在工作流中分配待办事项

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设计工作流时,您通常想要将工作分配给工作流中的参与者。您不需要任何参与者的信息时,最简单的方案 — 您只想了解到,以便可以继续工作流已完成工作。

例如,您可能希望多个参与者审阅文档并将其标记为他们的批注和建议的更改的。但您不需要工作流收集他们的反馈或任何其他信息;您只想要了解的工作已完成。

待办事项示例框图

若要完成此任务,您添加到您的工作流的分配待办事项操作。此操作将任务分配给每个参与者,提示他们执行其单个评论,然后当他们完成后,单击其任务窗体上的已完成的任务按钮。任务窗体产生此操作是非常简单,遇到完成的任务按钮和取消按钮,要完成的窗体字段。

本文介绍了如何将待办事项分配给一个或多个工作流参与者,以便工作流将暂停,直到所有参与者完成任务。

本文内容

我应使用哪种操作若要创建此任务?

什么是自定义任务表单?

分配待办事项

我应使用哪种操作若要创建此任务?

任务是工作流的工作流中的参与者进行交互的主要方法。如果希望工作流要求从用户的工作或获得信息时,您可以创建和分配任务的工作流。工作流将分配的任务,每次工作流暂停,直到完成该任务。仅当参与者单击任务窗体上的已完成的任务按钮时,将继续工作流。

有三个不同操作来创建任务,并且每个操作设计为特定类型的情况︰

  • 从用户收集数据    此操作将任务分配给单个用户或组,并返回存储用户的答案,该任务项的唯一 ID,以便工作流可以更高版本中查找此信息使用 id。使用此操作,您可以使用自定义任务向导设计自定义任务表单收集所需的信息。此操作将创建可以仅为单个用户或组分配的任务。如果将此任务分配给组,每个组的成员接收任务通知,但只有一个任务项目创建,并且工作流暂停只有等到做出响应的第一个人完成任务。有关此操作的详细信息,请参阅从工作流中的用户收集数据一文。

  • 分配给组的窗体    此操作将表单分配给一个或多个用户,然后将响应存储为任务列表中的值。与上一操作,此操作可以分配任务分别为多个用户,和工作流暂停每个人完成其任务,然后才会继续之前。此外与上一操作,此操作不返回任何响应,任务项目 ID 以便工作流不能查找和使用该信息更高版本,作为基础来比较或决策。使用此操作,您也使用自定义任务向导创建自定义任务表单。有关详细信息,请参阅文章分配工作流中向组窗体

  • 分配待办事项    与其他两个任务操作,此操作将创建要填写的表单字段但改为使用窗体位置用户只需单击完成的任务按钮完成任务的任务窗体。此任务可以单独分配到多个人员和工作流暂停,直到每个人标记为已完成其任务。此操作不会返回的任务项目 ID-和不确实需要由于任务不会收集您可能希望以后参考的任何信息。

下表总结了此信息。

操作

返回为工作流查找任务 ID?

创建多个任务?

使您可以定义任务窗体上的字段?

从用户处收集数据

将表单分配给组

分配待办事项

此外,一些限制应用于三个任务的所有操作︰

  • 当工作流将任务分配给标识为单个别名或通讯组时,则工作流创建只有一个任务项目,然后通过整个组共享。任何组的成员可编辑的单个任务窗体,然后单击完成的任务按钮。若要将各个任务分配给多个用户 (仅限可能与分配给组的窗体分配待办事项操作),输入每个用户分别在选择用户对话框中。

  • 工作流可以继续之前必须完成所有任务分配的单个工作流操作。如果工作流操作将各个任务分配给六个参与者,例如,不能直接只有三种六个任务完成后继续工作流。

  • 工作流任务分配给参与者后,该任务不能传送到任何其他参与者 (通过委派、 转发等)。但是,与到任务列表的默认参与权限级别的任何人都可以编辑任务项目,从而允许继续工作流。

  • 工作流可以一次只能使用每个任务。通过使用自定义任务向导创建任务后,没有方法来重复使用该工作流更高版本中的任务。您可以创建另一个任务,执行相同的功能,但必须是不同的和唯一的任务名称。

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什么是自定义任务表单?

使用三个任务操作之一来创建任务,每次Microsoft Office SharePoint Designer 2007自动生成该任务的自定义任务窗体。自定义任务表单是他们在浏览器中的对任务进行编辑时显示的工作流参与者给的页面。

当您通过使用分配待办事项操作创建任务时,自定义任务表单具有两个按钮。他们已完成所分配的任务时,参与者单击完成的任务。此操作的自定义任务表单接受来自参与者的任何其他输入。

适用于待办事项的自定义任务表单

在Office SharePoint Designer 2007,作为在文件夹中为该工作流.aspx 页面将显示自定义任务表单。自定义任务表单的文件名的名称对应的想让自定义窗体向导中的任务。

文件夹列表中的自定义任务表单

自定义任务表单附加到该网站的默认母版页,并且包含数据表单 Web 部件与工作流进行交互。自定义任务表单可以自定义布局和外观 — 例如,您可以附加不同的母版页或修改的样式。但是,若要更改的窗体上显示的字段,您必须在工作流设计器中使用自定义任务向导。不能通过直接编辑数据表单 Web 部件中更改窗体字段。如果您对数据表单 Web 部件 (演示文稿而不用于功能) 进行其他自定义设置,请注意,这些更改丢失重新编译工作流时每次。向页面的其余部分的自定义项会保留。

若要更改的字段自定义任务表单上,您必须在Office SharePoint Designer 2007 (文件菜单,打开工作流命令) 中打开工作流。当您打开工作流,并使用自定义任务向导编辑任务时,您将看到以下警告。

警告消息

如果您使用的分配待办事项操作,自定义任务表单只包含标题和说明字段。您可以自由更改这些字段中的文本,并重新编译工作流,和所有运行的工作流实例继续运行使用新窗体。

如果您使用的从用户处收集数据分配给组的窗体操作,则文章是略有不同,因为自定义任务窗体中可能包含收集数据的窗体字段。如果您修改自定义任务表单并重新编译工作流时,所有运行的工作流实例继续运行使用新窗体。但是,如果您删除或修改字段 (例如,通过更改其类型或重命名它们),工作流将会发生错误如果正在运行的工作流实例引用不是预期的数据。例如,运行工作流可能会执行查找并期望包含 (为非空) 的数据的字段,但现在为空,,或字段可能已更改的类型。因此,它是一定不能进行任何更改,删除、 重命名或否则会改变当前正在运行的工作流实例可能尝试引用的窗体字段。

除了自定义任务表单中,使用三个任务操作之一来创建任务,每次Office SharePoint Designer 2007自动生成的内容类型,该任务的任务列表中。内容类型定义的可用字段和他们使用,根据您在自定义任务向导中指定的格式。内容类型的名称匹配为任务提供自定义窗体向导中的名称。例如,如果您创建一个名为审阅文档任务,您将在任务列表中的设置页面上看到该名称包含的内容类型。

浏览器中的任务内容类型

我们建议您修改工作流的内容类型,只能通过在Office SharePoint Designer 2007,打开该工作流和不能通过修改列或在浏览器中的内容类型的其他设置。修改在浏览器中的内容类型可能会破坏相关联的自定义任务窗体。

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分配待办事项

若要创建自定义任务表单并将任务分配给一个或多个参与者,您可以使用的分配待办事项操作。

在此示例中,分配给参与者的任务是查看共享的文档库中的文档并标记了批注和修订的文档。

  1. 文件菜单上,指向新建,然后单击工作流

  2. 第一页上的工作流设计器,名称工作流,选择的列表或库,工作流将附加到,然后选择开始对应的复选框选项,您希望。

    工作流设计器的第一页

  3. 单击“下一步”

  4. 单击操作,然后单击分配待办事项

    如果此操作不会出现在列表中,单击更多操作以查看完整的列表。

  5. 在操作,单击待办事项

    光标选择了“待办事项”的工作流设计器页

  6. 在自定义任务向导的第一页上,单击下一步

  7. 在下一页上,在名称框中,键入此任务的名称。

    注意: 在当前网站中的任务名称必须是唯一的。

  8. 说明框中,键入任何收件人的任务的常规说明。

    此说明出现在顶部的自定义任务表单中,因此包括下面所需的工作流参与者,若要查看,而不仅仅是的一般说明的说明进行操作。

    自定义任务向导的第二页

  9. 单击“完成”

    下图显示了如何此任务时,将显示在浏览器中的工作流参与者到它们对任务进行编辑。这是自定义任务表单 — 审阅 Document.aspx-只需设计使用自定义任务向导。

    适用于待办事项的自定义任务表单

    重新在工作流设计器中,您仍需要在分配待办事项操作中设置其他参数。

  10. 在操作,单击这些用户

    光标选择了“这些用户”的工作流设计器页

  11. 选择用户对话框中,键入一个名称或电子邮件地址,或现有用户或组在列表中,单击,然后单击添加

    重复此步骤,以包括您要将此任务分配的任何其他参与者。

    注释: 

    • 分配待办事项操作工作流创建的每个人员和组中包含以下一项任务。该操作不展开组并将一个单独的任务分配给组中的每个人。有关详细信息,请参阅前面的节哪种操作我应该使用创建任务?

    • 而不是输入特定用户或组的名称或电子邮件地址,您可以将此类信息存储在单独的列表中,,然后使用工作流查找以获取此信息。这种方式,各个用户和组可以配置为工作流参与者而无需修改工作流本身。

  12. 当所有适当的参与者都将出现在所选用户框中时,单击确定

在此示例中,工作流将现在创建和分配任务的每个文档添加到共享文档库的时间。工作流将暂停,直到每项任务标记为完成。下一步操作或步骤可以过程所需的任何 — 例如,您可以配置工作流时的所有参与者完成审阅发送电子邮件通知。

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