在列表或库中创建和更新外部数据列

在列表或库中创建和更新外部数据列

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您可以在本机列表或库中添加一种特殊类型的列,此列被称为“外部数据列”。此列让您可以将来自外部数据源的数据列与本机列表或库中的其他列进行组合。由于外部数据列添加到本机列表或库,所有相关列表或库功能都可正常工作,包括版本控制、审批、签入和签出以及文件附件。

有关详细信息,请参阅查找有关外部数据的内容

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开始之前

理解使用外部数据列的示例

在列表或库中创建外部数据列

更新外部数据列

刷新外部数据列

开始之前

处理外部数据需要先执行多项必要的任务,以允许安全访问数据。下列信息可以帮助您计划后续步骤。另外,如果您在尝试处理外部数据时遇到问题,此信息可以帮助您确定问题。要访问外部数据,您或管理员必须执行以下操作:

准备外部数据源    管理员可能需要创建帐户并提供数据源权限,以确保合适的人员具有访问数据的权限且数据不会泄露给不适合的人员。在外部数据库中,管理员可能还需要创建特定的表格、视图、查询等,将结果限制为所需内容,以帮助提高性能。

配置 SharePoint 服务和帐户    管理员必须激活 Business Data Connectivity Services 和 Secure Store Service。

配置 Secure Store Services    管理员必须执行下列操作: 确定外部数据源、 创建目标应用程序,并设置目标应用程序的凭据的最佳访问模式。

配置 Business Data Connectivity Services    管理员必须确保创建外部内容类型有对业务数据连接元数据存储的权限和合适的用户有权访问外部列表基于的外部内容类型的用户。

创建外部内容类型    用户必须定义外部内容类型,其中包含有关连接、 access、 操作、 列、 筛选器和其他元数据用于从外部数据源检索数据的方法的信息。

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理解使用外部数据列的示例

以下部分说明了向列表或库添加外部数据列的一些实际用法。

客户合同和联系人信息    您有一个文档库,其中包含客户合同。然而,您的所有客户信息均保留在业务线应用程序(例如 SAP 或 Microsoft CRM)中,该应用程序具有位于 SharePoint 产品外部的数据源。您想要跟踪文件库中的客户联系人,但是确保相关的客户信息是最新的,且无需复制。您也可通过向库中添加一个或多个外部数据列来做到这一点,以将合适的客户姓名和手机号码与保存在库中的每个联系人联系起来。外部数据列使得输入或更新正确信息,以及自动存储来自外部数据源的客户信息变得容易。在这种情况下,您也可以创建结构化的 Word 文档,将外部数据列值提升到 Word 文档,以便您可以在文档信息面板中编辑这些值或使用 Word 内容控件编辑。

带有图片的基本产品数据    您已经创建了一个图片库,其中包含您组织销售的产品的照片。您向库中添加了外部数据列,该库可访问来自外部数据库的产品名称、产品代码和当前价格。但您应确保创建外部内容类型后,外部数据为只读。您的公司规则和流程要求对整个数据库中的产品信息进行任何更改。但现在组织中的更多人可轻松地在一个库视图中查看所有常见产品信息。

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在列表或库中创建外部数据列

注意:  创建外部数据列需要对列表或库具有“参与”权限或更高权限。

  1. 导航至 SharePoint 网站,然后导航至列表或库。

    注意:  您不能向外部列表添加外部数据列。

  2. 单击“列表”或“”>“列表设置”或“库设置”。

  3. 在“”部分,单击“创建栏”。

  4. 输入列名称,例如“客户”,然后在“列类型”下方,单击“外部数据”。

  5. 在“外部内容类型”下方,单击“外部内容类型选取器”,然后从外部内容类型列表中选择合适的项,例如“客户 CRM”。

  6. 通过执行以下一项或多项操作,决定您想要处理为外部内容类型定义的操作的方式:

    • 要显示一项或多项操作的菜单,请单击“显示操作菜单”。

    • 要使得外部数据列在选定时执行默认操作,请单击“将此列链接至外部内容类型的默认操作”。

  7. 在“为以下要显示的每个附加字段添加一列”下方,单击“选择所有字段”或者选择一个或多个特定字段名称,例如客户姓名和电话号码。

提示:  默认情况下,基于外部数据列名称向各个列名称添加前缀。最好定义一个简短列名称(如 CustID),尤其是当您添加许多其他列时。如果为列表或库启用了“快速编辑”,您可以使用“快速编辑”更改列名称。

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更新外部数据列

注意:  更新外部数据列需要对列表或库具有“参与”权限或更高权限。

  1. 导航至 SharePoint 网站,然后导航至列表或库。

  2. 在列表或文件库属性中添加或编辑项目。

  3. 在外部数据列文本框,例如客户姓名中,单击“外部数据项选取器”。

    外部内容类型的作者需要通过选择合适的标识字段并创建一个或多个筛选器来定义“外部数据项选取器”的工作方式,以便您可以快速查找正确的值。如果不是这样,请联系人外部内容类型的作者或您的管理员以获取帮助。

  4. 在对话框中,选择合适的条目,例如“Nancy Davolio”,然后单击“确定”。

在外部列表和外部数据源中更新数据。

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刷新外部数据列

由于性能原因,外部数据列中的数据将缓存在服务器或服务上,而且可能不会显示来自外部数据系统的最新数值。要确保显示的外部数据是当前数据,您可对外部数据列进行刷新。但是,请谨慎执行刷新操作,因为它可能会花费很长时间,具体取决于外部数据的设置方式。

注意:  刷新外部数据列需要对列表或库具有“参与”权限或更高权限。

  1. 导航至 SharePoint 网站,然后导航至列表或库。

  2. 在外部数据列的列标题上,单击“刷新”。

  3. 在“刷新”页面上,决定仅刷新当前文件夹,还是刷新当前文件夹及其所有子文件夹。

  4. 单击“确定”

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