在工作流中发送电子邮件

在工作流中发送电子邮件

在某些版本的 SharePoint 中添加列表项时发送电子邮件需要执行许多步骤,你可以在下面找到详细信息。 但是,如果你使用的是最新版本的 SharePoint,则可以直接从列表添加流。 用于在添加列表项时发送电子邮件的 Microsoft Flow 模板包括快速入门所需的基本步骤。

从工作流发送电子邮件

从工作流发送基本封电子邮件

动态选择要接收邮件的用户或组

包含有关当前项目的信息

包含静态超链接

包含指向当前项目的超链接

包含图像

标识不受支持的选项

从工作流发送基本封电子邮件

触发工作流发送电子邮件的新项目

通过使用工作流设计器中的“发送电子邮件”操作,你可以设置自定义工作流以向你或任何其他指定的用户或组发送电子邮件。 电子邮件的可用字段包括“收件人”、“抄送”、“主题”和“正文”。 这些字段可以包含静态文本和从工作流查找动态生成的文本。

你可以使用“发送电子邮件”操作生成各种邮件,包括工作流到达指定阶段时的通知或执行指定操作(包括工作流的整体启动和停止)以及截止日期尚未完成的任务的相关提醒。

注意: 在工作流可以发送电子邮件之前,必须在服务器上配置传出电子邮件设置。 如果你不确定服务器的当前电子邮件设置,请咨询服务器管理员。 在另请参阅部分,可找到有关传出电子邮件设置的详细信息的链接。

在此示例中,你将工作流设置为每次开始在新项目上运行时都向你发送电子邮件通知。 使用与你的 SharePoint Server 版本匹配的 SharePoint Designer 版本。 例如,对于 SharePoint Server 2010,请使用 SharePoint Designer 2010。 并且,对于 SharePoint Server 2010 之后的所有版本(包括 SharePoint Server 2016 和 SharePoint Online),请使用 SharePoint Designer 2013。 你可以从 Microsoft 下载中心下载 SharePoint Designer 2013,并在另请参阅部分中查找有关该内容的详细信息。

打开 SharePoint Designer 2013 并连接到 SharePoint 网站

SharePoint Designer 2013 将作为 Office 2013 应用程序进行安装。 若要打开 SharePoint Designer 2013 并连接到 SharePoint 网站,请按以下步骤操作:

  1. 通过在“开始”菜单上选择它来打开 SharePoint Designer 2013。 单击“开始”图标,并依次单击“所有程序”、“Microsoft Office 2013”和“SharePoint Designer 2013”。

  2. 单击 SharePoint Designer 2013 起始页上的“打开网站”。

  3. 输入你想要连接到的 SharePoint 网站。 例如,http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site。

  4. 单击“打开”以打开网站。

  5. 如果出现提示,请输入凭据。 (如果安全性未与你登录的计算机集成,则系统会提示你输入凭据。) 确保使用有权访问 SharePoint 网站的凭据。

创建基于 SharePoint 工作流平台的列表工作流

  1. 单击导航窗格中的“工作流节点”。

  2. 在“工作流”选项卡的“新建”部分,单击“列表工作流”下拉列表

  3. 选择要与新工作流相关联的列表

  4. 在“创建列表工作流”对话框中,为工作流输入名称和说明,然后确保“平台类型”已设置为“SharePoint 2013 工作流”。

选择“确定”以创建工作流。

现在已创建工作流,你可以添加操作、条件、阶段、步骤和循环来构建工作流。 SharePoint Designer 2013 功能区中提供了这些工作流组件。

注意: 如果你未看到作为平台类型提供的 SharePoint 2013 工作流,则表示未将工作流管理器配置为与 SharePoint 场一起使用。 请参阅将工作流管理器配置为与 SharePoint Server 2013 场一起使用

另请参阅部分,可找到有关工作流操作的可用列表的详细信息。

创建用于发送电子邮件的操作

  1. 单击“操作”,然后单击“发送电子邮件

  2. 在操作中,单击“这些用户

  3. 在“定义电子邮件”对话框中,从现有用户和组中选择用户,或在“收件人”框中输入你自己的电子邮件地址

    注意: 

    • 若要将电子邮件发送到外部电子邮件地址, 你必须能够从相应的电子邮件服务器检索信息。

    • 邮件的“收件人”地址可以是特定的静态地址(例如 NORTHWINDTRADERS\junminjunmin@northwindtraders.com),也可以是针对变量信息的工作流查找。 若要了解有关使用工作流查找而非静态地址来动态处理从工作流发送的电子邮件的详细信息,请参阅下一节动态选择要接收邮件的用户或组

    • 除非服务器管理员更改当前 Web 应用程序或所有 Web 应用程序的发件人地址,否则所呈现的邮件的发件人地址将始终是服务器管理员的电子邮件地址。 若要了解详细信息,请阅读为特定 Web 应用配置传出电子邮件

  4. 在“主题”框中,键入邮件的主题,或单击“显示数据绑定按钮图像 以在此处定义所需的针对文本的工作流查找

    注意: 你必须在“主题”框中输入一些条目才能正确编译工作流。

  5. 在“主题”框下方的大框中,键入或粘贴邮件的正文文本

  6. 选择“确定

  7. 选择“操作”>“转到阶段

  8. 选择“工作流末尾

  9. 单击“发布

以下各节详细介绍了修改电子邮件内容的更多高级选项。

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动态选择要接收邮件的用户或组

如果你在邮件的“收件人”和“抄送”字段中提供静态地址,那么只要你需要更改收件人,就必须在工作流设计器中打开工作流并进行手动更改。 如果地址将频繁发生更改,则最好在“收件人”和“抄送”字段中使用工作流查找。 查找可以引用当前项目中的字段、其他列表或库项目中的字段或工作流变量中的地址。

使用自定义列表存储收件人地址

如果收件人会定期发生更改,但未达到需要在每次启动工作流时在启动表单上进行指定的频率,则可以创建自定义收件人列表(其中包含引用它的每个工作流的一个列表项),然后创建列,你可以从中存储要将每个工作流中的每封电子邮件发送到的地址。 当任何工作流邮件的收件人发生更改时,你需要做的是更改该工作流的“收件人”列表项中相应字段中的地址。

重要: 你从中存储工作流电子邮件地址的列可以是单行文本、多行文本或人员或组类型列。 如果使用人员或组列,则只能在工作流为每个电子邮件地址引用的每个字段中生成一个条目。 创建列时,请务必在“允许多重选择”下选择“”。 如果要使用此类型的列指定多个收件人,则可以创建一个 SharePoint 组,其中包含你希望工作流将电子邮件发送到的人员,然后在字段中指定该组。 创建列时,请务必在“允许选择”下选择“人员和组”。 在另请参阅部分,可找到有关创建列表以及添加列的详细信息的链接。

注意: 创建 SharePoint 组时,请确保每个组至少具有该网站的读取权限,并在“新建组”页面的“组设置”区域中的“可查看组成员资格的人员”下方,选择“每个人”。

若要为自定义“收件人”列表使用工作流查找:

  1. 在浏览器中,创建名为“收件人”的包含以下三个列的自定义列表:

    • 将默认“标题”列的名称更改为工作流名称。 让所有其他选项保持不变。 有关更改列表或库中列的详细信息的链接,请参阅 另请参阅部分。

    • 添加名为“收件人”的人员或组列。 在此列中,允许选择人员和组,但不允许多个选择。 让所有其他选项保持不变。 有关创建列表或库中列的详细信息的链接,请参阅 另请参阅部分。

    • 添加名为“抄送”的单行文本列。 让所有其他选项保持不变。

  2. 在“收件人”列表中,创建一个新项目,然后执行以下操作:

    • 在“工作流名称”字段中,键入“文档审阅”,这是此处使用的示例工作流的名称。

    • 在“收件人”字段中,单击“地址簿按钮图像 ,然后在“选择人员和组”对话框中,选择要将邮件发送到的“单个人员或组”。

    • 在“抄送”字段中,键入要将副本发送到的收件人的电子邮件地址,并用分号分隔多个地址。

  3. 创建新工作流

  4. 单击“操作”,然后单击“发送电子邮件”。

  5. 在操作中,单击“这些用户”。

  6. 在“定义电子邮件”对话框的“收件人”框的末尾,单击“地址簿按钮图像

  7. 在“选择用户”对话框的“从现有用户和组中选择”列表中,单击“工作流查找用户...”,然后单击“添加”。

  8. 在“查找人员或组”对话框中,选择以下选项:

    • 数据源收件人或自定义列表的名称。

    • 源中的域收件人或用于在“收件人”行中保留所需地址的字段。

    • 返回域为:登录名,它将决定电子邮件中的“收件人”字段格式

    • 字段收件人:工作流名称

    • :键入文档审阅或当前工作流的名称。

      此查找显示:“从‘收件人’列表中,选择工作流名称为‘文档审阅’的‘收件人’字段的值。”

      对话框的上半部分指定列表和列;对话框的下半部分指定行。

  9. 在“查找人员或组”对话框中,单击“确定”。

  10. 在有关确保唯一查找的消息中,单击“确定”。

  11. 再次单击“确定”以关闭“选择用户”对话框。

  12. 在“定义电子邮件”对话框的“抄送”框的末尾,单击“地址簿按钮图像

  13. 在“选择用户”对话框的“从现有用户和组中选择”列表中,单击“工作流查找用户...”,然后单击“添加”。

  14. 在“定义工作流查找”对话框中,选择以下选项:

    • 数据源收件人或自定义列表的名称。

    • 源中的 抄送或用于在“抄送”行中保留所需地址的字段。

    • 返回域为:登录名,它将决定电子邮件中的“收件人”字段格式

    • 字段收件人:工作流名称

    • :键入文档审阅或当前工作流的名称。

      此查找显示:“从‘收件人’列表中,选择工作流名称为‘文档审阅’的‘抄送’字段的值。”

  15. 单击“确定”,在警告消息中再次单击“确定”,然后再次单击“确定”以关闭“选择用户”对话框。

现在,当工作流发送此电子邮件时,它会将其发送到在自定义“收件人”列表的“文档审阅”项目的“收件人”和“抄送”字段中列出的地址。 若要更改收件人,只需在列表项中进行所需的更改即可。

单个工作流可以发送多个电子邮件,并且它们不会全部发送给相同的收件人。 若要存储此工作流发送的其他邮件的其他地址,你可以向列表中添加列以存储其他地址。 在这种情况下,你可能希望将列命名为“第一个邮件收件人”、“第二个邮件收件人”等等。

或者,你可以设计列表,以便为工作流发送的每封邮件创建一个项目,而不是为每个工作流创建一个项目。 在这种情况下,请确保用于标识每封邮件的名称是唯一的,以便用于检索地址的查找可返回你所需的唯一值。

使用工作流启动表单指定收件人

如果你希望每次手动启动工作流时都指定收件人,则可以自定义工作流启动表单以从启动工作流的人员收集地址。 然后,工作流可以直接使用输入的地址,或者将它们复制到当前项目的字段中 — 在工作流完成其当前实例后,它们仍可供参考。 如果工作流设置为自动启动,则无论何时发生自动启动,都可以在启动表单中指定默认地址。

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包含有关当前项目的信息

到目前为止,示例邮件中的正文文本是静态的:每次工作流创建邮件实例时,文本都将完全相同。

但是,包含与当前运行工作流的项目相关的文本可能很有用。 例如,在邮件正文中包含需要审阅的文档标题可能很有用。 若要包含此类动态信息,你可以使用工作流查找。 查找功能将从不同的数据源(如列表、库和工作流数据)检索数据。

若要将文档标题添加到邮件文本:

  1. 键入或粘贴要在其中显示查找信息的静态文本。

  2. 将插入点放在查找所在的位置。

    提示: 插入查找后,无法将其拖动到新位置。 (但是,可以通过拖动其周围的文本来“重新定位”查找。) 同样,无法剪切、复制或粘贴查找或包含查找的任何文本。

  3. 单击“添加或更改查找”。

  4. 在“查找字符串”对话框中,在“数据源”框中选择“当前项目”,并在“源中的域”框中选择“名称”。

  5. 单击“确定”。

  6. 插入的查找将显示在邮件正文中。

  7. 单击“发布”以发布工作流。

当工作流运行并生成邮件时,查找将替换为文档标题。

正在插入标题 5

包含文档标题很有用,但包含一个允许你直接访问文档的超链接可能更有用。 为此,你需要在超链接中包含查找。

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包含静态超链接

通过在“定义电子邮件”对话框中使用格式化工具面板右上角的“编辑超链接”按钮,你可以在工作流电子邮件正文中包含静态超链接 — 始终链接到同一地址或位置。

  1. 键入或粘贴要在其中显示链接的静态文本。

  2. 选择文本,然后单击“编辑超链接”。

  3. 在“编辑超链接”对话框中,键入网站的地址。

  4. 单击“确定”。

    插入的超链接将显示在邮件正文中。

注意: 基于文本的电子邮件程序不会呈现超链接。

若要了解如何使用工作流查找来创建指向不同地址的动态超链接(具体取决于当前运行工作流的项目),请参阅下一节包含指向当前项目的超链接

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包含指向当前项目的超链接

在上一节包含静态超链接中,示例超链接中的地址不包含变量信息:每次工作流发送电子邮件时,超链接都指向同一页面。

但是,通过使用工作流查找,你可以创建一个动态链接,该链接使用与当前项目相关的信息来决定指向哪个 URL。

如果当前项是文档库中的文档

在工作流启动通知示例中,你可能希望提供指向新文档的链接:

  1. 键入或粘贴要在其中显示链接的静态文本。

  2. 选择文本,然后单击“编辑超链接”。

  3. 在“编辑超链接”对话框中,单击函数 (fx)。

    提示: 插入查找后,无法将其拖动到新位置。 (但是,可以通过拖动其周围的文本来“重新定位”查找。) 同样,无法剪切、复制或粘贴查找或包含查找的任何文本。

  4. 在“查找字符串”对话框中,在“数据”框中选择“当前项目”。

  5. 在“源中的域”框中,选择“编码形式的绝对 URL”,然后单击“确定”。

    为当前项 1 插入超链接 为当前项 2 插入超链接 为当前项 3 插入超链接

当邮件的收件人单击该链接时,将打开该文档以供查看或编辑。

如果当前项目是列表项

当你创建指向列表项(例如公告或日历事件)的链接时,你可以选择让链接打开列表项的显示表单 (DispForm.aspx) 或编辑表单 (EditForm.aspx)。

若要创建用于打开列表项的链接:

  1. 在浏览器中,导航到要在其上创建此工作流的列表

  2. 打开库中任何现有文档的列表项,方法是使用“查看项目”(如果希望链接打开显示表单)或“编辑项目”(如果希望打开编辑表单)

  3. 复制地址栏中从 http: 或 https: 开始到第一个等号 (=) 之间的地址。

    为列表项 1 插入超链接

  4. ?ID= 文本是一种查询字符串参数,用于指示页面显示当前列表或库中具有列表 ID(后跟等号 (=))的项目的表单 — 在此示例中,它是由工作流查找标识的当前项目的列表 ID。

    注意: 如果当前项目是由三个工作流任务操作之一创建的任务,并且你希望链接打开自定义任务表单(而不是“任务”列表的默认显示或编辑表单),请参阅后文中的如果当前项目是自定义任务表单部分。 对于不是由工作流任务操作创建的任务,并且对于由其中一个工作流任务操作创建的任务的显示表单,你需要做的就是完成当前过程。

  5. 在“定义电子邮件”对话框中,键入或粘贴要在其中显示链接的静态文本(例如 - 若要查看列表项,请单击此处)。

  6. 选择文本,然后单击“编辑超链接

  7. 在“编辑超链接”中,为“地址”字段选择“字符串生成器”。

  8. 在“字符串生成器”对话框中,粘贴地址。

  9. 直接将插入点放置在等号 (=) 后面,然后单击“添加或更改查找”。

  10. 在“查找字符串”对话框中,在“数据源”框中选择“当前项目”,并在“源中的”框中选择“ID”。

    为列表项 3 插入超链接

  11. 单击“确定”。

    字符串生成器中的最后一个字符串应以 http://https:// 开头,并以 [%Current Item:ID%] 结尾 为列表项 4 插入超链接

    重要: 虽然当前项目 ID 查找在构建指向当前列表项的链接时很有用,但以下查找可能会在呈现的路径中显示错误,因此不建议将其包含在电子邮件链接中:路径、服务器相对 URL、源 URL 和 URL 路径。

  12. 选择“确定”两次

你的链接将以蓝色文本显示,并在电子邮件中显示下划线。

为列表项 5 插入超链接

如果你计划多次使用该链接,请继续阅读下一部分。

将列表项地址存储为工作流变量

你可以在工作流变量中存储显示表单的 URL 或编辑列表项的表单,以便能够在同一工作流中的多个位置使用它。

  1. 在“工作流设计器”窗口中,单击“操作”,然后单击“从字符串索引提取子字符串

    变量 1

  2. 在此阶段,单击“字符串”并单击省略号按钮 [...]

  3. 在“字符串生成器”对话框中,粘贴 URL 的静态文本部分(而不是当前项目 ID 的查找)

    变量 2

  4. 直接将插入点放置在等号 (=) 后面,然后单击“添加或更改查找

  5. 在“查找字符串”对话框中,在“数据”框中选择“当前项目”,并在“源中的域”框中选择“ID

    变量 3

  6. 单击“确定”

    此时会将查找添加到对话框中的文本

    变量 4

  7. 单击“确定”以关闭“字符串生成器”对话框

  8. 在“起始于 0”中单击 0,并用 1 替换它

    注意: 如果“起始于”的值大于 1,则最后一个字符串将删除字符。

  9. 在“输出到变量: 子字符串”中选择“变量: 子字符串”或“变量: 子字符串 1

  10. 在列表中,单击“新建变量”,然后在“编辑变量”对话框中,键入新变量的名称

  11. 确保将“类型”设置为“字符串”,然后单击“确定变量 5

  12. 在你刚才创建的操作下方单击,将“发送电子邮件”操作添加到操作,然后在操作中单击“这些用户”。 变量 6

  13. 若要在“定义电子邮件”对话框中使用新变量,请键入或粘贴要在邮件正文中显示链接的文本。 选择文本,然后单击格式化菜单中的“编辑超链接”。 单击 [fx] 按钮或单击省略号按钮 [...],然后单击“添加或更改查找

  14. 在“查找字符串”对话框的“数据”框列表中,选择“工作流变量和参数

  15. 在“源中的”列表中,选择“变量: 变量的名称”,然后依次在后面的框上单击“确定”和“确定

    变量 7 插入变量后定义电子邮件消息屏幕

你现在可以在当前工作流中的任何位置插入此变量。

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包含图像

你可以在邮件中包含图形,方法是创建变量并使用 HTML 图像标记 <img/> 链接到图像,该图像存储为 JPEG (.jpg) 文件并且已上传到网站的图片库中。

  1. 在“工作流设计器”窗口中,单击“操作”,然后单击“设置工作流变量”。

  2. 单击“工作流变量”,然后选择“新建变量...”。

  3. 在“编辑变量”对话框中,为新变量键入名称,并确保将“类型”设置为“字符串”,然后单击“确定”。

  4. 单击“”并单击省略号按钮 [...],然后在“字符串生成器”窗口中,以 HTML 标记格式添加类型或粘贴 JPEG 图像文件的 URL - <img src ="URL"/> 图像的字符串生成器

  5. 单击“确定”。

  6. 插入的操作显示如下。 设置用于插入图像的变量

  7. 在你刚才创建的操作下方单击,将“发送电子邮件”操作添加到操作,然后在操作中单击“这些用户”。 插入“发送电子邮件”操作

  8. 在“定义电子邮件”对话框中,单击“添加或更改查找”。

  9. 在“查找字符串”对话框的“数据源”列表中,选择“工作流变量和参数”。

  10. 在“源中的域”列表中,选择“变量:变量的名称”,然后选择“确定”。 图像工作流中的电子邮件字符串 包含图像的工作流电子邮件消息正文

  11. 再次选择“确定”以关闭“定义电子邮件”窗口并发布工作流。

 发送邮件时,将显示 JPEG 文件中的图像而不是链接标记。

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标识不受支持的选项

当前版本的“发送电子邮件”操作不支持以下选项:

  • 在“发件人”行中指定地址。 (工作流发送的电子邮件始终显示服务器管理员在“发件人”行中指定的电子邮件地址。 只有服务器管理员才能对其进行更改,并且只能针对当前 Web 应用程序中的所有通知进行更改,而不能针对每个工作流进行更改。)

  • 使用嵌入的级联样式表 (CSS) 来格式化邮件内容。 可以使用“样式”属性来格式化文本,但不支持 <style> 标记和 CSS 类。

  • 在“收件人”或“抄送”框中使用工作流查找,该框引用包含多个值的人员或组类型的列。

  • 为邮件指定密件抄送收件人

  • 在邮件中包含作为附件的其他文件。

  • 在邮件中嵌入图像或图形文件。 相反,包含图像

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另请参阅

SharePoint 2013 分步说明:设置传出电子邮件设置

SharePoint Designer 简介

为特定 Web 应用配置传出电子邮件

将工作流管理器配置为与 SharePoint Server 2013 场一起使用

工作流操作快速参考

在 SharePoint 中创建列表

在 SharePoint 列表或库中创建列

更改列表或库中的列

在 SharePoint Online、SharePoint 2016 和 SharePoint 2013 中创建警报或订阅 RSS 源

在 SharePoint 2010 中创建警报或订阅 RSS 源

基本故障排除提示 

以下问题列表有助于确定创建工作流时遇到的问题的原因:

  1. 是否能够在同一列表中创建任何其他类型的工作流? 例如,尝试创建审核工作流

  2. 是否能够在以下位置创建相同的工作流:

    • 在同一网站上的不同列表上?

    • 在不同网站的同一网站集下?

    • 在不同网站集的同一 Web 应用程序下?

    • 在不同的 Web 应用程序上?

    • 使用其他帐户登录?

    • 使用另一台计算机?

 高级故障排除提示

如果基本故障排除提示均未帮助确定工作流问题的原因,请按以下步骤操作:

  1. 确保你在网站和工作流级别具有所需的权限。 转到“网站设置 > 网站权限 > 检查权限/列表设置 >此列表的权限”,并验证“检查权限”结果是否符合以下条件:

    1. 设计工作流所需的最低权限(保存并发布):

      1. 在 SharePoint 网站上:设计

      2. 在 SharePoint 列表上:编辑

    2. 启动工作流所需的最低权限:

      1. 在 SharePoint 网站上:仅查看/读取

      2. 在 SharePoint 列表上:参与

  2. 确保将传出电子邮件设置配置为正确的 Exchange 服务器。

    1. 以管理员身份打开“命令提示符

    2. 运行 nslookup <Exchange server address>。 例如:nslookup exch.contoso.com

    3. 你应该会在输出中看到已解析的 Exchange 服务器的 IP 地址。 如果没有,请与你的 Exchange 管理员联系,并让管理员提供正确的 Exchange 完全限定域名 (FDQN)。

  3. 按照以下步骤,通过 SharePoint 命令行管理程序使用 SPUtility 类的 SendEmail 函数向同一人发送电子邮件。

    1. 以管理员身份打开 SharePoint 命令行管理程序。 (右键单击 SharePoint 命令行管理程序 > 以管理员身份运行)

    2. 运行以下脚本。 如果该脚本响应 True 并且用户收到来自 SharePoint 的电子邮件,则表示已在 SharePoint 中正确配置 SMTP。

    $Site = "Your Site Name"
    $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
    $Subject = "Subject Line with the email"
    $Body = "Test Email Body"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
    
    # Below is the same script with sample data              
    $Site = "http://sp/"
    $Email = "User1@contoso.com"
    $Subject = "Test Email from SharePoint"
    $Body = "This is a Test Email"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
  4. 使用 SMTP 功能从 SharePoint 服务器向同一用户发送电子邮件。 按照使用 Telnet 测试 SMTP 通信中的步骤执行操作。

注意: 默认情况下,SharePoint 不会为传出邮件创建日志条目。 SharePoint 永远不会直接发送电子邮件。 电子邮件通过在 管理中心 中配置的 SMTP (Exchange) 服务器进行中继传输。 按照上述步骤对此类工作流进行故障排除。

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