启用和配置网站上的列表的版本控制

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设置列表时,您需要做出很多涉及到版本控制的决定。您要在每次编辑每个项目时保留它的版本吗?如果要保留,应该保留多少个版本?您是希望所有网站用户都能看到所有草稿版本,还是仅向创建者和具有“设计”或“完全控制”权限的用户显示草稿版本?您做出的所有这些决定要取决于列表中项目的类型和重要性、每个项目的用途、用户组的需求,以及您需要维持的安全级别。

本文内容

为什么启用版本控制?

版本控制设置 – 工作方式

在启用和配置版本控制网站列表

从列表中删除版本控制

为什么启用版本控制?

在网站列表中启用版本控制时,您可以随着信息变化对信息进行跟踪和管理。必要时,您可以查看和恢复早期版本。例如,如果用户发现某个项目的早期版本比后续版本更加准确,可以非常方便地进行此操作。有些组织会出于法律原因或者为了进行审核而保留列表中项目的多个版本。

默认情况下,版本控制功能处于禁用状态。若要启用该功能并实施您的版本控制决定,您必须具有“完全控制”或“设计”权限。

版本控制设置 – 工作原理

“版本控制设置”对话框包含针对列表的三个部分。每一部分都要求您在设置列表时做出决定。当然,如果您拥有必需的权限,也可在以后更改设置。

  • 内容审批部分   。使用此部分可以确定需要内容审批的提交到列表的项目。

  • 项目版本历史记录   。使用此部分中选择各种可供您的版本控制选项。下表列出了每个选项并选择它的影响。

选择

影响

创建每次编辑此列表项的版本?

默认设置为“否”。如果选择“是”,则在每次编辑项目时都会创建项目的新版本。在此部分中选择“是”不会影响您在“版本控制设置”对话框的“为以下数量的已批准版本保留草稿”部分中所做的选择。

保留以下数量的版本

如果选中了此可选设置的复选框,则下面的数字将指示列表中保留的项目版本数量。例如,如果该数字为 25,则在创建第 26个版本时,会删除最旧的版本。然后,仅版本 2-26 可用。

为以下数量的已批准版本保留草稿

只有在您在“版本控制设置”对话框的“内容审批”部分中选择“是”的情况下,此选项才适用。如果这样,您可以确定要为每个已批准版本保留的草稿数量。除非必须遵守法律要求或有其他特殊要求,否则您可能并不需要保留每个已批准版本的所有草稿。例如,您可以选择仅保留最近五个已批准版本的草稿。

  • 草稿项目安全性部分   。使用此部分以确定谁应看到不已批准的项目的草稿。

    重要: 在内容审批部分设置为时,此选项才可用。

    您可以允许对列表具有“读取”权限的所有用户查看草稿,也可以限制只有能够编辑项目的那些用户、项目作者以及能够审批项目的用户才能查看草稿。

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在网站列表中启用和配置版本控制

执行以下步骤可以在列表中启用和配置版本控制。

  1. 导航到打算使用的列表。如果列表名称没有显示在“快速启动”窗格中,请单击“所有网站内容”,然后选择列表的名称。

  2. 在功能区上的“列表工具”组中,单击“列表”选项卡。

  3. 单击列表设置SharePoint 功能区上的“列表设置”按钮 列表设置页面随即打开。

  4. “常规设置”下,单击“版本控制设置”。随即将打开“版本控制设置”对话框。

  5. “项目版本历史记录”部分中的“提交的项目是否需要内容审批?”下,选择“是”

  6. 可选:选择要保留在列表中的版本的数量。

  7. 可选:选择要保留草稿的已批准版本的数量。只有当您在“内容审批”部分中选择“是”的情况下,才可以使用此选项。

  8. 可选:确定应该允许哪些用户查看尚未批准的项目草稿。只有在将“内容审批”部分中的“提交的项目是否需要内容审批”设置为“是”的情况下,才可以使用此选项。在“草稿项目安全性”部分中,选择以下选项之一。

    • 可读取项目的所有用户。此选项允许对网站具有读取权限的任何用户访问草稿。

    • 仅限可编辑项目的用户。此选项仅允许具有编辑权限的用户查看草稿。

    • 仅限可批准项目的用户(以及该项目的作者)。此选项仅允许项目的原作者和那些有权批准列表中的项目的用户查看草稿。

  9. 单击确定以关闭对话框并返回到列表设置页面。

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取消列表的版本控制

您可能稍后确定您的列表其实并不需要版本控制。如果您拥有“完全控制”或“设计”权限,则可以取消列表的版本控制。

  1. 导航到打算使用的列表。如果列表名称没有显示在“快速启动”窗格中,请单击“所有网站内容”,然后选择列表的名称。

  2. 在功能区上的“列表工具”组中,单击“列表”选项卡。

  3. 单击列表设置 SharePoint 功能区上的“列表设置”按钮列表设置页面随即打开。

  4. “常规设置”下,单击“版本控制设置”。随即将打开“版本控制设置”对话框。

  5. “列表设置”页上的“常规设置”下,单击“版本控制设置”

  6. “项目版本历史记录”部分中的“提交的项目是否需要内容审批?”下,选择“否”

    这会删除您以前在此部分中创建的所有条目。

  7. 单击“确定”关闭对话框并返回到“列表设置”页。

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