来创建任务,每次Microsoft Office SharePoint Designer 2007自动生成该任务的自定义任务窗体。自定义任务表单是他们在浏览器中的对任务进行编辑时显示的工作流参与者给的页面。

当您创建一个任务使用分配给组的窗体从用户处收集数据操作,自定义任务表单可以为您选择创建尽可能多的窗体字段。在此示例中,参与者被要求提供文本两个问题的解答。

用于组分配的自定义任务表单

在Office SharePoint Designer 2007,作为在文件夹中为该工作流.aspx 页面将显示自定义任务表单。自定义任务表单的文件名的名称对应的想让自定义窗体向导中的任务。

文件夹列表中的自定义任务表单

自定义任务表单附加到该网站的默认母版页,并且包含数据表单 Web 部件与工作流进行交互。自定义任务表单可以自定义布局和外观-例如,您可以附加不同的母版页或修改的样式。但是,若要更改的窗体上显示的字段,您必须在工作流设计器中使用自定义任务向导。不能通过直接编辑数据表单 Web 部件中更改窗体字段。如果您对数据表单 Web 部件 (演示文稿而不用于功能) 进行其他自定义设置,请注意,这些更改丢失工作流重新编译每次。向页面的其余部分的自定义项会保留。

若要更改的字段自定义任务表单上,您必须在Office SharePoint Designer 2007 (文件菜单,打开工作流命令) 中打开工作流。当您打开工作流,并使用自定义任务向导编辑任务时,您将看到以下警告。

警告消息

如果您修改自定义任务表单并重新编译工作流时,所有运行的工作流实例继续运行使用新窗体。如果您删除或修改字段 (例如,通过更改其类型或重命名它们),如果正在运行的工作流实例引用不是预期的数据,将发生的工作流错误。例如,运行工作流可能会执行查找并期望包含 (为非空) 的数据的字段,但现在为空,,或字段可能已更改的类型。因此,它是一定不能进行任何更改,删除、 重命名或否则会改变当前正在运行的工作流实例可能尝试引用的窗体字段。

除了自定义任务表单中,使用三个任务操作之一来创建任务,每次Office SharePoint Designer 2007自动生成的内容类型,该任务的任务列表中。内容类型定义的可用字段和他们使用,根据您在自定义任务向导中指定的格式。内容类型的名称匹配为任务提供自定义窗体向导中的名称。例如,如果您创建一个名为"检查文档"任务,您将在任务列表中的设置页面上看到该名称包含的内容类型。

浏览器中的任务内容类型

我们建议您修改工作流的内容类型,只能通过在Office SharePoint Designer 2007,打开该工作流和不能通过修改列或在浏览器中的内容类型的其他设置。修改在浏览器中的内容类型可能会破坏相关联的自定义任务窗体。

返回页首

将表单分配给组

若要创建自定义任务表单并将任务分配给一个或多个参与者,您可以使用分配给组的窗体操作。

在此示例中,该任务是查看共享的文档库中的文档,并在自定义任务表单中输入他们的响应。

  1. 文件菜单上,指向新建,然后单击工作流

  2. 第一页上的工作流设计器,名称工作流,选择的列表或库,工作流将附加到,然后选择开始对应的复选框选项,您希望。

    工作流设计器的第一页

  3. 单击“下一步”

  4. 单击操作,然后单击分配给组的窗体

    如果此操作不会出现在列表中,单击更多操作以查看完整的列表。

  5. 在操作,单击自定义窗体

    光标选择了自定义表单的工作流设计器页

  6. 在自定义任务向导的第一页上,单击下一步

  7. 在下一页上,在名称框中,键入此任务的名称。

    注意: 在当前网站中的任务名称必须是唯一的。

  8. 说明框中,键入任何收件人的任务的常规说明。

    此说明将显示在顶部的自定义任务窗体,因此包括下面所需的工作流参与者,若要查看,而不仅仅是的一般说明的说明进行操作。

    自定义任务向导的第二页

  9. 单击“下一步”

  10. 单击添加来定义自定义窗体字段来执行此任务。

  11. 字段名称框中,键入此字段的名称。

  12. 说明框中,键入此窗体字段为其存储回答的问题。

  13. 信息类型列表中,选择正确的收集的信息类型的字段的格式选项。

    “添加域”对话框

  14. 单击“下一步”

  15. 根据您选择上一页的信息类型而异向导的下一页。指定所需的设置。

  16. 要在窗体上显示的每个字段重复步骤 10-15。

  17. 定义所有所需的字段,单击自定义任务向导中的完成

    下图显示了如何此任务时,将显示在浏览器中的工作流参与者到它们对任务进行编辑。这是自定义任务表单 — 审阅 Document.aspx-只需设计使用自定义任务向导。

    用于组分配的自定义任务表单

    重新在工作流设计器中,您仍需要分配给组的窗体操作中设置其他参数。

  18. 在操作,单击这些用户

    光标选择了“这些用户”的工作流设计器页

  19. 选择用户对话框中,键入一个名称或电子邮件地址,或现有用户或组在列表中,单击,然后单击添加

    重复此步骤,以包括您要将此任务分配的任何其他参与者。

    注释: 

    • 分配给组的窗体操作创建一个任务的每个此处所含的人员和组。该操作不展开组并将一个单独的任务分配给组中的每个人。有关详细信息,请参阅前面的节哪种操作我应该使用创建任务?

    • 而不是输入特定用户或组的名称或电子邮件地址,您可以将此类信息存储在单独的列表中,,然后使用工作流查找以获取此信息。这种方式,各个用户和组可以配置为工作流参与者而无需修改工作流本身。

  20. 当相应的参与者的所有出现在所选用户框中时,单击确定

在此示例中,工作流将现在创建和共享文档库添加新的文档每次分配任务。工作流将暂停,直到每项任务标记为完成。下一步操作或步骤可以过程所需的任何 — 例如,您可以配置工作流时的所有参与者完成审阅发送电子邮件通知。

返回页首

查看提交的窗体中的信息

工作流收集自定义任务表单中提交的信息后,查看此信息的最简单方法是在此工作流实例的工作流状态页面上。

  1. 在列表或库中的列中相应的工作流,启动工作流的项目所在中,单击该项目的状态条目。

    “共享文档”库中的工作流状态列

  2. 在工作流状态页上,在任务部分中,单击任何参与者可以看到他们的响应该任务项目中的标题列中的链接。

    “工作流状态”页中工作流任务的链接

从用户处收集数据操作,与分配给组的窗体操作不返回其创建的任务的 ID,因此不能使用工作流查找检索响应,并向他们发送一个工作流的电子邮件中。

工作流也不能查找当前正在运行工作流,生成的工作流状态页的 URL 查询字符串部分所需工作流实例 ID。因此,工作流电子邮件不能包括当前工作流的工作流状态页面的链接。

返回页首

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

扩展你的技能
了解培训
抢先获得新功能
加入 Office 预览体验计划

此信息是否有帮助?

谢谢您的反馈!

谢谢你的反馈! 可能需要转接到 Office 支持专员。

×