在工作流中发送电子邮件

在工作流中发送电子邮件

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

您可能想要发送电子邮件的多种目的任何工作流。例如,您可能希望向您发送一份通知,它将开始运行每次工作流。

触发工作流发送电子邮件的新项目

1.新项目添加到列表或库,并在工作流启动。

2.工作流发送电子邮件,让您知道它具有开始。

本文介绍了如何将您的工作流设置为发送电子邮件。此外介绍如何使用工作流查找邮件地址和邮件正文中,包括如何插入或生成的超链接中包含动态内容。最后,这篇文章介绍如何设置格式的邮件,以及提供有关如何使用工作流生成电子邮件的其他信息的内容。

您要做什么?

从工作流中发送的基本电子邮件

动态选择接收邮件的用户或组

包含当前项目的信息

包含静态超链接

包含当前项目的超链接

包含图像

设置格式邮件的内容

发送您自己的自定义任务通知

找出不受支持的选项

从工作流中发送的基本电子邮件

通过使用工作流设计器中的发送电子邮件操作,您可以设置您的自定义工作流将电子邮件发送给您或其他指定的用户或组。可用字段的电子邮件是抄送主题正文。这些字段可以包含静态文本和工作流查找从动态生成的文本。

您可以使用发送电子邮件操作生成许多种类的邮件,包括工作流达到指定的阶段,或执行指定的操作 (包括整体的开始和停止工作流) 和有关提醒时的通知不是完整的截止日期的任务。

注意: 必须在服务器上配置传出电子邮件设置,您的工作流可以发送电子邮件之前。如果您不确定服务器的当前电子邮件设置,请与服务器管理员联系。在另请参阅部分找到有关传出电子邮件设置的详细信息的链接。

在此示例中,您将设置您的工作流向您发送电子邮件通知启动新项目上运行每个时间。

  1. 文件菜单上,指向新建,然后单击工作流

  2. 第一页上的工作流设计器,名称工作流,指示列表或库工作流将附加到,然后选择开始对应的复选框,您需要选项。

    工作流设计器的第一个页面

  3. 单击“下一步”

  4. 在下一页上的工作流设计器中,键入此步骤中的工作流的名称。

  5. 单击操作,然后单击发送电子邮件

    如果此操作不会出现在列表中,单击更多操作以查看完整的列表。

  6. 在操作,请单击此消息

    工作流设计器的第二个页面

  7. 定义电子邮件对话框中,输入您自己的电子邮件地址框中。

    注释: 

    • 若要从列表或通讯簿中选择用户,请单击框末尾的通讯簿 按钮图像 按钮。

    • 邮件的地址可以是特定的静态地址 (例如, NORTHWINDTRADERS\junminjunmin@northwindtraders.com) 或工作流查找与变量信息。若要了解有关使用工作流查找动态地址从工作流,而不是使用静态地址发送电子邮件,请参阅动态选择用户或组可以接收该邮件下一步部分。

    • 呈现的邮件的发件人地址将始终为服务器管理员、 的电子邮件地址,除非服务器管理员更改当前 Web 应用程序或所有 Web 应用程序的发件人地址。查找有关在另请参阅部分中进行此更改的详细信息的链接。

  8. 主题框中,为邮件中,键入一个主题,或单击显示数据绑定 按钮图像 来定义到所需下面的文本的工作流查找。

    注意: 您必须在工作流正确编译的顺序中的主题框中进行一些条目。

  9. 主题框下大框中,在中,键入或粘贴的邮件的正文文本。

    提示: 没有快捷菜单可在此框中。若要复制文本,请按 CTRL + C。若要粘贴已复制的文本,请按 CTRL + 五、 文本复制并粘贴不能包含任何工作流查找。

    包含文本的“定义电子邮件”对话框

此时,您可以单击确定以完成的邮件。另一方面,可能是非常有用,以包含新项目启动工作流的标题或甚至包括该新项目的链接。以下各节将演示如何执行这些操作,以及如何设置格式的邮件文本的外观。首先,但是,您将了解如何使用工作流查找动态地址您的消息。

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动态选择接收邮件的用户或组

如果您提供您的消息抄送字段中的静态地址,然后,您需要更改收件人,随时都必须在工作流设计器中打开工作流和手动进行的更改。如果地址将经常更改,则抄送字段中使用工作流查找更好的做法。从当前项目中的字段,另一个列表或库中的项目中的字段或工作流变量,查找可以引用地址。

使用自定义列表来存储收件人地址

如果收件人更改定期,但不是经常还不够,他们必须指定在初始表单上启动工作流时,每次您可以创建自定义的收件人列表包含一个列表项的引用,每个工作流,然后创建的栏,您可以在其中存储从每个工作流的消息将发送到的每封电子邮件地址。当更改任何工作流邮件的收件人时,您需要做了更改该工作流的收件人列表项中的相应字段中的地址。

重要: 将存储为工作流电子邮件地址的列可以是任一单行文本、 多行文本或人员或组类型的列。如果您使用的人员或组的列,可以在工作流将引用的电子邮件地址的每个字段中所做只有一个条目。在创建列时,请确保选择允许多个选项下。如果您想要使用这种类型的列指定多个收件人,您可以创建 SharePoint 组,其中包含您希望工作流,电子邮件地址,然后在字段中指定组中的人员。在创建列时,请务必选择用户和组的允许所选内容。查找有关创建列表,然后在另请参阅部分中添加栏的详细信息的链接。

注意: 当创建 SharePoint 组,请确保每个组有在至少读取权限的网站,并且组设置区域中的新组页面,在谁可以查看组的成员身份每个人下处于选中状态。

若要使用工作流查找与自定义的收件人列表:

  1. 在浏览器中创建自定义列表名为使用以下三列的收件人:

    • 将默认标题列的名称更改为工作流名称

    • 添加名为人员或组列。在此列中,允许用户和组,所选内容,但不是允许多处选定内容。

    • 添加名为抄送的文本列的单个行。

  2. 在收件人列表中,创建新项目,然后执行下列:

    • 工作流名称字段中,键入文档审阅,这是使用下面的示例工作流的名称。

    • 字段中,单击通讯簿 按钮图像 ,然后,在选择人员和组对话框中,选择一个人或组加入到电子邮件地址。

    • 抄送字段中,键入用分号分隔多个地址,地址副本的收件人的电子邮件地址。

  3. 在Microsoft Office SharePoint Designer 2007,在工作流设计器中,单击操作,然后单击发送电子邮件

    如果此操作不会出现在列表中,单击更多操作以查看完整的列表。

  4. 在操作,请单击此消息

  5. 定义电子邮件对话框中,在末尾框中,单击通讯簿 按钮图像

  6. 选择用户对话框中或从现有用户和组中选择列表中,单击工作流查找,,然后单击添加

  7. 定义工作流查找对话框中,选择以下选项:

    • 来源收件人或您的自定义列表的名称。

    • :或包含所需的地址字段。

    • 收件人: 工作流名称

    • : 键入文档审阅或当前工作流的名称。

      针对邮件的“收件人”域的查找

      该查阅说,"从收件人列表中,选择工作流名称其中等于文档审阅收件人字段的值。"

      对话框中的上半指定列表和列中。底部一半对话框中指定的行。

  8. 定义工作流查找对话框中,单击确定

  9. 在有关确保唯一查找消息中,单击确定

  10. 再次单击确定关闭选择用户对话框。

  11. 定义电子邮件对话框中,末尾的抄送框中,单击通讯簿 按钮图像

  12. 选择用户对话框中或从现有用户和组中选择列表中,单击工作流查找,,然后单击添加

  13. 定义工作流查找对话框中,选择以下选项:

    • 来源收件人或您的自定义列表的名称。

    • 抄送或保存所需的地址字段。

    • 收件人: 工作流名称

    • : 键入文档审阅或当前工作流的名称。

      针对邮件的“抄送”域的查找

      该查阅说,"从收件人列表中,选择工作流名称其中等于文档审阅抄送字段的值。"

  14. 单击确定,在警告消息中,再次单击确定,然后再次单击确定关闭选择用户对话框。

现在,当工作流发送给此电子邮件,它将发送到地址它列出在收件人和抄送字段的自定义的收件人列表中的文档审阅项目。若要更改收件人,只需列表项中进行所需的更改。

单个工作流可能会发送多个电子邮件,并邮件可能不是所有发送到相同的收件人。若要存储的其他邮件发送此工作流的其他地址,可以存储其他地址列表添加列。在此例中,您可能希望命名为"第一次,消息"列"第二个邮件,"等。

或者,您可以设计列表,以便您创建的工作流发送,而不是每个工作流的一项每封邮件的一项。在此例中,确保用于标识每封邮件的名称是唯一的以便检索地址查找返回所需的唯一值。

使用工作流启动表单指定收件人

如果您希望收件人指定每次手动启动工作流时,您可以自定义工作流启动表单收集启动工作流的人员的地址。工作流可以只需输入的地址直接使用,或将其复制到当前项目中的字段,其中它们仍可供参考后工作流已完成其当前实例。如果工作流的设置,以便它也将自动启动,您可以在初始表单中指定的默认地址,对于自动启动时出现。

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包含当前项目的信息

到目前为止的正文中的示例邮件是静态: 每次工作流创建消息的实例,文本将完全相同。

将很有用,但是,包括更改相对于当前对其运行工作流的项目的文本。例如,可能很有用,包括需要的邮件正文中审阅文档的标题。若要包括的动态信息此排序,您可以使用工作流查找。查找来自不同数据源,如列表、 库和工作流数据检索数据。

若要添加到邮件文本的文档标题:

  1. 键入或粘贴要在其中显示查找信息的静态文本。

    包含静态文本的邮件正文

  2. 将插入点定位所需查找所在的位置。

    提示: 一旦插入查找时,不能拖动到新位置。(它是可行的但是,"重新定位"查找通过拖动周围的其他文本。)同样,不能剪切、 复制或粘贴查找或查找包含任何文本。

  3. 单击添加到正文查阅

  4. 定义工作流查找对话框中,选择当前项目框和字段框中的名称

    针对当前项目的名称的查找

  5. 单击“确定”

插入的查阅将显示在邮件正文中。

带已插入查找的邮件正文

在工作流运行并在生成的消息,查找替换为文档的标题。

已将查找替换为标题的最终邮件

包括的文档标题非常有用,但可能变得更为有用,包括将引导您直接向文档本身的超链接。若要执行此操作,请在超链接中包括查找。更高版本的部分包含指向当前项目的超链接将显示如何您如何。

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包含静态超链接

可以包含静态超链接 — 即,一个始终链接到相同地址或位置-工作流使用 HTML 电子邮件的正文中定位点标记 (< > 和 < /a >) 与href属性,并指定为的目标地址href属性的值。

To visit the Northwind Traders site, 
click <a href="http://www.northwindtraders.com/">here</a>.

在生成的邮件中,为指定的地址的超链接呈现之间定位标记的文本。

呈现的包含静态超链接的邮件文本

注意: 某些基于文本的电子邮件程序不能够呈现 HTML 代码,,因此不呈现超链接。

若要了解如何使用工作流查找要创建指向不同的地址,具体取决于当前对其运行工作流的项目中的动态超链接,请参阅下一节,包含指向当前项目的超链接

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包含当前项目的超链接

在上一节,包含静态超链接,请在示例超链接地址不包括没有变量的信息: 每次工作流发送电子邮件中,指向同一页的超链接。

通过使用工作流查找,但是,您可以创建动态链接当前项目的信息用于决定要指向的 URL。

如果当前项目是文档库中的文档

在工作流启动通知示例中,您可能希望提供本身的新文档的链接:

  1. 键入或粘贴要在其中显示链接的静态文本。

  2. 要查找要放置,在其中键入下面的文本。

<a href="">here</a>

提示: 一旦插入查找时,不能拖动到新位置。(它是可行的但是,"重新定位"查找通过拖动周围的其他文本。)同样,不能剪切、 复制或粘贴查找或查找包含任何文本。

  1. 将插入点之间两个双引号 ("")。

  2. 单击添加到正文查阅

  3. 定义工作流查找对话框中,选择在框中的当前项目

  4. 框中,选择编码绝对 URL,,然后单击确定

    包含用于查看或编辑文档的动态链接的邮件文本

在邮件的收件人单击链接时,文档将打开进行查看或编辑。

如果当前项目的列表项

创建列表项的链接时 — 例如,通知或日历事件,您可以选择打开显示窗体 (DispForm.aspx) 或编辑表单 (EditForm.aspx) 的列表项链接。

要创建的链接打开的文档 (而不是文档本身) 的列表项:

  1. 在浏览器中,导航到共享的文档库。

  2. 打开库,使用项目视图,如果您希望您的链接以打开显示窗体或编辑项目(如果您希望您的链接以打开编辑窗体中的任何现有的文档的列表项。

  3. 在地址栏中的地址复制开头 http: 或 https: 通过第一个等号 (=),如下图所示。

    显示了显示表单地址的地址栏

    显示了编辑表单地址的地址栏

    _QM_ID =文本的查询字符串参数来指示要显示的窗体当前列表或库中的任何项目具有随之出现在等号 (=) 的列表 ID 的页面-在本示例将当前项目的列表 ID工作流查找由标识。

    注意: If the current item is a task that is created by one of the three workflow task actions, and if you want the link to open the custom task form (and not the default display or edit form for the Tasks list), see the later section If the current item is a custom task form. For tasks not created by a workflow task action, and for the display forms of even those tasks created by one of the workflow task actions, the current procedure is all that you need.

  4. 定义电子邮件对话框中,在您希望的位置的超链接显示,粘贴地址。

  5. 直接将插入点放置在等号 (=) 后,然后单击添加查找正文

  6. 定义工作流查找对话框中,选择框中的当前项目ID字段框中。

    针对当前项目的 ID 的查找

  7. 单击“确定”

    插入的查阅将显示在邮件正文中。

    重要: 下面的查找当前项目 ID 查找有用中构建链接到当前列表项时,可以在中呈现的路径,演示错误和因此不建议要包含在电子邮件链接中: 路径、 相对服务器的 URL、 源 URL 和 URL 路径。

  8. 添加超链接以及是您想要包括的包含,以及任何关联的邮件文本定位标记的文本的其余部分。

    下图显示链接文本,以显示窗体和编辑窗体,以便它们显示在电子邮件。

    包含当前项目的查看链接和编辑链接的邮件文本

如果您打算多次使用链接,请参阅后面的部分存储为工作流变量的列表项地址

如果当前项目是自定义任务表单

如果您的工作流使用三个任务操作之一来创建任务,自定义任务表单时自动生成编译工作流。如果您想要发送创建的工作流任务操作为任务的任务提醒辅助工作流,您可能会发现它有助于提醒中包括此自定义任务表单的链接。

任务列表中,如 DispForm.aspx 和 EditForm.aspx,默认窗体位于该任务列表的文件夹中。但驻留在工作流与之关联的文件夹中的自定义任务表单。每个工作流任务具有其自己的内容类型,并且标识使用内容类型的自定义任务表单的工作流任务内容类型。自定义任务表单驻留在不同位置,因为构建指向此表单的 URL 不同于构建一个典型显示窗体的 URL,或编辑项目窗体。

自定义任务表单的 URL 如下所示。

自定义任务的编辑表单 URL

变量信息的占位符在粗体并且括起来。

属性指定当前工作流关联的任务列表。在自定义任务表单中单击完成的任务取消,窗体使用属性中的地址了解以返回到的列表。若要创建自定义任务表单的链接,您可以复制并粘贴到 URL 从头ID = [item_ID]字符,并忽略的余数 (本示例中已突出显示的部分)。

获取自定义任务表单的 URL 的最简单方法是运行工作流,一次,以便它创建任务。当您在浏览器中打开该任务的自定义任务表单时,您可以复制您需要将其粘贴到工作流设计器中,在电子邮件的正文 URL 的部分,然后添加工作流查找提供的任务项目 ID。

若要在消息文本中包含查找:

  1. 在工作流设计器中,在定义电子邮件对话框中,键入或粘贴所有链接的文本,除项目 ID 的查找 — 到电子邮件的正文。

  2. 将插入点放置在等号 (=) 的下方,当前项目 id,删除数字,然后单击添加查找正文

  3. 定义工作流查找对话框中,在框中选择当前项目,在字段列表中,单击ID ,然后单击确定

    已插入 ID 查找的自定义任务表单链接

    请记住此示例使用辅助工作流任务列表中,在运行,因此当前项目任务。从实际创建任务项目的主要工作流链接到自定义任务表单是不同的。若要了解如何设置使用从用户处收集数据操作将自定义通知发送到向其分配任务的人员的工作流,请参阅后面的部分将您自己的自定义任务通知发送

    若要了解如何您可以设置此地址,以便在同一个工作流,可以在其他位置使用它,请参阅下一节,存储为工作流变量的列表项地址

将列表项地址存储为工作流变量

可以存储显示窗体的 URL,也可以编辑窗体,在工作流变量中,对列表项,以便您可以在同一个工作流中的多个位置中使用它。

  1. 在工作流设计器中,单击操作,然后单击构建动态字符串

    如果此操作不会出现在列表中,单击更多操作以查看完整的列表。

  2. 在操作中单击动态字符串

  3. 字符串生成器对话框中,粘贴 URL (但不是针对当前项目 ID 的查找) 的静态文本部分。

    在此对话框中,使用 CTRL + C 复制、 按 CTRL + X 剪切和 CTRL + V 粘贴。

  4. 将插入点放置在等号 (=) 后,然后单击添加查阅

  5. 定义工作流查找对话框中,选择框中的当前项目ID字段框中。

    针对当前项目的 ID 的查找

  6. 单击“确定”

    查找已添加到对话框中的文本。

    已插入 ID 查找的 URL 文本

  7. 单击确定关闭字符串生成器对话框。

  8. 在操作,单击变量。

  9. 在列表中,单击创建新的变量,然后,在编辑变量对话框中,键入新的变量的名称。

  10. 确保类型设置为字符串,然后再单击确定

  11. 添加到工作流,发送电子邮件操作,然后单击操作中的此消息

  12. 要使用在定义电子邮件对话框中,键入新变量或将周围的文字和 (包括双引号) 的 HTML 标记粘贴到邮件正文中,在引号中,将插入点定位,然后单击添加查找与正文

  13. 定义工作流查找对话框中,在框中列表中,单击工作流数据

  14. 字段列表中,单击变量: 变量的名称,然后单击确定

    在双引号之间插入的新变量

现在,您可以插入此变量任意位置,您希望其在当前工作流。

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包含图像

不能由您的工作流发送电子邮件的正文中嵌入图像或图形文件。但是,您可以包括图形在电子邮件中使用 HTML 图像标记 (< m g / >) 链接到存储为 JPEG (.jpg) 文件,并且上载到您的网站中的图片库的图像。

  1. 在邮件正文中,在您希望链接的图像,才能显示的位置键入< m g src =""/ > HTML 标记。

  2. 将插入点之间两个双引号 ("")。

  3. 键入或粘贴 JPEG 图像文件的 URL。已完成的标记类似于下面这样的外观。

    图像的完整 HTML 标记

当发送邮件时,从 JPEG 文件图像显示,而不是链接标记。

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设置格式邮件的内容

在前面的节,HTML 定位标记 (< > 和 < /a >) 用于创建超链接。您可以使用其他 HTML 标记在您的消息中指定字体、 颜色、 样式和其他属性的文本。

由于工作流设计器的格式的邮件,并不外部或嵌入级联样式表 (CSS) 格式支持仅嵌入式样式,您必须执行任何所需的样式属性使用 HTML 标记设置格式。您可以执行此操作通过直接在工作流设计器中,在定义电子邮件对话框中键入 HTML 标记或通过在代码中创建邮件正文中的查看和设计视图,然后将其粘贴到定义电子邮件对话框框。

  1. 单击完成以保存您的工作流。

  2. 创建新的 HTML 页。

  3. 切换到拆分视图,然后单击设计视图区域中的任意位置。

  4. 仍然在设计视图区域中将插入点,双击状态栏上的样式应用程序

    样式应用程序工具栏显示。

  5. 样式应用程序工具栏上,确保样式应用程序被设置为手动目标规则设置(新建级联样式),如下所示。

    显示了正确设置的“样式应用程序”工具栏

    如果设置代码视图和设计视图中的邮件文本的格式,您必须为手动设置样式应用程序,以便Office SharePoint Designer 2007不会添加服务器无法呈现工作流邮件中的 CSS 类。此外,您必须使用代码视图以括起来任何嵌套内已格式化文本,但您希望指定不同的格式的文本范围内的标记。范围内的标记位置后,您可以在设计视图中以应用所需的格式。

  6. 通过在设计视图中所见即所得工具像平常一样进行格式化文本:

    • 如果您想要设置格式标记内的文本,例如 < 段落 > 或 < li > — 将插入点放置在代码视图,然后双击工具箱中所需的标记。

    • 或者,您可以键入的标记,然后使用智能感知插入样式属性和任何所需的属性/值对。请务必用分号分隔属性/值对。

一些最佳做法:

  • 使用段落标记 (< p > 和 < /p >) 来定义单独的段落,并指定任何默认格式为整体的邮件的默认格式不同的段落。

  • 在段落,使用其他范围内标签以指定格式的任何本地不同于段落总体消息的默认格式。

  • 工作流设计器呈现为额外的换行符的位置在邮件中的任何手动换行符的位置。由于段落标记已添加适当的段落间距,您必须从设计器中的邮件以避免段落之间的间距过大的最终版本中删除所有手动换行符。

    它可能更容易创建带格式的文本的清晰,换行,然后删除所有多余的空格和换行符之前完成工作流设计器中的邮件。

    此最佳做法仅适用于您包含段落标记或其他自动添加垂直间距的文本的单位的标记。

下图显示了使用 HTML 标记设置格式的文本的示例。请注意没有手动换行符存在。

使用 HTML 标记设置格式后的文本

在邮件中发送的工作流,格式化的内容,则相应地呈现。

HTML 格式文本的最终版本

一旦您习惯设置邮件文本格式,您可以创建各种消息样式。使用邮件文本设置格式的大约一种方法的详细信息,请参阅本文中,将您自己的自定义任务通知发送的下一节。

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发送您自己的自定义任务通知

默认情况下,当工作流使用三个自定义任务操作之一来创建和分配任务,任务列表自动发送电子邮件通知到向其分配新任务的人员。如果您想要设计您自己的自定义任务通知消息,您可以设置辅助工作流任务列表以向他们发送上运行。

若要避免发送重复的通知,您可以关闭自动通知任务列表:

  • 在任务列表中的电子邮件通知区域中的高级设置页面上在发送电子邮件分配所有权时下单击

    注意: 关闭自动通知关闭网站,包括生成的预定义工作流Microsoft Office SharePoint Server 2007中可用的所有自动任务通知。

一旦您关闭了自动通知,您可以使用单个辅助工作流发送通知相同的所有任务,也可以使用条件与多个分支的操作或多个辅助工作流发送各种类型的为不同的情况下匹配的通知。

您可以使用相同的辅助工作流或工作流发送电子邮件提醒的任务尚未完成当接近其截止日期。有关辅助工作流的详细信息,请参阅文章创建辅助工作流

您可以设置您所需的自定义通知任何方式。若要开始的一种方法是自定义的默认自动通知,您可以直接从下面的代码示例将复制的 HTML 内容。

<table style="border-collapse:collapse" width="100%" cellspacing="0" dir="ltr">
<tr style="background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px"><td style="font-family:Verdana;font-size:16pt;background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px">Task assigned by [Lookup to Workflow Name] on [Lookup to Task Creation Date].<br></td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px">Please approve [Lookup to Document Name]</td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px">To complete this task:<br><ol><li>Review <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Document URL]">[Lookup to Document Name]</a>.</li><li>Perform the specific activities required for this task.</li><li>Fill out <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Custom Task Form]">this task form</a>, and then click the <b>Complete Task</b> button to mark the task as completed. (If you cannot update this task, you might not have access to it. Click <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Display Form for Document Item]">here</a> to request access.)</li></ol></td></tr></table>

上述 HTML 代码示例包括七个占位符的查找。占位符显示在方括号 ([])。工作流设计器中的电子邮件的正文中粘贴 HTML 内容后,您必须替换占位符,包括方括号它们,包含带实际查找。您将找到用于创建以下六个小节中的这些查找的说明进行操作。(其中一个占位符,其中一个文档名称,请使用两次。)

工作流名称查找

使用此查找。

针对创建了当前任务的工作流的名称的查找

任务的创建日期查找

使用此查找。

针对当前任务的创建日期的查找

文档名称查找 (使用两次)

使用此查找。

针对文档名称的查找

文档 URL 的查找

使用此查找。

针对文档 URL 的查找

自定义任务表单查找

如果当前项目是自定义任务表单前面的节中所述,该查阅将插入作为当前工作流,创建自定义任务表单的 URL 的一部分。

查找本身如下所示。

针对当前项目的 ID 的查找

和整个地址如下所示:

已插入 ID 查找的自定义任务表单的地址

文档项目查阅的显示窗体

如果当前项目的列表项前面的节中所述,该查阅将插入作为任务项目中,显示窗体的 URL 的一部分。

查找本身如下所示。

针对当前项目的 ID 的查找

和整个地址如下所示:

已插入 ID 查找的文档项目显示表单的地址

当所有查找在位置,如下所呈现的自定义任务通知此。

自定义电子邮件的最终版本

您可以通过说明或其他信息,进一步添加自定义此消息或调整通过设置文本格式的邮件的外观。您已经了解本文中的工具,现在可以将您的工作流设置为发送完全要发送的邮件。

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找出不受支持的选项

通过发送电子邮件操作的当前版本不支持以下选项:

  • 行中指定的地址。(电子邮件发送通过工作流始终显示所指定的行上的服务器管理员的电子邮件地址。只有服务器管理员可以更改此设置,并且它只能更改为当前 Web 应用程序,不是每个工作流中的所有通知)。

  • 包括指向工作流状态页的超链接。(没有方法以使用工作流查找提供 WorkflowInstanceID 变量查询字符串中的值。)

  • 使用嵌入式级联样式表 (CSS) 来设置格式的邮件内容。(可以通过使用样式属性设置格式文本但不是支持的 < 样式 > 标记和 CSS 类)。

  • 使用抄送框中引用的列的人员或组类型包含多个值中的工作流查找。

  • 指定密件抄送 (密件抄送) 收件人的邮件。(开发人员可以修改。操作包括密件抄送字段中,但此服务器上的文件中不能工作流设计器。)

  • 作为附件包括另一个文件的邮件。

  • 在邮件中嵌入图像或图形文件。(您可以链接到图像,请参阅早期部分中包含图像。)

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

另请参阅

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