在修改记录时存储日期和时间

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通过使用某个带宏的窗体,可以跟踪表中的记录的上次修改时间。在使用该窗体修改记录时,其宏将在表中存储修改日期和时间。只有最近的修改日期和时间才会得到存储。

注意: 本文中的过程适用于桌面 Access 数据库。如果要为 Web 数据库中的字段添加时间戳,请不要使用这些过程。但您可以使用 SharePoint“修改时间”列来跟踪内容的修改时间。有关详细信息,请参阅 SharePoint 帮助。

提示: 如果您只想跟踪记录的创建时间,而不关心其修改时间,只需在表中创建一个用于跟踪的字段,并在创建每条记录时使用该字段的“默认值”属性为其添加时间戳即可。有关详细信息,请参阅请参阅部分。

本文内容

概述

开始之前

步骤 1︰ 向表添加时间戳字段

步骤 2︰ 创建记录日期和时间的宏

步骤 3︰ 在数据输入窗体添加字段和宏

概述

要记录表中的记录的修改日期和时间,必须完成下列步骤:

步骤 1:在表中添加字段    在记录日期和时间之前,需要先为其设置一个存储位置。为此,第一步就是在包含要跟踪的记录的表中创建字段。要捕获日期和时间,应创建两个字段,一个用于记录日期,另一个用于记录时间。如果您只想捕获两者之一,则只需创建所需的字段即可。

步骤 2:创建记录日期和时间的宏    根据您是要记录日期、时间还是这两者,宏将执行一项或两项操作。编写宏时,只需指定将存储日期和时间的字段即可,而不用指定包含这些字段的表。这样便可以轻松地在其他表和窗体中重复使用该宏。

步骤 3:在数据输入窗体中添加该宏    该宏应添加到用于编辑表中的记录的窗体的“更新前”窗体属性中。如果使用其他窗体编辑表中的记录,则也可以将该宏添加到这些窗体中。这样,无论使用何种窗体来编辑记录,均可以捕获到日期和时间。

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开始之前

开始之前,请考虑以下事项:

  • 用户必须在数据库中启用宏。如果用户在打开数据库后未启用宏,宏将不会为记录添加时间戳。如果将数据库存储在可信位置,则会自动启用宏。

  • 如果用户在编辑记录时使用的数据输入窗体不包含可为记录添加时间戳的宏,则不会为用户编辑过的记录添加时间戳。

  • 由于日期和时间存储在表字段中,因此每次修改记录时都会覆盖这些字段中的值。换句话说,您只能存储最近修改的日期和时间。

  • 如果您只想要捕获的日期和时间,创建一条记录,只需向表添加字段,然后将该字段的默认值属性设置为now ()date ()

    有关详细信息,请参阅请参阅部分。

  • 如果数据库文件采用早期的文件格式并使用用户级安全机制,您必须有权更改表以及用于修改表记录的窗体的设计。

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步骤 1:在表中添加时间戳字段

创建用于存储信息的字段。

  1. 在“设计”视图中打开表。

  2. 请执行下列一项或全部操作:

    • 创建用于存储日期的字段。   在设计窗口的字段名称列中,键入一个新行中的修改日期,然后选择数据类型列中的日期/时间

    • 创建用于存储时间的字段。   在设计窗口的字段名称列中,在新行中,键入Time Modified ,然后选择在数据类型列中的日期/时间

  3. 按 Ctrl+S 保存所做的更改。

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步骤 2:创建记录日期和时间的宏

创建了字段后,请创建一个可为这些字段添加时间戳的宏。要使该宏可以重复用于其他表,请只引用字段名称,而不要引用表名称。

注意: 如果您只想记录日期或时间,请省略不需要的宏操作。

  1. 在“创建”选项卡上的“其他”组中,单击“”。如果此命令不可用,请单击“模块”或“类模块”按钮下方的箭头,然后单击“”。

  2. “设计”选项卡上的“显示/隐藏”组中,单击“显示所有操作”

  3. 在宏窗口中,打开宏操作列表并选择“SetValue”

    1. Access 2010 宏设计选项卡。

    2. 1. 首先,显示所有可用的宏操作。SetValue 操作可以更改数据,因此认为它具有潜在的危险性,并且在默认情况下隐藏。

    3. 2. 然后,从此列表中选择 SetValue 操作。

  4. SetValue操作框中项目框中,键入或粘贴[Date Modified]

  5. 表达式框中,键入date ()

  6. 打开下一个宏操作列表并选择“SetValue”

  7. SetValue操作框中项目框中,键入或粘贴[Time Modified]

  8. 表达式框中,键入time ()

  9. 按 CTRL + S,,然后在另存为对话框中,键入上次修改时间

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步骤 3:在数据输入窗体中添加字段和宏

创建了宏后,请将它添加到用户将用于在相关表中输入数据的每个数据输入窗体中。

  1. 在“设计”视图中打开数据输入窗体。

  2. “设计”选项卡上的“工具”组中,单击“添加现有字段”

  3. “字段列表”中的“可用于此视图的字段”下,将“Date Modified”“Time Modified”字段拖动到窗体上。您可以根据需要调整这些字段在窗体上的大小和位置。

  4. 如果尚未显示属性表,请按 F4 显示该表。

  5. 在属性表上,确保将“所选内容的类型”设置为“窗体”

    提示: 要更改“所选内容的类型”,请在下拉列表中单击所需的所选内容的类型。

  6. 在属性表中,单击“事件”选项卡。

  7. “事件”选项卡上,单击“更新前”框中的箭头,然后单击“上次修改时间”

  8. 如果要使用多个窗体来编辑记录,请为每个这样的窗体重复此过程。

  9. 要验证该宏是否可以正常运行,请在“窗体”视图中打开窗体,然后编辑一条记录并按 Shift+F9。随即应显示您编辑该记录的日期和时间。

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