在工作流中从用户处收集数据

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

在设计工作流时,您通常想要从工作流中的参与者收集信息,然后决策进一步使用该信息。例如,您可能希望工作流要求参与者要审阅的文档,然后执行不同操作,具体取决于是否审阅者批准或拒绝文档工作流。

根据用户响应分成不同分支的流程图

若要完成此任务,您添加到您的工作流的从用户处收集数据操作。此操作将任务分配给参与者,提示用户提供自定义任务表单中所需的信息。自定义任务表单中的信息存储在任务列表中的项目。后面的步骤中的决策点,工作流检索存储的信息,并对其决定要运行哪个分支进行计算。

本文介绍了如何从工作流参与者,收集数据,然后选择如何决策进一步工作流中使用这些数据。

本文内容

我应使用哪种操作以创建任务?

什么是自定义任务表单?

什么是列表项 ID?

步骤 1: 从用户处收集数据

步骤 2: 设置工作流变量

步骤 3: 使用该变量做出决策

快速参考: 步骤的摘要

我应使用哪种操作以创建任务?

任务是工作流的工作流中的参与者进行交互的主要方法。如果希望工作流要求从用户的工作或获得信息时,您可以创建和分配任务的工作流。工作流将分配的任务,每次工作流暂停,直到完成该任务。仅当参与者单击任务窗体上的已完成的任务按钮时,将继续工作流。

有三个不同操作来创建任务,并且每个操作设计为特定类型的情况:

  • 从用户收集数据    此操作将任务分配给单个用户或组,并返回存储用户的答案,该任务项的唯一 ID,以便工作流可以更高版本中查找此信息使用 id。使用此操作,您可以使用自定义任务向导设计自定义任务表单收集所需的信息。此操作将创建可以仅为单个用户或组分配的任务。如果将此任务分配给组,每个组的成员接收任务通知,但只有一个任务项目创建,并且工作流暂停只有等到做出响应的第一个人完成任务。

  • 分配给组的窗体    此操作将表单分配给一个或多个用户,然后将响应存储为任务列表中的值。与上一操作,此操作可以分配任务分别为多个用户,和工作流暂停每个人完成其任务,然后才会继续之前。此外与上一操作,此操作不返回任何响应,任务项目 ID 以便工作流不能查找和使用该信息更高版本,作为基础来比较或决策。使用此操作,您也使用自定义任务向导创建自定义任务表单。有关详细信息,请参阅文章分配工作流中向组窗体

  • 分配待办事项    与其他两个任务操作,此操作将创建要填写的表单字段但改为使用窗体位置用户只需单击完成的任务按钮完成任务的任务窗体。此任务可以单独分配到多个人员和工作流暂停,直到每个人标记为已完成其任务。此操作不会返回的任务项目 ID-和不确实需要由于任务不会收集您可能希望以后参考的任何信息。有关详细信息,请参阅文章分配待办事项工作流中

下表总结了此信息。

操作

返回为工作流查找任务 ID?

创建多个任务?

使您可以定义任务窗体上的字段?

从用户处收集数据

可以

不可以

可以

将表单分配给组

不可以

可以

可以

分配待办事项

不可以

可以

不可以

此外,一些限制应用于三个任务的所有操作:

  • 当工作流将任务分配给标识为单个别名或通讯组时,则工作流创建只有一个任务项目,然后通过整个组共享。任何组的成员可编辑的单个任务窗体,然后单击完成任务按钮。若要将各个任务分配给多个用户 (仅限可能与分配给组的窗体分配待办事项操作),输入每个用户分别在选择用户对话框中。

  • 工作流可以继续之前必须完成所有任务分配的单个工作流操作。如果工作流操作将各个任务分配给六个参与者,例如,不能直接只有三种六个任务完成后继续工作流。

  • 工作流任务分配给参与者后,该任务不能传送到任何其他参与者 (通过委派、 转发等)。但是,与到任务列表的默认参与权限级别的任何人都可以编辑任务项目,从而允许继续工作流。

  • 工作流可以一次只能使用每个任务。通过使用自定义任务向导创建任务后,没有方法来重复使用该工作流更高版本中的任务。您可以创建另一个任务,执行相同的功能,但必须是不同的和唯一的任务名称。

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什么是自定义任务表单?

使用三个任务操作之一来创建任务,每次Microsoft Office SharePoint Designer 2007自动生成该任务的自定义任务窗体。自定义任务表单是他们在浏览器中的对任务进行编辑时显示的工作流参与者给的页面。

当您使用的从用户处收集数据分配给组的窗体操作创建任务时,自定义任务表单可以为您选择创建尽可能多的窗体字段。此示例要求用户在只能有一个名为"检查状态"的字段中输入信息。

浏览器中的自定义任务表单

在Office SharePoint Designer 2007,作为在文件夹中为该工作流.aspx 页面将显示自定义任务表单。自定义任务表单的文件名的名称对应的想让自定义窗体向导中的任务。

文件夹列表中的自定义任务表单

自定义任务表单附加到该网站的默认母版页,并且包含数据表单 Web 部件与工作流进行交互。自定义任务表单可以自定义布局和外观-例如,您可以附加不同的母版页或修改的样式。但是,若要更改的窗体上显示的字段,您必须在工作流设计器中使用自定义任务向导。不能通过直接编辑数据表单 Web 部件中更改窗体字段。如果您对数据表单 Web 部件 (演示文稿而不用于功能) 进行其他自定义设置,请注意,这些更改丢失重新编译工作流时每次。向页面的其余部分的自定义项会保留。

若要更改的字段自定义任务表单上,您必须在Office SharePoint Designer 2007 (文件菜单,打开工作流命令) 中打开工作流。当您打开工作流,并使用自定义任务向导编辑任务时,您将看到以下警告。

警告消息

如果您修改自定义任务表单并重新编译工作流时,所有运行的工作流实例继续运行使用新窗体。如果您删除或修改字段 (例如,通过更改其类型或重命名它们),如果正在运行的工作流实例引用不是预期的数据,将发生的工作流错误。例如,运行工作流可能会执行查找并期望包含 (为非空) 的数据的字段,但现在为空,,或字段可能已更改的类型。因此,它是一定不能进行任何更改,删除、 重命名或否则改变当前正在运行的工作流实例可能尝试引用的窗体字段。

除了自定义任务表单中,使用三个任务操作之一来创建任务,每次Office SharePoint Designer 2007自动生成的内容类型,该任务的任务列表中。内容类型定义的可用字段和他们使用,根据您在自定义任务向导中指定的格式。内容类型的名称匹配为任务提供自定义窗体向导中的名称。例如,如果您创建一个名为"检查文档"任务,您将在任务列表中的设置页面上看到该名称包含的内容类型。

浏览器中的任务内容类型

我们建议您修改工作流的内容类型,只能通过在Office SharePoint Designer 2007,打开该工作流和不能通过修改列或在浏览器中的内容类型的其他设置。修改在浏览器中的内容类型可能会破坏相关联的自定义任务窗体。

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什么是列表项 ID?

列表项 ID 是唯一的行数。当工作流参与者自定义任务窗体上单击完成的任务保存草稿时,提交表单中的信息存储在任务列表中的项目。该任务的内容类型定义的列,并列表项 ID 标识的特定项目或行。在任务列表 (或任何列表或库) 中的每个项目具有唯一 id。在浏览器中,您可以添加任意列表或库的视图的 ID 列。

添加到默认视图的“ID”列

此外,当您查看列表项页上的浏览器中,例如,当您单击视图属性DispForm.aspx 上查看项目的详细信息 — 该列表项 ID 是在 URL 中可见作为查询字符串的一部分。所有标准 SharePoint 窗体中包含的 url 查询字符串一节中的 ID 参数。

任务项目 URL 中突出显示的列表项 ID

工作流运行时的从用户处收集数据操作,则工作流创建单个任务,并将该任务的列表项 ID 存储在变量。以后可以在工作流中使用该变量以查找特定任务的项目。

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步骤 1: 从用户处收集数据

首先,您想要使用的从用户处收集数据操作来创建自定义任务表单,将任务分配给单个用户或组中,然后将该任务项目 ID 存储在变量。工作流稍后将使用任务项目 ID 以查找用户在任务表单提交的值。

在此示例中,您的团队将文档上载到库中名为"检查文档"。当向库添加文档时,工作流创建一个名为"检查文档"任务。向其分配任务的人员必须选择两个选项之一从下拉菜单中时才编辑任务: 批准或拒绝。

注意: 此工作流是自定义审批工作流,但不是使用Windows SharePoint Services中的内容审批功能,不会更改文档的审批状态域。Windows SharePoint Services中的内容审批功能假定两个不同的权限级别: 不包括 (适用于人员提交以供审批的内容的),批准的项目权限的一个和第二个包含批准项目权限 (适用于审批内容的人员)。但是,始终在Office SharePoint Designer 2007中设计工作流模拟启动工作流的人员的权限级别。如果没有批准项目权限的人员启动尝试更新当前项目的审批状态域的自定义工作流,请将停止工作流,因为启动工作流的人员没有审批项目的权限。

  1. 文件菜单上,指向新建,然后单击工作流

  2. 第一页上的工作流设计器,名称工作流,选择的列表或库,工作流将附加到,然后选择开始对应的复选框选项,您希望。

    工作流设计器的第一页

  3. 单击“下一步”。

  4. 单击操作,然后单击从用户处收集数据

    如果此操作不会出现在列表中,单击更多操作以查看完整的列表。

  5. 在操作,单击数据

  6. 在自定义任务向导的第一页上,单击下一步

  7. 名称框中,键入此任务的名称。

    注意: 在当前网站中的任务名称必须是唯一的。

  8. 说明框中,键入任何收件人的任务的常规说明。

    此说明出现在顶部的自定义任务表单中,因此包括下面所需的工作流参与者,若要查看,而不仅仅是的一般说明的说明进行操作。

    自定义任务向导的第二页

  9. 单击“下一步”。

  10. 单击添加来定义自定义窗体字段来执行此任务。

  11. 字段名称框中,键入此字段的名称。

  12. 说明框中,键入此窗体字段为其存储回答的问题。

  13. 信息类型列表中,选择正确的收集的信息类型的字段的格式选项。

    “添加域”对话框的第一页

  14. 单击“下一步”。

  15. 向导的下一页上会有所不同,具体取决于您选择上一页的信息类型。指定所需的设置。

    在此示例中,键入已批准,按 ENTER,,然后键入已拒绝

  16. 显示为列表中,单击下拉菜单

  17. 清除允许空值复选框,因为您希望审阅者选择两个选项之一。

    “添加域”对话框的第二页

  18. 两次单击完成

    下图显示了如何此任务时,将显示在浏览器中的工作流参与者到它们对任务进行编辑。这是自定义任务表单 — 审阅 document.aspx-只需设计使用自定义任务向导。

    浏览器中的自定义任务表单

    返回中的工作流设计器中,您仍需要设置第二个和第三个参数中的从用户处收集数据操作。

  19. 在操作,单击此用户

  20. 选择用户对话框中,键入一个名称或电子邮件地址,或现有用户或组在列表中,单击,然后单击添加

    注释: 

    • 从用户处收集数据操作,工作流创建只有一个任务,您可以分配给只能有一个人或组。有关详细信息,请参阅前面的节哪种操作我应该使用创建任务?

    • 而不是输入特定用户的姓名或电子邮件地址,您可以将此信息存储在单独的列表中,,然后使用工作流查找以获取此信息。这种方式,各个用户可以作为工作流参与者配置而无需修改工作流本身。或者,您可以创建新的 SharePoint 组,并将用户添加到您要将工作流参与者的组。例如,您可以创建一个名为审批者、 组,添加一个或多个用户,然后将此组配置为从用户处收集数据操作的一部分 (请牢记仅一个任务创建,只能有一个人可以编辑其中)。

  21. 单击“确定”。

  22. 在操作中,单击第三个参数,然后单击创建新的变量

    要创建新的变量,而不是使用默认名称 (变量: 收集) 当您的工作流将有多个变量,并且想要提供的更多的描述性名称的变量。

    “新建变量”选项

  23. 编辑变量对话框中,键入描述来存储变量的值的名称。

    “编辑变量”对话框

    对于此变量,列表项 ID是唯一的选择,在类型列表中。有关列表项 Id 的详细信息,请参阅前面的节列表项 ID 是什么?

  24. 单击“确定”。

    此时,您的操作应如下所示。

    “从用户处收集数据”操作

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步骤 2: 设置工作流变量

此时在工作流,工作流参与者提交已完成的任务,并检查状态该人员提交存储在字段或列中的任务列表中,如下所示。

已完成任务项目中的审阅状态

如何获得此信息在工作流中的另一个步骤中使用它?使用设置工作流变量操作以查找用户编辑的任务审阅状态域的值并将此域中的值存储在新变量-在此示例中,名为审阅状态

查找并在新的变量中存储的审阅状态,您现在可以使用此变量作为基础供将来进行比较。这是最佳做法,因为工作流现在可以清除其中的数据来自和可以更轻松地重复使用此数据 — 多次,如有必要。

  1. 单击操作,然后单击设置工作流变量

    如果此操作不会出现在列表中,单击更多操作以查看完整的列表。

  2. 在操作,单击工作流变量,,然后单击创建新的变量

    “设置工作流变量”选项的第一个参数

  3. 编辑变量对话框中,键入描述来存储变量的值的名称。

  4. 类型列表中,单击的变量存储的数据类型。

    在此示例中,单击字符串此变量将存储的审阅状态已批准拒绝,因为它们是两个文本字符串。

    “编辑变量”对话框

  5. 单击“确定”。

  6. 在操作,单击,然后单击显示数据绑定 按钮图像

  7. 定义工作流查找对话框中,选择以下选项:

    • 任务   如果有多个任务列表可用,请选择包含您在上一节中创建的自定义窗体字段的列表。

    • 字段检查状态   选择您在上一节中创建的自定义窗体字段。

    • ID 任务:

    • : 单击显示的数据绑定 按钮图像

  8. 在第二个的定义工作流查找对话框中,选择以下选项:

    • 来源工作流数据

    • 变量: 文档的 ID 的审阅任务

      “定义工作流查找”对话框

  9. 单击“确定”。

    最终的工作流查找应如下所示。该查阅说,"转到任务列表审阅状态域。然后转到其 ID 匹配的此实例的工作流变量中存储的 ID 任务列表中的行。"如果工作流运行,并且创建其 ID 为 3 的任务,该查阅将检索任务列表中的第三行中的审阅状态列的值。下次工作流运行时,此 ID 可能为 4,因此查找转到第四个行,依此类推。

    “定义工作流查找”对话框

  10. 单击“确定”。

    此时,您的规则应如下所示。

    工作流设计器中的规则

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步骤 3: 使用该变量做出决策

在步骤 1 中,您可以创建自定义任务窗体从用户处收集数据并存储在变量中的任务项目 ID。在步骤 2 中,您可以使用任务 ID 变量查找用户响应和新的变量中存储的特定的响应。鉴于您已经有此变量-在此示例中,变量: 检查状态— 您准备好将其用作基础工作流中的决策。若要执行此操作,使用任何数据源的比较条件。

例如,您可以向显示如果工作流添加步骤变量: 修订查看状态等于已批准,运行这些操作。但是,如果变量: 检查状态等于被拒绝,运行不同的操作。

创建第一个条件分支

第一个条件分支的比较中存储的值变量: 检查状态。如果值等于已批准,工作流将执行与此条件相关联的任何操作。

  1. 在工作流设计器中,在工作流步骤,下单击添加工作流步骤

  2. 单击条件,,然后单击比较任何数据源

  3. 在条件中,单击第一个超链接,然后单击显示数据绑定 按钮图像

  4. 定义工作流查找对话框中,选择以下选项:

    • 来源工作流数据

    • 变量: 检查状态

      “定义工作流查找”对话框

  5. 单击“确定”。

  6. 在条件,作为第二个参数的值中保留等于

  7. 在条件中,单击第二个超链接,键入已批准,然后按 ENTER。

    工作流设计器中的条件

创建第二个条件分支

第二个条件分支处理中存储的值的情况变量: 检查状态等于已拒绝

  1. 单击添加 Else If 条件分支

  2. 单击条件,,然后单击比较任何数据源

  3. 在条件中,单击第一个超链接,然后单击显示数据绑定 按钮图像

  4. 定义工作流查找对话框中,选择以下选项:

    • 来源工作流数据

    • 变量: 检查状态

      “定义工作流查找”对话框

  5. 单击“确定”。

  6. 在条件,作为第二个参数的值中保留等于

  7. 在条件中,单击第二个超链接,键入已拒绝,然后按 ENTER。

    为每个分支中条件添加的任何操作之前,此步骤中的工作流应如下所示。

    工作流设计器中的“Else If”条件分支

  8. 要完成此工作流中的步骤,请单击操作,然后添加到每个条件分支的所需的任何操作。

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快速参考: 步骤的摘要

快速参考,下面是三个以上各节提供的步骤的摘要:

  1. 添加从用户处收集数据操作:

    • 第一个链接,使用自定义任务向导创建自定义任务表单。

    • 第二个链接,选择要为其分配任务的组的单个用户。

    • 第三个链接,创建列表项 ID 类型存储在用户编辑的任务项目 ID 变量。

  2. 添加的设置工作流变量操作:

    • 第一个链接,创建一个变量来存储在任务列表中的特定行中的某一特定字段的实际值 (而不仅仅是 ID)。

    • 第二个链接,查找所需通过使用存储在列表项 ID 变量的值来检索特定列表项 (或行) 在任务列表中,其值的域。

      此查找应类似于下面的示例。该查阅说,"转到任务列表审阅状态域。然后转到其 ID 匹配的此实例的工作流变量中存储的 ID 任务列表中的行。"如果工作流运行,并且创建其 ID 为 3 的任务,该查阅将检索任务列表中的第三行中的审阅状态列的值。下次工作流运行时,此 ID 可能为 4,因此查找转到第四个行,依此类推。

      “定义工作流查找”对话框

  3. 创建一个新的工作流步骤。

  4. 添加的任何数据源的比较条件:

    • 第一个链接,选择将设置为在步骤 2 中的实际值的变量。

    • 第二个链接,单击比较。

    • 第三个链接,请输入您想要与存储在变量中的值进行比较的值。

  5. 添加您想要运行如果满足该条件的任何操作。

  6. 单击添加还 If 条件分支,然后重复步骤 4-5 创建更多分支。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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